Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Mua Hàng Xuất Nhập Khẩu

Nhân viên mua hàng đóng vai trò như trái tim của cả doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy công việc của nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu là gì? Nghề mua hàng đòi hỏi kiến thức, kỹ năng gì?

>>>> Xem thêm: Khóa học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu

1. Nghề Thu mua là gì?

Bộ phận thu mua (Procurement/Purchasing) của một doanh nghiệp là bộ phận thực hiện các hoạt động liên quan đến mua hàng hóa, dịch vụ. Nhân viên thu mua là người tìm kiếm và duy trì nguồn cung cấp vật liệu với giá cả và chất lượng tốt nhất. Có thể nói đây là công việc cốt lõi ban đầu trong quá trình sản xuất của bất kỳ một doanh nghiệp nào.

Từ đặc thù của bộ phận thu mua, nhân viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận. Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.

>>>>> Bài viết xem nhiều: khóa học báo cáo quyết toán hải quan

Khái quát công việc của nhân viên mua hàng quốc tế

(1) Lập kế hoạch mua hàng
(2) Xác định các tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, mẫu mã, chủng loại, giá cả,..
(3) Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
(6) Đàm phán, thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương
(7) Ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
(8) Quản lý hợp đồng cung cấp – theo dõi đơn hàng
(9) Kiểm soát hàng tồn kho
(10) Thanh toán và các công việc khác như khiếu nại, giải quyết tranh chấp (nếu có)

Theo dõi đơn hàng – công việc đặc biệt quan trọng của nhân viên thu mua

Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, nhân viên thu mua cần thực hiện các nghiệp vụ quan trọng sau để đảm bảo tiến độ cũng như đảm bảo cho lô hàng được xuất nhập khẩu đúng như thỏa thuận:
– Lập chứng từ cần thiết phục vụ công tác nhập hàng như: Hợp đồng, Invoice, Packing list.
– Kiểm tra tính phù hợp của bộ hồ sơ thông quan như: Hợp đồng, Invoice, Packing list, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, vận đơn…
– Lưu trữ hồ sơ nhập khẩu theo đúng quy định của công ty.
Thông quan hàng hóa
– Liên hệ với các bên logistics, đối tác… để làm thủ tục thông quan hàng hóa.
Kiểm soát công nợ dịch vụ của các đối tác trong nước
– Tập hợp hoàn thiện hồ sơ thanh toán dịch vụ cho các đối tác cung cấp dịch vụ logistic hàng hóa, công bố hợp quy tại Việt Nam (Hóa đơn cước, hóa đơn dịch vụ …)
– Tập hợp hoàn thiện hồ sơ thanh toán các mặt hàng khác được chỉ định từ Quản lý.
Thực hiện các phần việc hành chính, thủ tục của Phòng với các phòng ban liên quan
– Chịu trách nhiệm các phần việc hỗ trợ làm việc, tác vụ hành chính, thủ tục của nhóm XNK với các phòng ban liên quan: đóng dấu hoàn thiện chứng từ…với Phòng Hành chính, thủ tục tạm ứng/thanh toán …với Kế toán

2. Kỹ năng cần có của nhân viên thu mua

Để trở thành nhân viên mua hàng giỏi, bạn cần rèn luyện những kỹ năng quan trọng dưới đây:

Quản lý tốt mối quan hệ với khách hàng

Các mối quan hệ tuyệt vời thường là nền tảng của việc thu mua hiệu quả. Có mối quan hệ tốt không chỉ giúp bạn làm việc tốt hơn với nhà cung cấp, mà còn đảm bảo bạn đáp ứng đúng nhu cầu của đồng nghiệp hoặc doanh nghiệp của bạn.

Hãy nhớ rằng các mối quan hệ kinh doanh tuyệt vời được hình thành dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau cũng như các mối quan hệ cá nhân, điều đó có nghĩa là quản lý kỳ vọng và làm việc trong một môi trường minh bạch để luôn làm đúng những gì đã cam kết.

