Quản lý siêu thị sao cho hiệu quả? Điều bạn cần biết!

Trong kinh doanh siêu thị hiện nay đòi hỏi cần có hệ thống quản lý siêu thị hiện đại, hiệu quả. Việc quản lý siêu thị tốt sẽ thuận lợi cho bạn trong kiểm soát hoạt động kinh doanh, giúp thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của siêu thị. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp các kiến thức cần có về quản lý siêu thị để bạn có thể tham khảo và áp dụng trong hoạt động kinh doanh của mình. 

1. Thế nào là quản lý siêu thị?

Quản lý siêu thị bao gồm các hoạt động và quy tắc có tác dụng nhằm đảm bảo cho siêu thị được vận hành theo quy chuẩn nhất định. Mục tiêu của việc quản lý siêu thị là giúp cho chủ siêu thị bao quát được những thông tin, tình hình cần thiết để xử lý, kiểm soát được hoạt động kinh doanh, giúp cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả. Vậy tại sao việc quản lý siêu thị là cần thiết?

1.1. Khối lượng hàng hóa kinh doanh trong siêu thị rất lớn và đa dạng mặt hàng

Thông thường, một siêu thị có trung bình từ 2000 đến 3000 mặt hàng hoặc nhiều hơn, mỗi mặt hàng có số lượng, mẫu mã, chủng loại khác nhau được đặt tại nhiều kho và quầy hàng khác nhau. Chính vì vậy, khi quản lý siêu thị bạn sẽ cần quản lý một lượng hàng tồn kho với rất nhiều sản phẩm. Do đó, việc quản lý tốt lượng hàng hóa trong siêu thị một cách khoa học, chuyên nghiệp nhằm giúp kiểm soát một cách tốt nhất các mặt hàng trong siêu thị. Việc theo dõi số lượng hàng tồn trong kho và số hàng đã tiêu thụ cần nhiều công cụ hỗ trợ và phải khớp số liệu được thống kê từ nhiều nguồn khác nhau.

1.2. Các loại hàng hóa có giá thành khác nhau 

Trong siêu thị kinh doanh rất nhiều ngành hàng hóa, trong mỗi ngành hàng đều đa dạng về mẫu mã và chủng loại với giá thành khác nhau. Ví dụ như đối với mặt hàng thực phẩm có các loại: Thịt (thịt lợn, thịt gà…), cá, tôm… với mỗi loại thực phẩm đều có giá thành khác nhau. Vì vậy có thể thấy việc quản lý bán hàng trong siêu thị vô cùng phức tạp và đóng vai trò quan trọng. 

1.3. Mỗi loại hàng hóa có phương thức khuyến mại khác nhau

Trong kinh doanh siêu thị bạn cần thường xuyên xây dựng các chương trình khuyến mại với nhiều hình thức ưu đãi khác nhau như: Giảm giá vào các dịp đặc biệt (tết, tết thiếu nhi, quốc tế phụ nữ…), chiết khấu hóa đã cho mỗi lần thanh toán đối với các khách hàng thân thiết, tặng quà khuyến mại của các nhãn hàng,… 

Do vậy, việc quản lý siêu thị chính là bạn cần nắm được kế hoạch tiến hành các chương trình khuyến mại, các sản phẩm có khuyến mại, điều này vừa đảm bảo việc kinh doanh hiệu quả, vừa giải quyết được nỗi lo hàng tồn kho, cận date.

Hiện nay việc quản lý siêu thị đã dễ dàng hơn nhờ các công cụ hỗ trợ bán hàng.

Mỗi siêu thị tùy thuộc vào diện tích và phạm vi kinh doanh mà có số lượng quầy thanh toán khác nhau. Tuy nhiên, vào các dịp lễ hoặc những ngày cuối tuần, ngày chạy khuyến mại các siêu thị thường rất đông khách. Do vậy bạn cần sử dụng các thiết thị hỗ trợ thanh toán như: Máy đọc mã vạch sản phẩm, máy tính tiền,… thì việc thanh toán sẽ được nhanh chóng và hiệu quả. 

