Những tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu giữ

Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn nắm giữ và phát sinh các hồ sơ pháp lý và tài liệu nội bộ. Do đó, việc lưu trữ các hồ sơ và tài liệu là rất quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp và tùy theo từng loại hình mà doanh nghiệp sẽ cần lưu giữ các hồ sơ, tài liệu nhất định. Vậy doanh nghiệp cần lưu trữ những hồ sơ và tài liệu nào?

Cơ sở pháp lý:

 Điều 11 Luật doanh nghiệp 2014

1. Địa điểm lưu giữ 

Tại trụ sở chính hoặc các địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

2. Thời gian lưu giữ

Tùy từng giấy tờ hồ sơ sẽ có thời hạn lưu giữ khác nhau, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

3. Mục đích

• Đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

• Tạo thuận lợi cho các hoạt động của doanh nghiệp như: các hoạt động về kế toán, quyết toán hàng tháng, quý, năm.

• Việc lưu giữ tốt sẽ giúp cho tài liệu được phân loại chính xác và xác định được tầm quan trọng của những hồ sơ, tài liệu. Trên cơ sở đó, sẽ dễ dàng lựa chọn được những văn bản, giấy tờ phù hợp khi cần thiết

• Đảm bảo được các hồ sơ, tài liệu nội bộ bí mật của công ty.

• Việc lưu trữ cũng góp phần giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành tất cả những hồ sơ có liên quan tới pháp luật.

4. Các hồ sơ lưu giữ 

Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

• Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ của công ty; Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các Giấy chứng nhận khác; Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.

• Tài liệu và các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.

• Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các Quyết định của doanh nghiệp.

• Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán.

• Báo cáo tài chính hàng năm, sổ sách kế toán, chứng từ kế toán.

• Báo cáo của Ban kiểm soát, Kết luận của tổ chức kiểm toán, Kết luận của cơ quan thanh tra.

Lưu ý: Để bảo mật thông tin của Quý Khách, khi Quý Khách “bình luận” vào bài viết với nội dung chứa số điện thoại và email, những thông tin liên hệ đó sẽ được Quốc Luật ẩn đi nhằm tránh những rắc rối phát sinh cho quý khách hàng.