Mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại: Ưu và nhược điểm

Thời đại số đặt ra cho lãnh đạo doanh nghiệp nhiều thách thức về tìm ra phương pháp quản trị hiệu quả nhất. May thay, phương thức quản trị doanh nghiệp hiện đại đã được các nhà quản trị thế giới nghiên cứu và quy chuẩn thành mô hình, mang đến hiệu quả quản trị cao. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ đồng hành cùng quý doanh nghiệp, tìm hiểu ưu và nhược điểm của 3 mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại kinh điển: Holacracy, Mckinsey 7-S, mô hình 8 bước thay đổi của Kotter.

Mô hình quản trị doanh nghiệp Holacracy: Vận hành doanh nghiệp không cần nhà quản lý

Mô hình quản trị doanh nghiệp Holacracy được đưa ra bởi Brian Robertson – một doanh nhân công nghệ lão làng. Đây là mô hình quản lý phi tập trung không cần đến sếp, không cần chức danh, cấp bậc, mỗi nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính mình. Hiện nay, quản lý phi tập trung đang được áp dụng tại các doanh nghiệp SME và tổ chức phi lợi nhuận tại các nước tiên tiến.

Một số đặc điểm của mô hình Holacracy:

• Quyền lực được phân bổ như nhau cho các team/phòng ban, các team sẽ tự quản lý, phân công công việc và các quyết định được đưa ra chỉ có giá trị trong nội bộ nhóm đó.

• Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một nhóm một vòng tròn gọi là circle. 

• Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao. Tất cả nhân viên và cấp quản lý đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc quản trị doanh nghiệp rõ ràng. 

• Các thành viên trong nhóm và giữa các nhóm sẽ gặp nhau hàng tuần hoặc hàng tháng để trao đổi về công việc. Họ cũng có quyền đề nghị thay đổi chính sách trong nhóm, thay đổi hoặc hợp nhất các ‘role’

• Không có sếp nên các thành viên trong nhóm tự đánh giá công việc lẫn nhau.

• Sự minh bạch: Tất cả mọi người đều phải tuân theo các quy tắc minh bạch, kể cả CEO. Thông tin và phản hồi được cung cấp rõ ràng để tổ chức có thể học hỏi và tiếp tục phát triển.

Sự khác biệt giữa mô hình phân cấp truyền thống (Hierarchical) và mô hình Holacracy

Đọc thêm: 5 Chức năng quản trị doanh nghiệp cơ bản & Ứng dụng quản trị trong thời đại số

Ưu điểm của mô hình quản trị doanh nghiệp Holacracy:

• Các tổ chức toàn quyền linh hoạt hơn, dễ thích nghi và hiệu quả hơn.

• Cơ cấu tổ chức của một bộ máy tương đối phẳng, ít có sự phân cấp.

• Nhân viên có thể linh hoạt để đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau và di chuyển giữa các nhóm một cách tự do.

• Ra quyết định tốt hơn và nhanh hơn: Do quyền lực được phân bổ đồng đều, các cá nhân có thể ra quyết định ngay lập tức, không cần đợi cấp trên phê duyệt hay quyết định.

Nhược điểm của Holacracy:

• Thiếu sự thống nhất trong tuân thủ chính sách: Do chính sách quản lý phi tập trung, doanh nghiệp khó có thể tuân thủ các chính sách một cách thống nhất. Mỗi người quản lý sẽ làm việc và đóng khung chính sách theo tài năng của mình.

• Yêu cầu nhân viên có trình độ: Quản lý phi tập trung yêu cầu nhân sự có trình độ cao, tư duy độc lập và những người tự quản lý tốt. Tuy nhiên, không phải ai cũng đều có thể sẵn sàng điều chỉnh và thích ứng với một hệ thống làm việc mới.

Mô hình Mckinsey 7-S

Mô hình quản trị doanh nghiệp Mckinsey 7-S được phát triển bởi các chuyên gia tư vấn của McKinsey & Company. Mckinsey 7-S nhấn mạnh nguồn lực là một chìa khóa mang lại hiệu suất cao cho tổ chức. Hình dạng của mô hình nhấn mạnh tính liên kết. Mục tiêu là 7 yếu tố được liên kết với nhau và sự thay đổi của 1 yếu tố đòi hỏi phải thay đổi các yếu tố còn lại để một công ty hoạt động hiệu quả. McKinsey 7S bao gồm: yếu tố “cứng” (Chiến lược – Strategy, Cấu trúc -Structure, Hệ thống -Systems), và yếu tố “mềm” gồm: Giá trị được chia sẻ – Shared Values, Phong cách – Style, Nhân viên – Staff, Kỹ năng – Skills.   

