Phương án quản lý các loại chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả nhất

Sự gia tăng cạnh tranh trên thị trường đòi hỏi các công ty phải giảm thiểu chi phí để tối ưu hoá lợi nhuận. Vậy, trong quá trình hoạt động sản xuất, doanh nghiệp có thể sẽ phát sinh những chi phí nào? Việc tính toán các loại chi phí trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng ra sao? WEONE sẽ cùng các bạn tìm hiểu bài viết sau đây. 

Chi phí trong doanh nghiệp là gì?

Chi phí được hiểu một cách đơn giản là toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp phải chi trả để đạt được mục tiêu về lợi nhuận. Doanh nghiệp xác định một khoản chi phí khi thỏa mãn các điều kiện:

• Làm giảm lợi ích kinh tế bằng cách giảm trị giá tài sản hoặc tăng khoản nợ phải trả.
• Mức giảm được xác định một cách tin cậy.
• Khoản chi phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp cùng với thu nhập. 

Chi phí được phản ánh trên báo cáo tài chính nhằm xác định lợi nhuận của doanh nghiệp. Chi phí càng cao thì lợi nhuận càng thấp và ngược lại. Vì vậy, việc tính toán chi phí sẽ giúp công ty đưa ra các phương án sản xuất phù hợp cho kỳ kinh doanh sắp tới. 

Chi phí doanh nghiệp là gì?

Các loại chi phí trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể phát sinh các chi phí sau đây:

Chi phí nguyên vật liệu

Chi phí nguyên vật liệu là toàn bộ giá trị về nguyên liệu, vật liệu (bao gồm cả công cụ dụng cụ và phụ tùng thay thế) sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất. Có 2 loại chi phí trực tiếp liên quan đến nguyên liệu, vật liệu đó là chi phí nguyên vật liệu chính và chi phí nguyên vật liệu phụ.

• Chi phí nguyên vật liệu chính xây dựng dựa vào những định mức có sẵn của doanh nghiệp và đảm bảo không vượt quá định mức theo quy định của pháp luật.
• Chi phí nguyên vật liệu phụ là những chi phí được sử dụng để dùng cho việc mua các vật liệu bổ sung nhằm gia tăng chất lượng và thẩm mỹ cho sản phẩm.

Chi phí về nguyên liệu, vật liệu

Chi phí nhân công

Chi phí nhân công là các khoản chi trả cho người lao động như tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe đi lại… Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp còn sử dụng nhân công thuê ngoài (lao động thời vụ). Khoản chi phí này không mang tính chất cố định mà phát sinh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý tìm hiểu và chuẩn bị các chứng từ đầy đủ để tránh những rủi ro đáng tiếc trong quá trình quyết toán thuế.  

Đây là loại chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có những kế hoạch và chiến lược phù hợp để quản lý, quản trị loại chi phí này. 

Chi phí về nhân công trong doanh nghiệp

Chi phí khấu hao tài sản cố định hữu hình và vô hình

Ngoài khoản chi trả để mua các tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất, doanh nghiệp còn phát sinh các khoản chi phí về khấu hao cho tài sản cố định. Cụ thể:

• Chi phí khấu hao tài sản cố định hữu hình: là những chi phí cố định theo thời gian mà doanh nghiệp phải trích khi sử dụng tài sản cố định. Doanh nghiệp cần theo dõi bảng trích khấu hao chi tiết cho từng tài sản để quản lý và tính toán được thời gian bảo hành, bảo dưỡng tài sản.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định vô hình: Tài sản vô hình là loại tài sản không hình thành dưới dạng vật chất. Vì vậy, khấu hao tài sản vô hình khó hình dung và định lượng. Doanh nghiệp phải thống nhất cách trích khấu hao của các tài sản này trong suốt quá trình sử dụng.

