NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT DOANH NGHIỆP – CÔNG TY LUẬT DAZPRO

Luật Doanh nghiệp (sửa
đổi) được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2014 gồm 10 chương 213 điều. Một trong
những điểm mới đáng chú ý của Luật Doanh nghiệp (sửa đổi) đó là quy định về
người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đây là một trong những nội dung
thay đổi cơ bản so với Luật Doanh nghiệp năm 2005, đồng thời là quy định mang
tính đột phá trong việc cho doanh nghiệp quyết định số lượng người đại diện
theo pháp luật, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể hội nhập nhanh hơn, mạnh
hơn vào nền kinh tế quốc tế, tận dụng được các cơ hội kinh doanh thông qua các
đại diện theo pháp luật. Quy định này cũng tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong
trường hợp người đại diện duy nhất của doanh nghiệp không thực hiện các yêu cầu
của thành viên, cổ đông trong quá trình quản lý điều hành doanh nghiệp trong
nội bộ cũng như giao dịch với bên ngoài công ty. Nội dung bài viết xoay quanh
hai nội dung chính: Nội dung thứ nhất, phân tích các quy định về người đại diện
theo pháp luật của doanh nghiệp căn cứ vào Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật
Doanh nghiệp năm 2014; nội dung thứ hai là đưa ra một số đề xuất nhằm khắc phục
những bất cập trong quá trình thi hành các quy phạm pháp luật liên quan đến
người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

1. Quy định về người
đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Hoạt động của một doanh nghiệp được thông qua người đại diện theo pháp luật.
Người đại diện theo pháp luật sẽ nhân danh và vì lợi ích của doanh nghiệp xác
lập, thực hiện các giao dịch thể hiện mối quan hệ với các chủ thể trong doanh
nghiệp (như với các thành viên, cổ đông góp vốn) hoặc với các chủ thể khác bên
ngoài doanh nghiệp (đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước…). Trong
suốt quá trình hoạt động, từ khi thành lập đến khi giải thể hoặc tuyên bố phá
sản hay sáp nhập, chia, tách, doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có người đại diện
theo pháp luật. Doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật
cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo
pháp luật, thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và nếu người đó xuất cảnh khỏi
Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa
vụ của mình. Nhưng người ủy quyền đó vẫn chịu mọi trách nhiệm về hoạt động của
người được  ủy quyền[1]. Quy định này cho thấy, vai trò và trách nhiệm của
người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khá lớn, họ phải chịu trách
nhiệm đối với toàn bộ các hoạt động, các giao dịch của doanh nghiệp. Chính vì
tầm quan trọng như vậy, mà Bộ luật Dân sự năm 2005 và Bộ luật Dân sự năm 2015
đều dành một chương riêng quy định về đại diện trong quan hệ pháp luật dân sự,
đặc biệt là đại diện của pháp nhân. Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định cụ thể
về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Điều 13 và Điều 14. Có
thể thấy rằng, Luật Doanh nghiệp năm 2014 và Bộ luật Dân sự năm 2015 đã có
nhiều sửa đổi khá quan trọng về người đại diện theo pháp luật. Cụ thể là quy
định cho phép doanh nghiệp tự quyết định về số lượng, chức danh, thẩm quyền của
người đại diện theo pháp luật; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành
viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công
ty bị tạm giam, kết án tù, bỏ trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng
lực hành vi dân sự hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề vì phạm tội buôn lậu,
làm hàng giả, kinh doanh trái phép, lừa dối khách hàng và tội khác theo quy
định của Bộ luật Hình sự, thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện
theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của hội đồng thành
viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.

Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người
đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh
quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật của doanh
nghiệp (khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp năm 2014). Đây là điểm mới so với quy
định của Bộ luật Dân sự năm 2005 và Luật Doanh nghiệp năm 2005. Bộ luật Dân sự
năm 2015 và Luật Doanh nghiệp năm 2014 lần đầu tiên trao quyền lựa chọn số
lượng người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh
nghiệp có thể hội nhập nhanh hơn, tận dụng được mọi cơ hội kinh doanh thông qua
các đại diện theo pháp luật. Vì quy chế về người đại diện theo pháp luật có mối
liên hệ trực tiếp với quyền tự chủ của doanh nghiệp trong chủ động lựa chọn địa
bàn, hình thức kinh doanh, mở rộng quy mô kinh doanh, chủ động tìm kiếm thị
trường và khách hàng, mà muốn thực hiện được những quyền này, đặc biệt là đối
với các doanh nghiệp lớn, thì cần phải có nhiều người đại diện cho doanh nghiệp
đó trong giao kết và thực hiện các giao dịch với chủ thể khác.

