Mail Server – Giải pháp Email theo tên miền cho doanh nghiệp – Mona Media

Hiện nay, các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ đều có xu hướng sử dụng các dịch vụ Email miễn phí của Google, Yahoo, Microsoft,.. cho công việc của mình. Vì là một dịch vụ mail miễn phí và hoạt động dưới tên miền của nhà cung cấp nên tồn tại những nhược điểm nhất định. Vì thế mà dịch vụ thuê Email Server là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp, hệ thống Email sẽ hoàn toàn nằm riêng biệt trên một máy chủ độc lập và được chạy theo tên miền riêng của doanh nghiệp. Vậy khi sử dụng, hoặc thuê Mail Server riêng cho doanh nghiệp bạn cần nắm được những thông tin gì? Hãy cùng Mona Media tìm hiểu ngay bài chia sẻ dưới đây.

Mail Server là gì?

Email Server là hệ thống máy chủ được thực hiện cấu hình riêng theo tên miền của một doanh nghiệp sử dụng để gửi và nhận thư dạng điện tử.

Bên cạnh khả năng sắp xếp và lưu trữ các Email trên Internet, Mail Server là một trong những giao thức cực kỳ chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, và quản lý và truyền thông nội bộ, hay những giao dịch thương mại…

Không chỉ có thao tác cùng tốc độ ổn định và nhanh chóng, Mail Server còn đảm bảo được sự an toàn và khả năng khôi phục dữ liệu cao nhất. Mail Server cơ bản vẫn chính là Cloud Server (Server điện toán đám mây) hay Dedicated Server (Server riêng lẻ) được cấu hình để có thể nhận và gửi thư điện tử.

Nó cũng có đầy đủ những thông số tương tự như Server bình thường như: CPU, RAM, Storage,…Bên cạnh đó, nó còn có những thông số khác có liên quan đến Email như số lượng tài khoản về Email, Mail List, hay Email Forwarder,….

Ưu điểm nổi bật của Mail Server

• Mail server có thể xử lý một số lượng lớn thư điện tử mỗi ngày
• Có server riêng biệt
• Email Server bao gồm tính năng bảo mật an toàn dữ liệu
• Có hệ thống quản trị (Control panel) giúp người dùng có thể quản lý và tạo những tài khoản email cho nhân viên
• Có thể cài đặt dung lượng tối đa cho mỗi email
• Nhân viên có thể tự mình đổi mật khẩu riêng với Email Server
• Kiểm tra và quản lý nội dung email của nhân viên ở trong công ty.
• Email Server có khả năng phòng chống virus và spam mail hiệu quả cực kỳ cao.
• Email Server hỗ trợ Forwarder Email giúp cài đặt Email Offline
• Có thể check mail trên webmail và cả Outlook Express.

Nguyên lý hoạt động của Mail Server là gì?

Mail Server được hoạt động dựa vào 3 giao thức cơ bản gồm có:

Outgoing Mail Server

Outgoing Mail Server hay còn được gọi là Mail Server gửi đi để sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Đây là một giao thức dịch chuyển mail một cách đơn giản được sử dụng để liên lạc với những server từ xa. Đồng thời cho pháp được gửi nhiều lá thư cùng một lúc đến những server khác nhau.

Incoming Mail Server

Giao thức này còn được biết đến bởi 2 hình thức:

• IMAP (Internet Message Access Protocol): Chính là hình thức khá phức tạp hơn và cho phép nhiều client kết nối cùng một lúc đến một Mailbox. Email từ Mailbox sẽ tạo nên được sao chép tới máy client với bản gốc của email vẫn sẽ được lưu trữ tại Mail Server.
• POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): Chuyển email tới lưu lại tại máy tính có chứa Mail Client, thường là một bộ máy tính của người sử dụng thông qua một ứng dụng email như: Mac Mail, Outlook, Windows Mail…

Phân loại Mail Server

Mail Server gồm có những loại như sau:

