Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

Có thể nói mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp đều liên quan đến tài chính. Do đó nếu doanh nghiệp quản lý tài chính tốt thì hoạt động sản xuất, kinh doanh mới thuận lợi. Tuy nhiên thực tế hiện nay có nhiều đơn vị gặp khó khăn trong hoạt động quản lý của mình, dẫn đến các tác động tiêu cực trong quá trình hoạt động. Giải pháp đưa ra cho các tổ chức đó là sử dụng phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn đọc lợi ích và tiêu chí lựa chọn loại phần mềm này.

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý tài chính

Quản lý tài chính được xem là vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, mới đi vào hoạt động, khi quản lý tài chính sẽ gặp không ít vướng mắc và thử thách. Đứng trên vai trò là doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp, điều quan trọng đó là bạn phải nhận thức được thực trạng vấn đề tài chính trong công ty của mình.

Dưới đây là một số khó khăn của các doanh nghiệp khi quản lý tài chính:

Không lập kế hoạch tài chính cụ thể, rõ ràng

Việc lập kế hoạch tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp xác định tính khả thi của các dự án doanh nghiệp, đồng thời dự báo các yêu cầu tài chính, chi phí cần thiết và cân nhắc xem liệu doanh nghiệp có đủ khả năng để thực hiện dự án đó hay không.

Bên cạnh đó, lập kế hoạch tài chính còn giúp doanh nghiệp so sánh sự khác biệt giữa kết quả đạt được với kế hoạch lập ra ban đầu. Nhờ đó, nhà quản trị có thể biết được doanh nghiệp của bạn đang làm tốt điều gì, chỗ nào gặp sai sót để theo dõi hoạt động cụ thể và đưa mọi thứ đi theo đúng kế hoạch.

Tuy nhiên thực tế nhiều doanh nghiệp hiện nay lại chưa thể lập kế hoạch tài chính rõ ràng, dẫn đến các hoạt động không được đảm bảo, khó có thể phát triển lâu dài.

Không huy động được nguồn vốn

Doanh thu không chỉ là tiêu chí để tính lợi nhuận mà còn là yếu tố để duy trì hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Bên cạnh nguồn vốn là doanh thu, doanh nghiệp có thể huy động vốn từ một số cách thức khác như kêu gọi đầu tư, vay ngân hàng, vay tổ chức tín dụng. Tuy nhiên đây cũng chính là thách thức đối với rất nhiều tổ chức hiện nay, đặc biệt là công ty nhỏ, họ không có khả năng huy động vốn khiến cho hoạt động sản xuất, kinh doanh bị trì trệ, thậm chí ngừng hẳn. Từ đó doanh nghiệp có nguy cơ bị phá sản.

Không tính toán được các chi phí có thể phát sinh

Trong giai đoạn đầu khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, ngay cả khoản chi phí nhỏ không được hạch toán vào ngân sách cũng có thể khiến công ty gặp khó khăn, nhất là trong việc thanh toán hóa đơn hay lập bảng lương.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp không có cách thức quản lý, kê khai rõ ràng, cụ thể các loại chi phí, khi bận rộn với nhiều công việc khác sẽ vô tình quên đi những khoản phí không lường trước được. Vì lý do này, khi cần tiền cho những vấn đề phát sinh, kế toán mất rất nhiều thời gian để giải quyết khiến cho công việc bị chậm trễ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Với những khó khăn kể trên, nếu doanh nghiệp không sớm tìm ra cách khắc phục, quy trình làm việc của tất cả các phòng ban đều bị ảnh hưởng. Về lâu dài doanh nghiệp không thể phát triển, mở rộng quy mô, thậm chí bị phá sản. Giải pháp được đưa ra cho các tổ chức trong trường hợp này đó là sử dụng phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp thông minh.

Phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp là gì?

Quản lý tài chính là việc sử dụng các thông tin tài chính từ báo cáo và kết quả thực tế, phản ánh một cách tương đối chính xác về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Qua đó các nhà quản trị sẽ đánh giá và đưa ra kế hoạch hoạt động cho tổ chức của mình trong những giai đoạn tiếp theo.

