Quản lý doanh nghiệp nhỏ: 10 kỹ năng trọng yếu để vận hành, kinh doanh thêm hiệu quả

Quản lý doanh nghiệp nhỏ chưa bao giờ là dễ. Nếu vấn đề của các doanh nghiệp lớn nằm ở bộ máy cồng kềnh, những điểm mù khó thấy và cơ chế vận hành thiếu linh hoạt thì ở các mô hình vừa và nhỏ, nhà quản lý lúc nào cũng có khả năng phải đối mặt với hàng loạt vấn đề như tài chính, nhân sự, giải quyết vấn vận hành, kinh doanh… vào cùng một lúc. 

Vậy đâu là những năng lực cần có để đảm đương vai trò quản lý cấp cao và điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn trong thời đại mới? Cùng trường quản lý SOM-AIT tìm hiểu qua 10 kỹ năng dưới đây nhé!

1. Kỹ năng đánh giá nhân sự khi quản lý doanh nghiệp nhỏ

Không quá khó hiểu khi đánh giá nhân sự là một trong những kỹ năng quan trọng nhất khi ngồi ở vị trí lãnh đạo, điều hành. Cụ thể, quản trị nhân sự ở đây là quản lý tất cả công việc và nhân sự thực hiện từng công việc đó. Bạn phải nhìn nhận được ưu nhược điểm của từng nhân sự, bộ phận, phòng ban cấp dưới. Từ đó, phân bổ công việc, cung cấp nguồn lực hỗ trợ và có kế hoạch đào tạo những năng lực cần thiết. 

Để làm được như vậy, đôi lúc câu trả lời duy nhất là “kinh nghiệm xương máu”. Có những thứ phải trải qua mới thấm được, có những vấn đề tưởng nhỏ nhưng không có nghĩa là đơn giản. Đó cũng là lý do vị trí lãnh đạo tốt có thể không nặng về chuyên môn nhưng đòi hỏi lượng lớn các kiến thức nền phong phú và khả năng ‘làm việc cùng con người’ hiệu quả ở nhiều lĩnh vực, chuyên môn, thứ bậc khác nhau!

2. Kỹ năng quản lý thời gian

Nhược điểm của các mô hình quản lý doanh nghiệp nhỏ là khi tất cả mọi quyết định lớn bé tại công ty đều dồn về ban lãnh đạo. Chẳng hạn những giấy tờ phải ký, những đề xuất cần cân nhắc, những thay đổi về doanh thu cần theo dõi – phân tích, những chiến lược cần quyết định để ứng phó với sức ép cạnh tranh từ đối thủ, những cuộc họp không hồi kết, những vấn đề về dòng tiền, mâu thuẫn nội bộ và sự sống còn của doanh nghiệp.

Điều này dễ dẫn tới tình trạng phân mảnh, khó tập trung trong trạng thái đa nhiệm, làm việc 24/7 nhưng vẫn không hết việc ở nhà quản lý. Đặc biệt khi doanh nghiệp có những biến động lớn về nhân sự, các công việc trở nên ứ đọng, ách tắc sẽ trở thành lực cản làm gia tăng chi phí cơ hội cho doanh nghiệp.

Bởi vậy, một trong những kỹ năng quản lý trọng yếu nhất của mọi cấp quản lý đó là ‘quản lý thời gian’ và ‘quản lý công việc’: Thay vì ôm đồm mọi công việc, hay chỉ tập trung vào những hạng mục quan trọng nhất. Việc nào quan trọng, cấp thiết nên ưu tiên làm trước. Việc nào cấp thiết, kém quan trọng, có thể trao quyền cho các nhân sự cấp dưới… 

Đặc biệt nếu bạn đang hướng tới các vị trí trưởng phòng, quản lý cấp cao tại doanh nghiệp, quản lý thời gian cũng là kỹ năng bạn cần ‘biến thành bản năng’ càng sớm càng tốt. Muốn quản lý người, trước phải quản lý mình. Làm thế nào để quản lý được người khác khi ngay chính mình còn ‘bề bộn’ với các công việc bản thân.  

3. Kỹ năng giao tiếp và gây ảnh hưởng

Kể cả một buổi cà phê 30 phút với đối tác cũng có thể đóng góp vào doanh thu cho công ty. Thế nên những người giỏi chuyên môn chưa chắc đã trở thành nhà quản lý, điều hành nhưng nhà quản lý chắc chắn phải mạnh về giao tiếp. Giao tiếp ở đây là khả năng thuyết phục, dẫn dắt, điều hướng tư duy; là khả năng đàm phán với đối tác; là truyền cảm hứng, gây ảnh hưởng trong nội bộ; là diễn giải các vấn đề phức tạp theo cách dễ hiểu…

Và ở một cấp độ cao hơn, đó là khả năng thấu cảm. Một người sếp biết lắng nghe và tạo động lực đúng lúc luôn là yếu tố cần thiết trong quản lý doanh nghiệp nhỏ. Bởi suy cho cùng các tổ chức nhỏ, thường khó thu hút và giữ chân nhân tài. Khi đã dày công phát triển và xây dựng được bộ máy hoạt động ‘trơn tru’, việc đầu tiên là phải giữ được đội nhóm rối mới đến việc mở rộng network, tìm kiếm cơ hội và đàm phán hợp tác/ kinh doanh. 

