Những loại báo cáo bán hàng cần phải có khi kinh doanh?

Để theo dõi hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp cần lập và theo dõi các báo cáo kinh doanh định kỳ như báo cáo kho, báo cáo bán hàng, báo cáo tài chính. Vậy, báo cáo bán hàng là gì? Báo cáo kho là gì? Và báo cáo tài chính là gì? Làm thế nào để biết rằng doanh nghiệp đang quản lý hiệu quả các hoạt động bán hàng thông qua những báo cáo này.

I. Báo cáo kho 

1. Báo cáo kho là gì?

Báo cáo kho là tập hợp các thông tin, số liệu về đơn hàng còn trong kho giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng và điều hướng hàng hóa phù hợp. Báo cáo kho giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa có trong cửa hàng và biết chính xác số lượng hàng hóa còn trong kho. Từ đó kiểm soát số lượng hàng hóa thất thoát và nhập hàng kịp thời cho doanh nghiệp. 

2. Báo cáo hàng tồn kho

Báo cáo kho bao gồm các loại báo cáo nhỏ hơn là báo cáo hàng tồn kho, báo cáo định mức hàng tồn kho và báo cáo hàng bán chạy. 

a. Báo cáo hàng bán chạy

Báo cáo hàng bán chạy thống kê các mặt hàng bán chạy, số lượng bán ra là bao nhiêu và doanh thu mà mặt hàng này mang lại cho doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Thông thường, báo cáo hàng bán chạy sẽ thống kê các mặt hàng bán chạy của doanh nghiệp theo tuần, tháng. Báo cáo này giúp doanh nghiệp tiếp tục triển khai hoặc tập trung bán những sản phẩm tốt nhất, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Hệ thống của 94Now sẽ ghi nhớ lịch sử mua hàng của khách hàng, báo cáo sản phẩm được khách hàng yêu thích nhất, có xu hướng mua nhiều nhất giúp doanh nghiệp tiếp tục đẩy mạnh những sản phẩm này, gia tăng lợi nhuận tối đa. 

b. Báo cáo hàng tồn kho

Báo cáo hàng tồn kho thống kê số lượng hàng tồn trong kho. Thêm vào đó, báo cáo hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp biết được giá trị hàng tồn kho, dự trù nguồn thu và lên kế hoạch tài chính cho mình. Báo cáo hàng tồn kho sẽ giúp giúp hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Chẳng hạn, doanh nghiệp bạn kinh doanh mặt hàng quần áo. Khách hàng đến cửa hàng và có nhu cầu mua áo phông màu hồng size M. Thay vì phải vào kho kiểm tra xem mặt hàng này còn không thì doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra hệ thống báo cáo hàng tồn kho. Hệ thống báo cáo hàng tồn kho sẽ hiển thị tập hợp các sản phẩm theo số lượng, màu sắc, size giúp nhân viên bán hàng nhanh chóng tìm thấy sản phẩm và kiểm tra xem còn hàng không.

Báo cáo hàng tồn kho giúp doanh nghiệp luôn cân đối được số lượng hàng hóa trong kho, không để tình trạng hết hàng cũng như là quá nhiều hàng tồn kho. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được sản phẩm mà khách hàng cần, không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn gây mất uy tín của doanh nghiệp, khiến khách hàng lựa chọn đối thủ cạnh tranh của bạn. Ngược lại, trữ quá nhiều hàng tồn trong kho lại làm tổn thất không hề nhỏ đến doanh thu của doanh nghiệp bạn. 

94Now hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho, tự động gửi tin nhắn đến chủ doanh nghiệp khi sắp hết hàng, giúp bạn có phương án điều phối hàng hóa từ các cửa hàng lân cận hoặc nhập hàng ngay lập tức. 

II. Báo cáo tài chính

1. Báo cáo tài chính là gì? 

Báo cáo tài chính là báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, báo cáo tài chính thể hiện khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính có ý nghĩa quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu và lợi nhuận trong kỳ thông qua việc đánh giá tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh, thực trạng tài chính của doanh nghiệp. 

2. Các loại báo cáo tài chính

2 loại báo cáo tài chính mà doanh nghiệp quan tâm nhất là báo cáo công nợ và báo cáo lãi lỗ của doanh nghiệp. 

a. Báo cáo công nợ

Công nợ bao gồm 2 khoản là công nợ phải thu và công nợ phải trả. Trong đó, công nợ phải thu bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính. Công nợ phải trả bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Trừ một số cơ sở có thể sản xuất hàng hóa, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay phải nhập hàng từ các nhà cung cấp hàng hóa. 

