NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ VỊ TRÍ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ (DOCS)

Nhân viên chứng từ (Docs) là làm gì trong xuất nhập khẩu? Chắc hẳn rất nhiều bạn khi tìm hiểu về các vị trí xuất nhập khẩu đều đã từng tự đặt cho mình câu hỏi đó. Thực ra ngay cái tên đã thể hiện được phần nào nội dung công việc rồi. Đó là xử lý quá trình làm hàng và làm chứng từ cho các lô hàng.

Ví dụ, công ty Logistics của bạn được ủy thác đứng ra vận chuyển cho chủ hàng 1 lô hàng từ nước ngoài về, thì Docs phải làm việc với phía nước ngoài để theo sát lịch trình làm hàng, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh.

Còn nếu công ty bạn đứng ra nhận vận chuyển hàng xuất cho chủ hàng, thì công việc của 1 Docs đó là làm việc với hãng tàu để lên lịch trình xuất hàng, làm Bill và các chứng từ liên quan. Đó là 2 cái chung nhất có thể kể đến, bên cạnh đó Docs còn rất nhiều công việc khác nữa.

Vậy để có thể trở thành một nhân viên chứng từ thì bạn cần có những kiến thức, kỹ năng gì? Công việc chính của 1 nhân viên Docs là gì?  Dưới đây là một số chia sẻ mà Hanexim đã nhận được từ các thầy cô, các bạn có thể tham khảo nhé.

1. Những Điều Cần Có Để Trở Thành 1 Nhân Viên Docs

– Kiến thức: cần có sự hiểu biết về các kiến thức ngoại thương, đặc biệt là kiến thức về logistics. Ít nhất đi phỏng vấn nhà tuyển dụng còn biết là người này cũng có tí chút kiến thức ngoại thương, nhưng về cơ bản khi được đi làm thực tế thì các công ty sẽ đào tạo lại từ đầu hết thôi, nên không cần quá lo lắng, chỉ cần khi làm hoặc học chịu khó một chút là nắm được kiến thức cơ bản, rồi cứ thế tu dưỡng dần.

– Kỹ năng: Về kỹ năng, nhiều bạn nghĩ vị trí này tiếng anh phải tốt, nhưng thực tế tiếng anh thì không cần quá cao giỏi, chỉ cần ở mức khá là được, vì các công việc hầu hết giao dịch qua email, thuật ngữ chuyên ngành dùng đi dùng lại, công việc gấp lắm thì mới cần phải gọi điện. Tất nhiên bạn càng giỏi thì nhà tuyển dụng càng thích, và làm việc cũng thuận lợi hơn, nhanh hơn, giao dịch được nhiều vấn đề khó hơn.

– Tích cách: Đòi hỏi phải chăm chỉ, cẩn thận, kiên nhẫn và tỉ mỉ trong công việc, thế nên các bạn nam thường không làm được. Việc làm chứng từ phải chính xác, hạn chế tối đa sai sót, đôi khi 1 sai sót nhỏ của Docs trong việc cung cấp giá hoặc kiểm tra chứng từ sai cũng có thể khiến Sales và công ty phải chịu thiệt hại.

– Thái độ với công việc: Nếu thực sự yêu nghề xuất nhập khẩu hãy làm, vì cũng có nhiều bạn làm 1 thời gian thấy chán nản công việc, có thể do nhàm chán, công việc luôn làm theo quy trình. Hơn nữa, đứng về phía công ty, để đào tạo được 1 Docs chuyên nghiệp mất tương đối thời gian, khi bạn nghỉ việc sẽ gây cho công ty khá nhiều khó khăn để tìm người thay thế và đào tạo lại.

