Mô tả công việc Sale Admin

Theo khảo sát cộng đồng người tìm việc trên ViecLamVui , vị trí Sale Admin với mức lương cao và chế độ đãi ngộ hấp dẫn từ nhiều doanh nghiệp hiện đang khá hot và thu hút được sự quan tâm ứng tuyển của nhiều lao động trẻ hiện nay. Vậy mô tả công việc Sale Admin cụ thể là gì? Sale Admin có những nhiệm vụ chính gì trong doanh nghiệp? Họ thường sẽ gặp những áp lực nào trong công việc? Hãy xem một số thông tin chia sẻ trong bài viết sau của ViecLamVui để hiểu thêm về vị trí công việc Sale Admin hiện nay.

Nội Dung Chính

Công việc Sale Admin và những nhiệm vụ chính của Sale Admin trong doanh nghiệp

Trong bộ phận kinh doanh, công việc Sale Admin với mức thu nhập hấp dẫn hiện là một trong những vị trí việc làm khá hot và thu hút được sự quan tâm ứng tuyển của nhiều bạn trẻ trên thị trường tuyển dụng hiện nay. Bạn có biết về công việc Sale Admin và những nhiệm vụ chính của công việc này là gì chưa? Hãy cùng ViecLamVui tìm hiểu nhé.

Khái niệm về công việc Sale Admin

Sale Admin là viết tắt của từ Sale Administrator và được hiểu khái quát là trợ lý kinh doanh hay thư ký phòng kinh doanh. Sale Admin có nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện các hoạt động bán hàng hàng ngày của công ty. Nhân viên Sale Admin thường làm việc dưới quyền và báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng hay Giám đốc kinh doanh.

Nhiệm vụ chính của Sale Admin trong doanh nghiệp

Có thể nói Sale Admin có vai trò khá quan trọng trong việc phối hợp thực hiện các hoạt động bán hàng hàng ngày của doanh nghiệp. Những nhiệm vụ chính của nhân viên Sale Admin là

Nhận và xử lý đơn hàng

Các đơn đặt hàng của khách hàng được gửi đến công ty qua điện thoại, email, thư đặt hàng, trên website của doanh nghiệp, hoặc những đơn đặt hàng được gửi đến từ các đại diện bán hàng hay các telesales của công ty.

Nhiệm vụ của Sale Admin lúc này chính là kiểm tra lại tình trạng của các đơn đặt hàng để đảm bảo khách hàng đã nhập đầy đủ và chính xác các thông tin về sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng đặt mua như: giá cả, giảm giá/chiết khấu, số lượng…

Họ cũng sẽ trực tiếp liên hệ lại với khách hàng để bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc có bất kỳ thắc mắc nào chưa rõ về đơn đặt hàng liên quan đến sản phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp.

Nhập đơn hàng vào hệ thống

Sau khi đã xác nhận tính chính xác của đơn hàng, nhân viên Sale Admin trực tiếp nhập đơn hàng vào hệ thống máy tính của công ty để chuyển tiếp đến các bộ phận có liên quan như bộ phận sản xuất, kho, điều phối, giao hàng để xác nhận số lượng hàng trong kho có đủ hay cần phải sản xuất hoặc nhập thêm, xác nhận thời gian có thể giao hàng.

Sau đó, nhân viên Sale Admin tiến hành kiểm tra tình trạng thanh toán hoặc hạn mức công nợ, tín dụng của khách hàng với công ty để thực hiện phát hành đơn đặt hàng để sản xuất hoặc gửi đi. Sale Admin cũng cần kiểm tra thông tin liên hệ để nhận hàng của khách hàng có chính xác hay không và cập nhật những thay đổi thông tin nếu có từ khách hàng. Khi đơn hàng hoàn tất, họ sẽ yêu cầu và nhắc bộ phận kế toán chuẩn bị hoá đơn để gửi cho khách hàng.

Quản lý thông tin hồ sơ của khách hàng

Tất cả các thông tin khách hàng hiện hữu đang giao dịch với công ty sẽ được các Sale Admin quản lý và cập nhận thông tin khi có thay đổi; đồng thời họ cũng sẽ tạo hồ sơ cho khách hàng mới bao gồm chi tiết liên lạc, tên của người đại diện quản lý và thông tin chi tiết của đơn đặt hàng, hoá đơn.