Mail Server Microsoft và Google

Mail Server Microsoft và Google chính là hai cái tên lớn đại diện cho dịch vụ Mail Server. Nền tảng xây dựng của loại Server mail này có một quy mô rất lớn, một hệ thống bảo mật chặt chẽ. Có thể thực hiện quản lý tốt những dữ liệu hiện tại. Người sử dụng có thể dùng nhiều tiện ích khác nhau. Cũng chính vì vậy mà mức giá dịch vụ Server mail này thường có mức khá cao. Thí dụ như: G Suite (Google), Email 365 (Microsoft),…

Mail Server độc lập

Mail Server độc lập là một hệ thống Mail Server được thiết kế dành cho những tổ chức hoặc ISP xử lý với khối lượng thư lớn, yêu cầu linh hoạt và kiểm soát hơn với những dịch vụ thư. Hệ thống này bổ sung những tính năng như đồng bộ hóa, hợp tác Outlook, quản trị từ xa, quản trị Web và Webmail nâng cao hơn và có kết nối cơ sở dữ liệu, cung cấp đến bạn sức mạnh và kiểm soát tốt nhất, cần thiết nhất cho những hoạt động có quy mô lớn.

Chức năng nổi bật của Mail Server là gì?

Mail Server đem đến cho người sử dụng cá nhân và doanh nghiệp với các tính năng nổi bật như:

• Hạn chế một cách tối đa những thư chứa virus hoặc spam
• Cho phép người sử dụng khi gửi email hoặc nhận mail có thể thông qua trực tiếp Internet với những tên miền cụ thể của từng tổ chức
• Đảm bảo sự bảo mật tối đa thông tin nội bộ một cách chặt chẽ nhất
• Quản lý toàn bộ nội dung của mail ở tất cả những thành viên thuộc hệ thống
• Có thể thiết lập dung lượng tối đa cho từng người sử dụng Mail Server
• Thiết lập được những chức năng sao lưu dữ liệu một cách tự động. Đảm bảo mọi thông tin cần thiết luôn được tồn tại.

Lý do nên sử dụng Mail Server 

Bởi tình trạng spam mail, email được gửi kèm những phần mềm vô cùng độc hại sẽ làm ảnh hưởng nhiều đến tình hình an ninh mạng ở Việt Nam. Vì vậy, việc bảo mật cũng như an toàn luôn là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp muốn quan tâm. Và điều đó đã khiến cho Mail Server được đánh giá rất cao hơn so với những loại máy chủ mail khác.

• Tốc độ, bảo mật cao, kèm với nhiều tiện ích
• Email tên miền riêng của công ty thể hiện được sự chuyên nghiệp ở hoạt động
• Kiểm tra mail mọi lúc, mọi nơi: Ở văn phòng (thông qua phần mềm sử dụng để duyệt mail) ở bất kỳ nơi nào (khi đi công tác), trên tất cả những loại hình duyệt mail (Outlook..)
• Ngăn chặn virus và spam cực kỳ hiệu quả
• Có thể tùy biến những thông số và chứng năng của từng người dùng
• Tính bảo mật cao hơn nhờ được trang bị giao thức SSL
• Có không gian lưu trữ riêng biệt nhất, bất khả xâm phạm.
• Hỗ trợ tính năng Forwarder Email để có thể cài đặt Email Offline
• Sử dụng một IP riêng nên sẽ chống lại được một việc vô cớ bị vào danh sách đen

Những thuật ngữ thường gặp trong Mail Server

Có rất nhiều thuật ngữ đi kèm cùng với Mail Server. Sau đây chúng tôi sẽ điểm qua một vài khái niệm của các thuật ngữ thường gặp như: TLS Mail Server, Webmail, Local Queue, Email Authentication, SASL Mail Server, SMTP-IN Queue, Local Mailboxes, Mail Exchanger Record (MX).

TLS Mail Server

TLS (Transport Layer Security) là một dạng bảo mật tầng truyền tải. TLS hoạt động cùng với tầng ổ bảo mật SHL (Secure Sockets Layer). Với mục đích chính ở đây là cung cấp phương thức vận chuyển những mã hóa dành cho đăng nhập được chứng nhận bởi SASL.