Bên cạnh đó, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ bán hàng cũng sẽ giúp bạn theo dõi, kiểm soát được lượng hàng hóa khổng lồ; giúp dễ dàng trong việc quản lý các khách hàng thân thiết, sử dụng các thẻ tích điểm để có các chương trình ưu đãi phù hợp. 

1.4. Nâng cao chất lượng dịch vụ siêu thị

Nhiều người thường cho rằng, nhằm thu hút khách hàng thì siêu thị phải xây dựng chiến lược thật sáng tạo, đầu tư chi phí rất lớn. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp điều giữ chân và lôi kéo được khách hàng còn phụ thuộc vào thái độ và cung cách phục vụ của nhân viên siêu thị.

Vì vậy, chủ siêu thị cần chú trọng đào tạo kiến thức và kỹ năng bán hàng, kỹ năng chăm sóc khách hàng cho nhân viên của siêu thị. Để xây dựng phong cách phục vụ chuyên nghiệp của nhân viên siêu thị, bạn cần thực hiện các yêu cầu sau:

• Đào tạo, tập huấn cho nhân viên về kỹ năng tư vấn, phục vụ và chăm sóc khách hàng.

• Đặt ra chỉ tiêu, mục tiêu công việc đối với nhân viên và có chế độ thưởng, phạt cụ thể. 

• Cần thường xuyên trò chuyện và tâm sự với nhân viên để thấu hiểu suy nghĩ, mong muốn của nhân viên; giúp họ tâm huyết hơn với công việc tại siêu thị của bạn. 

Bạn hãy tìm hiểu các bí quyết đào tạo, quản lý nhân viên của các siêu thị lớn khác để tạo tiêu chuẩn giúp bạn đánh giá nhân viên của mình có đang thực hiện tốt công việc hay không.

2. Hệ thống quản lý siêu thị gồm những gì?

2.1. Hệ thống bảo quản hàng hóa 

Nếu bạn đang băn khoăn làm thế nào để quản lý hàng hóa siêu thị hiệu quả thì trước tiên hãy cùng tìm hiểu các yếu tố cần thiết trong hệ thống quản lý hàng hóa ở siêu thị.

2.1.1. Hệ thống thiết bị bảo quản hàng hóa: 

• Tùy vào mặt hàng kinh doanh của siêu thị mà bạn cần trang bị các thiết bị giúp bảo quản hàng hóa. 

• Trang thiết bị

  chủ yếu trong siêu thị là các loại tủ mát được sử dụng để bảo quản các mặt hàng thực phẩm tươi và đông lạnh, hoa quả, rau củ, các loại nước giải khát, bia, kem,…đây đều là những loại hàng hóa có yêu cầu bảo quản khắt khe. 

• Bạn cần phân công cho nhân viên siêu thị thường xuyên

  kiểm tra tình trạng hàng hóa

  và lấp đầy hàng hóa trong các hệ thống tủ mát của siêu thị.

2.1.2. Hệ thống thông gió của siêu thị: 

• Đặc trưng của khí hậu nước ta là nhiệt đới ẩm gió mùa, có độ ẩm khá cao, nhất là vào mùa mưa. 

• Hệ thống thông gió sẽ giúp bảo quản hàng hóa tốt,

  hạn chế tình trạng ẩm mốc, hư hại hàng hóa

  , đồng thời giữ cho siêu thị luôn thoáng mát. 

• Quản lý hệ thống thông gió tốt là cách quản lý siêu thị giúp tiết kiệm chi phí và vận hành siêu thị thuận lợi.

2.2. Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị

2.2.1. Hệ thống giám sát và an ninh

• Các siêu thị có khối lượng hàng hóa kinh doanh rất lớn với nhiều mẫu mã và chủng loại khác nhau; có số lượng khách ra-vào nhiều, thường xuyên nên không tránh khỏi tình trạng mất cắp hoặc khách tự ý bóc hàng hóa. 

• Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và hỗ trợ việc quản lý siêu thị dễ dàng mà không cần đến quá nhiều nhân viên bạn hãy lắp đặt

  hệ thống camera giám sát an ninh

  . 

• Hệ thống an ninh giám sát nên phân bố ở các góc khuất bên trong, tại quầy thu ngân và lắp trước cửa ra vào của siêu thị.

2.2.2. Hệ thống POS

Hệ thống POS (còn được gọi là hệ thống quản lý bán hàng tại các siêu thị), đây là hệ thống hiện đại gồm cả phần cứng và phần mềm được sử dụng để hỗ trợ quá trình kinh doanh. Nhằm giúp bạn quản lý siêu thị của mình tốt hơn. Thông thường, trong hệ thống POS gồm có:

• Phần mềm quản lý siêu thị

Phần mềm quản lý siêu thị giúp bạn kiểm soát khối lượng hàng hóa tại kho và trong siêu thị; giúp theo dõi các hoạt động nhập và xuất kho; giúp giám sát các giao dịch và nhân viên siêu thị một cách hiệu quả. Tất cả các báo cáo đối với hoạt động kinh doanh từ tổng hợp đến chi tiết nhất của siêu thị sẽ được phần mềm này ghi nhận. Đây cũng là cách quản lý siêu thị hiện đại và hiệu quả nhất, được hầu hết các chủ siêu thị áp dụng.

• Máy in hóa đơn

Đây là công cụ in hóa đơn, giúp khách hàng biết được thông tin chi tiết các sản phẩm mình đã mua, giá cả sản phẩm và tổng số tiền khách hàng cần phải trả cho siêu thị.

• Máy quét mã vạch

Nhằm thanh toán nhanh gọn hơn, tránh bị sai sót trong quá trình thanh toán, các siêu thị cần trang bị máy quét mã vạch để ghi nhận sản phẩm khách hàng cần mua nhanh chóng. Máy quét mã vạch là thiết bị quan trọng không thể thiếu trong việc hỗ trợ hoạt động bán hàng ở siêu thị.

• Máy tính tiền siêu thị

Máy tính tiền siêu thị là loại máy tính có tích hợp thêm phần mềm quản lý bán hàng nhằm tạo ra một hệ thống quản lý siêu thị hoàn chỉnh nhằm theo dõi mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa và doanh thu của cửa hàng.

Trong hệ thống máy móc hỗ trợ việc thanh toán có máy in hóa đơn, máy tính tiền siêu thị và máy quét mã vạch. Đây đều là những công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc thanh toán, là cách quản lý siêu thị tiện lợi và thành công cho bạn. 

• Ngăn kéo đựng tiền

Ngăn kéo đựng tiền nhằm giúp việc quản lý tiền bạc được thuận tiện và an toàn hơn. Ngăn kéo đựng tiền hỗ trợ nhân viên thu ngân tiết kiệm được thời gian thanh toán cho khách hàng nhờ việc phân loại các loại tiền; tránh việc nhầm lẫn và bị mất cắp tiền của siêu thị. 

• Hệ thống hỗ trợ thanh toán bằng thẻ

Với xu hướng thanh toán hiện đại thì việc thanh toán bằng thẻ ngày càng trở nên phổ biến. Tại các siêu thị, số lượng khách hàng đến mua sắm rất lớn cho nên nếu thực hiện thanh toán bằng thẻ sẽ giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, chính xác. Đây là cách quản lý siêu thị hiệu quả giúp bạn và khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian; giảm công sức phải bỏ ra khi bán hàng. Đồng thời bạn dễ dàng kiểm soát tình hình kinh doanh của siêu thị.

