Khái niệm và cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần phải được xây dựng hiệu quả và bền vững. Bởi lẽ, yếu tố này quan trọng tới mức được ví như linh hồn của tổ chức.
Vậy bạn cần hiểu bộ quy tắc ứng xử là gì? Trong quá trình hình thành nên tuân thủ theo những nguyên lý nào? Độc giả sẽ được đi qua từng câu hỏi cùng lời giải đáp trong bài viết của Vuiapp.vn. Hãy theo dõi đến cuối để tạo dựng doanh nghiệp thành điểm đến đáng mơ ước nhé!
Khái niệm về bộ quy tắc ứng xử
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp không phải là tài liệu mang tính ràng buộc pháp lý. Tuy nhiên, đây lại là điều khiến mọi tổ chức lớn, nhỏ đều cố gắng hoàn thiện hết mức. Bởi lẽ, trong đó tập hợp những yếu tố vô cùng quan trọng, liên quan tới:
Bộ quy tắc ứng xử là điều nên được doanh nghiệp xây dựng từ khi mới thành lập
– Quy tắc/nguyên tắc.
– Giá trị.
– Kỳ vọng đến từ nhân viên.
– Hành vi và các mối quan hệ được xem là thiết yếu.
Tất nhiên, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp được gây dựng một cách khác nhau ở mỗi nơi. Tuy vậy, bạn vẫn có thể học hỏi và tham khảo từ những “gương mặt” nổi tiếng như:
– Google.
– Coca Cola.
– Ikea.
– Vinamilk.
– Petrolimex…
Vai trò của bộ quy tắc ứng xử văn hóa trong doanh nghiệp là gì?
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là nền tảng để duy trì và kiến tạo. Cơ sở này sẽ giúp đưa ra những giải pháp mang tính hệ thống, hiệu lực cao. Quan trọng hơn chính là nhận về sự đồng thuận, chấp hành một cách tự giác từ cộng đồng.
Định hướng văn hóa
Đây là khía cạnh đầu tiên thể hiện tầm quan trọng của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp. Mỗi điều khoản được đưa ra mang tính chuẩn mức, là hướng dẫn và tài liệu tham khảo. Nhờ vậy, công việc của nhân viên sẽ được hỗ trợ hàng ngày một cách tốt nhất.
Chưa dừng lại ở đó, những quy chuẩn đặt ra giúp quản lý, định hướng lối sống. Toàn thể nhân sự sẽ tự động hình thành phong cách hành xử có văn hóa. Từ đây, công ty được nâng cao giá trị cốt lõi và thiết lập đúng đắn hơn nữa.
Đảm bảo kỷ luật
Đảm bảo kỷ luật đã giúp cho quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp trở thành điều cần phải có. Nó được coi như một yêu cầu gửi tới tất cả người có liên quan, bao gồm:
– Toàn thể nhân viên.
– Hội đồng quản trị.
– Lãnh đạo công ty…
Họ cần phải thực hiện đúng theo những gì đã đề ra trong các điều khoản. Khi làm trái lại hay không tuân theo phải nêu được lý do chính đáng. Đây cũng là cách hiệu quả giữ cho doanh nghiệp và nhân sự không vi phạm luật pháp/quy định.
Thương hiệu
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp có tác động không hề nhỏ tới thương hiệu. Bởi lẽ, nó đóng vai trò như một tuyên bố công khai của công ty. Qua đó, mọi người sẽ đánh giá được tổ chức này đã và đang đại diện và cam kết những gì.
Bộ quy tắc hiệu quả sẽ có sức lan tỏa rất lớn
Họ nhận ra liệu bạn đã theo đúng tiêu chuẩn xã hội và các hành vi đạo đức hay chưa. Nếu mọi thứ đều là chuẩn mực sẽ tác động tích cực tới uy tín và danh tiếng. Khi làm tốt vượt trên mong đợi, doanh nghiệp khác nhìn vào đó và học tập. Điều này giúp thương hiệu có vị thế hơn.
Gắn kết nhân viên
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cũng chính là chất keo, giúp gắn kết các thành viên. Đó sẽ là điều kiện gián tiếp thúc đẩy lòng trung thành, giữ chân nhân sự dài lâu. Những người đồng nghiệp dễ có cơ hội thống nhất với nhau về:
Bộ quy tắc giúp mối quan hệ đồng nghiệp gắn kết hơn
– Cách hiểu vấn đề.
– Đánh giá, lựa chọn và đi theo định hướng hành động.
Khi tiềm ẩn nguy cơ xung đột, chính bộ quy tắc ứng xử khiến mọi người hòa hợp hơn. Bởi lẽ, họ sẽ nhìn vào đó để làm chuẩn mực và tự điều chỉnh bản thân.
