Hướng dẫn viết email xin việc bằng tiếng Anh và một số lưu ý

Viết email xin việc là một trong những bước đầu tiên trong quá trình một người ứng tuyển vào bất kỳ công ty nào. Việc viết một email hoàn chỉnh, truyền đạt rõ ràng nội dung là rất quan trọng vì điều này sẽ giúp thiết lập nên ấn tượng tốt đầu tiên của nhà tuyển dụng với ứng viên. Một số doanh nghiệp hiện nay, đa phần là các công ty nước ngoài, yêu cầu ứng viên phải viết email xin việc bằng tiếng Anh. Trong bài viết này, người viết sẽ giới thiệu cách viết một email xin việc bằng tiếng Anh và chia sẻ một số lưu ý trong quá trình viết email. 

Cách viết email xin việc bằng tiếng Anhh

Quá trình chuẩn bị trước khi viết email xin việc bằng tiếng Anh

Các tài liệu đính kèm

Trong các email xin việc bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, ứng viên luôn phải đính kèm tối thiểu một tài liệu là hồ sơ cá nhân của mình. Tùy vào vị trí ứng tuyển mà ứng viên sẽ được yêu cầu gửi thêm một số tài liệu khác, ví dụ như bản scan các chứng chỉ cần thiết hay những thành phẩm trước kia của ứng viên trong lĩnh vực mà họ ứng tuyển. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu này nên được hoàn thành trước khi bắt đầu viết nội dung của email.

Về định dạng tệp, đối với hồ sơ cá nhân, ứng viên nên đính kèm ở dạng pdf để tránh các lỗi định dạng font hay format nếu để ở dạng doc, cũng như giúp việc mở hồ sơ và xem trực tiếp trên email thuận tiện hơn cho nhà tuyển dụng.

Về tiêu đề, họ tên đầy đủ của các ứng viên nên được hiển thị rõ ràng ở mỗi tài liệu, kèm với tên của tài liệu đó và vị trí ứng tuyển.

Dưới đây là một số tiêu đề ví dụ mà ứng viên có thể sử dụng:

• [Teaching Assistant] Nguyen Van A – CV/ IELTS Certificate.

• [CV/ IELTS Certificate] Nguyen Van A – Teaching Assistant.

• [Teaching Assistant – CV/ IELTS Certificate] Nguyen Van A.

Xem thêm: Ngôn ngữ trang trọng và không trang trọng trong tiếng Anh giao tiếp – Phần 1

Chữ ký

Sử dụng chữ ký ở cuối email xin việc sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên bởi chữ kí là phần tóm tắt ngắn gọn để nhà tuyển dụng nắm được những thông tin cơ bản nhất về ứng viên đó. Chữ ký nên được gói gọn trong 3 đến 4 dòng, không đưa quá nhiều thông tin thừa (ví dụ như tài khoản các mạng xã hội cá nhân mà không phục vụ cho mục đích công việc), và chỉ nên bao gồm một số thông tin cần thiết như: họ tên, chức vụ và tên công ty hiện tại (đối với sinh viên, có thể ghi năm học và tên trường), và số điện thoại. Ứng viên có thể sử dụng các định dạng đặc biệt để nhấn mạnh họ tên của mình, ví dụ như in đậm, in nghiêng hoặc màu chữ khác. Trong trường hợp ứng viên có các phương tiện liên lạc khác ngoài Gmail như Outlook hay Skype, ứng viên có thể cân nhắc đưa vào chữ ký của mình.

Dưới đây là một số mẫu chữ ký đơn giản:

• Nguyen Van A

Sophomore, University of Languages & International Studies

(+84) 12 345 678

• Nguyen Van A | Sophomore, University of Languages & International Studies

Mobile: (+84) 12 345 678

Outlook: [email protected]

Nội dung thư

Tiêu đề email

Tiêu đề là thành tố đầu tiên của email mà nhà ứng tuyển đọc để biết được nội dung tổng quan của email đó là gì. Khi viết tiêu đề, có hai điều mà ứng viên nên chú ý. Thứ nhất, một nhà tuyển dụng thường nhận được rất nhiều email xin việc cho cùng một vị trí; vì thế, họ sẽ sử dụng tên ứng viên hoặc tên vị trí ứng tuyển để tìm kiếm email trong hộp thư đến của họ. Thứ hai, rất nhiều nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra email trên điện thoại, và thông thường, màn hình điện thoại sẽ chỉ hiển thị khoảng 30 – 35 kí tự. Vì vậy, tiêu đề mà ứng viên lựa chọn nên ngắn gọn, xúc tích, và trực tiếp nhất có thể để tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Một tiêu đề đơn giản nhưng có hiệu quả cao sẽ được viết theo cấu trúc: Họ tên – Vị trí ứng tuyển. Ứng viên cũng có thể cân nhắc sử dụng từ ‘Application’ trong tiêu đề email xin việc của mình.

