Những kiến thức cơ bản về quản lý vòng đời dự án

Theo kết quả đáng nhạc nhiên từ một cuộc khảo sát của tập đoàn danh tiếng toàn cầu KPMG đối với 100 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực trên thế giới về tình hình thực thiễn của việc quản lý dự án, có tới 70% các doanh nghiệp đã gặp thất bại với ít nhất 01 dự án trong vòng 12 tháng gần nhất, và một trong những nguyên nhân chủ yếu đến từ việc những quản lý và nhóm của họ thường không được tiếp nhận một cách đầy đủ và khoa học những thông tin cần thiết trong suốt tiến trình của dự án. Tuy nhiên, việc này không phải là không thể tránh khỏi nếu như doanh nghiệp biết cách quản lý vòng đời dự án để theo dõi tiến trình công việc ngay từ những điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc, đồng thời đảm bảo sự rõ ràng và trật tự cần thiết cho toàn bộ quy trình.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng xem xét kỹ 4 giai đoạn chính của quản lý vòng đời dự án, những yêu cầu ở mỗi giai đoạn đối với người quản lý và các thành viên còn lại để có thể dẫn dắt dự án của mình thành công.

Quản lý vòng đời dự án là gì?

Quản lý vòng đời dự án là một môt hình thống nhất về cách thức để một dự án có thể tiến triển, từ khi mới bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Mọi quy trình dự án đều bao gồm 4 giai đoạn chính: Bắt đầu, Lập kế hoạch, Thực hiện, và Kết thúc. Các giai đoạn này trình bày chi tiết mọi khía cạnh của từng dự án, từ các nhiệm vụ nhỏ với trách nhiệm cá nhân của các thành viên đến các yếu tố cốt lõi của dự án như lịch trình, ngân sách, và các điểm mốc quan trọng.

Theo một nghiên cứu năm 2017 của website pmi.org, một tổ chức danh tiếng thế giới chuyên nghiên cứu về quản lý dự án thì trung bình cứ với 1 tỷ đô la đầu tư vào các dự án thì sẽ có 97 triệu đô la bị lãng phí do yếu kém trong công tác quản lý, như vậy chắc bạn đã cảm giác rõ hơn về tầm quan trọng của việc quản lý vòng đời dự án đối với doanh nghiệp lớn đến như thế nào rồi chứ?

Việc hiểu rõ các bước của quy trình quản lý dự án là việc cực kỳ thiết yếu đối với toàn bộ nhóm dự án. Với việc trang bị cho đội nhóm một mô hình để xác định các giai đoạn rõ ràng thì mọi khía cạnh của dự án sẽ trở nên dễ quản lý và dễ hiểu hơn rất nhiều, nó giống như một tấm bản đồ giúp cho nhóm luôn biết rằng mọi người đang hướng đến cái gì và đang ở vị trí nào. Với việc biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo và hiểu từng yêu cầu của các giai đoạn, tất cả các thành viên sẽ có ý thức tự giác và trách nhiệm với phần việc của bản thân. Ngoài ra, cấu trúc của vòng đời quản lý dự án cũng cho phép các thành viên trong nhóm thiết lập kênh giao tiếp hiệu quả hơn.

Kiến thức chuyên sâu về quản lý vòng đời dự án cũng đặc biệt quan trọng đối với những nhà quản lý dự án, nó cung cấp cho họ cái nhìn toàn cảnh về mọi việc đang diễn ra như thế nào, cho phép họ kiểm soát từng bước dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, tìm hiểu các giai đoạn trong vòng đời của dự án cũng rất hữu ích cho các bộ phận khác có liên quan và cả khách hàng, nó thúc đẩy sự minh bạch trong từng giai đoạn của dự án để các bên có thể đánh giá rủi ro và có những kỳ vọng một cách phù hợp.

Bốn giai đoạn chính của quản lý dự án

Quản lý dự án có thể được chia thành bốn giai đoạn riêng biệt:

• Bắt đầu

• Lập kế hoạch

• Thực hiện

• Kết thúc

Tuy rằng vẫn có một số tranh luận về số lượng các giai đoạn trong vòng đời quản lý dự án, vì có thể các cách chia giai đoạn khác nhau, tuy nhiên có thể nói đây là cách thiết lập vòng đời dự án thường được sử dụng. 