Giữ chân khách hàng
Khách hàng là người trực tiếp trải nghiệm và đánh giá tiêu chuẩn ứng xử của công ty. Khi được cho là chuyên nghiệp và có thái độ tôn trọng, doanh nghiệp nhận về nhiều lợi thế. Điều đầu tiên và quan trọng nhất chính là khuyến khích lòng trung thành.
Hơn thế, “tiếng lành đồn xa” còn giúp nhiều người biết về thương hiệu hơn. Nhờ vậy, bạn đã khéo léo tiếp cận đối tượng tiềm năng mà không cần làm gì nhiều.
Tuân thủ pháp luật
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp hình thức dựa trên những chuẩn mực trong pháp lý. Nhờ vậy, công ty sẽ biết mình được làm gì trong khuôn khổ. Đó là cách để giảm thiểu rủi ro kinh tế liên quan tới án phạt của chính phủ.
Đặc biệt quan trọng hơn, vấn đề tham nhũng trong nội bộ cũng được hạn chế hơn. Bởi lẽ, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp còn có tính chất răn đe hành vi sai trái.
8 bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Bước 1: Xem xét các tuyên bố về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của doanh nghiệp cho các mục tiêu kinh doanh cốt lõi và kì vọng đạo đức.
Bước 2: Nghiên cứu các quy tắc ứng xử của các doanh nghiệp có điểm chung về cách hoạt động và quy mô trong lĩnh vực của bạn.
Bước 3: Xem xét các chính sách hiện có, thực tiễn trong quá khứ, nhất là tình huống khó xử trước đây và bất kỳ tiền lệ nào mà tổ chức đã đặt ra.
Bước 4: Thống nhất ý kiến của các lãnh đạo doanh nghiệp và người đứng đầu phòng ban – những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi quy tắc ứng xử.
Bước 5: Soạn thảo nháp bộ quy tắc, chia sẻ rộng rãi tới các thành viên để lấy ý kiến phản hồi và chỉnh sửa trước khi xem xét về mặt pháp lý. Bộ quy tắc cần dễ hiểu và dễ đọc khi hoàn thiện.
Bước 6: Phân công giám sát và thực thi trách nhiệm cho cá nhân có khả năng và thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết khiếu nại, điều tra các vi phạm và đưa ra các biện pháp kỷ luật và hướng dẫn cách khắc phục khi cần thiết.
Bước 7: Triển khai bộ quy tắc ứng xử bằng cách tổ chức một sự kiện thông báo và giải đáp các thắc mắc, kỳ vọng của nhân viên. Hướng dẫn cách sử dụng, các vấn đề và các vi phạm có thể gặp phải.
Bước 8: Đánh giá, đo lường hiệu quả của bộ quy tắc bằng việc quan sát và đánh giá thực tế cũng như khảo sát thành viên. Liên tục thay đổi cải thiện cùng các hệ thống hỗ trợ để thích ứng với sự thay đổi của thực tiễn và duy trì lâu dài.
5 điều cần tuân thủ khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử
Điều cần tránh là áp dụng nguyên bộ quy tắc ứng xử của doanh nghiệp khác vào tổ chức mình. Họ có thể thành công nhưng chưa chắc đã phù hợp với đặc thù công ty, lĩnh vực của bạn. Mọi việc chỉ nên dừng ở sự tham khảo và kết hợp nguyên tắc thiết lập sau.
1. Nội dung bắt buộc
Trước khi mở rộng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần đảm bảo những nội dung cơ bản. Đây là các đề mục bắt buộc phải có, mang tính định hướng quan trọng:
Bộ quy tắc đề cao những người làm việc hiệu quả
– Truyền tải thông điệp của nhà lãnh đạo cùng với các cam kết liêm chính.
– Đưa ra các giá trị cốt lõi, tầm nhìn cũng như sứ mệnh/định hướng chiến lược tổng thể.
– Nêu lên những nguyên tắc kinh doanh đặc trưng của công ty.
– Vạch rõ các hành vi được và không được chấp nhận khi là một thành viên trong tổ chức.
– Các bước hành động cần có để ngăn chặn rủi ro trong những tình huống nhất định.
– Nêu ra cách thức, quy trình tìm kiếm chỉ dẫn, giải pháp và địa chỉ khi cần sự tư vấn.
– Áp dụng hình thức khen thưởng khi thực hiện tốt cùng biện pháp kỷ luật khi vi phạm.
2. Đảm bảo sự tham gia của toàn bộ lãnh đạo
Nhiều công ty thường giao việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cho bộ phận nhân sự. Hoạt động này dẫn đến thiếu vắng vai trò của những nhà lãnh đạo. Vì thế, nó không được khuyến khích thực hiện dù ở bất kỳ mô hình hoạt động nào.
