Nghiệp vụ và kỹ năng xuất nhập khẩu cần thiết cho sinh viên

Nghiệp vụ và kỹ năng Xuất nhập khẩu cần thiết 

Có bao giờ bạn tự hỏi: “Chúng ta cần nghiệp vụ và kỹ năng Xuất nhập khẩu nào để có thể làm việc tốt trong ngành này?”

Xuất Nhập Khẩu và Logistics là những ngành có nhiều vị trí việc làm đa dạng rất rộng mở và có thể phát triển sự nghiệp với mức đãi ngộ tương đối tốt. Nhưng đồng thời, cũng có những khó khăn nhất định phải vượt qua nếu muốn gắn bó và thành công với nghề.

Mr Hà Lê xin chia sẻ danh sách các kiến thức xuất nhập khẩu và kỹ năng cần thiết nhất mà các nhân viên xuất nhập khẩu cần phải nắm vững.

1. Kiến thức nền tảng

Kiến thức về xuất nhập khẩu rất rộng lớn và thay đổi từng ngày khiến chúng ta phải thường xuyên trau dồi, học hỏi. Về cơ bản, một chuyên viên xuất nhập khẩu phải được trang bị các kiến thức về các mảng sau:

a. Quy trình và chính sách Xuất nhập khẩu hàng hóa (Export-import procedures and policy)

• Chính sách với mặt hàng xuất nhập khẩu: xem loại hàng có được phép xuất-nhập? hay xuất nhập khẩu có điều kiện? (hạn ngạch hoặc giấy phép, quản lý chuyên ngành) hay cấm xuất nhập khẩu? Nếu là hàng thuộc quản lý chuyên ngành thì mặt hàng đó do Bộ nào quản lý
• Quy trình xuất nhập khẩu các mặt hàng, nhóm hàng ra sao: các bước quy chuẩn để xuất khẩu hoặc nhập khẩu một lô hàng tại cửa khẩu, ngoài cửa khẩu hoặc xuất nhập khẩu tại chỗ.

b. Giao nhận vận tải (Transportation)

• Giao nhận vận tải nội địa (inland transportation)

+ Mục đích và cách vận hành vận tải nội địa

+ Các loại phương tiện, các loại phí và phụ phí

+ Danh mục các cảng biển, cảng sông của Việt Nam

• Giao nhận vận tải quốc tế

+ Các loại phương tiện vận tải, cách tính cước (freight), các loại phí (charges) và phụ phí(sur-charges) cho vận chuyển đương sea, air, road.

+ Danh sách các cảng biển, ICD, sân bay chính của một số nước

+ Incoterms: phân chia trách nhiệm, rủi ro và chi phí (Risk & Cost) cho Seller/Buyer của giao dịch ra sao

+ Các hình thức vận tải quốc tế (FCL, LCL, FTL, LTL, quá cảnh…), chi phí và đặc điểm, chú ý

+ Chứng từ vận tải quốc tế (SI, booking, BL, AWB, AN, Manifest, bộ pre alert…khá nhiều nữa)

c. Thanh toán quốc tế (International payment)

• Các phương thức, công cụ thanh toán quốc tế đang sử dụng

Rủi ro, đặc điểm và chú ý khi sử dụng các phương thức thanh toán như thế nào

• Nắm vững về một số phương thức thanh toán quốc tế chính nhất:

+ L/C: Letter of Credit: thư tín dụng/tín dụng chứng từ

+ T/T: Telegraphic transfer: chuyển tiền bằng điện

+ Collection (D/P, D/A) hay CAD…

Trong từng phương thức, cần nắm rõ các phân loại, nội dung, cách vận hành, chi phí, quy trình mở-nhận-thanh toán, cách kiểm tra nội dung

Chú ý: nắm vững về UCP 600, ISPB, URC

d. Hợp đồng, giao dịch, đàm phán

• Hợp đồng (Sales Contract): các nội dung,điều khoản, hình thức, các chú ý khi đàm phán ký kết hợp đồng
• Biết xây dựng phương án kinh doanh và chi phí cho hàng xuất, nhập các lô hàng để đàm phán giá
• Biết cách giao dịch(transaction) và đàm phán ngoại thương(negotiation) chuyên nghiệp, hiệu quả và thành công nhất, có lợi nhất cho công ty bao gồm cả giao dịch offline(email, apps..) và trực tiếp gặp gỡ
• Yêu cầu này với công ty xuất khẩu là dành cho Sales, còn công ty nhập khẩu thì bộ phận Purchasing sẽ chịu trách nhiệm

e. Thủ tục hải quan

• Nắm được chính sách mặt hàng, pháp luật về hải quan(luật hải quan, thông tư, nghị định, quyết định) thủ tục hải quan cho các mặt hàng của công ty khi muốn xuất-nhập, xử phạt hành chính về hải quan
• Hiểu và biết cách áp mã hàng hóa HS code, cách tính thuế xuất nhập khẩu, trị giá hải quan (đặc biệt với những hàng có thuế).
• Nắm quy trình thông quan tại các chi cục, cửa khẩu, sân bay (đặc biệt chú ý với nhân viên Ops-hiện trường)
• Sử dụng ECUS/VNACCS thành thạo các loại hình công ty đang triển khai (xuất-nhập kinh doanh, tạm nhập-tái xuất, tạm xuất-tái nhập, gia công, SXXK…)
• Hiểu cơ bản nguyên lý về kế toán trong việc quyết toán, hoàn thuế (VAT, thanh khoản/báo cáo quyết toán hàng SXXK CX)