Việc quản lý các hồ sơ khách hàng một cách chi tiết sẽ giúp Sale Admin cung cấp được những dữ liệu hữu ích cho các báo cáo bán hàng. Đây là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch bán hàng hữu hiệu và phối hợp với bộ phận marketing thực hiện các chiến dịch marketing hiệu quả.

Hỗ trợ bán hàng

Sale Admin cũng có nhiệm vụ thực hiện những yêu cầu thông thường từ khách hàng như yêu cầu báo giá hoặc cung cấp thông tin ngày giao hàng cho khách hàng… Sự hỗ trợ này giúp các nhân viên kinh doanh không bị chi phối công việc để có thể tập trung vào các mục tiêu giao dịch với khách hàng và thực hiện công việc bán hàng hiệu quả hơn.

Công việc Sale Admin và những lời khuyên hữu ích

Áp lực doanh số của Sale Admin không căng thẳng nặng nề như đối với một nhân viên sales. Tuy vậy, mọi việc cần được thực hiện với sự cố gắng và theo đúng chiến lược cũng như sự phối hợp từ cấp cao đến cấp thấp để đạt hiệu quả tối ưu trong công việc.
Cần có kế hoạch thực hiện và kiểm soát công nợ của khách hàng hữu hiệu nhằm đảm bảo công việc luôn được trôi chảy. Nhưng điều này cũng không có nghĩa là bạn cần phải luôn đảm bảo được công nợ sạch hoặc bằng 0. Điều cốt yếu ở đây là bạn cần phải luôn giữ đúng hạn mức công nợ cho phép của khách hàng và cần có báo cáo kịp thời với cấp trên khi có những tình huống ngoài kế hoạch không xử lý được.
Luôn có thái độ đúng mực, tôn trọng, lắng nghe khách hàng và luôn biết kiềm chế cảm xúc bản thân trước những yêu cầu từ phía khách hàng. Sale Admin cũng có vai trò quan trọng trong việc gây được ấn tượng tốt về công ty và có thể duy trì mối quan hệ làm ăn hiệu quả cùng khách hàng. Vì vậy, hãy luôn tìm hiểu nguyên nhân và làm sáng tỏ những thắc mắc từ phía khách hàng là việc Sale Admin cần làm.
Xây dựng mối quan hệ tốt trong nội bộ công ty để có thể nhận được sự phối hợp và giúp đỡ thiết thực từ các bộ phận khi thực hiện công việc. Hãy luôn ghi nhớ tất cả mọi việc cần làm đều phải có kết quả tốt đẹp, đóng góp vào sự phát triển và thành công chung của công ty cũng như đem lại lợi ích cho bản thân nên sự hoà đồng và biết phối hợp trong công việc sẽ tốt hơn gây ra những hiềm khích.
Luôn cẩn thận trong việc kiểm tra và xử lý những giấy tờ cần thiết trong công việc để đảm bảo không có sự sai sót phải làm đi làm lại gây mất thời gian, mất công sức, ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung cũng như luôn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Điều phối đặt hàng, giao hàng: Tổng hợp đơn đặt hàng; theo dõi nhập – xuất – tồn hàng hóa để chủ động cho việc bán hàng và mua vật tư, nguyên vật liệu sản xuất khi cần; theo dõi đơn hàng, giao hàng đúng tiến độ, lập biên bản giao hàng chính xác cho mỗi đơn hàng.
Tiếp nhận mọi thông tin phản hồi từ khách hàng/đại lý qua điện thoại, thực hiện việc check các thông tin, gửi báo cáo cho Trưởng phòng/Giám đốc kinh doanh.
Đảm bảo doanh số: Theo dõi doanh số của từng nhân viên nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện theo đúng tiến độ doanh thu; quản lý và thúc đẩy khách hàng về thời hạn công nợ.
Quản lý, giám sát kế hoạch thực hiện công việc của toàn bộ nhân viên kinh doanh.
Quản trị hệ thống thông tin, soạn thảo văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến hoạt động tại Phòng kinh doanh.
Quản lý danh sách khách hàng, tổ chức chăm sóc khách hàng; phối hợp, thực hiện hồ sơ thầu.
Cập nhật số liệu bán hàng, kiểm tra tính xác thực của báo cáo bán hàng của nhân viên kinh doanh.
Tổng hợp, phân tích số liệu và lập báo cáo doanh số bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
Tính thưởng cho đội ngũ nhân viên kinh doanh, dự án và cộng tác viên kinh doanh.
Tổ chức, sắp xếp hoạt động đào tạo nhân viên kinh doanh của Phòng kinh doanh.