Dưới đây là một số tiêu đề email ví dụ:

• Nguyen Van A – Teaching Assistant.

• [Application] Nguyen Van A – Teaching Assistant.

Ở các bài đăng thông báo trên các nền tảng tuyển dụng trực tuyến, một số nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ yêu cầu về tiêu đề email, bao gồm mã số của vị trí ứng tuyển. Trong trường hợp này, ứng viên nên làm theo đúng yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Lời chào

Mỗi email xin việc luôn bắt đầu bằng một lời chào ngắn tới nhà tuyển dụng với cấu trúc ‘Dear…,’. Một lời chào tạo được ấn tượng tốt nhất sẽ đề cập cụ thể và chính xác tên của người nhận, bởi điều này cho nhà tuyển dụng thấy rằng ứng viên đã thực hiện một số nghiên cứu ban đầu về công ty mà họ ứng tuyển. Trong trường hợp này, ứng viên nên sử dụng danh xưng Ms. cho nhà tuyển dụng nữ và Mr. cho nhà tuyển dụng nam. Nếu nhà tuyển dụng là người nước ngoài, sau các danh xưng, ứng viên cần sử dụng họ thay vì tên riêng, thậm chí ghi đầy đủ họ tên của họ để tăng tính trang trọng cho email.

Dưới đây là một số ví dụ của lời chào tới những nhà tuyển dụng mà ứng viên biết tên:

• Dear Ms. Van/ Mr. Hung,

• Dear Ms. (Elizabeth) Smith/ Mr. (John) Smith,

Tuy nhiên, ứng viên cũng sẽ gặp phải các trường hợp mà họ không biết rõ tên của nhà tuyển dụng. Một cụm từ thay thế mà ứng viên có thể sử dụng sau ‘Dear’ là ‘Hiring Manager’, hoặc nếu ứng viên muốn cụ thể hơn, họ có thể dùng: Vị trí ứng tuyển + Hiring Manager (ví dụ như ‘Dear Teaching Assistant Hiring Manager’). Những cụm như ‘To whom it may concern’ và ‘Dear Sir/ Madam’ nên tránh được sử dụng bởi đây là các cụm mang ý nghĩa rất chung và mơ hồ – một biểu hiện rõ ràng cho nhà tuyển dụng thấy rằng ứng viên này chưa thực hiện bất kì quá trình tìm hiểu nào về công ty.

Xem thêm: Dạng bài viết thư phản hồi trong TOEIC Writing – Phần 1

Đoạn một

Trong đoạn một, có ba nội dung cơ bản và quan trọng nhất mà ứng viên nên giới thiệu, bao gồm vị trí ứng tuyển, nơi tìm thấy thông báo tuyển dụng, và tại sao ứng viên lại cảm thấy phù hợp với vị trí đó. Nếu được mời ứng tuyển hoặc được người quen giới thiệu, ứng viên cũng nên cho nhà tuyển dụng biết thông tin này. Ngoài ra, ứng viên cũng có thể cung cấp một số thông tin khác để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, ví dụ như: vị trí làm việc hiện tại, số năm kinh nghiệm, và một vài thành tựu công việc nổi bật. Tuy nhiên, dù là thông tin nào, một đoạn giới thiệu chỉ nên được giới hạn độ dài từ 2 đến 3 dòng.

Dưới đây là một số ví dụ tham khảo:

I recently learned of the [tên vị trí ứng tuyển] opening with [tên công ty] on [nơi tìm thấy thông báo tuyển dụng] and I am writing to you in hopes of being considered for this role. I strongly believe that my combined experience, skillset and inquisitiveness would make me a good fit for your company.

It is my great honor to receive the invitation to apply for the [tên vị trí ứng tuyển] position. As a/ an [vị trí làm việc hiện tại] with [số năm] of experience, I believe my combined knowledge, skill set, and demonstrated commitment will support the mission of [tên công ty].