2. Các Công Việc Chính Của Nhân Viên Docs

– Khi đảm nhận việc vận chuyển hàng từ nước ngoài (gọi là handle hàng nhập).Như các bạn biết việc xử lý các vấn đề bên nước ngoài đều do đại lý (agent) bên nước ngoài họ xử lý cho, chứ mình cũng chẳng thể sang bên đó mà làm, nên nhiệm vụ của Docs bao gồm:

+ Thường xuyên mở rộng và tìm kiếm các đối tác (agent) nước ngoài để tìm đại lý có giá tốt, khi đó sẽ giảm được chi phí đầu vào và từ đó tạo điều kiện cho Sales kiếm được nhiều lợi nhuận hơn, hoặc có giá cả tốt hơn để cạnh tranh với các công ty khác.
Thường các công ty logistics sẽ có 1 vài đối tác quen ở cùng 1 nước để so sánh giá, nên khi kiểm tra giá 1 lô hàng mới cho sales, Docs nên kiểm tra với nhiều đối tác để có giá tốt nhất, tạo điều kiện cho Sales làm, không nên chỉ hỏi giá 1 bên đối tác, trừ khi biết chỉ có công ty đó có giá tốt tuyến này.

+ Khi chịu trách nhiệm xử lý 1 lô hàng cụ thể nào đó, cần liên hệ chặt chẽ với đại lý bên nước ngoài để nắm được lịch trình và tiến trình làm hàng, xử lý ngay các vấn đề phát sinh nếu xảy ra: Nắm rõ lịch trình hàng, ngày đi, ngày về, có chi phí phát sinh không, kiểm tra Bill trước khi đại lý phát hành bill chính thức…

+ Khai E manifest : Gần ngày tàu cập cảng, hãng tàu hoặc Forwarder sẽ có thông báo hàng đến và có trách nhiệm khai báo với hải quan: hàng này là hàng gì, số lượng bao nhiêu, theo thông tin như khi bạn gửi chi tiết Bill cho hãng tàu. Như vậy việc khai thông tin hàng hóa với hải quan được gọi là khai manifest, khai đơn giản lắm nhưng nên cẩn thận, khai sai là hải quan sẽ khai phạt ngay.

+ Khi hàng đến cảng hoặc sân bay thì phát hành thông báo hàng đến (A/N) , lệnh giao hàng (D/O) hoặc ủy quyền đề khách hàng thuận lợi trong việc lấy hàng…

+ Kiểm tra và theo dõi quá trình thanh toán với đầu nước ngoài.

– Khi đảm nhận việc vận chuyển 1 lô hàng đi nước ngoài (gọi là handle hàng xuất). Thì công việc sẽ đỡ hơn là không cần làm việc với nước ngoài, chỉ cần làm việc với hãng tàu thôi, nên dễ thở hơn đôi chút, công việc chính bao gồm:

+ Liên hệ với hàng tàu hoặc hãng hàng không hoặc Co-loader để đặt Booking (Đặt chỗ cho lô hàng đó). Hãng hàng không thì đặc biệt ở chỗ là chỉ nhưng công ty Logistics lớn là đại lý của hãng thì mới làm việc trực tiếp với hãng được.

+ Kiểm tra với các bộ phận khác quá trình làm hải quan và vận chuyển hàng để xuất, đôn đốc các bộ phận để tránh việc nhỡ chuyến, hàng bị rớt lại

+ Làm vận đơn (Bill). Trên Bill phải thể hiện đầy đủ nội dung yêu cầu và các thông tin chính xác, điều này rất quan trọng. Khai VGM (Đối với hàng SEA) cho lô hàng là khai báo trọng lượng hàng và Container, bây giờ cũng nhiều hãng tàu cho khai trên hệ thống.

+ Giám sát quá trình hàng đi và đến để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh

Trên đây là một số điều mà Hanexim nghĩ là thực sự cần thiết cho các bạn mong muốn trở thành một nhân viên chứng từ, hi vọng có thể giúp các bạn dễ hình dung hơn về vị trí này.

Nguồn: Nguyễn Linh – một trong những giáo viên thỉnh giảng tại HAN EXIM

—————————————————————————-

CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)

Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics

Mobile: 0906246584 0986538963

Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau

Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau