Quản lý doanh nghiệp là gì? Quy trình và phương pháp hiệu quả

Làm cách nào để quản lý doanh nghiệp hiệu quả? Chúng ta cùng đi tìm hiểu quản lý doanh nghiệp là gì và những phần mềm quản lý doanh nghiệp đang hot nhất hiện nay trong bài viết dưới đây nhé!

Quản lý doanh nghiệp là cụm từ mà hầu hết mọi người làm trong lĩnh vực kinh tế tài chính thường nghe thấy. Để một doanh nghiệp phát triển bền vững thì đòi hỏi quy trình quản lý doanh nghiệp đó phải được thực hiện chi tiết, hiệu quả. Trong bài này chúng ta sẽ cũng tìm hiểu về quản lý doanh nghiệp là gì và những phần mềm quản lý doanh nghiệp online hiện nay.

I. Quản lý doanh nghiệp là gì?

Quản lý doanh nghiệp hoặc quản lý bất kỳ cơ quan tổ chức nào cũng là một quá trình phức tạp và quan trọng ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp đó.

Có thể hiểu đơn giản rằng Quản lý doanh nghiệp là quá trình làm việc cùng với và thông qua những cá nhân, các nhóm và nhiều nguồn lực khác (thiết bị, vốn, công nghệ) để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp đó. Quản lý doanh nghiệp được thử thách và đánh giá qua việc đạt được mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện những kỹ năng khác nhau.

Quy trình quản lý doanh nghiệp

II. Người quản lý doanh nghiệp là gì?

Nhiều người thường nghĩ người quản lý doanh nghiệp là người chủ của doanh nghiệp. Nhưng trên thực tế thì không hoàn toàn như vậy, theo Khoản 18 điều 4 luật doanh nghiệp 2014 quy định rằng: Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý công ty, người quản lý doanh nghiệp tư nhân, gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên hợp danh, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý nào khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký giao dịch của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty.quy trình quản lý doanh nghiệp

Có nghĩa là, bạn phải phân biệt người quản lý doanh nghiệp và người đại diện theo phát luật của doanh nghiệp đó là không giống nhau.

Trong doanh nghiệp, một vài chức danh của người quản lý doanh nghiệp có thể nắm giữ đó là:

– Doanh nghiệp tư nhân là người chủ của doanh nghiệp.

– Công ty hợp danh chính là thành viên hợp danh.

Và tất cả những chức danh sau:

– Chủ tịch công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên; Chủ tịch hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; Chủ tịch hội đồng quản trị công ty cổ phần.

– Tổng giám đốc hoặc là Giám đốc doanh nghiệp.

Giám đốc điều hành nếu doanh nghiệp ghi nhận trong điều lệ ngoài Tổng giám đốc/ Giám đốc thì Giám đốc điều hành có chức năng thay mặt công ty ký kết hợp đồng.

III. Chi phí quản lý doanh nghiệp 

Trước khi tìm hiểu phương pháp xác định chi phí quản lý doanh nghiệp như nào ta cần hiểu về khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp hiểu là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không thể tách riêng được cho bất kỳ hoạt động nào.

Như vậy, theo như định nghĩa trên thì chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

– Chi phí dành cho các nhân viên quản lý.

– Chi phí vật liệu, dụng cụ.

– Chi phí dịch vụ mua ngoài, những chi phí bằng tiền khác.

Tài khoản sử dụng khi mà hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

– TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và những chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp.

– TK 642 cuối kì không có số dư và chi tiết thành các tiểu khoản:

• TK 642.1: “Chi phí nhân viên quản lý”
• TK 642.2: “Chi phí vật liệu quản lý”
• TK 642.3: “Chi phí đồ dùng văn phòng”
• TK 642.4: “Chi phí khấu hao TSCĐ”
• TK 642.5: “Thuế, phí và lệ phí”
• TK 642.6: “Chi phí dự phòng”
• TK 642.7: “Chi phí dịch vụ mua ngoài”
• TK 642.8: “Chi phí bằng tiền khác”

Với hệ thống tài khoản trên thì tùy theo mỗi yêu cầu quản lý của từng ngành, từng đơn vị, có thể mở thêm một vài tiểu khoản khác để theo dõi những nội dung, yếu tố chi phí thuộc quản lý doanh nghiệp.

Việc quản lý doanh nghiệp như nào cho hiệu quả còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố mà người quản lý tốt là một trong các yếu tố vô cùng quan trọng.

Xem thêm: Những bí quyết về quản lý công nhân hiệu quả dành cho nhà quản lý

IV. Quy trình quản lý doanh nghiệp

Trước hết, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì việc đầu tiên là cần xác định rõ được mục tiêu của doanh nghiệp. Tiếp theo đó, quản trị doanh nghiệp là phải xác định được phương pháp và con đường phù hợp. Vì không có một phương pháp quản lý hiệu quả nào áp dụng được với tất cả mọi doanh nghiệp. Thứ ba, trong quy trình quản lý doanh nghiệp, cần phải tìm cách tối ưu hóa, sử dụng hết nguồn lực doanh nghiệp. Đặc biệt nhất là đối với quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ. Và cuối cùng, để quản lý hiệu quả thì cần xác định rõ đối tượng được quản trị và bị quản trị.

Quy trình quản lý doanh nghiệp sau đây sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

1. Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị, văn hóa

Đây là những yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp phải xác định cho mình được những điều này để làm kim chỉ nam cho tất cả hoạt động của doanh nghiệp sau này.