Điểm sửa đổi này
có ý nghĩa rất to lớn, đã giải quyết được những khó khăn, vướng mắc trong thực
tiễn hoạt động của doanh nghiệp suốt một thời gian dài. Cụ thể:

Thứ nhất, “giảm tải” trách nhiệm lên một người đại diện theo pháp luật. Có thể
thấy rằng mọi giao dịch đối ngoại, đối nội của doanh nghiệp đều chỉ có thể thực
hiện thông qua người đại diện theo pháp luật. Thực tế đòi hỏi, người đại diện
theo pháp luật phải có rất nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế mới có
thể điều hành doanh nghiệp một cách trơn chu, chuẩn mực. Người đại diện theo
pháp luật phải biết về quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, quản lý thuế, hợp đồng…
Nếu không biết, họ vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với toàn bộ
các giao dịch với tư cách là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Như vậy, vô hình chung, việc trao cho một cá nhân quá nhiều quyền và nghĩa vụ,
đặc biệt là nghĩa vụ sẽ gây khó khăn cho người đó trong việc thực hiện tốt
quyền và trách nhiệm của mình. Mặc dù, pháp luật cũng có những chế định cho
phép người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho một cá nhân khác, nhưng thực tế
áp dụng cho thấy quy định này còn nhiều hạn chế. Như trường hợp người đại diện
theo pháp luật vắng mặt, doanh nghiệp chỉ có thể giải quyết công việc khi có sự
ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật cho một người khác trong doanh
nghiệp, nhưng về nguyên tắc người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách
nhiệm trước công ty, trước pháp luật và bên thứ ba về tất cả những nội dung
thuộc thẩm quyền của mình. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp lớn, khi có rất
nhiều các hợp đồng lớn phải ký kết, các dự án lớn để đầu tư, số lượng người lao
động thật lớn để triển khai thực hiện công việc, thì việc người đại diện có thể
cho những công việc của những người đã nhận ủy quyền thay mặt họ để giao dịch
trong thời gian họ vắng mặt là một điều khó khả thi. Các quy định của pháp luật
cũng có những hạn chế nhất định đối với người được ủy quyền như chỉ cho phép
người này được ủy quyền lại cho người thứ ba nếu được người đại diện theo pháp
luật đồng ý. Điều này đã gây ra những vướng mắc không nhỏ cho doanh nghiệp nếu
người được nhận ủy quyền gặp sự cố bất khả kháng không thể tiếp tục thực hiện
công việc được ủy quyền, đặc biệt, trong trường hợp người được ủy quyền này
nhận ủy quyền ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác. Thực tiễn xét xử tranh chấp
kinh tế cho thấy, rất nhiều vụ án doanh nghiệp đã phải thua kiện, vì hợp đồng
bị tuyên vô hiệu do doanh nghiệp một phần không nắm vững các quy định của pháp
luật, người nhận ủy quyền tự ý ủy quyền lại khi chưa có sự đồng ý của người đại
diện theo pháp luật. Nhưng nó cũng đặt ra một “bài toán” pháp lý cho các nhà
làm luật giải quyết tình trạng trên để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp được thông suốt.

Thứ hai, trường hợp doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Trong khoảng thời gian doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý thay đổi tại
cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì vị trí người đại diện theo pháp luật gần
như bị trống, bởi lẽ, lúc này người mới được bổ nhiệm nhưng chưa được ghi nhận
trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bên thứ ba tiến hành giao dịch sẽ gặp
khó khăn trong xác định ai là người đại diện theo pháp luật thật sự. Hoặc
trường hợp người đại diện theo pháp luật có vấn đề về sức khỏe hoặc bị tạm
giam, tạm giữ, thì doanh nghiệp cũng phải mất một khoảng thời gian lúng túng để
xác định người thay thế, chưa kể đến quá trình chọn ra người thay thế trong
những thời điểm nhạy cảm của một doanh nghiệp chưa hẳn sẽ diễn ra suôn sẻ và
nhận được sự hợp tác của những người khác.