Hai bước đầu tiên – bắt đầu và lập kế hoạch – là giai đoạn trước dự án, khi mọi người trong nhóm thực hiện các công việc chuẩn bị và xây dựng các nền tảng cần thiết. Phần lớn dự án sẽ nằm trong quá trình thực hiện, trong khi giai đoạn kết thúc là lúc đánh giá và hoàn thiện dự án của bạn.  

Vòng đời dự án sẽ bao gồm tất cả các chi tiết quan trọng từ lớn cho đến nhỏ trong dự án của bạn:

• Mục tiêu của dự án

• Nguồn lực: bao gồm ngân sách, nhóm, thời gian và công cụ cần thiết để hoàn thành công việc và cách thức phân bổ chúng.

• Các mốc quan trọng, khung thời gian và deadline cho mỗi quá trình trong dự án

• Các sản phẩm sẽ được hoàn thành trong từng giai đoạn

• Quy trình công việc

• Các báo cáo

• Phân tích và đánh giá sau dự án

Nó cũng giống như việc bạn đang xây một ngôi nhà vậy, với mỗi giai đoạn là một khía cạnh khác nhau của quá trình xây dựng. Bây giờ, chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn từng bước của vòng đời nhé.

Bước 1. Khởi tạo dự án 

Nó cũng giống như việc bạn đang xây một ngôi nhà vậy, với mỗi giai đoạn là một khía cạnh khác nhau của quá trình xây dựng. Bây giờ, chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn từng bước của vòng đời nhé.

Giai đoạn bắt đầu dự án rất quan trọng, có rất nhiều chiến dịch của các công ty đã thất bại chỉ vì sai sót ở ngay những bước đầu tiên này, điều đó cho thấy việc xác định hướng đi đúng khi thực hiện các dự án là cực kỳ thiết yếu.

Thực vậy, quá trình khởi đầu sẽ đặt nền tảng cho tất cả các bước của dự án trong tương lai, những vấn đề chính mà nhóm của bạn cần giải quyết sẽ được định hình ở giai đoạn này. Mọi người sẽ bàn bạc để đánh giá tính khả thi của dự án và biết nó có thực sự hợp lý để triển khai hay không. Vào cuối giai đoạn này, tất cả mọi người sẽ phải nắm rất rõ ràng những vấn đề cốt lõi của dự án. Đây cũng là lúc mà bạn định hình được bộ khung nhân sự tham gia các công việc, bắt đầu tổ chức các nhóm và giao nhiệm vụ, đồng thời xác định những nguồn lực mà dự án này yêu cầu.

Bước cuối cùng trong giai đoạn đầu này là tạo ra một Tình huống Kinh doanh, việc này nhằm giúp bạn có một cái nhìn tốt hơn về các yếu tố chính sau:

• Mục đích của dự án

Dự án này giải quyết những vấn đề gì? Điều gì tạo ra nhu cầu cho dự án này?

• Các phương án khác

Liệu có giải pháp nào khác cho những vấn đề đã được cân nhắc không? Tại sao dự án này lại là giải pháp tốt nhất?

• Khung thời gian

Bạn dự định dự án này sẽ kéo dài bao lâu và khi nào bạn sẽ nhìn thấy kết quả?

• Ngân sách

Bạn dự kiến chi phí của dự án này là bao nhiêu?

• Rủi ro tiềm ẩn

Có bất kỳ rủi ro hoặc trở ngại tiềm ẩn nào không?

Quay trở lại phép so sánh quản lý dự án giống như việc xây dựng một ngôi nhà nhé, giai đoạn bắt đầu có thể xem là lúc mà bạn đang suy nghĩ về ngôi nhà của mình và tìm hiểu xem liệu đây có phải là thứ thực sự khả thi hay không, ngôi nhà này đã đáp ứng được hết các nhu cầu của bạn chưa, bạn có đủ tiền trả cho nó không, khi nào thì sẽ xây dựng xong v.v…

Để triển khai giai đoạn này, công cụ quản lý vòng đời dự án sẽ cho phép bạn tạo ra các nhóm nội bộ riêng để làm việc kèm các công cụ cần thiết, các dữ liệu và tập tin quan trọng sẽ được tải lên để mọi người cùng theo dõi.

Bạn có thể thiết lập nhiệm vụ cho từng thành viên, ví dụ có những người chỉ có quyền xem, nhưng có những người cũng có thể chỉnh sửa.

Bạn sẽ dễ dàng theo dõi công việc mỗi khi khởi tạo bởi nó sẽ được gắn liền với nhánh công việc có liên quan.

Bước 2. Lập kế hoạch dự án

Khi giai đoạn bắt đầu kết thúc, dự án của bạn sẽ bước vào giai đoạn lập kế hoạch. Đúng như cái tên của nó, ở bước này bạn sẽ vạch ra những công việc, hoạt động, và sắp xếp theo trình tự hợp lý để đạt được mục tiêu đã đề ra, bạn càng lập kế hoạch chi tiết bao nhiêu thì khả năng thành công của bạn cũng sẽ cao bấy nhiều. Kế hoạch sẽ mang lại sự rõ ràng và hệ thống cho dự án, để tránh các tiến trình rơi vào tình trạng lộn xộn và hỗn loạn. Trong giai đoạn này, có những điểm sau mà bạn cần phải hiểu rõ:

• Tầm nhìn của dự án

• Lịch trình và thời hạn của dự án

• Thành phần đội nhóm

• Trách nhiệm của các cá nhân

• Các nguồn lực, ngân sách, cách sử dụng chúng

• Các công cụ bạn sẽ sử dụng

• Quy trình công việc của dự án

Khi lập kế hoạch, bạn và nhóm của mình sẽ đưa ra một lộ trình xác định các mốc quan trọng của dự án và các bước đi kèm mà mọi người sẽ thực hiện để đạt được chúng. Ngoài ra, bạn sẽ có được cái nhìn rõ ràng về tiến trình của dự án cũng như các thời hạn mà mỗi thành viên trong nhóm sẽ phải tuân thủ. Quan trọng hơn cả, bạn sẽ tập hợp các nguồn lực và phân bổ đến nơi cần thiết: tài chính, thời gian, công cụ, và đội ngũ, mọi thứ sẽ trở nên rất rõ ràng và có thể đo lường được trên các chỉ số.

Như đã nhấn mạnh ở trên, việc triển khai giai đoạn này cần thực hiện càng kỹ lưỡng càng tốt, vì nó sẽ định hình bộ khung cho quá trình tiến triển của dự án của bạn. Lại quay lại với phép so sánh như việc xây dựng một ngôi nhà, đây có thể gọi là giai đoạn lên bản vẽ sơ đồ mặt bằng đồng thời xác định các vật liệu cần thiết. Ngôi nhà, hay dự án của bạn, có thực sự vững chắc hay không tùy thuộc rất nhiều vào việc bạn định hình nó ban đầu như thế nào đó.

Đừng lo lắng, bởi có rất nhiều công cụ trong phần mềm quản lý vòng đời dự án để bạn có thể lập kế hoạch một cách hiệu quả, như: lịch kế hoạch dự án, timeline quản lý khối công việc, kế hoạch nguồn lực cho dự án, danh sách các việc cần làm v.v.

Bạn có thể đặt chế độ xem lịch kế hoạch dự án từ hàng tháng, sang hàng tuần, hoặc hàng ngày, nhưng thông thường chế độ mặc định là chế độ xem lịch theo tháng. Các mẫu lịch này đặc biệt hữu dụng cho phòng tiếp thị vì nó giúp thực hiện việc lập kế hoạch cho các chiến dịch dễ dàng hơn rất nhiều, giao diện sử dụng cũng khá dễ hiểu để bạn nhanh chóng làm quen.

Các mẫu timeline quản lý khối công việc được thiết kế theo dạng biểu đồ Gantt, dạng biểu đồ này đã có lịch sử trong khoảng 100 năm, đây là một phương pháp thông dụng để lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của kế hoạch. Bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ trong biểu đồ với đầy đủ các thông tin về trạng thái và người chịu trách nhiệm, rất hữu dụng cho các nhà quản lý khi cần theo dõi mức độ tiến triển của dự án. Điều thú vị là ngay khi bạn thực hiện một thay đổi gì trên biểu đồ này, ví dụ như deadline chẳng hạn thì các thông báo cũng sẽ được tự động gửi đến những người ở trong nhóm.

