Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu – Chi tiết về công việc

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là làm gì? Đâu là các yêu cầu công việc đối với vị trí này? Mức lương và chế độ đãi ngộ của ngành này như thế nào? Liệu có nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc hay không? 

Nếu như bạn đang quan tâm tìm kiếm cơ hội việc làm xuất nhập khẩu, giao thông vận tải, ngoại thương hoặc kinh tế luật thì công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có thể là một lựa chọn thú vị dành cho bạn đấy. Hãy cùng Mua Bán tìm hiểu chi tiết nhé: 

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là một vị trí công việc có tên tiếng Anh là Document Staff, thường xuất hiện khá phổ biến trong các công ty thuộc lĩnh vực logistics. Tại một số công ty xuất nhập khẩu, vị trí này cũng được gọi là nhân viên mua hàng (Purchasing Staff). 

Công việc chính của một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là giải quyết các loại văn bản, giấy tờ, chứng từ liên quan đến hoạt động xuất và nhập sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp. 

Vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng được chia ra nhiều chuyên ngành khác nhau:

• Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu hàng hải

• Nhân viên chứng từ khai báo thủ tục hải quan

• Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu hàng không

• Nhân viên chứng từ thanh toán quốc tế

• Nhân viên chứng từ cước phí vận chuyển

Xem thêm >>> ETD là gì trong xuất nhập khẩu? Cách phân biệt với ETA?

Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Công việc cụ thể của một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của công ty nơi họ làm việc. Tuy nhiên, một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ bao gồm những nghiệp vụ cơ bản sau đây: 

• Làm C/O, làm mẫu kiểm định, chuẩn bị các loại hồ sơ, chứng từ khác có liên quan đến việc xuất – nhập khẩu hàng hóa.

• Chuẩn bị các loại chứng từ cần thiết nhằm hỗ trợ cho đối tác, khách hàng, các đơn vị vận chuyển và nhà cung cấp.

• Liên hệ và làm việc với các đơn vị vận chuyển (các hãng tàu, hãng hàng không), nhà cung cấp và khách hàng trong và ngoài nước nhằm sắp xếp quy trình vận chuyển và theo dõi tiến độ, giải quyết các vấn đề phát sinh. 

• Soạn thảo các loại hợp đồng, hóa đơn thương mại, bao gồm: C/O, PO, Packing list, hợp đồng thuê container, thuê kho bãi,… 

• Quản lý và đối soát các loại chi phí trong quá trình xuất – nhập khẩu như phí vệ sinh, phí DEM/DET, phí vận chuyển hàng bằng container/tàu/máy bay,… 

• Thực hiện việc thanh toán cho các đơn hàng quốc tế và chuẩn bị các loại chứng từ liên quan.

• Quản lý, kiểm tra, phân loại và lưu trữ tất cả chứng từ liên quan đến quá trình xuất – nhập khẩu hàng hóa.

Những kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Đâu là những kỹ năng quan trọng nhất đối với một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu? Dưới đây là bộ kỹ năng cần thiết mà bạn nên trang bị cho mình nếu muốn phát triển trong nghề này: 

• Về kiến thức chuyên môn, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải thường xuyên làm việc với các loại giấy tờ, chứng từ, giấy phép nên phải am hiểu các kiến thức về kinh tế, pháp luật, ngoại thương, quản trị, logistics. Ngoài ra, bạn cũng cần phải thông thạo một trong số những ngôn ngữ phổ biến như tiếng Anh hoặc tiếng Trung để có thể làm việc thuận lợi đối với các đối tác nước ngoài. 

• Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng cần có kỹ năng thuyết minh và đàm phán. Lý do là vì họ thường xuyên phải làm việc trực tiếp, thương thảo cùng khách hàng, đối tác và nhà cung ứng. 

• Kỹ năng phân tích và quản lý có hệ thống sẽ giúp bạn thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách khoa học, tối ưu hóa về thời gian và quy trình. 

• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và giải quyết tình huống cũng là những kỹ năng mềm quan trọng đối với một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. 

• Bạn cũng cần phải nắm được các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản, kỹ năng soạn thảo chứng từ,… 

Thu nhập của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Tùy thuộc vào lĩnh vực, địa điểm làm việc (nước ngoài, Hà Nội, TPHCM hay các tỉnh thành khác) và tùy thuộc vào khả năng biểu hiện của mỗi người cũng như số năm kinh nghiệm trong nghề mà vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có mức lương khác nhau:

• Đối với vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu dành cho sinh viên vừa ra trường, người chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ nhận khoảng lương 7 – 8 triệu đồng. 

• Ở cấp độ chuyên viên, công việc này sẽ được nhận mức lương cao hơn từ 7 đến hơn 10 triệu đồng. Với những chuyên viên có nhiều năm kinh nghiệm và biểu hiện tốt sẽ có thể nhận được mức lương lên đến 15 triệu đồng. 