Webmail

Webmail là Email chạy trên trình duyệt web, một vài Webmail mà những bạn có thường thấy như: Gmail, Hotmail, Yahoo mail. Webmail cho phép người sử dụng truy cập vào Email bất cứ lúc nào.

Local Queue

Sau khi đã tiếp nhận được thông tin thư từ, hệ thống sẽ tự động điều phối cũng như phân loại và xếp thư từ theo thứ tự ngay ngắn thẳng lối trước khi tiến hành chuyển vào hộp thư của người nhận. Việc xếp hàng những bức thư ở đây chính là Local Queue.

Để tăng cường khả năng bảo mật và giữ an toàn cho toàn bộ hệ thống Email Server, trước khi thư gửi đến người sử dụng, Remote Queue và Local Queue sẽ tiến hành quét virus. Sau đó sẽ kiểm tra Spam để có thể chắc chắn về chất lượng thư đã gửi đi. Tránh những trường hợp mail Server bị các danh sách đen liệt vào danh sách IP Spam.

Email Authentication

Email Authentication là tính năng sử dụng xác nhận danh tính của những người dùng khi truy cập vào hộp thư email. Tính năng này sẽ giúp cho bạn có thể bảo mật thông tin thư từ của chính bản thân mình. Nói một cách khác Email Authentication là một dạng email dự phòng. Khi quên đi mật khẩu của mail server, bạn có thể dùng email này để giúp bạn có thể lấy lại được mật khẩu của mail server, bạn có thể dùng email này để giúp bạn nhanh chóng lấy lại được mật khẩu.

SASL Mail Server

SASL (Simple Authentication and Security Layer) chính là một lớp xác thực và bảo mật một cách đơn giản. Để có thể xác thực được người dùng, SASL thực hiện công tác xác thực, sau đó TLS sẽ cung cấp vận chuyển mã hóa dạng dữ liệu để xác thực.

SMTP-IN Queue

Trước khi thực hiện phân tán thư đến những Remote Queue hoặc Local queue, giao thức SMTP sẽ thực hiện thao tác để sao lưu tất cả thư điện tử gửi đi từ Email Server của một doanh nghiệp tại SMTP-IN Queue. Nói theo một cách khác, SMTP-IN Queue chính là kho lưu trữ mọi thông tin thư từ trước khi gửi đi.

Local Mailboxes

Local Mailboxes chính là hộp thư của những account có đăng ký dạng tài khoản mail server của một công ty.

Mail Exchanger Record (MX)

Mail Exchanger Record có nhiệm vụ là để chỉ đường cho email đi đến một mail server của bạn. Mail Exchanger Record thường sẽ đi kèm với một A Record sẽ trỏ về một địa chỉ IP của mail server. Một thông số Pref có giá trị số để chỉ ra một mức độ ưu tiên của những mail server. Giá trị Pref càng nhỏ thì sẽ có mức độ ưu tiên càng cao.

Giải pháp thông minh khi nhu cầu sử dụng Mail lớn

Với những nhu cầu sử dụng lớn hiện nay, thì Email4B có thể là một trong những sự chọn lựa tối ưu. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về giải pháp Email4B ngay sau đây.

Dịch vụ Email4B

Email4B hay được gọi với một tên gọi đầy đủ là Email For Business. Đây được xem là một dịch vụ email sử dụng dành cho một doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng email lớn có chất lượng cao. Email4B được tiến hành cài đặt và vận hành trên máy chủ Window server 2016 (hay 2019) với ổ cứng 100% SSD Enterprise.

Lợi ích sử dụng Email4B

Dãy IP sử dụng chuyên biệt dành cho email có mức độ tin cậy cao ở trong nước cũng như quốc tế. Email4B sử dụng IP riêng dành cho email giúp hạn chế tối đa email vào thư mục Spam và thư rác. Hệ thống lọc mail khá thông minh, được cập nhật theo thời gian thực giúp tránh xa những loại email có virus hay mã độc,…Cụ thể như:

• Nhanh chóng và ổn định nhờ sử dụng công nghệ dạng Cloud Server vì thế tốc độ xử lý và tải dữ liệu luôn được tối ưu nhất
• Email4B giúp tổ chức của bạn được chuyên nghiệp hơn bằng cách gắn nhãn ID email thông thường của mình với tên miền của công ty.
• Tiết kiệm tối đa thời gian vì không phải đối phó được với những email spam nâng cao hiệu suất làm việc
• Chính sách bảo mật phải nghiêm ngặt và đảm bảo được thông tin quan trọng nhất của bạn được bảo mật và an toàn.

