Hướng dẫn từ a-z thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho Doanh nghiệp

Hướng dẫn từ a-z thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho Doanh nghiệp

Chào anh chị, Công ty của em mới thành lập vào ngày 03/04/2022 tại Hóc Môn, thành phố Hồ Chí Minh. Hiện nay bên em đang sử dụng 5 lao động và 01 lao động nước ngoài. Vậy bây giờ em cần làm thủ tục như thế nào để đóng Bảo hiểm cho NLĐ của Công ty ạ. Mong anh chị hướng dẫn chi tiết giúp em, em xin cảm ơn ạ.

VIDEO: HƯỚNG DẪN THỦ TỤC THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI LẦN ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Tổng đài tư vấn. Nội dung câu hỏi của bạn về Thủ tục tham gia đóng BHXH lần đầu cho Doanh nghiệp mới thành lập đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Do Công ty bạn mới thành lập nên chưa được cấp mã đơn vị tham gia Bảo hiểm xã hội. Vì thế, bạn cần làm thủ tục để cấp mã đơn vị, sau đó Bạn có thể về kê khai hồ sơ điện tử trên Phần mềm Bảo hiểm xã hội để làm thủ tục. Đối với người lao động nước ngoài, bạn phải thực hiện thủ tục xin cấp mã riêng cho người nước ngoài và khai tăng Bảo hiểm. Vậy, để tham gia bảo hiểm xã hội bạn cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị (Làm hồ sơ giấy)

Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH quy định về hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu tại Doanh nghiệp gồm những giấy tờ sau:

Đối với Doanh nghiêp:

– Giấy chứng nhận đăng ký thành lập Doanh nghiệp (bản sao chứng thực)

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) (Hướng dẫn điền mẫu TK3-TS cho doanh nghiệp lần đầu đóng BHXH)

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS) (Cách lập mẫu D02-LT để khai báo tăng lao động)

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (Hướng dẫn điền mẫu D01-TS khi làm hồ sơ truy thu BHXH)

Đối với Người lao động:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS); (Kê khai mẫu TK1-TS cho NLĐ tham gia đóng BHXH lần đầu)

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03 Quyết định 595/QĐ-BHXH;

Như vậy, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nêu trên để xin cấp mã đơn vị tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu. Tuy nhiên, trên thực tế: Do hiện nay Bảo hiểm xã hội Việt Nam triển khai Bảo hiểm điện tử nên việc làm hồ sơ, tham gia BHXH lần đầu đối với các Doanh nghiệp đều thực hiện trên phần mềm Bảo hiểm. Vì thế, trước khi nộp hồ sơ xin cấp Mã đơn vị, bạn có thể liên hệ với số điện thoại Bảo hiểm xã hội huyện Hóc Môn: 028 3891 4366 và xin chỉ nộp Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (TK03-TS) và Giấy chứng nhận đăng ký thành lập Doanh nghiệp (bản sao chứng thực) để cấp mã. Sau đó, xin phép sau khi được cấp mã đơn vị thì Doanh nghiệp sẽ làm hồ sơ tham gia BHXH lần đầu trên phần mềm BHXH.

Lưu ý: Đúng thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu sẽ cần đầy đủ những giấy tờ nêu tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, tuy nhiên, một số cơ quan BHXH linh hoạt cho phép Doanh nghiệp chỉ cần làm tờ khai TK3-TS để cấp mã đơn vị, sau đó thì về làm hồ sơ điện tử. Bời việc làm hồ sơ điện tử sẽ nhanh gọn và đơn giản hơn rất nhiều so với soạn mẫu hồ sơ giấy.

Bước 2: Thực hiện xin cấp Mã bảo hiểm cho người lao động nước ngoài (làm trên phần mềm bảo hiểm)

Sau khi được cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp mã đơn vị theo Bước 1, Doanh nghiệp bạn liên hệ với các Nhà cung cấp phần mềm Bảo hiểm xã hội để mua Phần mềm bảo hiểm kê khai hoặc có thể sử dụng phần mềm Bảo hiểm xã hội của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (đây là phần mềm miễn phí – https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index) để thực hiện thủ tục xin cấp mã bảo hiểm kê khai cho người lao động nước ngoài.