4. Khả năng đưa quyết định nhanh chóng, hiệu quả 

Giữa lúc đối thủ đang lấn át hay thị trường nhiều biến động, những quyết định của lãnh đạo có thể thay đổi vận mệnh của công ty. Hơn thế nữa, “quyết định” ở đây không chỉ là những động thái ứng phó với thị trường mà còn mang tính dự báo, đón đầu xu hướng. Ngoài đưa quyết định, lãnh đạo còn phải kiểm soát quá trình thực hiện, kịp thời điều chỉnh và chịu trách nhiệm cho quyết định của mình.

Tuy nhiên, để đưa ra những quyết định quan trọng, đôi lúc kinh nghiệm và bản năng logic là chưa đủ. Dù hoạt động trên thị trường 7-10 năm, ai dám chắc mình thấu hiểu mọi vấn đề và cách ứng phó như lòng bàn tay. Lúc này nếu giới hạn là kinh nghiệm của bản thân, hãy bổ sung từ kinh nghiệm của những bạn bè đồng cấp, các chuyên gia hay các khóa học quản lý doanh nghiệp.

Chẳng hạn như khóa học EMBA tại SOM, chương trình không chỉ mang đến những góc nhìn mới cập nhập từ khoa học quản trị thế giới và kinh nghiệm của các chuyên gia giảng dạy mà còn đến từ các ‘đồng môn’ – mạng lưới những nhà quản lý, điều hành, chủ doanh nghiệp, startup từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Đây sẽ là kho ‘kiến thức sống’, đồng thời cũng là mạng lưới cơ hội cho những nhà quản lý hiện đại khi ‘cộng tác’ là chìa khóa để phát triển!

5. Kỹ năng phân tích dữ liệu (data analytics)

Như đã nói, quyết định của một lãnh đạo có thể thay đổi vận mệnh của công ty. Nhưng làm sao để đưa quyết định đúng đắn? Ở thời đại số hiện tại, yếu tố chủ chốt của mọi quyết định chính là dữ liệu người dùng. Nguồn dữ liệu này sẽ thể hiện chính xác nhất nhu cầu, xu hướng của thị trường hiện tại để dẫn tới những quyết định chính xác, không mang tính cảm xúc. 

Để biến dữ liệu thành cơ sở quyết định cho các vấn đề cần giải quyết nhanh, ban lãnh đạo phải hiểu rõ các điều kiện, công nghệ và cách khai thác, ứng dụng cụ thể của phân tích dữ liệu trong mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Nếu có thể, hãy dành thời gian tham gia các khóa học về thu thập và phân tích dữ liệu để hiểu rõ nhu cầu thị trường nhất. Có thể bạn không cần tìm hiểu sâu về chuyên môn, thực thi nhưng nên trang bị cho mình những tư duy và kiến thức cần thiết để điều hành, quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa hiệu quả hơn trong kỷ nguyên ‘4.0 hóa mọi khía cạnh công việc’. 

Một vài khái niệm có thể bạn quan tâm:

6. Kỹ năng thích nghi trước các biến động thị trường

Thế giới sau một đêm đã đổi khác. Vậy nên các doanh nghiệp phải luôn cập nhật và cải tiến nếu muốn duy trì vươn tầm. Điều này đặt ra thách thức cho vị trí Giám đốc khi phải thường xuyên nắm bắt thông tin và thích ứng với sự thay đổi. Chỉ khi đó, cả doanh nghiệp mới chuyển mình kịp trước biến số của thị trường. 

Bởi vậy, đây cũng là thời điểm ngay cả các nhà lãnh đạo có thâm niên cũng nên dành thời gian để phát triển thêm các kỹ năng điều hành, quản trị thời đại mới. Các khóa học quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa ‘dài hạn’ có thể sẽ là những lựa chọn phù hợp hơn để vừa cập nhập kiến thức, tư duy mới, vừa khai thác ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp trong quá trình vừa học và làm. 