Thông thường, doanh nghiệp có quy mô càng lớn và mở rộng hoạt động sản xuất – kinh doanh thì vấn đề quản trị tài chính càng trở nên phức tạp. Do đó, các công ty, tổ chức hiện nay lựa chọn đầu tư giải pháp công nghệ để giải quyết bài toán tài chính – kế toán một cách hiệu quả nhất, trong đó đặc biệt phải kể đến phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp.

Phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp là phần mềm điện tử, hoạt động trên các hệ điều hành và website của công ty. Tương tự như phần mềm ERP, người dùng có thể lưu trữ, tính toán, quản lý hoặc truy xuất dữ liệu đa chiều một cách chính xác hoặc tự động xuất báo cáo tài chính theo thời gian thực.

Có thể thấy, phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp là một phần không thể thiếu trong cơ cấu hoạt động kinh doanh của từng đơn vị. Chúng có thể đưa ra thông tin phản ánh một cách chính xác, không bị trùng lặp và dễ dàng kiểm soát chi phí các hoạt động để nhà quản trị dễ dàng lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn và quản lý nguồn vốn một cách hiệu quả.

Xem thêm: Chiến Lược Kinh Doanh Phòng Khám Mang Đến Hiệu Quả Tức Thì

Một phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp thường bao gồm các phân hệ cơ bản sau:

• Quản lý chi phí.
• Quản trị ngân sách, lợi nhuận.
• Quản lý dòng tiền.
• Quản lý các khoản công nợ và kế hoạch thanh toán nợ.
• Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính cho tổ chức.
• Quản lý tài sản doanh nghiệp.
• Báo cáo và phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp.

Một số đối tượng cần đến sự hỗ trợ của phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp để khắc phục những khó khăn và tối ưu hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình, bao gồm:

• Các doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình vừa và nhỏ.
• Các tổ chức kinh doanh online.
• Các chuỗi cửa hàng kinh doanh có quy mô lớn.
• Một số tổ chức phi tài chính, có các hoạt động liên quan đến ngân sách xin cấp từ các văn phòng nhà nước.
• Ngân hàng, quỹ tín dụng, các tổ chức tài chính.

8 lợi ích của phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp

Nếu như một hệ thống tài chính thiếu linh hoạt sẽ làm tiêu tốn rất nhiều tiền bạc của doanh nghiệp, đồng thời dẫn đến những sai lầm không đáng có nếu không xử lý nhanh nhạy các vấn đề liên quan đến tài chính. Vì vậy sử dụng phần mềm hỗ trợ thông minh là việc làm cần thiết để các tổ chức tối ưu hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Mặc dù vậy, có rất nhiều người e ngại rằng lợi ích mà phần mềm mang lại không thể bù đắp được những chi phí đã bỏ ra.

Trong thời đại công nghệ bùng nổ như hiện nay, việc xử lý khối lượng công việc lớn liên quan đến tài chính đã trở nên đơn giản và chính xác hơn nhiều. Dưới đây là 6 lợi ích mà  phần mềm quản trị tài chính mang lại cho người dùng:

Tăng khả năng quản lý tài chính doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp có tính liên kết toàn bộ cơ sở dữ liệu trên cùng một hệ thống, tương tự như phần mềm CRM. Không giống như một số cơ sở dữ liệu độc lập, giải pháp này giúp kết nối thông tin, dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Qua đó tự động kết chuyển thành thông tin tài chính tổng hợp và xuất ra báo cáo, đảm bảo tính nhất quán và tức thời. Nhờ vậy, việc theo dõi, giám sát dữ liệu của người quản trị trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao hơn.

Tham khảo: Hướng Dẫn Quản Lý Bệnh Viện Để Nâng Cao Chất Lượng Khám Chữa

Tiết kiệm thời gian

Hệ thống quản lý tài chính cho phép người dùng hợp nhất các nguồn thông tin, dữ liệu được cập nhật từ mọi phòng ban trong công ty. Những thông tin này được cập nhật liên tục, theo thời gian thực và hiển thị trên giao diện phần mềm. Điều này giúp cải thiện độ chính xác của dữ liệu mà không tốn nhiều thời gian, công sức như khi quản lý thủ công.

