Hướng dẫn thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp – V-BOX

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là một bước vô cùng quan trọng trong nhiệm vụ lưu giữ tất cả giấy tờ và dữ liệu quan trọng của công ty. Vậy trong các doanh nghiệp lớn, quy trình này sẽ được thực hiện như thế nào? Có thể thuê ngoài để tiến hành lưu trữ hay không? Tất cả thông tin cần thiết sẽ được V-Box cung cấp trong bài viết sau.

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là gì?

Hồ sơ của doanh nghiệp là những giấy tờ, tài liệu đặc biệt quan trọng, liên quan đến sự tồn tại và phát triển của cả cơ sở. Để thuận tiện trong sắp xếp và lưu giữ, hồ sơ được chia thành 3 loại chính:

• Tài liệu nội bộ doanh nghiệp gồm các hướng dẫn công việc, thủ tục quản lý, chính sách hoạt động, biểu mẫu thống kê, kế hoạch hoạt động chính thức, thông tin cơ cấu tổ chức, tài chính,…

• Tài liệu bên ngoài có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp gồm kế hoạch, tiêu chuẩn, cơ sở kỹ thuật,…

• Tài liệu tham khảo, áp dụng vào hoạt động công ty.

Quá trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp được tạo ra nhằm mục đích tổng hợp chi tiết tất cả các bước cần thực hiện để sắp xếp hồ sơ và cất giữ cẩn thận. Qua việc thực hiện đầy đủ 5 bước trong quy trình, doanh nghiệp có thể giảm xuống tối đa khả năng thất lạc các giấy tờ quan trọng.

Nếu không sử dụng tài liệu điện tử thì tài liệu giấy của doanh nghiệp sẽ vô cùng nhiều, Trong trường hợp này, quá trình lưu trữ tham gia phân loại tất cả giấy tờ theo từng tiêu chí và đặc điểm  khác nhau. Do đó, việc quản lý và tìm kiếm khi cần sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Ngoài ra, quy trình này còn khá chú trọng các quy định về lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp. Tùy từng loại hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được phép lưu giữ theo những khoản thời gian khác nhau. Có nhiều hồ sơ chỉ lưu trữ dưới 5 năm nhưng cũng có nhiều loại có thể lưu trữ vĩnh viễn.

Chính sách quản lý lưu trữ hồ sơ hiện nay

Nhà nước ta có đưa ra một số chính sách dành riêng cho công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp như sau:

• Thời hạn lưu giữ các loại hồ sơ theo quy định của pháp luật.

• Xác định từng loại tài liệu và lập kế hoạch bảo vệ hồ sơ mật, hồ sơ nội bộ.

• Lựa chọn người tiếp cận và quản lý hồ sơ đáng tin cậy. Hãy tìm kiếm người tuyệt đối trung thành với doanh nghiệp.

• Đảm bảo luôn đủ nguồn kinh phí để duy trì việc lưu trữ an toàn tất cả hồ sơ.

• Phát triển cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ tại những kho trữ.

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp chi tiết

Sau khi lập rõ ràng kế hoạch chính sách quản lý, quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp cần sắp xếp, lưu giữ phải thực hiện những việc sau:

• Xác định địa điểm lưu giữ hồ sơ: Xây dựng kho, thuê kho, tự lưu tại doanh nghiệp hay thuê dịch vụ ngoài,…

• Thống nhất thời gian bắt đầu lưu trữ, thời gian hủy bỏ lưu trữ và lựa chọn phương pháp thích hợp để tiêu hủy hồ sơ hết hạn phép lưu giữ.

• Họp bàn các phương phức phân loại hồ sơ, đồng thời lập danh mục liệt kê tất cả hồ sơ cần trữ.

• Thông báo kế hoạch cho tất cả nhân viên có nhiệm vụ tham gia quy trình lưu trữ và bộ phận tài chính để có sự chuẩn bị kỹ trước khi tiến hành thực hiện.

Hướng dẫn cách tổ chức sắp xếp lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Hiện nay có khá nhiều cách tổ chức sắp xếp mà doanh nghiệp có thể lựa chọn như:

• Lựa chọn phương pháp bảo quản như tủ gỗ, kệ, bìa cứng, túi hồ sơ nhựa, lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây,…

• Sử dụng giấy ghi nhớ để phân loại tài liệu hoặc ghi lại những mốc thời gian cần tái sắp xếp và kiểm tra.

• Sắp xếp riêng biệt các tài liệu thuộc các phòng ban, hồ sơ hợp tác cùng các đối tác khác nhau, chia theo nhóm, quý hay năm,.. Doanh nghiệp có thể sắp theo trình tự thời gian để dễ tìm kiếm.

• Tạo và lưu trữ file hồ sơ mềm trên hệ thống máy tính.

Lập danh mục, phân loại hồ sơ, chứng từ

Danh mục có chức năng hệ thống lại tất cả các loại hồ sơ, phân loại và sắp xếp chúng một cách khoa học. Vì vậy, danh mục đóng một vài trò quan trọng trong quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp.

Đối với hệ thống hồ sơ quá lớn, người quản lý lưu trữ sẽ không thể kiểm soát hết tất cả chúng được. Do đó, doanh nghiệp cần lập các danh mục rõ ràng về các loại tài liệu. Phương pháp tối ưu nhất trong trường hợp này là mỗi phòng ban tự tạo và lưu giữ một danh mục tài liệu riêng, sau đó gửi về cho người quản lý.

Theo dõi và cập nhật hồ sơ lưu trữ

Khi lưu trữ hồ sơ, cần thường xuyên theo dõi tình trạng hồ sơ, cập nhật liên tục những mục mới được bổ sung. Vì một doanh nghiệp đang hoạt động thì hồ sơ sẽ luôn được đổi mới và bổ sung nên bước này sẽ không thể bỏ qua. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra lại tất cả hồ sơ theo kỳ để đảm bảo độ an toàn và bảo mật của chúng.

Trên đây là quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp chuẩn chỉnh nhất mà bạn nên biết. Nếu bạn còn gặp những thắc mắc hay vấn đề khi thực hiện lưu trữ, hãy liên hệ V-Box để được hỗ trợ chi tiết nhé!