Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cho doanh nghiệp vừa và lớn

Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện nay đã được sử dụng rộng rãi, được áp dụng để thay thế các hệ thống phần mềm khác nhau quản lý rời rạc trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất là phần mềm có khả năng quản lý tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. 

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là một công cụ giúp doanh nghiệp có thể quản lý, kiểm soát được mọi hoạt động trong doanh nghiệp, theo dõi các hoạt động chính trong doanh nghiệp từ quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý tài chính, đến quản lý kho, quản lý khách hàng,…

Lãnh đạo sử dụng loại phần mềm quản lý doanh nghiệp để hỗ trợ hiệu quả trong việc điều hành quản lý, tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, giúp tăng doanh thu, dễ dàng quản lý danh sách khách hàng để áp dụng các chương trình khuyến mãi hợp lý.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP có những phân hệ lõi nào?

Thông thường một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP đáp ứng toàn diện các nhu cầu quản lý cơ bản của doanh nghiệp gồm đầy đủ các quy trình cốt lõi có mối quan hệ hữu cơ với nhau tạo thành các quy trình tác nghiệp khép kín, tự động hóa toàn bộ các khâu trung gian.

• Quản lý nhân viên
• Quản lý khách hàng
• Quản lý bán hàng
• Quản lý mua hàng
• Quản lý kho bãi
• Quản lý tài chính kế toán
• Quản lý tài sản
• Quản lý hợp đồng
• Báo cáo quản lý
• …..

ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp được ứng dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

Lợi ích của ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Bởi lẽ tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” – phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh.

Một số những lợi ích nổi bật khi ứng dụng ERP vào các hoạt động của doanh nghiệp:

Giúp kiểm soát thông tin tài chính

Nếu ứng dụng các phần mềm riêng lẻ thì thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi – một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.

Giúp tăng tốc độ dòng công việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống như một mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong  quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại vật gì.

Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu,…. sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và nhân lực nếu chúng ta thực hiện kiểm kê thủ công. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, việc quản lý hàng tồn kho sẽ được thực hiện tự động hóa mà không hề tốn thời gian hay công sức.

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp giúp kiểm soát xem trong kho hiện tại đang còn bao nhiêu hàng, hàng hóa nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra làm sao. Từ đó, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm được tình hình hàng hóa trong kho và điều chỉnh lượng hàng nhập vào sao cho phù hợp để tránh sự lãng phí, thất thoát.

Tương tự các phần mềm quản lý kho khác, ERP giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo mã quy cách, đơn vị tính khác nhau, thời gian nhập kho, thời hạn sử dụng…

Lãnh đạo dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.

Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp

Khách hàng là người sẽ đem đến lợi nhuận cho doanh nghiệp, bởi vậy mà các hoạt động chăm sóc khách hàng sau khi bán cần phải được coi trọng, khiến họ tiếp tục sử dụng và quay lại mua sản phẩm của mình đồng thời trở thành đối tác lâu dài giúp quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp rộng rãi hơn.

ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn thực hiện tốt nhất nhiệm vụ này bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng như: Họ tên, tuổi, địa chỉ, sử dụng những sản phẩm gì, đang gặp những vướng mắc gì,… để có thể chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách tối ưu nhất, chiếm được cảm tình trong lòng khách hàng.

Trong kỷ nguyên 4.0 hiện nay, khách hàng không chỉ là thượng đế mà còn là nguồn tài sản vô hình, là yếu tố cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý thông tin khách hàng là việc làm cấp thiết hơn bao giờ.

Giải pháp ERP sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Với những lợi ích mà nó đem lại, các doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc để đưa vào sử dụng phần mềm này trong hoạt động quản lý của mình. Vậy, những doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản trị ERP?

Câu trả lời là bất kể doanh nghiệp nào cũng đều áp dụng phần mềm quản trị ERP vào trong hoạt động điều hành, quản lý của mình. Tuy nhiên, với chi phí không hề nhỏ, các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thường ngại đầu tư khoản chi phí này.

• Những doanh nghiệp thường xuyên xảy ra những sai sót trong quá trình truy xuất, nhập dữ liệu. Số liệu giữa các bộ phận hay gặp phải tình trạng sai sót, chênh lệch, chẳng hạn như: chênh lệch về số lượng hàng tồn kho, hàng xuất kho, hóa đơn bị chồng chéo,…
• Những doanh nghiệp bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh và đột biến và đang có nhu cầu muốn mở rộng kinh doanh, mở thêm các chi nhánh, cửa hàng mới trên toàn quốc. Để vận hành và thích ứng với một mô hình kinh doanh lớn hơn, phần mềm quản trị ERP sẽ là một lựa chọn thích hợp giúp doanh nghiệp của bạn phòng tránh được những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình mở rộng.
• Những doanh nghiệp đang làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh nhưng lại kém hiệu quả, muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể, “thay máu” cho toàn bộ doanh nghiệp nhằm quản trị một cách hiệu quả hơn.
• Các doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng mà vẫn đảm bảo hiệu quả thì việc sử dụng phần mềm erp vào quản lý, điều hành là rất cần thiết.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tại VTSOFT có những loại nào ?

Phần mềm ERP đóng gói

Đây là một loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp.

Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu

Đây là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển.

Tuy nhiên, các phần mềm quản lý doanh nghiệp viết theo yêu cầu thường có mức chi phí đầu tư lớn cũng như thời gian triển khai lâu (từ 6 tháng trở lên). Kiểu phần mềm ERP này thường phù hợp với những doanh nghiệp, tập đoàn quy mô rất lớn.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP đáp ứng tất cả các nghiệp vụ, yêu cầu cần thiết của công tác quản lý, đây sẽ là giải pháp cứu giúp các doanh nghiệp khỏi những “nỗi đau đầu” về quản lý tài chính, kinh doanh, nhân sự cũng như những vấn đề chung mà mọi doanh nghiệp đang vướng mắc gặp phải.