Theo đó, trên hệ thống phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử nói chung sẽ có mục thực hiện đăng ký, bổ sung, ngừng giao dịch điện tử. Việc xin cấp mã cho người nước ngoài sẽ được thực hiện tại mục đăng ký giao dịch điện tử. Nếu như bạn không biết cách làm thì có thể liên hệ nhờ các nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ cấp mã cho người nước ngoài. Các bước thực hiện như sau:

(1) Làm hồ sơ xin cấp mã cho người nước ngoài trên Phần mềm Bảo hiểm xã hội;

(2) Cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ điện tử và xử lý cấp mã;

(3) Cơ quan Bảo hiểm xã hội trả mã Bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài qua hệ thống phần mềm Bảo hiểm xã hội hoặc Email mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Lưu ý: Mã đơn vị Doanh nghiệp xin ở Bước 1 được hiểu như 1 mã định danh để quản lý các Người lao động Việt Nam tại Doanh nghiệp của bạn, còn mã Bảo hiểm xin cấp ở Bước 2 cho Người nước ngoài được hiểu như 1 mã định danh để quản lý các người lao động nước ngoài làm việc ở Doanh nghiệp bạn. Do đó, khi làm thủ tục đóng BHXH cho người Việt Nam thì bạn sẽ sử dụng mã đơn vị ở Bước 1, còn khi làm thủ tục kê khai đóng BHXh cho người nước ngoài sẽ sử dụng mã bảo hiểm được cấp tại Bước 2 này.

Ngoài ra, phần mềm bảo hiểm mua ở các nhà cung cấp sẽ mất phí hằng năm, nếu bạn xin cấp mã cho người nước ngoài này sẽ bị thu thêm 01 lần phí nữa. Còn nếu bạn làm trên trang dịch vụ công (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index) là hoàn toàn miễn phí.

Nếu cần hỗ trợ các thủ tục liên quan đến việc tham gia BHXH lần đầu: từ hồ sơ, thủ tục, tư vấn phương án… Bạn có thể liên hệ số điện thoại zalo: 0977083223 – Đoàn Lan (hỗ trợ tư vấn và làm dịch vụ).

Bước 3: Kê khai lao động là người Việt Nam trên Phần mềm Bảo hiểm xã hội

Hồ sơ điện tử để khai khai lao động tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu là hồ sơ 600. Theo đó, sau khi mua Phần mềm Bảo hiểm xã hội bạn chỉ cần thực hiện:

1. Thêm thông tin người lao động cần đóng Bảo hiểm xã hội tại mục Quản lý lao động/Quản trị nhân sự… (tùy từng phần mềm sẽ có tên gọi khác nhau);

2. Thực hiện kê khai bảo hiểm tại hồ sơ 600. Trong hồ sơ 600 đảm bảo kê khai đầy đủ mẫu D02-LT; TK01-TS; D01-TS.

3. Thực hiện ký hồ sơ điện tử và gửi lên Cơ quan Bảo hiểm xã hội chủ quản

Bước 4: Hồ sơ bảo hiểm điện tử mẫu 600 được cơ quan Bảo hiểm xã hội phê duyệt và gửi thông báo về email đăng ký.

Khi đăng ký phương thức kê khai lao động trên Phần mềm bảo hiểm xã hội, Doanh nghiệp phải đăng ký Số điện thoại và email liên hệ. Do đó, khi kê khai hồ sơ điện tử nếu hồ sơ hợp lệ hoặc hồ sơ bị từ chối thì Bảo hiểm sẽ trả kết quả về số điện thoại và email trên.

Bước 5: Cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị.

Sau khi hồ sơ Bảo hiểm điện tử mẫu 600 có kết quả thì cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ in sổ Bảo hiểm và in thẻ BHYT để gửi về cho đơn vị. Địa chỉ nhận sổ thẻ là địa chỉ mà đơn vị đã đăng ký với Bảo hiểm xã hội trên hệ thống phần mềm bảo hiểm xã hội. Đơn vị sau khi nhận được sổ thẻ thì thực hiện trả sổ Bảo hiểm xã hội và thẻ Bảo hiểm y tế cho người lao động.

Nếu trong quá trình giải quyết có vấn đề vướng mắc gì về hướng dẫn điền mẫu D01-TS khi làm hồ sơ truy thu BHXH, bạn vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900 6172 để được tư vấn, giải đáp trực tiếp.

Thủ tục điều chỉnh tiền lương tham gia BHXH cho người lao động

Truy thu tiền đóng bảo hiểm khi báo tăng lao động muộn