Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!

Chắc hẳn là một nhân sự đang làm việc hay đã trở thành một nhà quản lý đều từng gặp khó khăn này:

+ Tài liệu công việc quá nhiều, không có công cụ lưu trữ, khiến thất lạc, khi cần không tìm thấy

+ Không có nơi lưu trữ tập trung, khi tải về sử dụng khó khăn, không khai thác được tài liệu trực tuyến

+ Không có phương pháp quản lý khoa học dẫn đến tốn nhiều thời gian tìm kiếm

+ Muốn xem nhanh hoặc chỉnh sửa tài liệu nhưng không có công cụ hỗ trợ

+ Gửi file cho đồng nghiệp nhưng file quá nặng không thể gửi…

Vậy làm thế nào để giải quyết tình trạng trên? Ngoài việc tìm kiếm một công cụ quản lý tài liệu phù hợp có thể cho cá nhân/tổ chức, bạn còn cần nắm bắt những kiến thức sơ bộ trong quản lý và làm việc với tài liệu. Xin mời xem chia sẻ sau đây từ chuyên gia Vitranet24:

Tầm quan trọng của quản lý tài liệu

Tài liệu cần quản lý là toàn bộ những tài liệu sử dụng trong quá trình vận hành và quản trị doanh nghiệp. Tài liệu được phân chia theo từng mục đích sử dụng hoặc theo các cấp phòng ban bộ phận. Tài liệu dùng trong quá trình quản trị, ra quyết định cấp công ty gọi là tài liệu quản lý, tài liệu lưu trữ thông tin, kết quả làm việc của các nhân sự phòng ban bộ phận trong công ty gọi là tài liệu chuyên môn/nghiệp vụ,

Trong doanh nghiệp, quản trị là hoạt động tất yếu khi đội ngũ nhân viên làm việc với nhau và hợp thành tập thể. Tài liệu quản lý là công cụ quan trọng để điều phối tập thể này.

Văn bản đi đến, công văn giấy tờ và tài liệu chính là các căn cứ, cơ sở cho việc đưa ra các quyết định, kế hoạch, điều chỉnh của doanh nghiệp.Tuy nhiên, làm thế nào để lưu trữ một lượng khổng lồ văn bản đi đến và phát hành trong DN lại là một vấn đề nan giải. Điều này đòi hỏi phân loại một cách khoa học các loại công văn, tài liệu giấy tờ trong doanh nghiệp. Vậy đâu là cách phân loại hiệu quả?

Phương pháp quản lý, phân loại tài liệu khoa học

Mỗi loại giấy tờ đều có giá trị và mục đích sử dụng khác nhau. Tuy nhiên, chúng ta cần phân loại để có thể tra cứu và khai thác các loại văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các loại tài liệu có thể được phân loại như sau:

a. Tài liệu, công văn giấy tờ hành chính văn phòng

– Công văn, văn bản quy phạm phát luật, quy định và chỉ thị của Ban lãnh đạo;

– Hồ sơ về việc thành lập DN (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin và quyết định thành lập,…);

– Tài liệu về các hội nghị, đại hội;

– Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp;

– Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,…

b. Hồ sơ, tài liệu nhân sự

– Các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo;

– Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động ;

– Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, HĐLĐ,…);

– Các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên;

– Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, phụ cấp người lao động;

– Bảng mô tả công việc, tài liệu đào tạo nhân sự các kiến thức chung

c. Các loại giấy tờ tài liệu về hoạt động kinh doanh sản xuất

– Văn bản, tài liệu về kế hoạch sản xuất kinh doanh;

– Kế hoạch tài vụ hàng năm/ quý;

– Giấy tờ tài liệu về các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa,…;

d.Văn bản, giấy tờ tài liệu về tài chính, kế toán

– Các loại VBQPPL, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán;

– Dự toán, quyết toán kinh phí;

– Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính;

– Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán;

– Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm;

e. Các văn bản tài liệu chuyên môn của các phòng ban, bộ phận

– Các loại tài liệu chuyên môn của từng đơn vị

– Các kế hoạch báo cáo, tài liệu đào tạo

– Tài liệu đặc thù của từng phòng ban

Công cụ miễn phí giúp bạn quản lý và khai thác tài liệu thuận tiện

Đến bước này chắc hẳn bạn đã nhận thấy tầm quan trọng và cấp bách của việc quản lý và lưu trữ tài liệu, tuy nhiên để làm được việc đó bên cạnh quản lý thủ công, chúng ta rất cần những công cụ quản lý trực tuyến, khi mà các công việc đang được chuyển đổi số nhanh chóng. Cùng tham khảo Bitrix24 – một phần mềm miễn phí với tính năng “Drive” giúp bạn quản lý và lưu trữ tài liệu mạnh mẽ.

