Phân biệt các Hệ thống quản lý, số hóa tổng thể Doanh nghiệp – Ligosoft

Bắt đầu từ những năm 1970, ở những nước phát triển các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng những phần mềm vào phục vụ cho sản xuất, kinh doanh. Ban đầu những phần mềm được thiết kế chỉ để giải quyết một việc cụ thể trong rất nhiều công việc của doanh nghiệp, như: quản lý vật liệu, kế hoạch sản xuất, kho… khi đó các phần mềm nay hoạt động khá rời rạc.

Qua 50 năm, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, nhu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp tăng lên đã có nhiều loại phần mềm, hệ thống được ra đời. Tuy nhiên mỗi phần mềm, giải pháp cũng chỉ đáp ứng được một hoặc một nhóm hoặc phần lớn công việc của doanh nghiệp. Ta có thể khẳng định rằng không có hệ thống nào có thể giải quyết tất công việc của doanh nghiệp, dù đó là doanh nghiệp nhỏ hay lớn.

Tiếp theo, ta cần làm rõ quản lý doanh nghiệp là quản lý những cái gì ?

Doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn, ở mọi ngành nghề đều có những điểm giống nhau đó là các giá trị cốt lõi:

• Nguồn vốn và tài sản ( tiền, hàng hóa, tài sản trí tuệ, thương hiệu, cơ sở vật chất…)

• Nhân viên

• Khách hàng

Sự vận động của 3 đối tượng trên bao gồm các hoạt động: nghiên cứu, mua hàng, sản xuất, kho vận, bán hàng, doanh thu, chi phí, công nợ, lợi nhuận… Sự vận động này làm thay đổi hình thái, giá trị của các nhân tố đó. Đặc biệt, tất cả sự vận động này phải tuân thủ pháp luật sở tại và tiêu chuẩn quản lý khoa học nào đó. Trong đó Kế toán là cơ sở bắt buộc để xác định hiệu quả hoạt động và căn cứ pháp lý chính ở tất cả các Quốc Gia.

Quản lý sự vận động của các đối tượng đó là quản lý doanh nghiệp, bao gồm hai loại chính:

Thứ nhất: quản lý các giá trị cốt lõi

Là quản lý quá trình vận động làm thay đổi hình thái, giá trị và quan hệ của các giá trị cốt lõi nêu trên.

• Quản lý nguồn vốn, tài sản: lấy chuẩn chế độ kế toán làm cơ sở để quản lý, hạch toán

• Quản lý nhân viên: quản lý lương, công ca, chế độ lao động, quản lý hoạt động của các cá nhân và phòng ban

• Quản lý khách hàng: quản lý thông tin và quan hệ khách hàng

Thứ hai: quản lý thông tin dạng hành chính được tổ chức dưới dạng công việc, quy trình

Sự vận động của các nhân tố trên trong doanh nghiệp do con người tổ chức và phân công thực hiện.

Để giải quyết các vấn đề như: việc gì, ai làm, làm với ai, ai cần biết, làm thế nào, khi nào bắt đầu, khi nào xong…

Như vậy, một nghiệp vụ bất kỳ của doanh nghiệp từ lúc khởi phát cho đến hoàn thành luôn bao gồm 2 dạng cần quản lý: quản lý các giá trị cốt lõi và quản lý thông tin công việc, tùy vào từng khâu của từng nghiệp vụ mà cái nào có cài nào không hay cả hai.

Ví dụ: mua vật tư để sản xuất.

• Làm phiếu đề nghị mua vật tư là thông tin.

• Lập phiếu nhập kho vật tư là cốt lõi

• Phân công việc mua vật tư cho nhân viên là thông tin.

• Lập quy trình mua vật tư: nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm kê, lưu kho… là quy trình xử lý thông tin

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm phục vụ cho quản lý, điều hành doanh nghiệp. Có nhiều khái niệm, tên gọi gây nhầm lẫn thậm chí nhiều phần mềm lạm dụng các khái niệm dẫn đến bối rối cho Doanh nghiệp khi lựa chọn. Trong đó có một số “từ ngữ” gây nhầm lẫn như: quản lý hay số hóa tổng thể, tất cả, toàn diện…

Như chúng tôi đã đề cập, không có phần mềm nào làm được mọi việc của Doanh nghiệp cần. Mỗi phần mềm chỉ quản lý tốt một hoặc 1 nhóm công việc hoặc tương đối đầy đủ như các hệ thống ERP. Thậm chí một phân mềm chuyên sâu một mảng nào đó cũng chưa chắc quản lý hết được nghiệp vụ của mảng đó. Ví dụ: phần mềm nhân sự HRM, khách hàng CRM…

Như phân tích ở phần đầu, quản lý doanh nghiệp cần phải quản lý tổng thế các mối quan hệ, biến động của các nghiệp vụ cốt lõi và quản lý công việc.