Như vậy, thông qua phần mềm, doanh nghiệp đã tiết kiệm được đáng kể thời gian trong quản trị cũng như hoạt động vận hành, từ đó gia tăng hiệu suất và lợi nhuận.

Xử lý chính xác các phép tính và kiểm soát hạng mục linh hoạt

Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhiều hay ít còn phụ thuộc vào việc nhà quản trị có kiểm soát được tốt các hạng mục sản xuất hay không. Khi đó bạn cần xử lý rất nhiều trường hợp đặt ra, tính toán phần trăm lợi nhuận của các khả năng có thể xảy ra. Khi đó, phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các hoạt động này một cách tốt nhất.

Giám sát chặt chẽ mọi chi phí hoạt động kinh doanh

Việc kiểm soát hoạt động kinh doanh sẽ được các trưởng bộ phận theo dõi và báo cáo. Tuy nhiên với cách làm việc truyền thống, lượng báo cáo theo ngày, theo tuần rất nhiều và  người quản lý không thể xử lý được toàn bộ hoặc có thể gây ra nhiều sai sót.

Khi sử dụng phần mềm quản trị, những vấn đề này được tối ưu chỉ bằng cách nhập dữ liệu đầu vào, sau đó hệ thống sẽ phân tích, thống kê một cách nhanh gọn, chính xác, giúp tối đa hóa dữ liệu.

Ngoài ra, hiện nay hầu hết các phần mềm hoạt động online, do đó dù ở bất kỳ đâu, các nhà quản trị đều có thể theo dõi, kiểm soát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Giúp tổ chức sử dụng nguồn vốn hợp lý

Một trong những lợi ích quan trọng của phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp, giống với chức năng của phần mềm quản lý kế toán ERP, đó là giúp nhà quản trị nắm bắt được số vốn dư hiện tại hay số vốn đã sử dụng cùng tất cả thông tin liên quan đến vốn. Qua đó họ có thể đưa ra được những kế hoạch cụ thể để đảm bảo tài chính doanh nghiệp luôn ở mức ổn định.

Ngoài ra, phần mềm quản trị tài chính hiện nay còn được trang bị nhiều chức năng khác như thông báo, tự động lập báo cáo những vấn đề liên quan đến vốn và quá trình sử dụng vốn,…. giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt, theo dõi và kiểm soát một cách nhanh chóng, kịp thời.

Có thể bạn quan tâm: Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhà Thuốc Miễn Phí Không?

Hỗ trợ quản lý dữ liệu của các đơn vị thành viên

Phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp được xem là một phần không thể thiếu của các chuỗi cửa hàng kinh doanh. Đối với các chuỗi cửa hàng thường có nhiều chi nhánh, do đó việc phân phối, trao đổi diễn ra một cách thụ động qua các báo cáo excel gửi cuối ngày và kế toán sẽ là người chịu trách nhiệm tổng hợp, sau đó báo cáo lên quản lý.

Giờ đây, với sự hỗ trợ của phần mềm quản trị, người dùng chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào từ các chi nhánh đơn vị thành viên, ngay sau đó hệ thống sẽ cập nhật thông tin và xuất ra báo cáo đến nhà quản lý một cách khoa học. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian mà còn tiết kiệm được tối đa nguồn lực cho doanh nghiệp.

Cho phép người dùng truy xuất dữ liệu chính xác và nhanh chóng

Việc sắp xếp thông tin thiếu khoa học hoặc có quá nhiều dữ liệu trùng lặp sẽ khiến cho việc tìm kiếm, truy cập trở nên rắc rối, khó khăn và có thể nhầm lẫn. Thông qua phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp, mọi dữ liệu được lưu trữ khoa học, sau đó trích xuất đa chiều, mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp đa thành viên, khi truy cập vào cùng dữ liệu tài chính cũng đảm bảo nhanh chóng, đơn giản hơn rất nhiều.