Mô hình Mckinsey 7-S bao gồm các yếu tố:

McKinsey 7-S được phát triển bởi các chuyên gia tư vấn của McKinsey & Company.

Chiến lược (Strategy): là kế hoạch hành động do ban lãnh đạo cấp cao xây dựng, nhằm kiểm soát và từng bước hoàn thành các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp và duy trì lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh.

Để xây dựng chiến lược, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau đây: Mục tiêu của doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình? Làm thế nào để doanh nghiệp đối phó với áp lực cạnh tranh? Những thay đổi về nhu cầu của khách hàng được giải quyết như thế nào? Chiến lược được điều chỉnh như thế nào đối với các vấn đề môi trường (bên trong và bên ngoài)?

Cấu trúc (Structure): đề cập vai trò, trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và trình tự thứ bậc các cấp nhân sự.

Để xây dựng cấu trúc, doanh nghiệp cần xác định: Đội nhóm được phân chia như thế nào? Làm thế nào để các bộ phận khác nhau phối hợp hoạt động? Làm thế nào để các thành viên trong nhóm tự tổ chức và sắp xếp? Việc ra quyết định là tập trung hay phi tập trung?

Hệ thống (Systems): đề cập đến trình tự thủ tục, quy trình thực hiện các hoạt động trong toàn doanh nghiệp.

Giá trị được chia sẻ (Shared Values): Những giá trị cốt lõi, văn hóa trong doanh nghiệp, mọi nhân sự dựa vào đó để có định hướng phù hợp khi làm việc.

Phong cách (Style): Phong cách lãnh đạo quản lý doanh nghiệp (nghiêm khắc hay linh hoạt, cầm tay chỉ việc hay phân quyền…) Cách lãnh đạo đó hiệu quả như thế nào?

Nhân viên (Staff): Đề cập đến mức độ chuyên môn của các vị trí nhân sự trong nhóm và năng lực làm việc của từng thành viên. 

Kỹ năng (Skills): Các kỹ năng và năng lực thực tế của nhân viên trong tổ chức. Mỗi người có ưu nhược điểm khác nhau, cần được phát hiện và bố trí công việc phù hợp nhất.

Cách áp dụng mô hình quản trị McKinsey 7-S

Mô hình McKinsey 7-S thường được sử dụng với mục đích cải thiện hiệu suất. Doanh nghiệp có thể xác định các yếu tố nào của 7-S cần thay đổi để duy trì sự liên kết và đảm bảo hiệu suất. Những thay đổi này có thể bao gồm tái cấu trúc, quy trình mới, sáp nhập tổ chức, thiết kế hệ thống công nghệ và thay đổi lãnh đạo.

Để áp dụng Mô hình McKinsey 7-S trong tổ chức, hãy làm theo các bước sau:

• Bắt đầu với các giá trị được chia sẻ (Shared Values): Chúng có nhất quán với cấu trúc, chiến lược và hệ thống không? Nếu không, cần thay đổi điều gì?

• Xem xét các yếu tố khó (Chiến lược, cấu trúc và hệ thống): Mỗi người đang hỗ trợ những người khác như thế nào? Xác định những yếu tố cần thực hiện thay đổi.

• Xem xét các yếu tố mềm (Giá trị được chia sẻ, kỹ năng, phong cách (lãnh đạo) và đội ngũ nhân viên): Họ có đáp ứng yêu cầu hay không? Họ có hỗ trợ nhau không? Nếu không, cần thay đổi điều gì?

• Khi điều chỉnh và căn chỉnh các phần tử, bạn sẽ cần sử dụng một quy trình lặp đi lặp lại (và thường tốn thời gian) để thực hiện các điều chỉnh, sau đó phân tích lại cách điều đó ảnh hưởng đến các phần tử khác và sự liên kết của chúng.

Ưu điểm:

• Đồng bộ các bộ phận và quy trình trong tổ chức thành một thể thống nhất.

• Tạo thuận lợi áp dụng các chính sách, quy định và chiến lược mà ban lãnh đạo đặt ra trong ngắn và dài hạn.

• Tạo cái nhìn tổng quan, sâu sắc toàn hoạt động tổ chức vận hành của doanh nghiệp. Hỗ trợ cải thiện hoạt động hiện tại, dự đoán thay đổi tương lai, định hướng phương cách hiệu quả nhất trong triển khai chiến lược.

Nhược điểm:

• Đa phần tập trung đến yếu tố tác động từ bên trong, ít chú trọng tác động từ bên ngoài vào doanh nghiệp.

• Khó đánh giá nhanh mức độ hiệu quả khi áp dụng mô hình vì đây là mô hình lâu dài.

• Mỗi thay đổi của doanh nghiệp đòi hỏi mô hình phải chuyển biến để thích ứng.

Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter

Mô hình quản lý 8 bước thay đổi của Kotter là một quy trình được thiết kế để giúp các nhà quản trị thực hiện thành công việc thay đổi tổ chức. Mô hình này được phát triển bởi John P. Kotter – Giáo sư trường Harvard, được đánh giá là dễ hiểu và dễ thực hiện. Mô hình tập trung vào việc tạo ra sự khẩn cấp để tạo ra sự thay đổi. 8 bước để thay đổi theo mô hình Kotter bao gồm: 

Các bước để thực hiện thay đổi theo mô hình quản trị doanh nghiệp của Kotter

Bước 1: Tạo sự khẩn cấp

Theo John Kotter: Không có động lực, mọi người sẽ không hỗ trợ quá trình chuyển đổi và mọi nỗ lực sẽ chẳng đi đến đâu. Các nhà điều hành thường đánh giá thấp việc đưa mọi người ra khỏi vùng an toàn khó như thế nào”. Việc tạo cho nhân viên sự cấp bách sẽ thúc giục sự thay đổi của mỗi cá nhân, kéo theo là sự thay đổi của cả một tổ chức. 

Người quản trị có thể làm gì?

• Xác định các mối đe dọa tiềm ẩn và phát triển các kịch bản cho thấy những gì có thể xảy ra trong tương lai. Lãnh đạo có thể sử dụng mô hình phân tích SWOT.

• Kiểm tra cơ hội có thể được khai thác.

• Bắt đầu các cuộc thảo luận và đưa ra những lý do, thuyết phục để khiến mọi người suy nghĩ và hành động

• Chứng minh cho mọi người thấy số liệu thống kê bán hàng kém hoặc nói về sự cạnh tranh gia tăng, bạn nên thuyết phục về những gì đang xảy ra trên thị trường và với đối thủ cạnh tranh.

Bước 2: Xây dựng đội ngũ

Để bắt tay vào thay đổi, cần có sự dẫn dắt và hỗ trợ những người chủ chốt trong tổ chức. Hay nói một cách khác, để dẫn dắt thay đổi, lãnh đạo cần phải tạo ra một liên minh, hoặc một nhóm, những người có tầm ảnh hưởng, có chuyên môn và vị trí nhất định. Khi được thành lập, “liên minh thay đổi” cần phải làm việc như một nhóm, tiếp tục xây dựng tính cấp bách và tạo động lực xung quanh sự cần thiết phải thay đổi.

Người quản trị có thể làm gì?

• Xác định các nhà lãnh đạo thực sự trong tổ chức.

• Thiết lập mối quan hệ với những người chủ chốt này.

Bước 3: Định hình tầm nhìn chiến lược

Khi bắt đầu nghĩ về sự thay đổi, sẽ có rất nhiều ý tưởng và giải pháp được hiện ra. Hãy liên kết những khái niệm này với tầm nhìn tổng thể mà mọi người có thể nắm bắt và ghi nhớ dễ dàng.

Một tầm nhìn rõ ràng có thể giúp mọi người hiểu rõ tại sao bạn yêu cầu họ làm điều gì đó. Khi mọi người tự mình nhìn thấy những điều bạn đang cố gắng đạt được thì những chỉ thị họ nhận được trở nên có ý nghĩa hơn.

 Người quản trị có thể:

Xác định các giá trị trọng tâm của sự thay đổi, kết hợp dữ liệu như dự báo, dữ liệu nghiên cứu thị trường, xu hướng kinh doanh…

• Chia sẻ về tầm nhìn trong tương lai

• Tạo một chiến lược để thực hiện tầm nhìn đó.

Bước 4: Chia sẻ tầm nhìn

Người quản trị có thể thường xuyên nói về tầm nhìn thay đổi, tận dụng tất cả các kênh truyền thông nội bộ để quảng cáo, bao gồm các nền tảng khác nhau, từ email, mạng nội bộ, bản tin… của doanh nghiệp. Hãy nói về nó khi có cơ hội. Khi được gợi nhắc liên tục,  mọi người sẽ ghi nhớ và làm theo. “Lời nói đi đôi với hành động” là rất quan trọng. Những điều bạn làm quan trọng và đáng tin cậy hơn những gì bạn nói. Hãy chứng minh loại hành vi mà bạn muốn từ người khác..

 Người quản trị có thể làm gì?

• Khuyến khích phản hồi từ nhân viên.

• Giải quyết các mối quan tâm và lo lắng của mọi người, một cách công khai, cởi mở và trung thực.

Bước 5: Loại bỏ chướng ngại vật để thúc đẩy hành động

Hãy xác định xem có ai phản đối sự thay đổi không hoặc những quy trình nào đang cản trở sự thay đổi.

Người quản trị có thể làm gì?