2.3. Quản lý nhân sự của siêu thị

Để quản lý siêu thị đạt hiệu quả tốt nhất, bạn cần chú trọng việc quản lý nhân viên siêu thị. Việc quản lý nhân viên có thể do bạn tự thực hiện hoặc bạn thuê một người khác thực hiện song song với việc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý. Việc quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích quan trọng như:

2.3.1. Lưu trữ thông tin nhân viên

Mọi thông tin của nhân viên siêu thị được lưu trữ đầy đủ trong hệ thống dữ liệu. Nếu có sự thay đổi nào sẽ được đồng bộ hóa lên kho dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Việc thống kê số liệu như doanh số bán hàng và lợi nhuận bán hàng đối với từng nhân viên đều được hệ thống thống kê theo thời gian thực hiện, lưu lại trong lưu trữ lịch sử.

2.3.2. Theo dõi hoạt động của nhân viên

Quản lý siêu thị tốt giúp bạn theo dõi được mọi hoạt động của nhân viên, giúp bạn dễ dàng theo dõi được nhân viên nào đang làm gì; thống kê và kiểm soát hóa đơn từng nhân viên tạo ra, nhờ đó nâng cao ý thức trách nhiệm và sự trung thực của nhân viên bán hàng.

2.4. Quản lý khách hàng

Bạn cần sử dụng phần mềm quản lý siêu thị để dễ dàng phân loại khách hàng, xác định khách vãng lai và khách hàng thân thiết để xây dựng, triển khai các chương trình ưu đãi hợp lý cho từng loại đối tượng.

Có nhiều siêu thị là đầu mối cung cấp hàng hóa cho các siêu thị mini hoặc cửa hàng tạp hóa, nên có thể hình thành các công nợ. Vì vậy, bạn nên theo dõi công nợ của khách hàng một cách chặt chẽ và thường xuyên. Từ đó có thể nhanh chóng thông báo số công nợ cụ thể đến khách hàng.

2.5. Quản lý nhà cung cấp hàng hóa

• Một siêu thị kinh doanh rất nhiều ngành hàng nên luôn có nhiều nhà cung cấp hàng hóa khác nhau. Vậy làm sao để bạn có thể theo dõi, kiểm soát được hết danh sách các nhà cung cấp hàng hóa; lưu trữ thông tin về các mặt hàng bán chạy nhất là một vấn đề cần quan tâm trong quản lý siêu thị.

• Bạn có thể xem và theo dõi được toàn bộ thông tin về nhà sản xuất, nhà cung cấp hàng hóa như thời gian thành lập, email liên lạc, website bán hàng, điện thoại, địa chỉ trụ sở,…Để thống kê đối tác cung cấp hàng hóa theo các tiêu chí phân loại nhà cung cấp, để bạn xây dựng kế hoạch hợp tác phù hợp.

2.6. Quản lý doanh thu, lợi nhuận của siêu thị

Trong kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận là yếu tố được các chủ siêu thị quan tâm hàng đầu. Vì vậy, việc quản lý siêu thị giúp bạn:

• Theo dõi sát sao công việc kinh doanh của siêu thị theo những quy trình chuẩn hóa từ khâu đầu tiên là nhập hàng, cho đến bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, cho đến việc theo dõi và kiểm soát công nợ,…Tất cả các khâu quản lý này giúp bạn tính toán được từ chi tiết đến tổng hợp doanh thu, lợi nhuận một cách chính xác và nhanh chóng nhất.

• Đáp ứng và thay đổi linh hoạt chiến lược kinh doanh nhằm tăng hiệu quả trong kinh doanh bán lẻ.

• Báo cáo doanh thu, lợi nhuận được được thể hiện bằng số liệu giúp bạn dễ dàng đánh giá toàn diện về hiệu quả kinh doanh, dễ dàng so sánh hiệu quả mang lại của từng ngành hàng, từng sản phẩm riêng biệt. 

