Kỹ Năng Giao Tiếp Là Gì? Tầm Quan Trọng Của Giao Tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm vô cùng quan trọng đối với công việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày. Giao tiếp tốt giúp chúng ta xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với mọi người xung quanh. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Cần làm những gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp? Hãy cùng Vimi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Kỹ năng giao tiếp là gì? 

Giao tiếp là một hoạt động thường nhật diễn ra liên tục mọi lúc mọi nơi, là cầu nối giữa người nói với người nghe. Kỹ năng giao tiếp là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt những suy nghĩ, cảm nhận, ý kiến của cá nhân một cách rõ ràng và thuyết phục.

Kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống bao gồm khả năng truyền đạt thông tin, lắng nghe, trao đi và nhận lại phản hồi giữa chủ thể giao tiếp (người nói) và đối tượng giao tiếp (người nghe) nhằm đạt được một mục đích giao tiếp nhất định. Do đó, kỹ năng giao tiếp có liên quan đến khả năng nghe – nói, quan sát và cảm thông của cả nguời nói và đối tượng giao tiếp.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống

Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được coi là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với công việc và trong cuộc sống. Nhưng có nhiều người vẫn chưa biết cách để giao tiếp hiệu quả. Họ không thể trao đổi những suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách mạch lạc ở cả ở dạng nói và viết.

Sự hạn chế này đã khiến họ không thể thể hiện được hết khả năng của mình cũng như không tiến thân được. Bởi vậy những ai đang gặp vấn đề về giao tiếp có thể tham khảo một số ý sau để hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, từ đó có động lực để cải thiện bản thân: 

Tạo thiện cảm với mọi người xung quanh

Chúng ta có thể thấy rằng, với những người có kỹ năng giao tiếp không giỏi họ thường bị lùi lại trong đám đông; hoặc rất khó để tạo những mối quan hệ mới. Sử dụng đúng ngôn ngữ, hành vi, hành xử chuẩn mực sẽ tạo ra thiện cảm, ngay lập tức xoá đi khoảng cách giữa người với người.

Điều này giúp bạn dễ dàng hoà nhập với môi trường tập thể để có những mối quan hệ mới tối đẹp. Nếu kỹ năng giao tiếp được xây dựng trên nền tảng của sự trân thành sẽ tạo dựng được niềm tin, ủng hộ của mọi người.

Thấu hiểu người đối diện

Kỹ năng giao tiếp chính là vận dụng linh hoạt các kỹ năng lắng nghe, phân tích và chia sẻ. Vì vậy nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt đồng nghĩa với việc bạn dễ dàng thấu hiểu người đối diện. Bạn cần rèn luyện kỹ năng lắng nghe phân tích và đặt câu hỏi một cách thường xuyên liên tục.

Giao tiếp không đơn thuần là trao đổi thông tin, nếu bạn không có kỹ năng đặt câu hỏi sẽ rất dễ làm phật ý người khác và tạo ra tâm lý gượng gạo. Đồng thời nếu bạn có thông tin trong đầu mà không thể xử lý được nó ngay lập tức thì cũng không đạt tới hiệu quả giao tiếp như mong muốn. Khi bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp đến tầm cao hơn bạn sẽ dễ dàng nắm bắt tâm lý người đối diện.

Duy trì & giữ vững các mối quan hệ

Nếu bạn tạo dựng được các mối quan hệ, hay những mối quan hệ đã có sẵn nhưng lại không thể duy trì nó gì sớm muộn bạn cũng đánh mất đi mối quan hệ của mình. Để có thể gìn giữ các mối quan hệ của mình, bạn cần thường xuyên liên lạc, tạo ra các sự kiện, các ngày có ý nghĩa nhằm tạo cơ hội để gặp gỡ, giao tiếp.

Ngoài hình thức giao tiếp mặt đối mặt thông thường thì bạn có thể sử dụng các phương thức giao tiếp khác như: email, inbox, gọi điện, comment… Miễn sao các hành động của bạn thuộc nhóm các hành vi giao tiếp thông thường.

Nâng cao hiệu suất công việc

Trong doanh nghiệp, việc tổ chức kỹ năng mềm là vô cùng quan trọng, trong đó giao tiếp là hoạt động chủ đạo. Người có kỹ năng giao tiếp giỏi sẽ có khả năng kết nối, truyền đạt thông tin tốt hơn tới đồng nghiệp, đối tác. Thông qua việc chia sẻ và trao đổi thông tin mà các kế hoạch, mục tiêu trở nên suôn sẻ đạt hiệu suất cao hơn. Nếu kỹ năng giao tiếp của bạn kém có thể dẫn đến việc chia sẻ thông tin sai lệch gây ra hiểu nhầm và thiếu tính nhất quán.