Kỹ năng đàm phán linh hoạt

Mối quan hệ tốt là nền tảng nhưng kỹ năng đàm phán mạnh mẽ là yếu tố quan trọng để mang lại giá trị thực cho doanh nghiệp khi thực hiện công việc của nhân viên thu mua. Hãy nhớ đàm phán không chỉ là việc kiên trì theo đuổi mục tiêu của bạn mà còn là việc hiểu và khám phá nhu cầu cũng như mục tiêu của đối phương trong bất kỳ cuộc thảo luận nào. Khả năng đọc được suy nghĩ của người khác và nhận ra khi nào cần thỏa hiệp dựa trên sự hiểu biết đó là một kỹ năng bạn nên nuôi dưỡng. Mỗi cuộc đàm phán là khác nhau, điều đó có nghĩa là khả năng linh hoạt của bạn là một phần quan trọng của thành công.

Quản lý thời gian hoàn hảo

Đảm bảo hàng hóa được mua hoặc được giao đúng thời hạn, cụ thể là suôn sẻ qua các kênh phê duyệt bắt buộc và đáp ứng kỳ vọng đưa ra là điều rất quan trọng để giảm thời gian chết và tránh gây cản trở năng suất, đảm bảo chức năng thu mua mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Mặc dù môi trường hiện đại với sự hỗ trợ của các công cụ mua sắm điện tử giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc thu mua, nhưng bạn vẫn phải quản lý các khoảng thời gian đó một cách hiệu quả.

Tầm nhìn chiến lược

Tư duy chiến lược liên quan đến khả năng phân tích để đảm bảo bạn luôn nhìn thấy các vấn đề tiềm ẩn hoặc nhu cầu sắp tới. Khả năng cập nhật sự thay đổi của thị trường cung ứng, dự đoán nhu cầu trong tương lai và những điều này có ảnh hưởng thế nào đến hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp của bạn luôn ở thế cạnh tranh trong một thị trường năng động.

Kỹ năng phân tích và ra quyết định

Để trở thành một nhân viên thu mua thành công, bạn cần có khả năng phân tích và đưa ra quyết định (và đôi khi là nhanh chóng). Bạn có thể có nhiều lựa chọn về nhà cung cấp và sản phẩm. Bạn sẽ phải chọn một nhà cung cấp có giá cả, chất lượng, các tùy chọn giao hàng và dịch vụ tổng thể tốt nhất.

Chẳng hạn, khi phải đưa ra quyết định về loại bao bì sử dụng cho sản phẩm, bạn có thể sử dụng giấy thay vì nhựa nhằm thân thiện hơn với môi trường. Đây có thể là một lựa chọn hiệu quả về chi phí tùy thuộc vào ngành nghề nhưng bạn cần phải cân nhắc các yếu tố khác như nhận diện thương hiệu tổng thể và mục tiêu của công ty khi đưa ra quyết định. Trong nhiều trường hợp, bạn cũng cần phải đưa ra những lựa chọn này một cách nhanh chóng.

Ngoài kỹ năng trên, để trở thành nhân viên thu mua bạn cần có kiến thức vững về nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa để có thể đàm phán với đối tác nước ngoài về điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

Để có được kiến thức đó, bạn có thể học hỏi kinh nghiệm mua hàng từ những người đi trước đã có kinh nghiệm trong khóa học mua hàng quốc tế, được đào tạo trực tiếp bởi các chuyên gia trong lĩnh vực Kinh doanh quốc tế.
XNK Lê Ánh là đơn vị đi đầu trong đào tạo Khóa học xuất nhập khẩu thực tế & Khóa Học Mua Hàng Quốc tế Chuyến âu, bạn có thể tham khảo chi tiết khóa học tại: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/
Hotline: 0904848855/0966199878

Xem thêm: 

Khóa học Thanh toán Quốc tế chuyên sâu

Khóa học Khai báo Hải quan chuyên sâu

Tổng hợp các website B2B mua bán quốc tế lớn nhất trên thế giới

Mua hàng qua website thương mại điện tử B2B