3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đối với việc quản lý siêu thị

Quản lý siêu thị đóng vai trò cực kỳ quan trọng bởi nó tác động trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của siêu thị. Chính vì vậy, với vai trò là người quản lý, bạn cần phải thực hiện và tuân thủ theo một trình tự quản lý nghiêm ngặt thì mới đảm bảo việc quản lý siêu thị trở nên thuận tiện nhất.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ hiệu quả nhất cho và có độ chính xác cao nhất trong công việc quản lý. Các siêu thị có số lượng hàng hóa kinh doanh rất lớn nên trong kinh doanh siêu thị bạn nên sử dụng hệ thống quản lý siêu thị để dễ dàng theo dõi, cập nhật tất cả các thông tin của sản phẩm. 

Sử dụng hệ thống quản lý siêu thị đối với hàng hóa có các vai trò cơ bản sau:

3.1. Đối với chủ siêu thị 

• Chủ siêu thị nắm được chi tiết và đầy đủ tình hình mua bán, doanh thu, lợi nhuận của siêu thị theo từng ngày.

• Chủ siêu thị định hình được thói quen mua sắm hàng hóa của khách hàng, khả năng mua sắm của khách hàng để hoạch định kế hoạch kinh doanh phù hợp.

• Chủ siêu thị theo dõi khối lượng hàng hóa tiêu thụ và thiết kế kế hoạch đẩy mạnh doanh số đối với từng ngành hàng.

• Chủ siêu thị kiểm soát hàng hóa, giảm thiểu tình trạng mất cắp, nhân viên thiếu trung thực.

• Chủ siêu thị dễ dàng kiểm tra, cập nhật quá trình bán hàng từ xa mà không cần phải trực tiếp tới cửa hàng.

• Quản lý, thanh toán hàng hóa bằng mã vạch nên rất thuận tiện trong việc lưu trữ số liệu, quản lý hàng hóa, tiết kiệm chi phí thuê nhân công và giúp việc thanh toán được nhanh chóng, chính xác. 

3.2. Đối với nhân viên siêu thị

• Nhân viên thủ kho thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng theo ngành hàng.

• Nhân viên thu ngân thực hiện các thao tác tính tiền và in hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng và chính xác.

• Nắm bắt được hệ thống khách hàng, sở thích mua sắm của khách hàng, xác định những mặt hàng bán chạy. Từ đó giúp bộ phận bán hàng của siêu thị sẽ xây dựng những chương trình khuyến mại kịp thời, phù hợp giúp siêu thị thu hút khách hàng, gia tăng doanh thu cho siêu thị.

3.3. Đối với hàng hóa siêu thị

• Kiểm tra, theo dõi được lịch sử xuất – nhập hàng hóa; cập nhật, kiểm tra hàng hóa tồn kho, các mặt hàng bán chạy, giảm thiểu việc thất thoát hàng hóa.

• Dữ liệu hàng hóa kinh doanh được quản lý theo nhóm một cách rõ ràng.

• Hệ thống được lập trình để quản lý kho cho mọi loại cửa hàng bán lẻ, từ cửa hàng đơn như siêu thị, nhà hàng, tiệm café, tiệm sách, shop quần áo… cho đến chuỗi mô hình kinh doanh nhiều mặt hàng độc lập nhau.

• Quản lý hàng hóa cũng chính là bảo quản hàng hóa đảm bảo không bị hư hỏng, mối mọt, không bị mất cắp,…

3.4. Kinh nghiệm để sử dụng phần mềm quản lý siêu thị hiệu quả

Việc quản lý siêu thị bao gồm ba hạng mục chính đó là quản lý doanh thu, quản lý nhân sự, và quản lý hàng hóa. Tuy vậy nếu bạn tự mình làm từng việc một thì cần rất nhiều thời gian, sức khỏe và trí tuệ. Chính vì vậy, để thực hiện việc lập và rút các báo cáo của siêu thị nhanh chóng, chính xác, không tốn kém các chủ siêu thị đã ứng dụng các đặc điểm ưu việt của hệ thống quản lý bán hàng trong việc quản lý siêu thị của mình.