I recently came across your [tên vị trí ứng tuyển] job opening at [nơi tìm thấy thông báo tuyển dụng]. Having read your job description, I found that the position closely matches my skills and experience, which would make me a valuable asset for [tên công ty]. Therefore, I am excited to submit my resume to you for your consideration.

Đoạn hai

Ở đoạn thứ hai, ứng viên cần phải trả lời câu hỏi ‘Tại sao nhà tuyển dụng nên tuyển tôi?’, hoặc nói cách khác, ‘Tôi có thể đem lại được gì cho công ty nếu được tuyển?’ bằng cách tóm tắt những kỹ năng, kinh nghiệm, và thành tựu công việc phù hợp nhất với vị trí mà họ ứng tuyển. Thay vì sao chép tất cả thông tin từ hồ sơ cá nhân đính kèm, ứng viên có thể dựa trên những mô tả mà công ty cung cấp về vị trí ứng tuyển để chọn lọc những thông tin nổi bật, phù hợp nhất và gói gọn lại trong khoảng từ 5 đến 6 dòng. Trong trường hợp ứng viên ứng tuyển cho nhiều vị trí ở các công ty khác nhau, nội dung đoạn thứ hai cũng nên được tùy chỉnh theo yêu cầu của từng vị trí, tránh sử dụng một mẫu cố định cho tất cả các email xin việc. Nhà tuyển dụng luôn muốn đọc một email mang tính cá nhân cao hơn là một email chỉ cung cấp cho họ các thông tin chung chung bởi ngay từ bước đầu tiên, những email như vậy đã không đem lại bất kì tư liệu đáng giá nào cho quá trình xét tuyển của họ.

Dưới đây là một số ví dụ mà ứng viên có thể tham khảo để đưa ra các thông tin về kỹ năng và kinh nghiệm của mình:

As an experienced [vị trí hiện tại] with high accomplishments in [một lĩnh vực ứng viên đạt được thành tựu trong công việc], I possess a diverse range of skills required to be successful in this position, including [tên các kỹ năng].

My previous experience working as [vị trí hiện tại] for [tên công ty], gave me [tên kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển] experience. With an excellent track record of [thành tựu công việc nổi bật] and expertise in [một số kĩ năng khác], I believe that I would be a great addition to your team.

(Dành cho sinh viên) I am a recent graduate from [tên trường] with a Bachelor Degree in [tên ngành học]. Such education background would allow me to fit in the [vị trí ứng tuyển] position quickly. Apart from that, I have also participated in some [kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển] during my university years. While [thành tựu đạt được trong kinh nghiệm đó], I have acquired several skills that are needed to be successful in this position as well.

Xem thêm: 5 lưu ý khi viết thư giới thiệu apply các trường nước ngoài

Dưới đây là một ví dụ tham khảo về đoạn thứ hai trong email xin việc:

I am a recent graduate from University of Languages & International Studies with a Bachelor Degree in English Linguistics and Literature. Such an education background would allow me to fit in the Teaching Assistant position quickly. Apart from that, I have also participated in some part-time tutoring jobs during my university years. While my students have all fulfilled their study goals, I have acquired several skills, either pedagogical or interpersonal, that are needed to be successful in this position as well.

Đoạn ba

Sau khi cung cấp những thông tin cần thiết về kỹ năng và kinh nghiệm của mình, ứng viên nên có một đoạn thứ ba ngắn để đề cập tới những tài liệu đính kèm trong email. Ngoài ra, ứng viên cũng nên cho nhà tuyển dụng biết rằng họ rất sẵn lòng đưa thêm thông tin nếu được yêu cầu, đồng thời kêu gọi hành động tiếp theo từ nhà tuyển dụng – thông thường sẽ là thông báo thời gian phỏng vấn. Về độ dài, đoạn ba nên nằm trong khoảng từ 1 đến 2 dòng.

Dưới đây là một số ví dụ tham khảo cho email xin việc bằng tiếng Anh:

In my attached resume, you will find additional details of my educational and employment background for your review. I have also enclosed my [tên các tài liệu khác] as required. I’d be happy to provide greater details about my skills and experience during an interview. Please call me at your earliest convenience.

The attached resume and [tên các tài liệu khác] highlight some of my top achievements. If you would like to discuss further how my credentials might benefit [tên công ty], I am eager to meet with you to give you more details in a personal meeting. Please contact me at your earliest convenience.