Tại sao cần thuê Email Server?

Dịch vụ này được tạo ra là nhằm mục đích cung cấp giải pháp cho những doanh nghiệp, tổ chức lớn cần đến các công cụ và chức năng mạnh mẽ mà thuê Email Server mang lại.

Email Server giúp thể hiện tính chuyên nghiệp trong những giao dịch với khách hàng, đối tác

Trong kinh doanh, việc xây dựng được một hình ảnh chuyên nghiệp là một điều rất quan trọng để giữ niềm tin của khách hàng và đối tác. Khi bất cứ một doanh nghiệp nào muốn trao đổi thông tin dịch vụ tới những doanh nghiệp khác, thì việc sử dụng địa chỉ email như [email protected] chắc chắn trông chuyên nghiệp hơn [email protected].

Đồng thời, việc sử dụng theo tên miền thương hiệu riêng cho thấy rằng doanh nghiệp của bạn được thiết lập tốt và chỉn chu tạo được sự thoải mái và tin cậy nơi khách hàng trong mọi giao dịch.

Hạn chế tối đa thư spam hoặc có chứa Virus

Tỷ lệ Email vào Inbox sẽ cao đến mức 99,99% nhờ vào việc Setup hệ thống Email chuẩn: Trang bị hệ thống bảo mật chống spam và virus trên chính Server, máy chủ Cloud Server, khai báo những thông số PTR record, SPF record, cấu hình DKIM, DMARC. Email Server sẽ luôn được bảo vệ tối đa, hạn chế được những rủi ro về cấu hình cũng như là Malware.

Đảm bảo độ bảo mật thông tin nội bộ một cách vô cùng chặt chẽ

Email Server giúp quản lý được các hoạt động trao đổi Email của nhân viên trong công ty với nhau, cá nhân với khách hàng,… được thể hiện rõ ràng và nằm trong sự kiểm soát nội bộ. Độ bảo mật được tăng cao sẽ đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn không lo bị thất thoát dữ liệu khách hàng, đảm bảo được sự uy tín của công ty.

Thiết lập được các chức năng sao lưu dữ liệu tự động giúp đảm bảo thông tin cần thiết luôn tồn tại.

Khi sử dụng Email Server, toàn bộ Email hiện có trên máy chủ sẽ được sao lưu định kỳ và có thể khôi phục ngay tức thì trong trường hợp xảy ra sự cố, bạn không cần phải lo ngại về việc thất thoát dữ liệu của công ty và khách hàng.

Mona Media – Dịch vụ cho thuê Mail Server chuyên nghiệp, bảo mật cao

Để dùng Mail Server hiệu quả, các doanh nghiệp cần tìm một đơn vị chuyên cung cấp Mail Server uy tín. Với dịch vụ về Email Server chất lượng, doanh nghiệp có thể được hưởng những tính năng tốt nhất mà Mail Server hiện có. Đến nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ Mail Server uy tín.

Dịch vụ cho thuê Mail Server tại Mona Media là giải pháp mail chuyên nghiệp dành cho các doanh nghiệp, tổ chức thường sử dụng email để trao đổi những thông tin quan trọng và đòi hỏi rất cao về tính tin cậy, ổn định của hệ thống. Dịch vụ email theo tên miền riêng sẽ đảm bảo tính an toàn cao nhất, tốc độ xử lý tối ưu.