• Từ cấp bậc quản lý chứng từ xuất nhập khẩu trở lên sẽ nhận được mức thu nhập từ 25 triệu đồng/ tháng. 

Xem thêm >>> Xuất nhập khẩu – ngành nghề tiềm năng cho người lao động năm 2017

Cơ hội việc làm của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nơi làm việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nơi làm việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ gói gọn trong các công ty chuyên về lĩnh vực xuất – nhập khẩu hàng hóa. Theo đuổi ngành này, bạn cũng có thể làm việc trong các công ty chuyên về logistics (vận tải – giao nhận) hoặc các hãng dịch vụ vận tải xuất – nhập khẩu, bến cảng, hãng tàu, công ty hàng không. 

Đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất khẩu

Có nhiều cơ hội phát triển cùng mức thu nhập lý tưởng, tuy nhiên vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng sẽ có những đặc thù công việc riêng. Bạn cần lưu ý, lường trước để sẵn sàng đối mặt với chúng nếu muốn phát triển xa hơn trong nghề: 

• Nghề nhân viên chừng từ xuất nhập khẩu là nghề luôn luôn bận rộn do phải xử lý rất nhiều công việc liên quan đến giấy tờ, hàng hóa và giải quyết tất cả các tình huống phát sinh trong quá trình vận tải. 

• Đây là ngành nghề đòi hỏi rất nhiều về tính linh hoạt, tư duy logic, khả năng tập trung, phân tích và đưa ra quyết định giải quyết tình huống. 

• Đối với các loại hóa đơn, chứng từ, bạn phải làm việc thật sự cẩn thận và tỉ mỉ

• Vì là “sợi dây liên kết” giữa công ty và khách hàng, đối tác nên bạn cần có kỹ năng ứng biến khéo léo và giao tiếp tốt

Chính vì tất cả những lý do trên mà nghề nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu được đánh giá là một nghề khó, nhiều áp lực. Bạn phải luôn luôn chủ động sắp xếp thời gian của mình, không ngừng học hỏi phát triển bản thân nếu muốn có được sự thăng tiến trong công việc. 

Yêu cầu công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập như thế nào?

• Thành thạo một ngôn ngữ như tiến Anh hay tiếng Trung chắc chắn là lợi thế của bạn nếu muốn ứng tuyển vào vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, tại một số công ty đây có thể được xem là điểm cộng không bắt buộc vì trong thực tế công việc: Bạn có thể không quá giỏi tiếng Anh, chỉ cần có thể giao tiếp cơ bản, nắm bắt các mẫu chứng từ, hóa đơn, văn bản tiếng Anh thì đã có thể hoàn thành tốt công việc của mình. 

• Vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đòi hỏi nhiều về tính thận trọng, tỉ mỉ, chính xác tuyệt đối. Vì đây là nghề làm việc trực tiếp với các con số trên hóa đơn nên mọi sai lầm của bạn đều có thể tính bằng tiền. 

• Bạn cần phải nắm được yêu cầu, trách nhiệm công việc cũng như quyền hạn của bản thân. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần giải quyết công việc theo trình tự, chuẩn mực cụ thể. Vì công việc của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ các khâu làm việc, các bộ phận khác liên quan đến giao nhận, xuất khẩu hàng hóa nên nếu bạn có thiếu sót, không hoàn thành được công việc thì sẽ làm chậm trễ tiến độ của tất cả mọi người. 

Xem thêm >>> Công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu là gì?

Tìm việc làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu ở đâu? 

Để tìm việc làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn có thể truy cập vào kênh tuyển dụng chính thức tại trang chủ của một số công ty chuyên về vận tải, xuất nhập khẩu hàng hóa. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các cơ hội việc làm được đăng tải trên các diễn đàn, mạng xã hội, lời giới thiệu của bạn bè, người thân. 

Cách đơn giản và nhanh chóng nhất để tìm kiếm việc làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu được nhiều người áp dụng hiện nay là truy cập các trang tin rao vặt, nền tảng tuyển dụng. Trong đó, bạn có thể lựa chọn Muaban.net – trang tin tìm việc làm uy tín, mang đến cho bạn nhiều lựa chọn phù hợp.  

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu giúp bạn hình dung khái quát về các yêu cầu công việc cơ bản cũng như điều kiện phát triển, thăng tiến trong ngành. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên truy cập trang chủ Muaban.net của chúng tôi để tham khảo, tìm việc làm phù hợp cho mình nhé!

Xem thêm >>> Kinh doanh quốc tế làm gì? Mức lương hấp dẫn như thế nào?

Bảo Nghi – Content Writer