Kỹ năng giao tiếp cũng là một trong những yếu tố giúp tạo nên tinh thần đội nhóm vững mạnh. Nếu bạn là nhóm trưởng cách bạn giao tiếp, trò truyện với mọi người sẽ tạo nên sự gắn kết, thấu hiểu. Các cuộc họp, buổi chia sẻ cũng sẽ trở nên sôi động, nhiệt huyết, nhận được nhiều ý kiến đóng góp và phản biện giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc

Trong hoạt động kinh doanh đặc biệt là bán hàng, kỹ năng giao tiếp quyết định đến thành bại của hoạt động trao đổi hàng hóa. Trước khi thuyết phục được khách mua hàng, bạn cần tạo dựng một mối quan hệ ngắn hạn với khách hàng của mình bằng kỹ năng giao tiếp tốt để góp phần tạo thiện cảm và hứng thú. Khi bạn đã có được thiện cảm của khách hàng lúc này bạn sẽ dễ dàng có được niềm tin để thuyết phục khách hàng ra quyết định mua hàng.

3. Các kỹ năng thường thấy trong giao tiếp cơ bản

Kỹ năng diễn đạt

Đây là một trong kỹ năng bắt buộc phải có trong giao tiếp, diễn đạt vừa là kỹ năng cần thiết vừa là công cụ truyền đạt thông tin đến người nhận. Vì vậy trong quá trình giao tiếp bạn cần phải chọn lựa phương thức truyền đạt rõ ràng, rành mạch, vào đúng trọng tâm. Cảm xúc và thái độ của người đối diện sẽ phụ thuộc vào việc lựa chọn câu từ, ngữ điệu, cường độ và tốc độ của bạn.

Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe là cách để bạn tôn trọng người đối diện, cũng là công cụ giúp bạn có thể thấu hiểu đối phương. Lắng nghe không chỉ đơn thuần là việc ngồi nghe và ghi nhớ những gì đối phương nói. Lắng nghe còn là quá trình não chắt lọc thông tin, là kỹ thuật tạo ra khoảng nghỉ để tạo điều kiện cho đối phương chia sẻ nhiều hơn. 

Kỹ năng đặt câu hỏi

Mọi chủ để giao tiếp sẽ không thể tiếp tục nếu không tồn tại những câu hỏi. Những câu hỏi cho phép bạn khai thác thông tin, tạo ra chủ đề mới để tiếp tục cuộc hội thoại. Các câu hỏi được sử dụng trong giao tiếp thường là các câu hỏi hỏi mở để giúp hội thoại có cơ hội chia sẻ nhiều hơn. Các câu hỏi trong giao tiếp cũng cần được sử dụng đúng lúc đúng chỗ, tránh đưa đối phương vào thế phải trả lời liên tục. 

Kỹ năng phân tích

Trong thực tế, phân tích vấn đề ngay lập tức khi vấn đề vừa xảy ra là một kỹ năng quan trọng. Trong hoạt động giao tiếp, bên cạnh các kỹ năng như đặt câu hỏi và lắng nghe bạn cần phải liên tục phân tích các thông tin được truyền tới. Việc phân tích và phản hồi thông tin liên tục sẽ được thực hiện một cách có chủ đích trong suy nghĩ của chúng ta. Từ các phân tích đầu vào bạn mới có thể đưa ra các phản ứng kịp thời và hiệu quả trong quá trình giao tiếp.

Kỹ năng thuyết phục

Tuỳ vào mục đích của hoạt động giao tiếp mà bạn mới cần sử dụng kỹ năng thuyết phục hoặc không. Nếu cuộc hội thoại của bạn nhằm mục đích thay đổi suy nghĩ, hành động của đối phương thì chắc chắn phải áp dụng kỹ thuật thuyết phục. Có nghĩa rằng, trước khi thuyết phục bạn đã phải thực hiện hàng loạt các kỹ năng như gây ấn tượng, phân tích, chia sẻ, tạo sự tin tưởng, thay vì việc liên tục đưa ra dẫn chứng, chứng minh rằng quan điểm của đối phương là sai.

4. Một số bí quyết giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Nâng cao kiến thức chuyên môn và kiến thức xã hội

Theo quan điểm chung của số đông mọi người, kiến thức luôn là thứ được đề cao nhất, kỹ năng chỉ là công cụ để hỗ trợ bạn thể hiện kiến thức ra bên ngoài. Với kỹ năng giao tiếp cũng vậy, muốn có cuộc giao tiếp thành công buộc bạn phải có kiến thức đủ sâu rộng mà bạn đang nói tới. Kiến thức chuyên môn sâu sẽ giúp bạn thể hiện được bản thân trong công việc; trong khi đó kiến thức xã hội rộng giúp bạn dễ dàng hoà nhập với mọi môi trường.