Bước 3. Thực hiện và giám sát dự án

Cuối cùng, sau tất cả những khâu chuẩn bị và lập kế hoạch, đây là lúc mà dự án của bạn bắt đầu đi vào giai đoạn tiến hành. Các bước trong kế hoạch trên giấy của bạn dần dần được triển khai trên thực tế, giai đoạn này chiếm nhiều thời gian nhất và là bước quyết định sự thành công dự án của bạn, vì vậy bạn sẽ phải chú trọng tới từng chi tiết nhỏ xảy ra, cẩn thận trong việc đặt từng “viên gạch” đầu tiên cho đến khi dự án dần dần thành hình.

• Với vai trò là một người quản lý dự án, trong giai đoạn này bạn sẽ phải chú ý những điều sau:

• Đặt nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm

• Tổ chức quy trình làm việc

• Truyền động lực cho các thành viên trong nhóm

• Sử dụng các nguồn lực đã được phân bổ cho dự án một cách hiệu quả

• Đảm bảo rằng các deadline được đảm bảo đúng tiến độ

• Phản ứng linh hoạt và nhanh chóng với các tình huống

• Cập nhật cho các bên liên quan về tiến độ dự án

Trọng tâm chính ở đây là các sản phẩm cần được bàn giao, ở cả trong nội bộ nhóm và cả với khách hàng cùng các bên liên quan, đó là những báo cáo được chia sẻ trong nội bộ team và cả những sản phẩm thành hình để khách hàng nắm được tiến độ công việc. Người quản lý dự án cần theo dõi tiến độ thực hiện dự án và giám sát chặt chẽ từng giai đoạn của quy trình. Điều quan trọng nhất đó là định hướng đúng và đảm bảo động lực cho các thành viên trong nhóm của bạn. Một đặc trưng khác cần được lưu ý trong giai đoạn này đó là sự giao tiếp và phối hợp trong nhóm, do luồng công việc được triển khai liên tục nên sẽ có vô vàn sự tương tác trong các nhóm và giữa các nhóm nhỏ với nhau.

Các công cụ thông thường được sử dụng trong giai đoạn này được chia thành các nhóm chính sau:

• Quản lý thời gian

• Giám sát và kiểm soát nhiệm vụ

• Quản lý vai trò công việc

• Quản lý tác vụ nâng cao

Việc quản lý thời gian hoàn thành các công việc của dự án sẽ đảm bảo cho mọi thứ đi đúng kế hoạch và tiến độ, đồng thời có thể đưa ra các giải pháp nếu có những deadline sắp bị trễ. Người giám sát nên phân bổ lượng thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ và sau đó theo dõi thời gian thực tế đã dành để hoàn thành chúng, đồng thời gửi các báo cáo về thời gian thực hiện các công việc cho từng bộ phận và nhân viên phụ trách.

Ứng dụng quản lý vòng đời dự án cho phép bạn kiểm tra tiến độ dự án theo những cách như: tỷ lệ hoàn thành công việc, báo cáo công việc, hiệu quả công việc và giám sát công việc. Chức năng giám sát luôn được tích hợp sẵn trong tải khoản của các quản lý để cho phép họ kiểm tra tiến độ của cấp dưới. Trong mỗi công việc bạn sẽ còn có thể thấy rõ vai trò của nhân viên ví dụ như ai là người đảm nhận trách nhiệm chính và ai là người hỗ trợ.

Ứng dụng quản lý vòng đời dự án cho phép bạn kiểm tra tiến độ dự án theo những cách như: tỷ lệ hoàn thành công việc, báo cáo công việc, hiệu quả công việc và giám sát công việc. Chức năng giám sát luôn được tích hợp sẵn trong tải khoản của các quản lý để cho phép họ kiểm tra tiến độ của cấp dưới. Trong mỗi công việc bạn sẽ còn có thể thấy rõ vai trò của nhân viên ví dụ như ai là người đảm nhận trách nhiệm chính và ai là người hỗ trợ.