3.4.1. Báo cáo về quản lý doanh thu

Cách quản lý siêu thị hiệu quả là phải theo dõi và nắm chắc được doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng của siêu thị được phần mềm hệ thống quản lý bán hàng cập nhật, ghi nhận và tạo báo cáo chi tiết theo từng ngày, theo tháng, hoặc theo khoảng thời gian nhất định do chủ siêu thị yêu cầu.

Hệ thống bán hàng báo cáo doanh thu bán hàng bao gồm các số liệu sau: Báo cáo số lượng đơn hàng, báo cáo tổng doanh số bán hàng và doanh số đối với từng mã hàng. Đặc biệt, đối với một số phần mềm hiện đại còn có thể vẽ thể hiện biểu đồ doanh thu chi tiết đối với từng mã hàng theo thời điểm. Điều này giúp bạn có thể quản lý siêu thị một cách tốt nhất bằng cách xác định được thời điểm để chạy doanh số với từng ngành hàng, sản phẩm. 

Báo cáo quản lý doanh thu từ hệ thống còn giúp chủ siêu thị hoặc người quản lý siêu thị tính toán một cách cụ thể, chi tiết nhất các khoản chi phí, doanh số, và lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh của siêu thị.

3.4.2. Báo cáo về quản lý hàng hóa

Các báo cáo giúp cho quá trình quản lý hàng hóa gồm có: Báo cáo hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho; báo cáo hạn sử dụng của hàng hóa; báo cáo hàng cận date; báo cáo các chương trình khuyến mại; báo cáo hàng hóa hư hỏng, mối mọt,… Nhóm báo cáo này giúp cho chủ siêu thị kiểm soát chặt chẽ về số lượng, chủng loại hàng hóa có trong siêu thị nhằm đưa ra quyết định nhập hàng chính xác và kịp thời.

3.4.3. Báo cáo về quản lý nhân sự

Đây là báo cáo giúp chủ siêu thị hoặc người quản lý siêu thị nắm được số lượng, hoạt động của nhân sự siêu thị và cân đối các chi phí cho nhân sự. Kinh doanh siêu thị bạn cần có số lượng nhân sự nhiều, do đó chi phí dành cho nhân sự chiếm tỷ trọng lớn trong vốn kinh doanh. Tuy nhiên nếu bạn nắm chắc được số lượng nhân sự, chi phí cho nhân sự thì bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh và cân đối nguồn kinh phí. Việc nắm chắc chi phí dành cho nhân sự sẽ giúp tiết kiệm chi phí điều hành hoạt động kinh doanh của siêu thị.

4. Quản lý siêu thị như thế nào để mang lại hiệu quả?

Làm thế nào để điều hành hoạt động quản lý siêu thị thu về lợi nhuận tối đa nhất, hạn chế những thất thoát là một bài toán dành cho các chủ siêu thị.

Dưới đây là một vài quy tắc và kinh nghiệm hữu ích dành cho các nhà quản lý siêu thị mà không phải ai cũng biết:

4.1. Xây dựng quy trình vận hành quản lý siêu thị cụ thể

Ngay từ thời điểm bắt đầu có ý tưởng kinh doanh bạn nên xây dựng một quy trình vận hành cụ thể và trong quá trình điều hành siêu thị bạn sẽ bổ sung thêm các ý tưởng vào quy trình vận hành ban đầu đó. 

Chủ siêu thị hoặc người quản lý siêu thị cần lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho việc quản lý siêu thị của mình; có ngay giải pháp cho một số trường hợp đột xuất; ghi nhận nhanh chóng việc kinh doanh của siêu thị.

Quy trình vận hành siêu thị đóng vai trò gì?

Quy trình này sẽ giúp siêu thị của bạn có phương thức kinh doanh hợp lý, chuyên nghiệp. Là chủ siêu thị bạn sẽ nắm bắt được toàn bộ quá trình kinh doanh, kiểm soát hàng hóa như nhập-xuất hàng hóa đúng quy trình, kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa…Nhờ đó, bạn sẽ đề phòng được các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai, hạn chế rủi ro trong kinh doanh.

Cách thức vận hành quy trình quản lý siêu thị như thế nào?