→ Quản trị thay đổi trong doanh nghiệp là gì

7. Kỹ năng sáng tạo

Quản lý doanh nghiệp nhỏ hay to, sáng tạo, cải tiến luôn là nền tảng cho sức bật cạnh tranh. Giám đốc không nhất thiết luôn là người đưa ý kiến sáng tạo cho tổ chức nhưng phải có khả năng khơi gợi và đánh giá đúng sự “sáng tạo”; giám sát triển khai và hiện thức hóa các ý tưởng trên giấy với sự đồng tâm của toàn bộ đội ngũ liên quan.

8. Khả năng đồng cảm cùng các cộng sự

Một con én không làm nên mùa xuân. Sự thành công của một tổ chức trên thị trường là tập hợp những nỗ lực của cả một đội ngũ nhân lực luôn cố hoàn thành tốt các nhiệm vụ nhỏ nhất. Để làm được điều này, những người quản lý doanh nghiệp tư nhân nên hiểu và cảm thông với những gì nhân viên của mình đang phải đối mặt. Đặc biệt là khi một doanh nghiệp nhỏ vẫn còn ngổn ngang những vấn đề nền tảng cần giải quyết.

Việc thấu hiểu và hỗ trợ kịp thời cho nhân viên về các vấn đề như áp lực công việc, nỗi lo cơm áo gạo tiền,quyền lợi doanh nghiệp hay những mâu thuẫn nội bộ ngầm chính là chìa khoá để phát triển một đội ngũ bền vững và tâm huyết. 

9. Kỹ năng ủy thác, trao quyền

Một trong những lời khuyên cho các nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ đó là ‘đừng cố gắng làm tốt tất cả mọi việc’. Thay vào đó hãy bắt đầu với việc đào tạo nội bộ và ủy thác, trao quyền.

“Trao quyền” là một khái niệm tưởng chừng như đơn giản nhưng không dễ thực hiện. Việc buông kiểm soát và tin tưởng đội ngũ nhân lực cần một quá trình dài với đủ kinh nghiệm sâu cay của người quản lý. Dẫu vậy, hãy luôn nhớ rằng một doanh nghiệp phát triển toàn diện cần có sự kết hợp, hỗ trợ từ nhiều bộ phận, cá nhân. 

Chính vì vậy, việc bổ nhiệm, phân công, ủy thác trở nên quan trọng hơn hết. Có cả một đội ngũ phía sau mà bạn cần phải ủy thác để thực hiện được chiến lược của mình. Đồng thời được tin tưởng, thử thách với các trách nhiệm mới cũng là yếu tố giúp giữ chân những nhân sự đã gắn bó lâu năm và tạo cơ hội cho họ phát triển. Suy cho cùng, nhân sự là ‘nguyên khí’ của doanh nghiệp. Sự tiến bộ của đội nhóm cũng là tiền đề cho bước tiến công ty! 

10. Kỹ năng áp dụng khoa học công nghệ trong quản lý doanh nghiệp nhỏ

Đây là thời đại mà toàn cầu đang chạy đua chuyển đổi số. Dù đang là giám đốc tập đoàn lớn hay quản lý doanh nghiệp nhỏ, bạn bắt buộc phải cân nhắc đến việc số hóa mọi hoạt động trong tổ chức của mình trong ngắn hạn và dài hạn. Và trong thực tế, với lợi thế từ quy mô, dễ dàng thay đổi và thay đổi nhanh, chính SMEs mới là đơn vị chiếm lợi thế hơn trong cuộc đua này!

Tuy vậy chuyển đổi số là để giải quyết vấn đề không phải trào lưu. 

Các phần mềm quản lý nhân sự, hệ thống quản lý dữ liệu, công nghệ tương tác với khách hàng trực tuyến,… đang ngày càng được phát triển tinh vi. Thế nhưng chỉ khi lãnh đạo biết lựa chọn, áp dụng công nghệ hiện đại vào ưu hóa quá trình vận hành, quản lý việc chuyển đổi số mới tạo ra giá trị thực tiễn. 

Và  để làm được điều đó, các nhà quản lý, lãnh đạo cần những góc nhìn sâu rộng, tổng quát hơn về các lợi ích chuyển đổi số có thể đem lại. Các khóa học tư duy giải pháp chuyển đổi số có thể sẽ là những nền tảng đầu tiên trên hành trình này!  

→ Có thể bạn quan tâm: Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trên đây chỉ là 10 kỹ năng quan trọng nhất của một người quản lý doanh nghiệp nhỏ. Thực tế, tùy vào cấp bậc, quy mô, lĩnh vực hoạt động có vô số kỹ năng cần rèn luyện để làm tốt vai trò của một nhà lãnh đạo. 

Nếu bạn đang tìm hiểu những khóa học mang tính thực tiễn cao, có thể vừa học, vừa ứng dụng dưới sự tham vấn từ những nhà quản lý chuyên nghiệp, cùng dành chút thời gian tìm hiểu về 2 khoá học quản lý doanh nghiệp ngắn hạn từ SOM nhé!