Những nhà lãnh đạo cần trực tiếp tham gia vào quy trình
Bởi lẽ, cách ủy quyền trên làm cho quá trình hình thành và thống nhất trở nên rất khó khăn. Nghiêm trọng hơn còn dẫn đến tình trạng đi lạc do thiếu tính định hướng.
Giải pháp tốt nhất là toàn bộ lãnh đạo cùng ngồi xuống và đi tới kết luận chung. Làm như vậy đảm bảo tính nhất quán từ trên xuống dưới. Đó cũng chính là cơ sở tạo nên cơ cấu tổ chức bền vững, có cùng lý tưởng, mục tiêu.
3. Dựa trên nền tảng về sứ mệnh – giá trị cốt lõi
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp không chỉ dựa trên luật pháp về các hành vi đạo đức. Công ty cần tự hỏi phải làm gì để khuyến khích nhân viên đi theo chuẩn mực đặc trưng khác. Câu trả lời không nằm ở đâu xa mà ở ngay nền tảng cốt lõi.
Sứ mệnh
Trước tiên, bạn cần tìm các yếu tố có trong sứ mệnh của tổ chức. Bởi lẽ, đó sẽ là cách để củng cố quy tắc khi xây dựng hành vi đạo đức. Một số câu hỏi cùng với gợi ý trả lời dưới đây sẽ giúp độc giả hình dung rõ hơn:
Khi xây dựng quy tắc cần dựa trên sứ mệnh của công ty
– Mục đích được doanh nghiệp đề ra là gì? Câu trả lời thường được kỳ vọng là những yếu tố khác ngoài lợi nhuận. Chúng có thể liên quan đến trách nhiệm với xã hội, môi trường,…
– Điều gì đã làm cho doanh nghiệp trở nên khác biệt trên thị trường? Ví dụ như dịch vụ, giá cả,…
– Các mối quan hệ với khách hàng, nhân viên, cổ đông,…nên được đối xử như thế nào?
Giá trị cốt lõi
Điều cần làm tiếp theo là xem lại các giá trị của tổ chức. Nó nhằm đảm bảo bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp sẽ phù hợp và duy trì lâu dài. Những yếu tố quan trọng nên đặt lên hàng đầu như:
– Trách nhiệm giải trình: Liên quan tới nghĩa vụ của các cá nhân cũng như cam kết với công ty. Đó thường là đáp ứng mong đợi của khách hàng về chất lượng dịch vụ/sản phẩm.
– Quyền công dân: Nhằm đảm bảo tuân theo các điều luật của nhà nước. Ngoài ra còn là việc theo đuổi mục tiêu xã hội như sức khỏe, môi trường,…
– Sự chính trực: Áp dụng trong mối quan hệ với các bên liên quan. Họ là nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng, chính quyền địa phương, cơ quan quản lý,…
– Công bằng – minh bạch: Thể hiện trọng mọi khâu vận hành doanh nghiệp. Giá trị này đặc biệt liên quan tới mối quan hệ giữa người với người, các hình thức vật chất.
4. Tính chặt chẽ cao
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp không chỉ nhằm cung cấp những chuẩn mực. Các điều khoản đề ra cần có tính hợp lý và mức độ chặt chẽ cao. Để làm được điều này cần biết những chủ thể tương tác với doanh nghiệp là ai.
– Đối với khách hàng: Cần nghĩ ngay đến tiêu chuẩn giám sát chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
– Đối với cổ đông: Xem xét tới các vấn đề liên quan của báo cáo tài chính, giao dịch chứng khoán,…
– Đối với nhân viên: Rà soát chặt chẽ trách nhiệm xã hội, cam kết về quyền con người, tiền lương,…
5. Phải dễ hiểu
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp chỉ có thể đi vào thực tiễn khi đủ dễ hiểu. Để giúp việc truyền tải dễ dàng hơn, bạn có thể áp dụng một số điều như:
Khi xây dựng nội dung cần tránh ngôn từ quá phức tạp
– Ngôn ngữ đơn giản: Thay vì sử dụng ngôn ngữ quá chuyên ngành nên tìm các từ phổ thông thay thế. Điều này đặc biệt đúng khi trích dẫn ra các điều được luật pháp quy định.
– Ngôn ngữ tích cực: Bạn nên sử dụng những từ như “chúng ta” để có tính bao hàm. Người đọc sẽ thấy bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là bình đẳng.
Dù là nhà lãnh đạo hay nhân viên cấp thấp đều cần tuân theo, tạo cảm giác bình đẳng. Mọi người cũng thấy mình là nhân tố trong “mái nhà chung”.
Trên đây là những điều cần được nhanh chóng xây dựng một cách nghiêm túc trong tổ chức. Bởi lẽ, chúng các tác động đến toàn bộ hệ thống và sự phát triển dài lâu. Vuiapp.vn tin rằng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp giúp ích rất nhiều cho nhà lãnh đạo tài ba.
