KPI là gì? Chi tiết quy trình 5 bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp
22.09.2022
19609
bientap
Có không ít doanh nghiệp hiện nay đánh giá hiệu quả công việc của một bộ phận hay đưa ra quyết định khen thưởng cho nhân viên dựa vào các chỉ số KPI. Vậy thì cụ thể KPI là gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
► KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc – được dùng để đo lường mức độ hoàn thành công việc của cá nhân, bộ phận trong tổ chức – doanh nghiệp. Với mỗi 1 vị trí công việc hay bộ phận sẽ có các chỉ số KPI khác nhau.
Xem thêm: 8 Phương Pháp Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Cho Nhà Lãnh Đạo
► Vai trò của chỉ số KPI
– Với tổ chức – doanh nghiệp
• Giúp theo dõi – đo lường một cách trực quan, chính xác, minh bạch hiệu suất làm việc của nhân viên – bộ phận
• Là căn cứ để đề ra chế độ lương thưởng hay áp dụng hình thức kỷ luật phù hợp
• Thể hiện tính hiệu quả của quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
• Đảm bảo các mục tiêu công việc chung có thể đạt được như kỳ vọng
– Với nhân viên
• Nắm bắt được mức độ hoàn thành công việc so với chỉ tiêu đề ra
• Tạo động lực tập trung làm việc, ưu tiên các công việc quan trọng vì mục tiêu cá nhân và bộ phận
• Giúp phát hiện các khiếm khuyết của bản thân để có sự điều chỉnh kịp thời
► Phân loại KPI
– KPI chiến lược
KPI chiến lược là các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc gắn với những mục tiêu chiến lược như: doanh thu, lợi nhuận, thị phần, thương hiệu… Ví dụ KPI doanh thu của công ty trong 1 năm là 50 tỷ đồng. KPI chiến lược thường sẽ tác động trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp và hỗ trợ thực hiện các chiến lược kinh doanh.
– KPI chiến thuật
KPI chiến thuật là các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc gắn với hoạt động cụ thể nhằm đạt được mục tiêu chiến lược. Ví dụ phải ký được hợp đồng với 500 khách hàng từ khoảng 10.000 khách hàng tiếp cận.
► Bộ chỉ số KPI tốt là như thế nào?
Một bộ chỉ số KPI tốt cần đáp ứng được các tiêu chí:
– Phù hợp với mục tiêu chiến lược
– Các mục tiêu phải có tính tập trung vào định hướng trọng tâm
– KPI cho bộ phận và cá nhân phải phù hợp với chức năng – nhiệm vụ công việc được phân bổ
– Đáp ứng được tiêu chí SMART
.png)
► 5 Tiêu chí SMART áp dụng vào KPI
– Specific (Cụ thể): Từng dữ liệu của chỉ số phải được tách bạch rõ ràng, tên chỉ số phải ngắn gọn và phản ánh được đúng bản chất.
– Measurable (Đo lường được): các chỉ tiêu KPI cần phải đo lường được nhờ các phần mềm quản lý.
– Achievable (Có thể đạt được): chỉ tiêu đặt ra cần đảm bảo nằm trong khả năng của bộ phận hay cá nhân
– Realistic (Thực tế): tính đến các yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến mục tiêu đề ra
– Time-bound (Có mốc thời gian cụ thể): theo mốc thời gian rõ ràng (tháng, quý, năm…)
► Xây dựng KPI – nên tự làm hay thuê tư vấn?
So sánh
Tự xây dựng
Thuê tư vấn
Ưu điểm
+ Doanh nghiệp hiểu rõ vấn đề của chính công ty mình
+ Không tốn chi phí
+ Nhận được sự đồng tình khi áp dụng
+ Bên tư vấn tốt sẽ có cách tiếp cận mô hình doanh nghiệp bài bản
+ Có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nên dễ theo dõi hơn
+ Có kinh nghiệm triển khai thực hiện tại nhiều doanh nghiệp khác nhau
Nhược điểm
+ Quá trình thực hiện có thể không bài bản
+ Góc nhìn cá nhân – kinh nghiệm dễ bị tác động bới đánh giá chủ quan
+ Không có công cụ theo dõi, đánh giá
+ Tốn chi phí
+ Bên tư vấn cần nhiều thời gian để tìm hiểu về hoạt động của doanh nghiệp
+ Khi đưa KPI vào áp dụng dễ bị nhân viên phản đối.