Học cách lắng nghe

Biết lắng nghe người khác nói, quan tâm vấn đề đang bàn bạc cùng nhau sẽ giúp bạn gắn kết các mối quan hệ với mọi người. Bạn bè, đồng nghiệp và những người quen biết sẽ đánh giá cao kỹ năng lắng nghe chú tâm của bạn. Để thể hiện sự lắng nghe khi giao tiếp, bạn nên kết hợp cùng ngôn ngữ cơ thể như gật đầu, mỉm cười hay đưa ra những phản hồi một cách có suy nghĩ.

Học ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể bao gồm hàng loạt các chuẩn mực, quy tắc thực hiện động tác và biểu cảm trên cơ thể. Khác với các kiến thức về kỹ năng mềm, ngôn ngữ cơ thể được hướng dẫn và đã hệ thống hoá thành giáo trình và sách. Vì vậy bạn có thể học và tập luyện khi ở nhà một mình, tuy nhiên bạn cần thực hành một cách nghiêm túc và thường xuyên. Bởi ngôn ngữ cơ thể không được sử dụng một cách đúng đắn sẽ rất gượng gạo và gây phản tác dụng.

Rèn luyện các kỹ năng mềm

Kỹ năng giao tiếp được xây dựng dựa trên việc sử dụng các kỹ năng mềm khác. Vì vậy không thể đưa kỹ năng giao tiếp đứng một mình, bạn buộc phải học, hiểu tất cả các kỹ năng và sử dụng chúng một cách linh hoạt, hiệu quả.

Cải thiện giọng nói trong rèn luyện kỹ năng giao tiếp là gì?

Trong giao tiếp hàng ngày, chúng ta chủ yếu sử dụng ngôn ngữ để thực hiện quá trình trao đổi. Bởi vậy giọng nói luôn đóng một vai trò cực kì quan trọng trong việc truyền đạt thông tin. Có một vài yếu tố ảnh hưởng đến giọng nói của một người bao gồm: vùng miền địa phương, âm lượng, tốc độ, nhấn nhá, khoảng nghỉ, tông giọng…

Chuẩn bị về chủ đề giao tiếp

Trong một số trường hợp, trước khi tham gia các buổi gặp gỡ hãy dành chút thời gian nghĩ về những người bạn sẽ gặp, chủ đề mà bạn sẽ nói. Có thể những gì bạn dự tính sẽ xảy ra hoặc không nhưng bằng việc chuẩn bị trước các chủ đề sẽ giúp bạn tự tin hơn. Ngoài ra tư duy đặt vấn đề, dự đoán sẽ giúp bạn luôn chủ động trong mọi tình huống, hình thành phản ứng nhạy bén hơn. 

Loại bỏ các rào cản

Giao tiếp là hoạt động được thực hiện bởi nhiều người với nhiều văn hoá nền tảng kiến thức khác nhau. Vì vậy quá trình giao tiếp luôn tồn tại nhiều khó khăn và rào cản, từ đó phải tự nâng cao kỹ năng giao tiếp của bản thân. Các rào cản trong quá trình giao tiếp bao gồm: Thiếu kinh nghiệm, thiếu kiến thức, các yếu tố cảm xúc, bất đồng ngôn ngữ,…là những rào cản lớn mà bạn cần loại bỏ trong quá trình giao tiếp của mình. 

Luyện tập thường xuyên

Cuối cùng việc bạn cần làm là luyện tập thường xuyên, mọi loại kỹ năng đều cần được rèn luyện không nghiêm túc. Với kỹ năng giao tiếp để luyện tập bạn có 2 cách gồm: Tự luyện tập, và luyện tập cùng người khác. Tuỳ vào môi trường và tính chất công việc của bạn mà bạn sẽ tự chọn cho mình hình thức luyện tập phù hợp.

Qua bài phân tích trên, Blog Vimi đã đem tới cho bạn một số kiến thức thú vị về định nghĩa Kỹ năng giao tiếp, hy vọng bạn đọc có thể hiểu được tầm quan trọng của Kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống và có thể tự cải thiện kỹ năng của mình theo hướng tích cực nhất.

Vimi là đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm van công nghiệp (van bướm, van cổng, van giảm áp…), các sản phẩm thiết bị đo (đồng hồ áp suất, đồng hồ nhiệt độ…), phụ kiện inox (mặt bích inox, tê inox, lơ thu inox…), chúng tôi không chỉ chia sẻ các kiến thức chủ đạo về sản phẩm và dịch vụ mà bên cạnh đó cũng có cả các kiến thức mở rộng, quý bạn đọc có thể tìm hiểu thêm tại Blog Vimi.

Đánh giá điều này post