Hỗ trợ báo cáo và phân tích hoạt động tài chính

Những báo cáo thống kê KPI cùng hoạt động của doanh nghiệp được gửi hàng ngày theo cách truyền thống không thể đáp ứng được các nhu cầu của nhà quản trị. Lý do là bởi họ cần nơi lưu trữ, tổng hợp và cập nhật thông tin tài chính nhanh chóng. Phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp với những tính năng thông minh, giống với phần mềm quản lý dự án, có thể đáp ứng tốt nhu cầu này. Dựa vào số liệu được báo cáo, người dùng dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh, dòng tiền, nguồn vốn của doanh nghiệp, từ đó đưa ra được các biện pháp xử lý kịp thời.

5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp

Một hệ thống tài chính kế toán thiếu linh hoạt sẽ làm tiêu tốn nhiều tiền bạc của doanh nghiệp hơn. Sự phức tạp, thiếu tính năng xử lý thông tin sẽ đặt doanh nghiệp vào thế bị động. Trong thời đại mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay, giám đốc, trưởng bộ phận tài chính cần hệ thống quản lý đa năng, linh hoạt, cho phép kiểm soát dễ dàng các hoạt động của phòng ban để điều hành công việc một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động ở Việt Nam đã và đang có ý định đầu tư vào phần mềm quản trị tài chính. Tuy nhiên việc lựa chọn đúng phần mềm, phù hợp với điều kiện và yêu cầu của doanh nghiệp không hề đơn giản. Sau đây là 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị tài chính phù hợp với từng doanh nghiệp:

Khả năng thích ứng

Ở thời điểm hiện tại, nhu cầu về phần mềm quản trị tài chính kế tại Việt Nam rất lớn. Nền kinh tế Việt Nam và thế giới đang có nhiều biến động và thay đổi, xuất phát từ các nguyên nhân như: Toàn cầu hóa, hội nhập kinh doanh hay thay đổi về công nghệ. Cũng bởi vậy, phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp cần đáp ứng được tiêu chí thích ứng cao với những biến động của nền kinh tế thị trường. Đồng thời, phần mềm thông minh cũng cần đảm bảo dễ dàng thiết lập hệ thống và xu thế, giúp người dùng tiết kiệm được tối đa chi phí và kịp thời điều chỉnh những vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Tốc độ xử lý

Đối với các nhà quản trị tài chính, các thông tin liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp cực kỳ quan trọng. Thời điểm và chất lượng thông tin có được sẽ quyết định lớn đến khả năng thành công cũng như sự phát triển của doanh nghiệp.Với một cơ sở dữ liệu đầy đủ, nhanh chóng và chính xác sẽ tạo cơ sở vững chắc cho những quyết định quan trọng trong kinh doanh.

Cũng bởi vậy, các phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp có tốc độ xử lý nhanh chóng sẽ được ưu ái lựa chọn hơn, giúp quy trình quản lý tài chính diễn ra kịp thời, ổn định, tiết kiệm thời gian và công sức cho người quản lý.

Các mã phân tích đi kèm

Một hệ thống tài chính kế toán có giao diện đầy đủ, bao gồm: Trang chủ, bảng điều khiển thông tin, báo cáo chức năng, hiển thị tiến trình công việc sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn cảnh và chi tiết về hoạt động tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp. Qua đó họ có thể dễ dàng đưa ra những quyết định mang tính chiến lược. Bên cạnh đó, các mã phân tích của phần mềm cũng cho phép người dùng theo dõi các hoạt động tài chính ở nhiều cấp độ khác nhau. Vì vậy doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn các phần mềm được trang bị đầy đủ các mã phân tích đi kèm.

