Quản lý Văn bản đi, đến, nội bộ – EDRMS

Giao diện web – Web-based

Hỗ trợ người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi, không cần cài đặt phần mềm tại máy trạm.

Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firework, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như Ipad, Windowns 8.

Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.

Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến

Hỗ trợ tiếp nhận, đăng ký (cấp số, vào sổ) với nhiều hình thức: scan văn bản giấy, nhận bằng email, qua hệ thống phần mềm, chuyển từ hệ thống web site

Trình Lãnh đạo, cho ý kiến phân phối, giải quyết văn bản

Hỗ trợ trình theo đích danh, chức danh, nhóm.

Hỗ trợ trình tiếp lên Lãnh đạo khác. Có thể bổ sung ý kiến sau khi đã phân công và chuyển xử lý.

Phân công và chuyển giải quyết Văn bản

Lãnh đạo có thể trực tiếp phân xử lý hoặc chuyển về Văn thư.

Hỗ trợ phân công cho nhiều cá nhân, nhóm, đơn vị xử lý đồng thời hoặc nhận để biết.

Giải quyết văn bản đến

Hỗ trợ nhiều hình thức giải quyết: Tự giải quyết, Lập HS xử lý, Dự thảo văn bản trả lời, Phân công tiếp cho cá nhân/ nhóm.

Soạn thảo văn bản đi, văn bản nội bộ

Hỗ trợ dự thảo on-line với nhiều tính năng độc đáo như:

• Tạo văn bản từ mẫu có sẳn.
• Hỗ trợ gắn kèm nhiều tài liệu liên quan.
• Hỗ trợ phối hợp cộng tác soạn thảo.
• Tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.

Kiểm tra và phê duyệt

Tùy theo quy trình đã thiết lập, hệ thống sẽ chuyển kết quả giải quyết để kiểm tra và duyệt. Hỗ trợ thiếp lập xử lý song song, tuần tự, không hạn chế số bước.

Hiển thị luồng quy trình xét duyệt trực quan, kèm theo các biểu tượng chỉ rõ ai đã, đang và sẽ xử lý.

Phát hành văn bản

Tự động cấp số theo qui định của tổ chức. Khi cấp số, tự động chèn số vào file văn bản dạng word.

Hỗ trợ nhiều tiện ích phát hành: gửi cho cá nhân/ nhóm/ đơn vị/ nhóm đơn vị với hình thức qua phần mềm, qua email, fax, giấy.

Hồ sơ công việc/ Hồ sơ lưu trữ

Hỗ trợ tạo lập hồ sơ công việc để giải quyết vụ việc, quản lý các văn bản liên quan, lưu trữ …

Đây là công cụ tuyệt vời để số hóa các hồ sơ giấy của tổ chức.

Thông báo email – Email Notifications

Gửi email Thông báo nhắc khi có việc được phân công. Hằng ngày sẽ gửi mail cảnh báo các việc tới hạn và quá hạn.

Mỗi email nhắc việc tại mỗi bước có Chủ đề (Subject) và nội dung khác nhau.

Tìm kiếm, theo dõi thông tin, tiến độ xử lý

Ghi nhận chi tiết toàn bộ thông tin quá trình giải quyết văn bản đến, quá trình xét duyệt văn bản đi & nội bộ.

Hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí, tìm kiếm toàn văn (full text search), tìm nâng cao.

Thiết lập cam kết thời hạn xử lý

Với Văn bản đến, thiết lập hạn giải quyết theo từng loại văn bản.

Với Văn bản đi và nội bộ, thiết lập hạn xử lý tại mỗi bước thực hiện.

Kiểm soát truy cập – Access Control

Bảo mật, chỉ cho phép người liên quan truy cập. Sau mỗi bước xử lý, hệ thống sẽ cấp quyền truy cập tương ứng cho người xử lý kế tiếp.

Hỗ trợ phân công theo vai trò, chức danh. Khi vận hành, ghi nhận thông tin xử lý theo tài khoản cá nhân

Công cụ thiết kế quy trình làm việc – Workflow designer

Cung cấp khả năng thiết lập quy trình làm việc, đáp ứng tính đa dạng trong việc xét duyệt văn bản, nhất là các văn bản thương mại, tờ trình.

Quản lý công việc – Tasks Management

Cung cấp Danh sách việc cần xử lý, tập hợp các nhiệm vụ từ các quy trình giải quyết văn bản, dự thảo văn bản, hồ sơ khác nhau vào một nơi duy nhất, giúp người dùng dễ dàng nhận, xử lý và theo dõi công việc.

Biểu thị tình trạng nhiệm vụ – Tasks Status Indicators

Hiển thị trực quan màu, định dạng mô tả tình trạng của nhiệm vụ, giúp chú ý ngay các việc cần xử lý và các việc đang vi phạm thời gian cam kết xử lý.