1. Ưu điểm chính của Bitrix24:

+ Quản lý và chia sẻ tài liệu thuận tiện. Lưu trữ và xem tài liệu bất cứ lúc nào bất kỳ nơi đâu, qua thiết bị di động và ứng dụng đọc tài liệu online

+ Quản lý tài liệu từ việc phân quyền quản lý tài liệu, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác theo quyền đã quy định

+ Tính năng Drive tương tự Dropbox, cho phép quản lý tài liệu cá nhân của mình ngay trên máy tính PC và đồng bộ dữ liệu lên Cổng thông tin công ty khi có kết nối mạng.

+ Xem tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau và trên mọi thiết bị di động

Một phần thiết yếu của hệ sinh thái Bitrix24 , tính năng quản lý tài liệu trong Bitrix24 là nơi bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ mọi tập tin liên quan đến công việc. Dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị, tích hợp với Google Docs và Office 365, quyền truy cập có thể được cấu hình-bạn còn muốn gì hơn từ ổ lưu trữ đám mây của mình? Tạo, lưu trữ và quản lý các tệp nhân sự của bạn bên trong bộ lưu trữ đám mây Bitrix24 bằng cách sử dụng các quyền truy cập có thể tùy chỉnh để bảo vệ dữ liệu riêng tư của nhân viên.

Tạo và đồng chỉnh sửa

Bitrix24 hỗ trợ tất cả các định dạng tệp phổ biến, giúp bạn dễ dàng làm việc với bảng tính, bản trình bày và các loại tài liệu khác.

Cộng tác trên các tài liệu

Mời đồng nghiệp của bạn đồng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Tất cả những thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu tự động.

Chia sẻ file

Chia sẻ tài liệu với cả đồng nghiệp của bạn hoặc với người dùng bên ngoài (ví dụ: khách hàng của bạn) bằng cách gửi cho họ một liên kết.

2. Hiệu quả khi sử dụng Bitrix24:

Sử dụng Bitrix24.Drive, bạn và đội ngũ của bạn có thể lưu trữ các tài liệu quan trọng, cùng nhau chỉnh sửa chúng trên mạng và chia sẻ các tài liệu này không chỉ trong nhóm, mà còn với những người dùng bên ngoài. Tạo một thư mục nhóm cho phòng ban hoặc dự án của bạn và mời các đồng đội hợp tác trực tuyến.

Tích hợp với công cụ hiện tại:

Bitrix24.Drive cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu trực tuyến qua việc tích hợp tự nhiên với Google Docs, Office 365, hoặc MS Office Online. Nếu bạn đã lưu trữ một số tập tin trên Google Drive hoặc Dropbox, bạn có thể dễ dàng kết nối nó với Bitrix24.Drive và chuyển các tập tin của mình chỉ trong một vài nhấp chuột.

Tính năng tìm kiếm tài liệu

Theo dõi tình hình sử dụng tài nguyên, dung lượng và dọn dẹp nơi lưu trữ của bạn

Mọi thay đổi đến các tập tin mà bạn quản lý đều sẽ dẫn đến một thông báo, điều này bao gồm ngày và tên của người đã thực hiện thay đổi đó. Bitrix24.Drive cũng sẽ hiển thị cho bạn dung lượng đám mây miễn phí còn khả dụng và đề xuất các tùy chọn để dọn dẹp một cách an toàn.

Bảo mật dữ liệu

Chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu hơn mọi công ty khác. Các tính năng bảo mật của Bitrix24.Drive bao gồm truyền tải dữ liệu qua mã hóa SSL, sao lưu hàng ngày, và lịch sử/khôi phục phiên bản. Các trung tâm dữ liệu của chúng tôi được bảo vệ theo SAS 70 Type II và tuân thủ tiêu chuẩn Bến cảng an toàn (Safe Harbor), vốn là cấp độ bảo mật dữ liệu dân sự cao nhất.

Xem chi tiết tính năng quản lý tài liệu Bitrix24 tại đây!

Đăng ký dùng free tại: https://bitrix24.vitranet24.com/dang-ky/

Tham khảo thêm các bài viết khác thuộc chủ đề tư vấn quản lý: