Phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc thêm kiến thức về cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp; cụ thể câu hỏi khách hàng sau: “Chào Công ty Luật Minh Khuê. Nhờ công ty phân tích giúp tôi cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ạ ?” Cảm ơn Công ty rất nhiều! (Người hỏi: Mai Hoa, Hà Nội).

Trả lời:

1. Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những trách nhiệm quyền hạn nhất định và được sắp xếp theo từng cấp từng khâu nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại đến quá trình phát triển sản xuất.

Cơ cấu tổ chức vừa phản ánh cơ cấu sản xuất, vừa tác động tích cực trở lại đến quá trình phát triển sản xuất.

Quản lý doanh nghiệp là một quá trình vận động quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp ( kinh tế, xã hội, tài chính kế toán…) để tác động đến một tập thể người lao động và thông qua họ để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Mục đích của quản lý doanh nghiệp là phát triển sản xuất về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện tình hình lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp.

Thực chất quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Quy mô doanh nghiệp và mở rộng vai trò quản lý ngày càng nâng cao và trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh.

Dưới đây là vai trò, chức năng của bộ máy quản lý đối với các hoạt động quản lý doanh nghiệp như sau:

2. Vai trò của bộ máy quản lý đối với các hoạt động của doanh nghiệp

Xuất phát từ những đặc điểm quản lý ta thấy rõ vai trò hết sức quan trọng của bộ máy quản lý mà nhiều khi quyết định cả sự sống còn của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bố trí một bộ máy quản lý phù hợp thì sản xuất sẽ đạt hiệu quả cao, tiết kiệm được thời gian và nguyên liệu. Mặt khác một bộ máy gọn nhẹ sẽ tiết kiệm được chi phí và có những quyết định nhanh, đúng đắn. Ngoài ra trong công tác quản lý biết bố trí đúng người đúng việc thì sẽ phát huy hết khả năng tiềm tàng của cá nhân và tập thể người lao động, ngược lại sẽ gây ra hậu quả khó lường, thậm chí dẫn tới sự phá sản của doanh nghiệp.

3. Các chức năng của bộ máy quản lý đối với các hoạt động quản lý doanh nghiệp

Chức năng quản trị kinh doanh là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của doanh nghiệp lên khách thể kinh doanh, là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ doanh nghiệp phải tiến hành trong quá trình kinh doanh. Như vậy thực chất của các chức năng quản trị kinh doanh chính là lý do của sự tồn tại các hoạt động quản trị kinh doanh. Việc nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng về lý luận và thực tiễn. Trước hết, việc xác định đúng đắn các chức năng quản lý là tiền đề cần thiết và khách quan để có thể quản lý doanh nghiệp có hiệu quả hơn.

Sau đây là phân loại các chức năng quản lý:

3.1 Chức năng định hướng

Định hướng là quá trình ấn định những nhiệm vụ, mục tiêu và các phương pháp tốt nhất để thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu đó. Việc định hướng phải nhằm thiết lập một môi trường tốt nhất để các cá nhân đang làm việc với nhau trong doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả. Định hướng là việc lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho doanh nghiệp và những bộ phận trong doanh nghiệp. Nó bao gồm sự lựa chọn và các mục tiêu của doanh nghiệp và của từng bộ phận xác định các phương thức để đạt được các mục tiêu.

3.2 Chức năng tổ chức và phối hợp

Để đạt được một mục đích nào đó trong sản xuất kinh doanh khi có nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm thì mỗi thành viên trong nhóm phải đóng những vai trò nhất định .Mỗi một vai trò cho biết công việc mà mỗi người đang thực hiện đều có mục đích và mục tiêu nhất định. Sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc của họ ăn khớp như thế nào với hoạt động nỗ lực của nhóm. Các thành viên có nhiệm vụ, quyền hạn cần thiết và có những công cụ thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Chính thông qua các hoạt động riêng biệt đó đã nảy sinh sự cần thiết phải tổ chức và phối hợp các hoạt động của từng cá nhân lại với nhau, qua đó hình thành nên một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp và một quy chế làm việc có hiệu qủa thích nghi với mọi biến động của môi trường cạnh tranh bên ngoài.

3.3 Chức năng điều khiển

Điều khiển là một trong các chức năng quản lý, đó là quá trình tác động lên con nguời trong doanh nghiệp một cách có chủ định để nhân viên tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện chức năng điều khiển thì chủ doanh nghiệp phải đưa ra được các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện nó một cách tốt nhất.

3.4 Chức năng kiểm tra

Là một chức năng cơ bản trong chức trách của chủ doanh nghiệp. Kiểm tra là đo lường chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp và các kế hoạch vạch ra để đạt tốt mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.Thực chất của việc kiểm tra trong các doanh nghiệp là nhằm sửa chữa những sai lầm đã phát sinh trong quá trình quản lý.