Cho nên tùy mỗi doanh nghiệp sẽ cân nhắc để lựa chọn hình thức xây dựng KPI cho phù hợp.
► Quy trình xây dựng KPI cho doanh nghiệp
– Bước 1: Xác định bộ nhận/ nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống KPI
Gồm 2 phương pháp:
+ Đội ngũ quản lý cấp cao, bộ phận nhân sự sẽ đề ra bộ KPI cho bộ phận/ phòng/ ban.
+ Bộ phận/ phòng/ ban trực tiếp xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cho các vị trí trực thuộc.
– Bước 2: Xác định các chỉ số KPI
Khi xây dựng chỉ số KPI cần đảm bảo gắn liền với những mục tiêu của bộ phận:
Sau khi đã thống nhất KPI với mục tiêu bộ phận, cần rà soát và điều chỉnh phù hợp với tiêu chí SMART.
– Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Khi đã xác định được KPI cho bộ phận và từng vị trí công việc, cần triển khai vào thực tế và áp dụng đánh giá mức độ hoàn thành. Với mọi đầu việc đều có thể quy thành 3 nhóm 3 KPI chính sau đây:
+ A: tốn nhiều thời gian thực hiện – ảnh hưởng lớn đến mục tiêu
+ B: tốn ít thời gian thực hiện – ảnh hưởng lớn đến mục tiêu/ tốn nhiều thời gian thực hiện – ảnh hưởng nhỏ đến mục tiêu
+ C: ít tốn thời gian thực hiện – ảnh hưởng nhỏ đến mục tiêu
Tùy thuộc mức độ quan trọng mà mỗi nhóm KPI như vậy sẽ có trọng số khác nhau, có thể A là 50%, B là 30%, C là 20%. Ví dụ bảng dưới đây đánh giá mức độ hoàn thành công việc của một nhân viên có bộ KPI gồm A, B và 2 C:
– Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá các chỉ số KPI và lương thưởng
Vào cuối mỗi kỳ đánh giá, thường sẽ có một buổi nghiệm thu mức độ hoàn thành KPI để xác định mức lương thưởng các cá nhân, bộ phận.
– Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI
Các chỉ số KPI cần được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian cho phù hợp với tình hình thực tế.
► Những lý do khiến doanh nghiệp không đạt KPI như đề ra
Bên cạnh số doanh nghiệp khiển khai thành công mô hình KPI đo lường hiệu suất công việc, vẫn có những đơn vị không đạt được KPI như đề ra, nguyên nhân có thể vì:
– Hệ thống mục tiêu quá xa rời năng lực thực tế của doanh nghiệp
– Mục tiêu thiết lập không rõ ràng – không đáp ứng được các tiêu chí SMART
– Áp dụng quy trình xây dựng KPI rườm rà, không tập trung vào những mục tiêu trọng tâm
– Việc triển khai truyền thông về KPI chưa rộng rãi và không nhận được sự đồng thuận trong nhân viên
– Người Quản lý không đủ năng lực theo dõi, giám sát quá trình triển khai áp dụng và chưa đưa ra những cảnh báo, điều chỉnh kịp thời
– Năng lực của đội ngũ nhân viên hiện tại còn nhiều hạn chế, chưa đủ khả năng đạt chỉ tiêu KPI đề ra.
Do vậy, khi triển khai xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp, một trong những tiêu chí cần phải tính đến đó chính là tính khả thi. Các chỉ tiêu KPI cũng cần phù hợp với chức năng của từng bộ phận, vị trí thì việc triển khai chỉ số đo lường hiệu quả công việc mới thực sự phát huy được tính hiệu quả.
(Theo OOC)