f. Chứng từ xuất nhập khẩu

• Nắm rõ về yêu cầu, chi phí các loại chứng từ  trong khi xuất trình làm thủ tục thông quan hải quan cho loại hàng hóa xuất-nhập của doanh nghiệp
• Hiểu rõ và biết làm, hoàn thiện các loại chứng từ xuất nhập khẩu thanh toán ( Invoice, Packing list, B/L, AWB, C/O, Fumigation certificate, Phytosanitary certificate, Insurance certificate, certificate of Sanitary, certificate of Health, C/Q, MSDS, C/A và các certs khác…để làm vững Docs xuất nhập khẩu… tùy theo phương thức thanh toán
• Xin giấy phép chuyên ngành, công bố hợp quy, CFS, đăng kiểm,kiểm định, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm Health certificate, dán nhãn…

Nhân viên chứng từ Docs và Ops phối hợp chặt chẽ và hiệu quả nhất, đảm bảo thời gian làm chứng từ nhanh nhất, chi phí hợp lý nhất.

2. Kỹ năng cần thiết

Kiến thức là phần cứng bắt buộc phải nắm vững. Vậy còn kỹ năng gì là cần thiết cho một chuyên viên xuất nhập khẩu tài năng?

a. Ngoại ngữ

• Tiếng Anh xuất nhập khẩu gần như bắt buộc: giao tiếp là số một, cứng về email-thư tín thương mại, đàm phán, giao dịch trực tiếp
• Biết thêm ngoại ngữ khác là lợi thế ( khi apply công ty Hàn, Nhật, Trung trong các khu công nghiệp, khu chế xuất…)
• Tùy vị trí mà yêu cầu ngoại ngữ khác nhau. Cao nhất là sales quốc tế (xuất khẩu), Purchasing (nhân viên mua hàng) còn nhân viên Ops cần đọc hiểu các chứng từ là được

b. Sử dụng B2B web/apps/tìm kiếm thông tin trên internet

Đây là yêu cầu bắt buộc cho Sales quốc tế. Phải sử dụng thành thạo Alibaba, B2B webs  và các thông tin trên internet trong việc chào bán, PR, marketing hình ảnh sản phẩm và thương hiệu cho hàng xuất khẩu, tìm kiếm nhà cung cấp cho hàng nhập khẩu.

Apps hiện nay như Viber, whatsapp, Line, Tango, Wechat…đã quá thông dụng trong việc giao dịch, làm việc mà không qua email.

c. Giao tiếp, thuyết trình, thuyết phục

• Kỹ năng giao tiếp tốt với đối tác (nguyên lý 3A + 3B)
• Thuyết trình, thuyết phục tốt: đánh giá tâm lý, giải quyết vấn đề. Phải có tính nhạy cảm để nhận định khách hàng, xử lý mâu thuẫn, thuyết phục và chốt deal
• Mở rộng các mối quan hệ, giao lưu

d. Kỹ năng văn phòng

• MS office thành thạo(nhất là Outlook, Excel), sử dụng các tools trong việc lập và theo dõi, chăm sóc khách hàng
• Sử dụng ứng dụng mạng xã hội
• Ưu tiên biết photoshop và các phần mềm dựng video, chỉnh sửa ảnh

e. Kỹ năng “siêu mềm” và quan trọng

• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: báo cáo, tổng hợp, lên kế hoạch, deadline…
• Đặt và giải quyết vấn đề, tranh biện
• Làm việc độc lập, cá nhân một cách chủ động nhất
• Làm việc tốt theo nhóm. Bạn chỉ tốt khi cộng tác theo nhóm được với người khác để hoàn thành mục tiêu chung
• Kỹ năng marketing bản thân, xây dựng thương hiệu

3. Quan trọng nhất là Thái độ công việc

• Coi công việc là của mình chứ không phải đi làm thuê, cố gắng hoàn thành công việc hiệu quả nhất chứ không phải sự bắt ép
• Đặt mình vào vị trí của sếp để hiểu áp lực và cố gắng
• Tinh thần hăng say, làm việc nghiêm túc nhất vì mục tiêu chung cùng với đồng nghiệp

Mô hình ASK (ATTITUDE-SKILLS-KNOWLEGE) mà Mr Ha Le vừa chia sẻ hi vọng sẽ được các bạn nghiên cứu kĩ để có cái nhìn tổng quan nhất về các yêu cầu kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc Xuất Nhập Khẩu của mình.

Trân trọng!

Mr Hà Lê

**************************************

Hoàn toàn tự tin với kiến thức, kỹ năng thực tế từ những khóa học của trung tâm.

• Khóa học nghiệp vụ Xuất nhập khẩu – Logistics
• Khóa học Logistics
• Khóa học khai báo hải quan ECUS/VNACCS
• Khóa học Tiếng Anh Xuất nhập khẩu – Logistics

Trung tâm Xuất nhập khẩu – Logistics Hà Lê

Tầng 2, số 7 ngõ 82 Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 098 577 4289 // [email protected]