Thứ ba, quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật
cũng giải quyết được các hạn chế trong giao dịch của doanh nghiệp với người đại
diện, giảm thiểu được các khó khăn của doanh nghiệp. Đặc biệt, trong trường hợp
người đại diện theo pháp luật đi nước ngoài dưới 30 ngày nhưng không muốn ủy
quyền cho người khác hoặc người đại diện theo pháp luật xung đột với hội đồng
thành viên, hội đồng quản trị và không hợp tác trong việc ký kết các văn bản,
giao dịch của công ty, đồng thời không muốn ủy quyền cho người khác. Tuy nhiên,
bên cạnh đó cũng nảy sinh nhiều vấn đề pháp lý về người đại diện theo pháp luật
cần được xác định rõ như: Cơ chế giám sát lẫn nhau giữa những người đại diện
theo pháp luật; sự phân định về trách nhiệm liên đới hay riêng lẻ của các đại
diện theo pháp luật và phạm vi đại diện của các đại diện theo pháp luật trong
việc xác lập giao dịch nhân danh doanh nghiệp. Có những trường hợp đặt ra trong
thực tiễn cần được làm rõ như xác định giao dịch đòi hỏi phải được sự chấp
thuận của tất cả các đại diện theo pháp luật hay hiệu lực của hợp đồng đã được
doanh nghiệp ký kết với đối tác và đang thực hiện nhưng xảy ra trường hợp một
đại diện theo pháp luật khác phản đối hay không đồng ý một phần của hợp đồng
này. Yêu cầu đặt ra đối với việc xây dựng điều lệ công ty cũng cần chặt chẽ hơn
để tránh chồng chéo về thẩm quyền của mỗi người và tăng cường hiệu quả quản lý
trong nội bộ doanh nghiệp.

2. Một số đề xuất

Để khắc phục những bất cập nêu trên, tác giả đưa ra một số kiến nghị sau:

Một là, bổ sung quy định pháp luật: Trong trường hợp doanh nghiệp có hơn
một người đại diện theo pháp luật, thì thẩm quyền của từng người đại diện theo
pháp luật phải được thông báo chi tiết với cơ quan đăng ký kinh doanh trong
thời hạn được xác định cụ thể kể từ ngày doanh nghiệp có quyết định cử người
đại diện theo pháp luật. Nội dung này được cơ quan nhà nước công khai công bố theo
hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp trên Cổng thông tin Đăng ký doanh
nghiệp quốc gia. Thực tế, hiện nay thông tin về doanh nghiệp đăng trên Cổng
thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia còn rất ít. Trường hợp công ty có nhiều
người đại diện theo pháp luật thông tin được đăng chỉ có tên của người đại
diện, mà không chi tiết cụ thể về thẩm quyền, chức vụ của từng người. Bởi vậy,
mà quy định bắt buộc doanh nghiệp phải công khai thẩm quyền của người đại diện
theo pháp luật sẽ hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp hợp đồng cho các doanh
nghiệp, khi bên muốn giao dịch bị tuyên vô hiệu có thể tìm cách thay đổi thẩm
quyền của người đại diện theo pháp luật trong điều lệ. Do đó, sự tham gia của
Nhà nước rất quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh
nghiệp