FAQs: Các câu hỏi thường gặp về vị trí công việc Sale Admin

Nhà tuyển dụng đánh giá cao những kỹ năng nào của Sale Admin?

Khi tuyển nhân viên Sale Admin, các doanh nghiệp thường quan tâm đến những kỹ năng sau của ứng viên:

Có kiến thức về kinh doanh, marketing, truyền thông và cũng có những kiến thức nhất định về lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty.
Khả năng đàm phán, thương lượng tốt cùng với kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ngoại ngữ cần thiết trong giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, đối tác…
Khả năng quản lý, sắp xếp khối lượng công việc. Biết phối hợp và làm việc nhóm và khả năng làm việc, xử lý công việc dưới áp lực cao.
Có thói quen tỉ mỉ, cẩn thận và tính chủ động trong mọi tình huống công việc để thực hiện công việc hiệu quả.
Kỹ năng tin học văn phòng, trình bày, thuyết trình cũng là những kỹ năng không thể thiếu đối với một Sale Admin chuyên nghiệp.

Cơ hội thăng tiến của Sale Admin như thế nào?

Vị trí công việc Sale Admin với khá nhiều nhiệm vụ, tuy nhiên nếu bạn có tính chủ động và khả năng quản lý công việc thì bạn có thể hoàn toàn nhanh chóng nắm bắt được công việc của mình. Khi làm việc ở vị trí này, bạn còn được hoàn thiện thêm khả năng sale và những kỹ năng quản lý, sắp xếp, điều hành.

Với sự tích luỹ kinh nghiệm và hoàn thiện thêm những kỹ năng cần thiết cho công việc cùng với hiệu quả trong công việc mà bạn thực hiện, sau một thời gian làm việc, bạn hoàn toàn có cơ hội phấn đấu lên những vị trí cao hơn như điều hành hay giám sát kinh doanh hoặc trở thành một Trưởng phòng/Giám đốc kinh doanh trong tương lai.

Mức lương vị trí công việc Sale Admin là bao nhiêu?

Theo tìm hiểu của ViecLamVui, lương của Sale Admin sẽ bao gồm lương cứng và thưởng theo kết quả công việc. Với cách tính lương này sẽ góp phần tạo động lực thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên Sale Admin được nâng cao.

Thông thường, mức lương cứng của nhân viên Sale Admin sẽ dao động trong khoảng từ 5.5 – 7 triệu đồng tuỳ theo mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, khoản lương thưởng có thể cao gấp nhiều lần mức lương cứng tuỳ theo năng lực và kinh nghiệm của Sale Admin. Vì thế, tổng thu nhập của Sale Admin hàng tháng có thể đạt mức hàng chục triệu nếu làm tốt công việc và có doanh số cao.

Có thể tìm kiếm công việc Sale Admin ở đâu?

Thực tế cho thấy hầu như tại các doanh nghiệp, công ty nào cũng cần có bộ phận kinh doanh để đảm bảo nguồn doanh thu lợi nhuận cho công ty từ việc bán hàng. Vì vậy, nhu cầu tuyển dụng vị trí Sale Admin cũng khá nhiều trên thị trường lao động hiện nay.

Nếu bạn có chuyên môn hoặc có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực thương mại, bán hàng, bạn hoàn toàn có thể tự tin ứng tuyển vị trí công việc Sale Admin tại các công ty, doanh nghiệp trong nước hay nước ngoài khi họ có nhu cầu tuyển dụng. Sale Admin sẽ làm việc tại bộ phận kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

Công việc Sale Admin thường gặp những áp lực nào?

Sale Admin có thể nhận được nguồn thu nhập không giới hạn từ phần trăm hoa hồng của doanh số đạt được ngoài khoảng lương cứng hàng tháng và rèn luyện thêm được nhiều kỹ năng tuyệt vời trong công việc để phát triển bản thân cũng như có cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp. Tuy nhiên, khi đảm nhận vị trí công việc Sale Admin, bạn cũng sẽ gặp những áp lực sau:

Áp lực doanh số
Áp lực về công nợ
Áp lực khi giao tiếp và làm hài lòng những khách hàng khó tính
Áp lực khi thiếu sự hỗ trợ của các bộ phận liên quan
Áp lực do chính bản thân tạo ra khi muốn đạt được mức độ hoàn thiện cao trong công việc

Mô tả công việc Sale Admin – Nhiệm vụ chính của Sale Admin trong doanh nghiệp