3.5 Chức năng điều chỉnh

Điều chỉnh là thường xuyên theo dõi sự vận động của hệ thống để kịp thời phát hiện mọi sự rối loạn trong tổ chức và luôn luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ bình thưòng giữa các bộ phận điều khiển và bộ phận chấp hành. Muốn sự điều chỉnh đạt hiệu quả thì phải thường xuyên thu thập tài liệu về sự chênh lệch của hệ thống và những thông số đã cho thông qua sự kiểm tra.

3.6 Chức năng quản trị sản xuất

Là việc sử dụng các nguồn nhân lực nhằm tác động để chế biến các yếu tố đầu vào khác (vật chất, tài chính, thông tin…) thành các sản phẩm hàng hoá dịch vụ… phù hợp với nhu cầu mà doanh nghiệp phát hiện trên thị trường. Đây là quá trình tốn kém thời gian của chuỗi các hoạt động kinh doanh và vì thế sẽ dễ trở thành lạc hậu không theo kịp với biến động trên thị trường.

3.7 Chức năng quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự là việc bố trí hợp lý những người lao động cùng các máy móc thiết bị, những phưong pháp trong công nghệ sản xuất và nguyên vật liệu một cách có hiệu quả. Quản trị nhân sự gồm hai việc: Quản lý con người là những công việc hàng ngày đối với một cá nhân tập thể những người lao động là công việc xây dựng những kíp được điều động, được điều phối phản ứng tạo ra do doanh nghiệp có khả năng phát hiện ra các sai sót về mặt kinh tế kỹ thuật.

3.8 Chức năng quản trị tài chính

Tổ chức sản xuất tốt, quản trị nhân sự đúng chưa phải đã đủ, các doanh nghiệp cần phải đối phó với những biến động thường xuyên xảy ra trên thị trường để đứng vững và phát triển. Quản trị tài chính doanh nghiệp là việc quản trị các mối quan hệ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như thu, chi, lỗ, lãi…và các mối quan hệ tài chính của doanh nghiệp với thị trường tài chính bên ngoài như ổn định ,tăng trưởng, phát triển, lạm phát, khủng hoảng, suy thoái…

4. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý

4.1 Bảo đảm tính tối ưu

Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập các mối quan hệ hợp lý thiết kế sao cho số lượng cấp quản lý là ít nhất không thừa, thiếu bộ phận nào,không chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban sao cho nhiệm vụ quyền hạn phải tương ứng. Cấp quản trị xử lý quá nhiều, thông tin sẽ bị sai lệch cồng kềnh nên yêu cầu bộ máy quản lý phải linh hoạt, có khả năng thích ứng với thị trường và với doanh nghiệp.Trong kinh doanh ai đi trước là thắng. Khi thị trường biến động thì nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng thay đổi theo. Nếu người quản lý không linh hoạt, khi cầu vượt quá cung mà doanh nghiệp mới sản xuất thì tất yếu sẽ thua lỗ.

4.2 Đảm bảo linh hoạt

Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.

4.3 Đảm bảo tính kinh tế

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả nhất.Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về.

5. Thiết kế bộ máy quản lý phải bảo đảm nguyên tắc chế độ một thủ trưởng

Về quyền quyết định về kinh tế kỹ thuật, tổ chức hành chính đời sống trong phạm vi toàn doanh nghiệp và từng bộ phận phải được giao cho Thủ trưởng. Người này có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động của đơn vị mình, được trao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định. Thủ trưởng có thể sử dụng bộ máy cố vấn giúp việc tranh thủ ý kiến đóng góp của cấp dưới, nhưng người quyết định cuối cùng vẫn là giám đốc (Thủ trưởng). Giám đốc có thể uỷ quyền cho cấp dưới nhưng phải chịu trách nhiệm liên đới. Mọi người trong doanh nghiệp và từng bộ phận phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng. Tính tất yếu phải tiến hành chế độ một thủ trưởng là xuất phát từ nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý kinh tế xuất phát từ yêu cầu đời sống phải chính xác, kịp thời và xuất phát từ chuyên môn hoá lao động càng sâu sát thì hợp tác lao động sẽ xảy ra.Yêu cầu bất cứ sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ huy thống nhất. Trong trường hợp doanh nghiệp lớn thì thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh thủ trưởng cấp trên trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp, thủ trưởng từng bộ phận có quyền quyết định những vấn đề trong bộ phận của mình và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trên. Các cấp phó là người giúp việc thủ trưởng.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tuyến qua tổng đài điện thoại, gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!