Khả năng ứng dụng

Nếu là một giám đốc tài chính trong xu hướng toàn cầu hóa, bạn cần chuẩn bị cho việc điều hành doanh nghiệp ngoài phạm vi lãnh thổ quốc gia của mình. Tiêu chí này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp có ý định mở rộng hoạt động kinh doanh. Khi đó, bạn cần tìm được hệ thống có thể áp dụng trên phạm vi đa quốc gia với một hạ tầng cơ sở duy nhất.

Chính vì lý do này, khi lựa chọn phần mềm hỗ trợ thông minh, bạn cần tìm các loại phần mềm có khả năng hỗ trợ các hoạt động giao dịch quốc tế như: Ngôn ngữ, tiền tệ, thuế hoặc các vấn đề khác liên quan đến chuẩn kế toán địa phương. Ngoài ra, hệ thống tài chính kế toán này bắt buộc phải có nhiều chức năng linh hoạt, không đòi hỏi nhiều hỗ trợ kỹ thuật để có thể dùng cho những khu vực địa lý khác nhau.

Hỗ trợ từ nhà cung cấp

Nhà cung cấp phần mềm không chỉ cài đặt cho bạn một hệ thống ưu việt mà còn hỗ trợ bạn với dịch vụ tốt nhất, từ nguồn lực đa dạng đến các hoạt động nằm ngoài khu vực. Do đó việc lựa chọn đúng nhà cung cấp là yếu tố đặc biệt quan trọng để có được hệ thống ưu việt và được hỗ trợ khắc phục sự cố một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo quy trình quản lý tài chính diễn ra tốt nhất.

Một số câu hỏi liên quan đến phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp

Hiện tại đã có rất nhiều tổ chức ứng dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn không ít đơn vị đang trong quá trình tìm hiểu, đặt ra một số thắc mắc liên quan đến công cụ này:

Có nên sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí không?

Có nhiều đơn vị hiện nay chưa thể sử dụng phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp, lý do là bởi còn e ngại về chi phí đầu tư. Trong trường hợp này, phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí sẽ là gợi ý hay. Để trả lời câu hỏi có nên sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí không, bạn nên dựa vào ưu nhược điểm của loại phần mềm này:

Ưu điểm:

• Phần mềm miễn phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí đầu tư vì nhà cung cấp không yêu cầu bạn phải trả bất kỳ khoản phí nào, từ việc cài đặt đến sử dụng. Lợi ích này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập và chưa có nhiều vốn.
• Công cụ quản trị tài chính doanh nghiệp miễn phí cung cấp những tính năng cơ bản giúp các tổ chức khắc phục khó khăn và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.
• Giao diện của loại phần mềm này vô cùng đơn giản, thân thiện nên bạn không mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng.

Nhược điểm:

• Phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp miễn phí có thể không đảm bảo tính an toàn vì được tải về từ một số trang web không uy tín. Khi đó thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp có thể bị mất cắp.
• Một số tính năng nâng cao của phần mềm bị hạn chế, vì vậy nếu tổ chức hoạt động với quy mô lớn, yêu cầu cao thì phần mềm này sẽ không phù hợp.
• Khi sử dụng phần mềm miễn phí, bạn có thể không nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp khi bị lỗi, hỏng hay gặp sự cố.

Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp nào tốt nhất hiện nay?

Do có quá nhiều nhà cung cấp phần mềm trên thị trường hiện nay nên nhiều người băn khoăn không biết đâu mới là phần mềm chất lượng. Nếu chưa chọn được công cụ quản lý tài chính ưng ý, bạn có thể tham khảo top 5 được gợi ý dưới đây:

• Phần mềm quản lý tài chính Odoo.
• Phần mềm SAP.
• Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp thông minh Bravo.
• Phần mềm MISA.
• Phần mềm Omas.

Có thể thấy, phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp hỗ trợ công ty xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả, giảm thiểu được những rủi ro, thất thoát, đồng thời giúp hoạt động tài chính được kiểm soát hiệu quả hơn. Đây là giải pháp thông minh cho các doanh nghiệp hiện nay, do đó bạn nên tham khảo và lựa chọn cho mình phần mềm phù hợp nếu đang gặp những khó khăn với hoạt động tài chính của mình.