• Xem xét cơ cấu tổ chức, mô tả công việc cũng như hệ thống hiệu suất và lương thưởng để đảm bảo chúng phù hợp với tầm nhìn của doanh nghiệp.

• Công nhận và khen thưởng mọi người vì cố gắng cho “sự thay đổi”.

• Trao quyền cho nhân viên nỗ lực bằng cách cung cấp cho họ các khóa đào tạo, huấn luyện và cố vấn cần thiết.

• Xác định những người đang phản đối sự thay đổi và giúp họ thấy những gì cần thiết.

• Thực hiện hành động để nhanh chóng loại bỏ các rào cản (con người hoặc quy trình).

Bước 6: Tạo những thành tựu ngắn hạn 

Hãy cố gắng tạo ra hương vị chiến thắng sớm trong quá trình thay đổi, trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể (có thể là một tháng hoặc một năm, tuỳ thuộc vào loại thay đổi). Điều này sẽ tạo động lực rất lớn. Để làm được điều này, ngoài một mục tiêu dài hạn, bạn cần tạo các mục tiêu ngắn hạn, tập trung vào mục tiêu có thể đạt được, ít có khả năng thất bại.

Người quản trị có thể làm gì?

• Xác định các mục tiêu ngắn hạn khả thi, ví dụ: cắt giảm chi phí, cải thiện quy trình, tăng lợi nhuận… Điều quan trọng là phải xem xét kỹ lưỡng những ưu và nhược điểm của mục tiêu bạn chọn vì việc không đạt được mục tiêu sớm có thể khiến nhóm nản lòng.

• Chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn với các mục tiêu ngắn hạn – tốt nhất là các mục tiêu mà bạn chắc chắn có thể thực hiện được mà không cần sự trợ giúp từ bên ngoài.

• Đừng bắt đầu với những mục tiêu tốn kém.

• Phân tích kỹ lưỡng những ưu và nhược điểm tiềm năng của các mục tiêu. Nếu bạn không thành công với một mục tiêu sớm, nó có thể làm tổn hại đến toàn bộ sáng kiến ​​thay đổi.

• Công nhận và khen thưởng cho những người giúp bạn đạt được các mục tiêu.

Bước 7: Duy trì sự tăng trưởng

Kotter lập luận rằng nhiều “dự án thay đổi” thất bại vì chiến thắng được tuyên bố quá sớm. Đừng quên mục tiêu dài hạn, hãy coi chiến thắng là bước khởi đầu của những gì cần phải làm để đạt được sự thay đổi lâu dài.

Người quản trị có thể làm gì?

• Sau mỗi chiến thắng, hãy phân tích xem điều gì đã ổn và điều gì cần cải thiện.

• Thiết lập mục tiêu để tiếp tục phát triển, hoàn thiện dựa trên những gì đã đạt được.

• Xác định và loại bỏ các quy trình không cần thiết và các yếu tố phụ thuộc lẫn nhau.

• Tiếp tục truyền đạt tầm nhìn.

Bước 8: Cố định những thay đổi trong văn hoá doanh nghiệp

Cuối cùng, để thực hiện bất kỳ sự thay đổi nào, nó phải trở thành một phần cốt lõi của tổ chức. Văn hoá doanh nghiệp thường xác định những gì được hoàn thành, vì vậy các giá trị đằng sau tầm nhìn phải thể hiện trong công việc hàng ngày. Hãy nỗ lực không ngừng để đảm bảo rằng sự thay đổi được nhìn thấy ở mọi khía cạnh của tổ chức.

Người quản trị có thể làm gì?

• Nhắc nhở về sự tiến bộ mỗi khi có cơ hội.

• Kể những câu chuyện thành công về quá trình thay đổi.

• Bao gồm các lý tưởng và giá trị thay đổi khi tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

• Công nhận công khai các thành viên chủ chốt của “dự án thay đổi” và đảm bảo những nhân viên còn lại ghi nhớ những đóng góp của họ.

Ưu điểm của mô hình quản trị doanh nghiệp của Kotter:

• Mô hình đơn giản, dễ triển khai

• Luôn chuẩn bị kế hoạch đối phó với các nguy cơ tiềm ẩn

Nhược điểm :

• Để triển khai mô hình Kotter cần mất rất nhiều thời gian để thực hiện. 

Tạm kết:

Tóm lại, bên cạnh việc có được ý tưởng kinh doanh tốt, lập kế hoạch kinh doanh hay, có trong tay bản nghiên cứu thị trường hoàn hảo, thì doanh nghiệp rất cần mô hình quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Hy vọng những thông tin chúng tôi đưa ra ở trên sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình quản trị. Để được tư vấn phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi qua số Hotline: 092.6886.855

5/5 – (13 bình chọn)