Quản Trị Có Mấy Chức Năng? Các Chức Năng Của Quản Trị

Hoạt động quản trị kinh doanh đã ra đời và phát triển từ khi nhân loại bắt đầu tổ chức các hoạt động kinh tế qua các doanh nghiệp, xí nghiệp… Vậy quản trị có mấy chức năng và chúng thể hiện như thế nào trong kinh doanh? Hãy cùng SSBM Việt Nam tìm hiểu 4 chức năng của quản trị qua bài viết dưới đây.

1. Chức năng hoạch định

Để giải đáp câu hỏi quản trị có mấy chức năng, hãy cùng tìm hiểu lần lượt những yếu tố cụ thể để tạo nên từng chức năng nhất định.

1.1. Chức năng hoạch định là gì?

Chức năng hoạch định là chức năng tạo nền tảng trong quá trình quản trị một tổ chức kinh tế. Chức năng hoạch định giúp những nhà quản lý doanh nghiệp xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức. Dựa vào đó, nhà quản trị có thể áp dụng các chức năng của quản lý để lập kế hoạch kinh doanh, thiết kế các dự án hỗ trợ hoặc những kế hoạch xoay quanh mục tiêu chung của doanh nghiệp.

1.2. Mục tiêu của chức năng hoạch định

Việc áp dụng chức năng hoạch định cần dựa trên những mục tiêu cơ bản như sau: 

• Nghiên cứu và đánh giá tình hình hoạt động thực tế của tổ chức và các nguồn lực khả thi (nhân lực, vật lực, ngân sách…).

• Xác định chính xác mục tiêu dài hạn trong hoạt động tổ chức: Mục tiêu dài hạn cần được xác định càng cụ thể càng tốt, ví dụ như mức tăng lợi nhuận cần đạt được là bao nhiêu trong thời gian 5 năm, hay quy mô hoạt động sẽ phủ ra bao nhiêu khu vực theo từng thời điểm xác định…

• Sau khi có được mục tiêu, hoạch định sẽ giúp nhà quản trị xây dựng các chiến lược kinh doanh hợp lý để đạt được đích đến đã vạch ra đó.

1.3. Vai trò của chức năng hoạch định

Từ những mục tiêu cơ bản, vai trò của chức năng hoạch định được đúc kết lại như sau:

• Quyết định tới định hướng phát triển, mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. 

• Xây dựng kế hoạch để dẫn dắt tổ chức: mục tiêu, phương hướng, tính toán để phân bổ hiệu quả nguồn lực có thể sử dụng được.

Xem thêm: Chương trình MBA và những kiến thức thú vị về Quản trị

2. Chức năng tổ chức

Để tiếp tục trả lời cho câu hỏi quản trị có mấy chức năng, chúng ta sẽ cùng đến với chức năng tổ chức – một trong những chức năng của quản lý.

2.1. Khái niệm chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức chủ yếu sẽ được áp dụng bởi những nhân viên từ cấp quản lý trở lên. Chức năng tổ chức yêu cầu xác định chi tiết kế hoạch hoạt động của từng phòng ban đến tổng thể doanh nghiệp: mục tiêu, công việc cụ thể, người chịu trách nhiệm chính, những người thực hiện, trách nhiệm của các bộ phận hỗ trợ hoặc liên quan…

Chức năng tổ chức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành doanh nghiệp để đạt được mục tiêu đề ra bởi chức năng hoạch định. Theo quy luật Pareto (hay còn gọi là quy luật 20 – 80), chỉ 20% nguồn lực chính có thể tạo ra 80% kết quả và 20% sơ suất nhỏ có thể gây ra 80% sự cố lớn. Vì vậy, nhà quản trị luôn cần đảm bảo các khâu từ trao quyền, phân việc đến truy trách nhiệm để tối ưu một cách hiệu quả công việc, tối thiểu hóa sai sót.

2.2. Chức năng tổ chức có vai trò như thế nào?

Chức năng tổ chức thể hiện những vai trò cơ bản như sau đối với hoạt động quản lý một tổ chức kinh tế:

• Tạo lập và duy trì môi trường nội bộ thuận lợi cho việc đạt được mục tiêu hoạt động.

• Thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp và phân bổ các bộ phận, cá nhân tương ứng với từng yêu cầu của công việc. 

• Truyền đạt thông tin một cách kịp thời để công việc không gián đoạn, đồng thời tiếp nhận thông tin phản hồi để tăng hiệu quả giải quyết vấn đề phát sinh.

3. Chức năng điều khiển 

Trong quản trị kinh doanh, khi chức năng điều khiển được áp dụng hiệu quả thì các chức năng hoạch định, tổ chức mới thực sự mang đến giá trị cho doanh nghiệp. 

3.1. Giới thiệu chức năng điều khiển

Chức năng điều khiển được thể hiện qua các công việc như: hướng dẫn, đào tạo, lãnh đạo nhân viên để đạt được mục tiêu và duy trì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp..

3.2. Lợi ích của chức năng điều khiển

Mục tiêu cơ bản của chức năng điều khiển là giúp nhân viên cấp dưới làm việc một cách hiệu quả và nhanh chóng, hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ công việc, tồn đọng ngoài ý muốn. 

Ngoài ra, chức năng điều khiển còn hỗ trợ để các công việc giữa các bộ phận, phòng ban khác nhau được phối hợp nhịp nhàng, thuận lợi hướng đến mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.

4. Chức năng kiểm soát

Phần cuối trong câu trả lời cho câu hỏi quản trị có mấy chức năng chính là chức năng kiểm soát – một chức năng của quản trị mà không nhà quản lý nào có thể bỏ qua. 

4.1. Chức năng kiểm soát là gì và có vai trò thế nào?

Một cách đơn giản, kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh để công việc được tiến hành đúng với quỹ đạo hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng kiểm soát nhằm đảm bảo công việc thực hiện đúng như kế hoạch dự kiến. 

Không chỉ những nhà quản trị cấp cao mới cần kiểm soát, mà các cấp quản lý thấp hơn hoặc chính các nhân viên luôn cần tự thân kiểm tra, đánh giá lại công việc của mình để đảm bảo chúng luôn đi đúng hướng.

Nhà quản trị cần theo dõi hiện trạng tình hình hoạt động của doanh nghiệp, thu thập dữ liệu và kết quả thực tế để so sánh với mục tiêu đặt ra và tiến hành kiểm soát, điều chỉnh nếu kết quả chưa đạt được như mong muốn và tối thiểu hóa sai sót trong hoạt động.

Thông qua chức năng kiểm soát, bạn còn có thể quản trị nguồn nhân lực của mình, từ đó đưa ra nhận định và hướng đi đúng đắn về nguồn lực cho tiến triển dự án của bạn.

4.2. Các hình thức kiểm soát

Chức năng kiểm soát được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau, tùy vào mục tiêu, tổ chức và hoạt động của từng mô hình cụ thể:

• Kiểm soát lường trước: Tiến hành trước khi một hoạt động được đưa vào thực tế, ví dụ như dự đoán về hiệu quả của một sản phẩm mới, hoặc đề phòng những trở ngại có thể xảy ra trong quá trình hoạt động.

• Kiểm soát đồng thời: Được tiến hành song song với quy trình vận hành thực tế của một doanh nghiệp. Kiểm soát đồng thời giúp nhà quản trị nắm bắt kịp thời tình hình thực tế để đưa ra kế hoạch hoạt động phù hợp theo từng thời điểm cụ thể. 

• Kiểm soát phản hồi: Kiểm soát phản hồi là quá trình nhìn nhận và đánh giá lại khả năng đạt được mục tiêu của doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động, giúp rút ra kinh nghiệm và bài học về sau. 

Qua bài viết vừa rồi, SSBM Việt Nam hy vọng đã giải đáp được câu hỏi quản trị có mấy chức năng cho bạn đọc. Trên thực tế, các chức năng của quản trị sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi được áp dụng đúng cách vào hoạt động kinh doanh thực tế trong một doanh nghiệp.

Share article:

Linkedin