2. Xây dựng các hệ thống mục tiêu chiến lược

Xây dựng hệ thống mục tiêu, chiến lược giúp doanh nghiệp xác định được rõ con đường mình phải đi. Chỉ khi xác định được đúng những mục tiêu này doanh nghiệp mới đánh giá được hiệu quả hoạt động của mình.

3. Thiết lập sơ đồ tổ chức, bản mô tả công việc và KPIs

Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức được bộ máy nhân sự, phân công công việc và giao chỉ tiêu, đánh giá và khuyến khích, khen thưởng nhân viên của mình.

4. Xây dựng hệ thống quy trình, quy định

Hầu như mọi doanh nghiệp đều có nhưng chưa đầy đủ, không cập nhật thường xuyên hay tệ hơn là không được đưa vào áp dụng. Việc xây dựng một cách khoa học, chi tiết hệ thống quy trình và hướng dẫn này làm cho việc vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru hơn và nhờ đó công việc quản lý doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn nhiều.

5. Tích hợp những hệ thống phần mềm

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp. Quy trình được thực tế hóa trên phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các bộ phận hoạt động theo guồng tốt nhất. Trong đó không thể không kể tới phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, đây là một phần mềm vô cùng hữu ích giúp đơn giản hóa quy trình quản trị và giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.

Xem thêm: Cơ hội nghề nghiệp và tố chất đòi hỏi trong ngành quản lý xây dựng

V. Phương pháp quản lý doanh nghiệp cực hiệu quả

Cụ thể, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì người quản trị doanh nghiệp (hay chủ doanh nghiệp) cần phải nắm vững một vài cách quản trị hiệu quả sau để có thể áp dụng, kết hợp chúng một cách khéo léo, khoa học:

1. Hoạch định chiến lược chi tiết, khoa học

Đây là phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả mà mỗi nhà quản trị phải xét đến đầu tiên. Hoạch định chiến lược là tiến trình mà trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đó.

Nếu nhà quản trị hoạch định chiến lược theo một cách khoa học, chi tiết như quyết định trước xem phải làm gì, làm như nào, khi nào làm… để làm cho mọi việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo hướng có lợi cho doanh nghiệp dựa vào cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có tính đến đòi hỏi của những quy luật khách quan chi phối lớn mọi khía cạnh bên trong nội bộ doanh nghiệp như bên ngoài môi trường xã hội, kinh tế thì giống như có một “kim chỉ nam” thực hiện, như vậy doanh nghiệp sẽ đạt được các mục tiêu đề ra.

2. Tổ chức và phân tầng hệ thống nhân viên

Người quản trị giỏi không phải là người làm hết tất cả mọi thứ mà họ phải là người biết phân chia công việc, trao quyền hành cho người khác để có thể điều phối công việc một cách hiệu quả hơn. Chính vì thế, việc tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên là điều rất cần thiết. 

3. Kiểm soát được dữ liệu cơ bản của doanh nghiệp

Trong hoạt động của mọi doanh nghiệp có nhiều loại dữ liệu, người quản trị cần biết phân chia cụ thể từng loại và có cơ chế kiểm soát hợp lý. Cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả này đòi hỏi phải kiểm soát các loại dữ liệu sau:

• Kiểm soát tốt dòng tiền.
• Kiểm soát lượng hàng hóa bán ra tăng, giảm.
• Theo dõi khoản nợ phải thu.
• Kiểm soát tốt hàng tồn kho.
• Kiểm soát năng suất làm việc của từng nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban.

4. Phân chia công việc cho nhân viên, bộ phận/ phòng ban hợp lý, hiệu quả

Kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp được thực hiện có hiệu quả hơn khi người quản trị biết phân công, sắp xếp công việc cho nhân viên, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban một cách hợp lý nhất. Chính vì thế, người quản trị cần phải nắm được cụ thể thời gian làm việc, năng lực, trình độ của từng nhân viên và khối lượng công việc mà họ đảm nhiệm. Có thế, quá trình sắp xếp công việc cho nhân viên mới đạt được hiệu quả.

VI. Áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Có thể thấy, trong quá trình xây dựng doanh nghiệp, việc tích hợp cả sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp là một phương pháp không thể bỏ qua để tối ưu hóa quá trình này. Tuy nhiên, cần một chiến lược sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sao cho phù hợp. Vì phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng chỉ là công cụ giúp chúng ta đo lường và hoạt động hiệu quả hơn thôi.

Vậy chiến lược khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp này là:

Xác định sơ đồ những phòng ban của doanh nghiệp mình.

Dựa vào phòng ban, mua và sử dụng module phù hợp với chức năng từng phòng ban của doanh nghiệp.

Xem các tính năng có sẵn trên module và liệt kê những tính năng còn thiếu, phối hợp với với đội lập trình để bổ sung thêm tính năng phù hợp với doanh nghiệp bạn.

Làm một bản liệt kê yêu cầu và quy trình cho các phòng ban của doanh nghiệp bạn làm việc trên hệ thống này.

Sau khi làm xong 4 bước trên là doanh nghiệp có thể bắt đầu hoạt động trên nền tảng số. Với tư cách là nhà quản lý, việc xem thông tin và thống kê hoạt động của những phòng ban giờ đã rõ ràng và chi tiết hơn bao giờ hết.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp   

VII. Kết luận 

Tóm lại, quản lý doanh nghiệp hiệu quả là công việc khó khăn yêu cầu người đứng đầu phải đối mặt và đưa ra các quyết định và thay đổi phù hợp với sự biến động của thị trường, những tình hình hiện tại trong doanh nghiệp và vô số các phát sinh khác. Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh… Chúc bạn thành công!