• Quy trình vận hành siêu thị có thể được thực hiện theo những cách thức khác nhau. Một quy trình quản lý siêu thị hiệu quả phải đảm bảo rõ ràng, hợp lý và mang tính thực tiễn.

• Siêu thị được vận hành theo quy trình gồm ghi nhận và báo cáo. Quy trình này đảm bảo giúp siêu thị có phương thức thanh toán hiện đại; dễ dàng kiểm soát chặt chẽ khối lượng hàng hóa; giúp cho việc bán hàng tại siêu thị trở nên dễ dàng.

• Quy trình vận hành siêu thị có thể được chia theo chu kỳ thời gian (bao gồm: ngày, tuần, tháng, năm); hoặc chia theo chu kỳ tiêu thụ sản phẩm (như lô hàng, thùng hàng). Thông thường các siêu thị hay sử dụng chu kỳ thời gian để quản lý quy trình vận hành siêu thị.

• Một quy trình vận hành việc quản lý siêu thị được bắt đầu và kết thúc bằng cách đo lường các giá trị hàng nhập-xuất-tồn kho và giá trị doanh thu phát sinh trong một chu kỳ thời gian xác định.

• Khi quản lý siêu thị bạn cần nắm rõ các giá trị nhập-xuất-tồn kho và thường xuyên theo dõi để điều chỉnh các hoạt động cần thiết trong vận hành quy trình quản lý nhằm tăng lợi nhuận cho siêu thị. 

4.2. Đặt ra các nội quy, quy định chung

Ở bất kỳ môi trường làm việc nào thì kỷ luật là yếu tố góp phần làm nên hiệu quả thực hiện công việc. Trong quản lý siêu thị cũng vậy, các chủ siêu thị hoặc nhà quản lý cần đặt ra nội quy, quy định chung cho siêu thị của mình. Vậy tại siêu thị, bạn cần đặt ra yêu cầu kỷ luật đối với những đối tượng nào?

• Đối với hàng hóa kinh doanh: Những yêu cầu đối với hàng hóa cần luôn được lưu ý thường xuyên như: Theo dõi nhà cung cấp, nguồn hàng; giám sát việc giao hàng; kiểm tra hàng hóa cận date, hàng tồn; kiểm tra quy trình bảo quản hàng hóa; theo dõi các chương trình khuyến mại…để đảm bảo siêu thị của bạn hoạt động hiệu quả nhất.

• Quy định riêng đối với nhân sự, nhân viên của siêu thị: Mức lương, mức thưởng, phạt đối với nhân viên; điều kiện được thưởng lương; cá trường hợp bị phạt (như đi làm muộn, làm mất hoặc hỏng hàng hóa..); điều kiện chuyển lên vị trí cao hơn như tổ trường, quản lý, hoặc sa thải…Các nội quy, quy định của siêu thị được đào tạo cho toàn bộ nhân viên, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất.

• Đối với khách hàng: Siêu thị là hình thức kinh doanh phổ biến và hiện đại, là không gian mua sắm chung của nhiều tầng lớp khách hàng. Do đó bạn nên lập nội quy, quy định đối với khách hàng để tạo sự ổn định, chuyên nghiệp và sự an tâm cho các khách hàng khác khi đến mua sắm. Ví dụ như thông thường khách hàng sẽ lựa chọn hàng hóa, cho vào giỏ và thanh toán tại quầy thanh toán. Tuy nhiên có một vài mặt hàng như hoa quả, rau củ, thực phẩm…khách hàng cần cân đo trước khi thanh toán.

4.3. Thường xuyên phân tích dữ liệu 

Thường xuyên phân tích và cập nhật dữ liệu sẽ giúp chủ siêu thị nắm được tình hình siêu thị của mình một cách rõ ràng nhất. Không chỉ là về doanh thu, lợi nhuận mà còn là về số lượng sản phẩm có sẵn, bán chạy, tồn kho,… để giúp các nhà quản lý đưa ra được kế hoạch nhập hàng hóa phù hợp nhất trong tương lai.