Hai là, về phía doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần có cơ chế công khai về sự
phân định thẩm quyền đại diện giữa những người đại diện theo pháp luật như công
bố trên trang website chính thức Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia,
website riêng của doanh nghiệp hoặc các hình thức khác nhằm giúp bên thứ ba
tiếp nhận thông tin. Bên cạnh đó, việc phân định thẩm quyền được xác định theo
hướng phân công theo chức năng, nhiệm vụ, không quy định theo hướng liệt kê
nhằm tránh tình trạng chồng chéo, thậm chí là phạm vi đại diện không bao quát
được hết thẩm quyền của người đại diện.  
Trong trường hợp xử lý những giao dịch đòi hỏi phải được sự chấp thuận của tất
cả các đại diện theo pháp luật hoặc những giao dịch mà doanh nghiệp ký với đối
tác nhưng một trong số người đại diện theo pháp luật phản đối, thì cần xem xét
kỹ hơn Điều 137 và Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về đại diện theo
pháp luật của pháp nhân và phạm vi đại diện. Trường hợp điều lệ công ty không
quy định về việc phân chia thẩm quyền giữa những người đại diện theo pháp luật,
thì bất cứ người đại diện theo pháp luật nào ký kết, xác lập hợp đồng vì lợi
ích doanh nghiệp cũng đều ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp[2]. Trường hợp
điều lệ công ty đã quy định rõ về phạm vi đại diện của từng người đại diện theo
pháp luật, thì người đại diện theo pháp luật được xem là có quyền xác lập, thực
hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện trong phạm vi đại
diện, hay nói cách khác, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm dân sự đối với
những giao dịch trong phạm vi đại diện.
Tác giả cho rằng, quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Doanh nghiệp năm
2014 về trách nhiệm dân sự của doanh nghiệp là hợp lý. Tuy nhiên, những quy
định này vẫn còn tồn tại những kẽ hở, chưa thực sự triệt để, bảo vệ được quyền
lợi của doanh nghiệp trong giao dịch. Theo các văn bản pháp luật này, doanh
nghiệp không phải chịu trách nhiệm về giao dịch dân sự do người không có quyền
đại diện, vượt quá thẩm quyền đại diện xác lập trừ trường hợp người được đại
diện đã công nhận giao dịch; người được đại diện biết mà không phản đối trong
một thời hạn hợp lý; người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch
không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch
dân sự với mình không có quyền đại diện[3]. Bên đối tác đã xác lập giao dịch
với người đại diện không có thẩm quyền phải chứng minh được sự tồn tại của hành
vi trên nhằm ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tế
không dễ dàng thu thập chứng cứ như: Biên bản họp giao ban để chứng minh giao
dịch đó đã được thông báo, hay chứng cứ về việc người đại diện theo pháp luật
đã công nhận giao dịch… Khi một bên trong giao dịch muốn chối bỏ quyền và
nghĩa vụ của giao dịch đã xác lập, thì sẽ làm mọi cách để những thông tin nội
bộ này khó tiếp cận. Do đó, quy định của pháp luật chưa thực sự khả thi.

Vấn đề “người đại diện biết mà không phản đối trong một thời gian hợp lý” cũng
cần được làm rõ. Quy định này không thể hiện cụ thể khi xác lập, thực hiện giao
dịch với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là đại diện, người đại
diện đã thông báo cho người được đại diện biết về giao dịch này chưa? Nếu người
được đại diện chưa biết, thì không thể đưa ra ý kiến về giao dịch. Điều này sẽ
gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người được đại diện theo pháp
luật. Do đó, nếu quy định người được đại diện đã biết về giao dịch trên nhưng
không phản đối sẽ rõ ràng hơn. Đồng thời, quy định “không phản đối trong một
thời hạn hợp lý” cũng cần được giải thích rõ hơn là khoảng thời gian này được
xác định như thế nào? Thời hạn này cần được xem xét chi tiết trong thời hạn
thực hiện của từng giao dịch mà các bên đã giao kết để đảm bảo được quyền và
lợi ích hợp pháp của các bên trong giao dịch.

Đối với doanh nghiệp, vai trò của người đại diện theo pháp luật cần thiết hơn
bao giờ hết, bởi đó là tổ chức luôn phải được đại diện để tham gia vào các quan
hệ pháp luật. Chính vì ý nghĩa quan trọng như vậy, mà các văn bản pháp luật đều
dành vị trí tương xứng với vai trò của người đại diện theo pháp luật của doanh
nghiệp và cần có những hướng dẫn cụ thể hơn để điều chỉnh quan hệ đại diện của
doanh nghiệp nói chung và đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nói riêng,
có sự tương thích nhất định với các điều ước và thông lệ quốc tế.

Tài liệu tham khảo:

[1]. Khoản 3 Điều 13 Luật Doanh nghiệp năm 2014.
[2]. Điều 141 Bộ luật Dân sự  năm 2015: “1. Người đại diện chỉ được xác
lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện theo căn cứ sau đây:
a) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
b) Điều lệ của pháp nhân;
c) Nội dung ủy quyền;
d) Quy định khác của pháp luật.
2. Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại
khoản 1 Điều này thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện
mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác”.
[3]. Khoản 1 Điều 142, khoản 1 Điều 143 Bộ luật Dân sự năm 2015.