Báo cáo công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác, giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

b. Báo cáo lãi lỗ

Báo cáo lãi lỗ sẽ giúp doanh nghiệp biết được doanh thu và lợi nhuận của mình trong hiện tại cũng như so sánh các chỉ số này của kỳ hiện tại so với các kỳ trước. Việc quản lý, tính toán lãi lỗ trên Excel yêu cầu nhân viên kế toán cần được đào tạo nghiệp vụ và phải mất nhiều thời gian để tính được kết quả. Chưa kể rằng việc tính toán thủ công này còn có thể gây ra việc nhầm lẫn hoặc thiếu sót. 

Hệ thống của 94Now sẽ cập nhật tất cả các hoạt động bán hàng ngay trên website, tính toán và báo cáo chi tiết các chỉ số lãi, lỗ cho doanh nghiệp theo ngày, tháng hoặc quý. Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình mọi lúc, mọi nơi với 94Now mà không cần phải trực tiếp đến cửa hàng. 

III. Báo cáo khách hàng

1. Báo cáo khách hàng là gì?

Báo cáo khách hàng là báo cáo các thông tin, hoạt động của khách hàng của doanh nghiệp, bao gồm các thông tin của khách hàng, lịch sử truy cập của khách hàng, những sản phẩm yêu thích của họ… Những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận, chăm sóc khách hàng và đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả đặc biệt là trong việc quản lý kinh doanh thương mại điện tử 

2. Các loại báo cáo khách hàng

a. Báo cáo quản lý khách hàng

Báo cáo quản lý khách hàng là việc báo cáo các hoạt động thu thập thông tin, dữ liệu của khách hàng như tên, tuổi, giới tính, sở thích… nhằm xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng, gia tăng tệp khách hàng trung thành cho doanh nghiệp. Chi tiết hơn, doanh nghiệp cần quản trị các giao dịch phát sinh với khách hàng, lịch sử tìm kiếm của khách hàng để đưa ra những gợi ý nhằm gia tăng trải nghiệm cho khách hàng.

Quản lý khách hàng là quy trình có ý nghĩa vô cùng quan trọng nhưng lại không hề dễ dàng. Doanh nghiệp sẽ dễ gặp phải các vấn đề về nhân lực, quản lý thông tin và bao quát các quá trình quản lý khách hàng. Việc quản lý thông tin khách hàng bằng nhập liệu thủ công là bất khả thi, vì vậy doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý các thông tin khách hàng. Tính năng quản lý chăm sóc khách hàng của 94Now sẽ tự động phân loại và quản lý khách hàng theo những nhóm khác nhau. Đồng thời, hệ thống còn ghi nhớ hành vi, sở thích, từ khóa sử dụng để tìm kiếm và đưa ra những gợi ý thông minh cho khách hàng. 

b. Báo cáo chăm sóc khách hàng

Hoạt động quản lý thông tin khách hàng được sử dụng để chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. Khi hiểu rõ về khách hàng, doanh nghiệp sẽ hoạch định được các chiến lược chăm sóc khách hàng phù hợp. Chăm sóc khách hàng là hoạt động tương tác với khách hàng, tiếp nhận và hỗ trợ các vấn đề cho khách hàng. Khách hàng luôn mong muốn nhận được sự hỗ trợ của doanh nghiệp nhanh chóng bất cứ khi nào họ gặp vấn đề. Muốn hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả, việc áp dụng công nghệ vào hoạt động này là vô cùng cần thiết. 94Now tích hợp cổng thông tin, tổng đài chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng.

Doanh nghiệp đã chuẩn bị kỹ càng cho các hoạt động chăm sóc khách hàng nhưng để đo lường chính xác được hiệu quả của các chiến dịch này thì phải cần đến các báo cáo chi tiết, đó là lý do vì sao các doanh nghiệp cần lập báo cáo cho các hoạt động chăm sóc khách hàng. Báo cáo chăm sóc khách hàng là quá trình phân tích dữ liệu, thống kê và báo cáo lại hiệu quả của các chương trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Sau mỗi chiến dịch chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp sẽ được hệ thống 94Now báo cáo hiệu quả chi tiết. Từ đó, tìm ra những điểm cần phát huy và khắc phục các điểm yếu của chiến dịch trong tương lai. 

Để biết được hiệu quả kinh doanh trong từng kỳ của doanh nghiệp, bạn cần phải theo dõi các báo cáo trên. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn gặp khó khăn khi phải lập và theo dõi các báo cáo này. 94Now hiểu được điều này và đề xuất giải pháp thương mại điện tử cho doanh nghiệp, quản lý đồng bộ trên 1 nền tảng website duy nhất cho khách hàng. Tất cả các báo cáo kho hàng, báo cáo tài chính và báo cáo khách hàng đều được tích hợp ngay trên nền tảng của 94Now. Doanh nghiệp có thể tối ưu thời gian trong việc quản lý cũng như cắt giảm chi phí và nhân lực trong các khâu quản lý.