Việc theo dõi dữ liệu thường xuyên còn giúp bạn phát hiện và hạn chế được rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh siêu thị.

Kiểm tra sổ sách, hóa đơn, danh sách hàng hóa sau mỗi buổi bán hàng giúp chủ siêu thị hoặc quản lý siêu thị chủ động cho hoạt động kinh doanh của ngày hôm sau. Đồng thời giúp phát hiện hàng hóa có bị thất thoát hay không.

4.4. Sử dụng phần mềm hỗ trợ

Để quản lý siêu thị một cách dễ dàng và hiệu quả nhất, thì việc sử dụng các thiết bị công nghệ hiện đại là rất cần thiết. 

Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý siêu thị không chỉ giúp bạn cân bằng công việc quản lý mà còn giúp gia tăng năng suất làm việc; giúp hạn chế một cách triệt để nhất những sai sót khi bạn thực hiện bằng tay như thanh toán hàng hóa… 

Những phần mềm quản lý được ưa chuộng nhất hiện nay có những các chức năng ưu việt như: 

• Quản lý hàng hóa, sản phẩm; nhận định các sản phẩm chủ chốt.

• Quản lý kho hàng dễ dàng, tiện lợi.

• Quá trình thanh toán nhanh chóng, chính xác.

• Xử lý các đơn hàng online một cách nhanh chóng.

• Có chương trình khuyến mại linh hoạt.

• Quản lý nhân sự chặt chẽ, giảm tình trạng gian lận.

• Xây dựng list khách hàng nhanh chóng để có cách chăm sóc khách hàng hiệu quả.

• Kiểm soát lịch sử mua hàng, bán hàng thuận tiện.

• Quản lý siêu thị một cách dễ dàng dù bạn không cần có mặt tại siêu thị của mình.

• Giảm số lượng nhân sự cần có vì máy móc đã thực hiện tốt các công việc.

Độ chính xác của các phần mềm quản lý siêu thị chính là một trong những yếu tố quan trọng giúp chủ siêu thị có thể thành công trong con đường kinh doanh của mình. 

Quản lý siêu thị là quá trình giữ vai trò quan trọng trong cả quá trình kinh doanh siêu thị của bạn. Song song với việc hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh là setup siêu thị, thì bạn cũng cần thực hiện việc quản lý từ các khâu như: nhập hàng hóa, bán hàng và chăm sóc khách hàng; quản lý các khoản tiền thu-chi; kiểm tra hàng hóa bán ra và hàng tồn kho; theo dõi công nợ của khách hàng. Chính vì vậy để quản lý siêu thị hiệu quả nhất bạn cần đầu tư một lượng kiến thức lớn về quản lý và đồng bộ thực hiện mua sắm những thiết bị hỗ trợ quá trình quản lý siêu thị. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý siêu thị, bạn hãy tìm kiếm một đơn vị chuyên nghiệp cung cấp các dịch vụ setup siêu thị từ a-z. Đảm bảo bạn không cần tiêu tốn nhiều công sức mà vẫn có thể vận hành siêu thị của mình một cách thuận lợi, mang lại doanh thu cao.

Hãy đến với công ty K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup siêu thị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

🟢 CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ CUNG ỨNG K-SETUP

🏢 VP Hà Nội: Số Nhà F1 Ngõ 112, Phường Kiến Hưng, Quận Hà

Đông, Thành phố Hà Nội

🏢 VP HCM: Lầu 4 số 32 Đường số 4, Khu Dân Cư Cityland,

Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM

🏢 VP Miền Bắc & Miền Trung : Số 116 Phạm Thận Duật.

Phố Bích Đào, Phường Ninh Sơn – TP, Ninh Bình.

☎️ HOTLINE:

— Hà Nội: 098.5566.123

— TP.HCM: 082.583.1111

— Ninh Bình : 085.399.2222

Bản quyền thuộc về công ty K-setup!