Mona Media cũng cung cấp cho bạn hệ thống quản lý mail server tốt nhất hiện nay với khả năng tùy biến rất cao khi cài đặt, giao diện dễ dàng sử dụng, người dùng có thể cài đặt theo đúng yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Đồng thời hệ thống mail server của khách hàng còn được hỗ trợ cài đặt đầy đủ những bản ghi PTR, DKIM, SPF nhằm gia tăng mức độ uy tín cho hệ thống. Bên cạnh đó, Mona Media còn hỗ trợ giúp khách hàng cài đặt dịch vụ theo đúng đặc thù riêng của doanh nghiệp.

Với những khả năng vượt trội, Mona Media đem đến cho bạn giải pháp Email Server riêng phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp có hoạt động trao đổi qua email hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn. Mọi vấn đề có thể giải quyết bất kỳ lúc nào 24/7. Với nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ lưu trữ trên internet, chắc chắn Mona Media sẽ giúp khách hàng hài lòng nhất về dịch vụ.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, Phường 7, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 636 648

Câu hỏi thường gặp

Email Server khác gì so với Email thường?

Email Server sẽ có được độ bảo mật cao và an toàn hơn nhiều so với Email thông thường. Thông thường thì Email điện tử của cá nhân sẽ chỉ gửi được cho 01 đối tượng nhận duy nhất và đuôi Email sẽ theo đuôi tên miền của nhà cung cấp ví dụ như @gmail.com, @yahoo.vn. Nhưng đối với Email Server thì khác, nó sẽ được thiết kế riêng dựa vào tên miền thương hiệu của doanh nghiệp.

Đem lại uy tín, tạo ra sự tin cậy cao, ổn định, tốc độ nhanh, đảm bảo an toàn dữ liệu thông tin, hỗ trợ chống virus và cả Spam. Mail gửi đi sẽ được được gửi ngay tới inbox của những Email Server khác chẳng hạn như Google, Yahoo, Webmail,…

Tại sao nên sử dụng Email Server?

Với sự phát triển không ngừng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, điều này sẽ khiến cho tình hình an ninh mạng tại Việt Nam không được đảm bảo. Tuy vậy nhiều doanh nghiệp luôn quan tâm đến việc bảo mật và lưu trữ thông tin. Do vậy, Email Server sẽ là một ứng dụng được đánh giá cao bởi tính bảo mật thông tin mà nó mang lại, nhờ thế mà Email Server luôn được nhiều khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn.

Tính năng nổi bật nhất của Email Server là gì?

Bởi vì đây là một loại hình Mail được thiết kế riêng dựa trên nhu cầu thực tế của người dùng nên Email Server sẽ sở hữu rất nhiều tính năng nổi bật:

• Thông tin email chứa tên miền thương hiệu cụ thể của từng tổ chức tạo ra độ tin cậy cho khách hàng cao hơn
• Email server hạn chế tối đa tình trạng thư rác hoặc chứa virus
• Luôn có sẵn nhiều SMTP backup để đảm bảo rằng việc gửi mail đi không bị lỗi
• Đảm bảo thông tin tối mật trong nội bộ của doanh nghiệp
• Hỗ trợ sử dụng những giao thức SSL có phí đảm bảo an toàn hơn
• Hỗ trợ chữ ký số tránh được tình trạng lừa đảo qua email
• Hệ thống giao diện quản trị (control panel) và giao diện WebMail Pro dễ dàng sử dụng
• Sử dụng Email trên đa nền tảng khác nhau như Webmail, Outlook, Gmail, Di động…

Tôi có thể sử dụng nhiều tên miền trên một gói Email Server được hay không?

Câu trả lời sẽ là không. Bởi vì mỗi gói Email Server sẽ chỉ hỗ trợ được 1 tên miền duy nhất mà thôi.

Lời kết

Sử dụng những loại Mail Server đem đến cho người dùng gồm cá nhân lẫn doanh nghiệp hiện nay rất nhiều sự tiện lợi, hữu ích. Trong số đó, gồm có cả khả năng lưu trữ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, lưu trữ và truyền tải tốc độ lại có sự bảo mật vô cùng chặt chẽ. Hy vọng, với bài chia sẻ trên các bạn có thể chọn được một Mail Server phù hợp nhất cho danh nghiệp của mình.