I have attached my resume and other relevant documents as required in this email. I look forward to the opportunity to discuss my credentials and how my expertise can help your organization.

Lời kết

Trước khi kết thư, ứng viên nên có một lời cảm ơn ngắn gửi tới nhà tuyển dụng. Lời cảm ơn này nên được tách biệt ở một dòng riêng so với các đoạn khác và lời chào cuối email.

Dưới đây là một số ví dụ tham khảo về lời cảm ơn:

• Thank you for your time and consideration.

• Thank you for your valued time.

• Thank you in advance for considering me.

Với lời chào cuối email, ứng viên có thể sử dụng các cụm như sau trước khi ký tên và cung cấp một số thông tin liên lạc cơ bản ở phần chữ ký:

• Nếu tên cụ thể của nhà tuyển dụng được đề cập ở lời chào đầu email: ‘Sincerely’, ‘Yours Sincerely’.

• Nếu tên cụ thể của nhà tuyển dụng không được đề cập ở lời chào đầu email: ‘Yours faithfully’.

• Cả hai trường hợp: ‘Best Regards’, ‘With Regards’, ‘Regards’.

Xem thêm: Dạng bài viết thư phản hồi trong TOEIC Writing – Phần 2

Một số lưu ý chung khi viết email xin việc bằng tiếng Anh

Sử dụng một email chuyên nghiệp để gửi thư

Khi bước vào môi trường làm việc, sự chuyên nghiệp là một yếu tố vô cùng quan trọng. Vì vậy, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên từ những chi tiết nhỏ nhất, bao gồm email mà ứng viên sử dụng. Một địa chỉ email chuyên nghiệp luôn luôn có tên của ứng viên để nhà tuyển dụng có thể biết được ai là người gửi mail. Ứng viên nên tránh dùng các địa chỉ chứa nhiều kí tự rối như $, &, ! hoặc chứa các từ không phù hợp với một môi trường chuyên nghiệp khi gửi thư xin việc .

Đọc rà soát kĩ email để tránh các lỗi ngữ pháp và chính tả

Nhấn nút gửi ngay sau khi viết xong là một điều tối kị khi viết email xin việc bằng tiếng Anh. Ứng viên nên dành thời gian rà soát thật kỹ lại nội dung email của mình, chú ý cẩn thận tới các lỗi ngữ pháp hay chính tả. Các lỗi này thường xảy ra do sự bất cẩn; vì vậy, để tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tránh các trường hợp hi hữu có thể xảy ra khi hồ sơ cá nhân của ứng viên đề cập tới sự cẩn thận như một điểm mạnh của họ, đọc lại email một vài lần nên trở thành một thói quen, đặc biệt đối với các email xin việc bằng tiếng Anh.

Không sử dụng biểu tượng cảm xúc

Biểu tượng cảm xúc là những yếu tố khiến cho email xin việc mất đi sự trang trọng và lịch sự cần có. Không một nhà tuyển dụng nào có đủ kiên nhẫn để đọc các email ngập tràn trong biểu tượng cảm xúc. Vì thế, ứng viên nên tránh sử dụng các biểu tượng cảm xúc này trong email xin việc.

Kiểm tra kĩ tên và địa chỉ email của người nhận

Viết đúng tên nhà tuyển dụng là một trong những nguyên tắc viết email quan trọng nhất. Chỉ một chữ cái sai cũng đủ để nhà tuyển dụng cảm thấy không được tôn trọng và hình thành nên ấn tượng xấu ban đầu. Những nhà tuyển dụng khó tính thậm chí sẽ ngay lập tức chuyển email của ứng viên vào hòm rác nếu thứ đầu tiên mà họ thấy là tên của mình bị viết sai. Vì vậy, trước khi gửi mail, ứng viên nên kiểm tra lại hai hoặc ba lần xem mình đã viết đúng tên của người nhận hay chưa.

Tổng kết

Bài viết này đã đưa ra những hướng dẫn cơ bản về cách viết email xin việc bằng tiếng Anh, cùng với một số ví dụ tham khảo cho từng phần cần có trong email. Trong quá trình viết mail, ứng viên cũng nên lưu ý bốn điều đã đề cập tới ở phần trên để có thể tạo được ấn tượng tốt nhất với nhà tuyển dụng.

Nguyễn Hồng Oanh