Doanh nghiệp tính toán kỹ lưỡng khi trích khấu hao về tài sản cố định 

Chi phí ngoài sản xuất

Chi phí ngoài sản xuất bao gồm 3 loại chi phí sau đây:

• Chi phí bán hàng: Là chi phí phát sinh khi tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Một số có thể kể đến như chi phí vận chuyển hàng hóa, phí hoa hồng cho người bán, phí quảng cáo, phí liên quan đến bảo hành, bảo dưỡng…
• Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là chi phí dùng để phục vụ cho việc quản lý chung của doanh nghiệp. Các chi phí về quản lý sẽ bao gồm chi phí văn phòng phẩm, chi phí thuê văn phòng, chi phí tiếp khách, chi phí lương cho bộ phận quản lý, thuế, phí…
• Chi phí tài chính: Là các khoản chi phí về vay vốn, giao dịch chứng khoán, các khoản lỗ trong hoạt động đầu tư về tài chính…

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có một số chi phí khác như các khoản chi phí liên quan đến thanh lý, chuyển nhượng TSCĐ, các chi phí đấu thầu… Thông thường, các khoản chi phí này phát sinh bất thường hoặc không cố định.

Chi phí tài chính ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của doanh nghiệp

Vì sao cần quản lý các loại chi phí trong doanh nghiệp

Việc tính toán các chi phí trong doanh nghiệp đóng vai trò như sau:

Giảm tổn thất cho doanh nghiệp

Chi phí để duy trì hoạt động cho doanh nghiệp thực chất là một khoản làm giảm lợi nhuận. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải xác định được các lĩnh vực có thể hạn chế được mức chi phí hoặc cân nhắc lựa chọn phương án nào để chi phí phát sinh là ít nhất. Điều này không những giảm tổn thất về vốn cho doanh nghiệp mà còn về các khía cạnh nhân lực và vật lực.

Tối đa hoá lợi nhuận

Tối đa hóa lợi nhuận bao giờ cũng là mục tiêu số 1 của các doanh nghiệp. Như đã nói ở trên, chi phí và lợi nhuận có mối quan hệ tỷ lệ nghịch. Vì vậy, muốn đạt lợi nhuận cao nhất, doanh nghiệp cần tính toán để cắt giảm các khoản chi phí không đáng có và tận dụng triệt để các chi phí bỏ ra. 

Trên thực tế, khi bắt đầu vào chu kỳ kinh doanh, nhà quản trị có thể tính toán và lên con số dự đoán về lợi nhuận thu về. Tuy nhiên, những tình huống bất ngờ hoặc rủi ro sẽ tạo ra những chi phí phát sinh làm lợi nhuận sụt giảm. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng, các chi phí đó vẫn nằm trong tầm kiểm soát của bạn. 

Tính toán chi phí giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận

Dự báo về doanh thu và nhân sự trong tương lai

Ngoài các khoản chi phí cố định hàng năm thì doanh nghiệp cũng có thể dự trù được các chi phí phát sinh để đạt được doanh thu mong muốn. Vì vậy, tính toán chi phí cũng là một cách dự báo doanh thu trong tương lai. 

Tương tự như vậy với vấn đề về nhân sự, doanh nghiệp dự kiến bỏ ra mức chi phí thế nào để thuê và đào tạo nhân sự. Tất cả đều nằm trong bản kế hoạch chiến lược của người quản lý.

Phương thức kiểm soát tốt các loại chi phí trong doanh nghiệp

Để tránh thất thoát và bỏ sót các khoản chi phí, doanh nghiệp cần:

• Đưa ra chính sách phân chia lợi nhuận sau thuế phù hợp.
• Quản lý và kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng tài sản, tránh hỏng hóc, lãng phí.
• Kiểm soát nội bộ tốt tránh tình trạng thiếu trung thực, gian lận tiền công quỹ.
• Lên kế hoạch và tính toán các chi phí thuê ngoài như thuê nhân công thời vụ, thuê dọn vệ sinh… đảm bảo không vượt quá định mức đặt ra.
• Kế toán thường xuyên báo cáo về dòng tiền về.
• Lập danh sách các khoản chi phí khác để tính toán và có sự điều chỉnh phù hợp vào kỳ tiếp theo.

Phương thức kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp muốn tối đa hóa lợi nhuận thì phải tối ưu được các khoản chi phí. Hi vọng bài viết về các loại chi phí trong doanh nghiệp trên đây sẽ giúp các công ty có thêm những thông tin hữu ích cho hoạt động sản xuất. Chúc các bạn vui vẻ!