Tính năng đánh giá hiệu quả cho phép bạn theo dõi tất cả công việc đang triển khai và đo lường kết quả của chúng, giúp bạn hiểu được hiệu suất của mỗi cá nhân và từng nhóm. Các công việc khi được đo lường bằng chỉ số sẽ giúp bạn dễ tưởng tượng về mức độ hoàn thành của nó, từ đó bạn cũng dễ dàng đưa ra các quyết định hợp lý về việc thăng chức hoặc khen thưởng.

Trong phần quản lý tác vụ nâng cao, bạn không nên bỏ qua danh sách kiểm tra các công việc, hay nói cách khác là danh sách những việc cần làm, đảm bảo tính nhất quán và không bỏ sót bất cứ công việc quan trọng nào. Bạn cũng có thể thêm những người chịu trách nhiệm cho từng mục của danh sách kiểm tra, đánh dấu quan trọng cho những danh sách cần thiết, và số lượng của những danh sách này là không bị giới hạn.

Bước 4. Kết thúc

Giai đoạn kết thúc của dự án thường bao gồm những phân tích và đánh giá, quản lý và toàn bộ các thành viên sẽ cùng ngồi lại để xem xét những gì đã được triển khai tốt và những gì cần được cải thiện.

Check-list của người quản lý cho giai đoạn kết thúc thường sẽ bao gồm những điều sau:

• Bàn giao tất cả các sản phẩm của dự án

• Đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của dự án đã được hoàn thành

• Đánh giá hiệu suất của nhóm và cá nhân

• Gửi báo cáo cho tất cả các bên liên quan

• Thực hiện các phân tích và đánh giá về kết quả của dự án

Khía cạnh “Đánh giá” là yếu tố quan trọng bậc nhất trong giai đoạn kết thúc này, nó tập trung vào những phân tích hậu dự án để trả lời các câu hỏi như: các mục tiêu của dự án có đạt được không? vấn đề ban đầu đã được giải quyết chưa? đội nhóm đã đạt được mục tiêu của mình chưa? các deadline đã được đảm bảo đúng thời hạn chưa? nhiệm vụ được hoàn thành ở mức nào? Bạn sẽ cần xem xét tất cả những câu hỏi này để đưa ra những phản hồi mang tính chất xây dựng cho các thành viên, đồng thời thúc đẩy hiệu suất của dự án trong tương lai.

Một trong các công cụ hữu dụng cho giai đoạn này đó là tính năng báo cáo công việc, cho phép trích xuất các tài liệu chứa thông tin về công việc của nhân viên được thực hiện trong khoảng thời gian xác định, tóm tắt lại và được gửi cho các giám sát để theo dõi tình hình. Những màu sắc hiện thị tương ứng cũng sẽ giúp mọi người dễ theo dõi kết quả của báo cáo, ví dụ nếu báo cáo chưa có sự xác nhận của quản lý, nó sẽ hiển thị màu xám, còn khi đã được quản lý duyệt và tính hoàn thành công việc thì nó sẽ chuyển sang màu đỏ.

Một trong các công cụ hữu dụng cho giai đoạn này đó là tính năng báo cáo công việc, cho phép trích xuất các tài liệu chứa thông tin về công việc của nhân viên được thực hiện trong khoảng thời gian xác định, tóm tắt lại và được gửi cho các giám sát để theo dõi tình hình. Những màu sắc hiện thị tương ứng cũng sẽ giúp mọi người dễ theo dõi kết quả của báo cáo, ví dụ nếu báo cáo chưa có sự xác nhận của quản lý, nó sẽ hiển thị màu xám, còn khi đã được quản lý duyệt và tính hoàn thành công việc thì nó sẽ chuyển sang màu đỏ.

Lời kết 

Từ người quản lý dự án đến các thành viên trong nhóm, sự hiểu biết về 4 giai đoạn của quản lý vòng đời dự án là điều cần thiết cần được trang bị cho tất cả mọi người, bất kể mức độ tham gia của họ. Việc các thành viên nắm được từng giai đoạn của dự án và biết được điều gì sẽ xảy ra tiếp theo sẽ đảm bảo tính khoa học của tổ chức, nâng cao hiệu suất làm việc chung và đảm bảo thành công cho dự án!