KPI và phương thức thiết lập hệ thống KPI chuẩn chỉnh

Để quản lý doanh nghiệp có hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần cụ thể hoá mọi công việc sang thang đo có thể đo lường. KPI ra đời là sự tất yếu quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Vậy KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng được hệ thống KPI chuẩn chỉnh?

KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống KPI chuẩn chỉnh?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Có 2 loại KPI: KPI gắn với mục tiêu chiến lược – mục tiêu tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty như doanh thu, thị phần, lợi nhuận… và KPI gắn với mục tiêu chiến thuật – mục tiêu để đạt được mục tiêu chiến lược như KPI hàng ngày, hàng tháng…

Một hệ thống KPI chuẩn chỉnh không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn mang lại cả lợi ích cho mỗi cá nhân nhân viên.

• Đối với doanh nghiệp: KPI giúp các nhà lãnh đạo bao quát được toàn cảnh làm việc của công ty để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên và có thể nhìn nhận, điều chỉnh kịp thời chiến lược kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

• Đối với nhân viên: KPI giúp nhân viên hình dung rõ công việc và trách nhiệm của bản thân để tự giám sát hiệu suất làm việc so với mục tiêu, kịp thời phát hiện các khiếm khuyết để kịp thời cải thiện. 

Quy trình xây dựng hệ thống KPI chuẩn chỉnh

Để có thể xây dựng được hệ thống KPI chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp cần đòi hỏi rất nhiều công sức nhưng quy trình xây dựng KPIs sẽ trải qua 5 bước chính sau đây: 

Bước 1: Xác định chủ thể xây dựng KPIs

Chủ thể xây dựng KPI thường là trưởng phòng, trưởng bộ phận – những người có chuyên môn, nắm rõ được mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp. Ngoài ra, để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì họ cũng cần có sự đóng góp ý kiến từ các bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Chỉ số KPIs có thể không thực tế, khó có thể thực hiện khi không thể hiện đúng chức năng của mỗi phòng ban nên đòi hỏi người quản lý cần có một cái nhìn bao quát nhất.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs mỗi phòng ban

Khi xây dựng hệ thống chỉ số KPIs cũng cần phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, phòng ban… Vì mỗi bộ phận, phòng ban sẽ có những nhiệm vụ riêng biệt nên cần phân các chỉ số rõ ràng để họ bám sát đúng tính chất công việc của mình. Đồng thời, KPI cũng cần đảm bảo được các tiêu chí SMART và cần thường xuyên xem xét, đánh giá và điều chỉnh phù hợp với từng giai đoạn. Các tiêu chí SMART để đánh giá các chỉ số KPIs:

• S – Specific:

  Mục tiêu cần cụ thể hoá

• M – Measurable:

  Mục tiêu có thể đo lường được

• A – Attainable:

  Mục tiêu có thể đạt được

• R – Relevant:

  Mục tiêu có tình thực tế

• T – Timebound:

  Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Doanh nghiệp có thể chia các đầu công việc với 3 nhóm chính tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng và phức tạp của nó:

• Nhóm A:

  Các công việc tốn nhiều thời gian để thực hiện và ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung

• Nhóm B:

  Các công việc tốn ít thời gian để thực hiện và ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian thực hiện và ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung

• Nhóm C:

  Các công việc tốn ít thời gian để thực hiện và ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung

Mỗi nhóm sẽ có trọng số khác nhau tùy thuộc vào đánh giá của mỗi doanh nghiệp. Có thể là 20% – 30% – 50% hoặc đánh theo trọng số từ 1 đến 5 tương ứng từ Rất tệ đến Rất tốt.

Bước 4: Đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức KPIs nhân viên đạt được, chủ thể xây dựng KPIs cần đưa ra những mức thưởng nhất định để thúc đẩy tinh thần làm việc và đạt được KPIs của nhân viên. Những chính sách này cần được thống nhất kịp thời và công cố công khai với toàn công ty.

Bước 5: Đo lường, đánh giá và điều chỉnh

Không có hệ thống KPIs nào có thể đạt được độ chính xác trong suốt quá trình thực hiện. Các nhà quản trị cần theo dõi, đo lường để đánh giá hiệu quả thực hiện KPI để có thể đưa ra điều chỉnh phù hợp nhất với năng lực doanh nghiệp và diễn biến của thị trường. Hãy lưu ý, có thể doanh nghiệp sẽ mất một khoảng thời gian ngắn để đạt được mức tối ưu khi vận hành hệ thống KPIs. 

Xây dựng hệ thống KPI thường không theo một khuôn mẫu chung, mỗi doanh nghiệp cần có chiến lược xây dựng KPI riêng biệt để đưa ra hệ thống KPI chuẩn chỉnh phù hợp nhất với doanh nghiệp. Theo dõi Học viện G-Talent để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích!

>> Xem thêm: OKR – Phương pháp quản trị giúp doanh nghiệp chuyển mình trong giai đoạn khủng hoảng

Phòng Đào tạo thuê ngoài – Giải pháp Đào tạo tổng thể cho doanh nghiệp 

Address: Tầng 3, tháp C, tòa Udic Complex, Hoàng Đạo Thúy, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0966272523

Email: [email protected]

Facebook: Học Viện G-Talent