Vậy hiện nay, những ứng dụng được coi là “Quản lý tổng thể doanh nghiệp” này có những loại nào ?

Nhóm 1: Quản lý tổng thể dạng ứng dụng văn phòng (workplace)

Bao gồm các phần mềm quản lý công việc, quy trình, quản lý khách hàng CRM, quản ký nhân sự HRM… hoặc hệ thống có tất cả ứng chức năng trên nhưng thiếu nghiệp vụ cốt lõi.

Các nghiệp vụ cốt lõi ở đây chỉ được quản lý dạng khai báo lại dạng một phiếu tương ứng và gán cho nó một quy trình xử lý dạng thông tin. Ví dụ: một phiếu xuất bán hàng từ “ phần mềm bán hàng “ sẽ được khai báo lại (lập phiếu bán hàng) từ các phần mềm này để quản lý quy trình thực hiện. Khi phải nhập dữ liệu vào chứng từ dạng này, ở mỗi quy trình thực hiện lại phải căn cứ vào nghiệp vụ, số liệu từ các phần mềm khác để khai báo.

Các ứng dụng này có ưu điểm là tiện, dễ thực hiện và quản lý được hầu hết các nghiệp vụ. Nhược điểm lớn nhất của hệ thống này là Doanh nghiệp vẫn phải dùng rất nhiều phần mềm khác như: kế toán, bán hàng, kho… Bất tiện khi phải khai báo lại 1 lần nữa thông tin đó dưới dạng chứng từ hành chính để quản lý. Ngoài làm hành chính hóa công việc mà còn có nguy cơ sai sót so dữ liệu khi phải khai báo đi lại. Thậm chí làm tăng công việc, không phù hợp với doanh nghiệp có ít người nhất là những doanh nghiệp có ít nhân viên hành chính văn phòng.

Các phần mềm này thiên về giải quyết các tiện ích cho người dùng mà không tập trung vào các nghiệp vụ cốt lõi nên không thể giúp Doanh nghiệp có bức tranh quản trị tổng thể được. Trong đó, điển hình là không quản lý được biến động của ngồn vốn và tài sản; biến động giá vốn, tính giá xuất kho và lãi gộp. Một số phần mềm quản lý nhân sự có tính lương nhưng không phân bổ theo kế toán, quản lý tài sản nhưng không quan tâm đến phân bổ, tính khấu hao…

Dùng các phần mềm này doanh nghiệp vẫn phải dùng nhiều phần mềm khác như: bán hàng, kho, kế toán… và số liệu cứ phải khai báo lại từ các phần mềm này gây nhiều bất tiện.

Nhóm 2: Quản lý tổng thể nguồn lực Doanh nghiệp ERP (Enterprice Resources Planning)

Ban đầu, từ hệ thống ERP thế hệ 1 ra đời từ những năm 1990 đến hệ thống ERP 2 ra đời thập niên 2000 đều tập trung quản lý các nghiệp vụ cốt lõi chính. Sau này, bắt đầu từ 2010 dưới sự tiến bộ của công nghệ và trình độ quản lý, hệ thống ERP III ra đời và đã giải quyết gần như hoàn hảo các nhu cầu vốn có từ rất lâu của doanh nghiệp.

>> Xem thêm bài: lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống ERP từ 1990-2020

ERP III quản lý tốt hơn, sâu hơn và hiện đại hơn các nghiệp vụ cốt lõi: kế toán, mua bán hàng, kho, nhân sự, khách hàng, tài sản, dòng tiền,lãi lỗ, công nợ… Đồng thời tích hợp được các tiện ích hiện đại như: tích hợp hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, quản lý công việc, quy trình, dự án. Tất cả được quản lý thống nhất, thông tin được thừa kế tự động dẫn đến doanh nghiệp luôn có số liệu thời gian thực về “kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh”.

Bên cạnh đó, tiến bộ của công nghệ AI, IoT, Cloud, Bigdata và các Framework mới cho phép các ERP III tích hợp được các thiết bị phần cứng để điều khiển, giảm sát và quản lý tập trung tài sản và con người.

Khi sử dụng đến hệ thống ERP III Doanh nghiêp gần như không phải sử dụng thêm các phần mềm khác. Hay nói cách khác, ERP là giải pháp hoàn hảo để số hóa toàn diện và quản lý tổng thể doanh nghiệp hợp nhất trên 1 phần mềm duy nhất.

>> Xem thêm các bài về hệ thống ERP tại đây

Tóm lại, khái niệm quản lý tổng thể hay quản lý toàn diện Doanh nghiệp cần phân biệt giữa “Bộ ứng hành chính văn phòng” hay là Hệ thống ERP. Nói đúng ra, chỉ hệ thống ERP mới được coi là Quản lý tổng thể doanh nghiệp.

Tăng Hòa – Ligosoft ©