Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp

Mục lục:

Tài liệu, hồ sơ được coi là một loại tài sản có giá trị như những tài sản khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản những tủ sắt đựng tài liệu, tủ hồ sơ rất cần được chú trọng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn!

Tầm quan trọng  của những tủ tài liệu, hồ sơ văn phòng

Những chiếc tủ tài liệu cứng nhắc, vô chi vô giác mà lại tác động trực tiếp phụ vụ cho hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của cả doanh nghiệp:

–         Để doanh nghiệp hoạt động được phải có các hồ sơ, giấy tờ tài liệu làm cơ sở căn cứ, theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo cho hoạt động sản xuất- kinh doanh đúng kế hoạch, đúng mục tiêu đề ra.

–         Hồ sơ, tài liệu giúp việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, xây dựng nên chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ, thuyết phục nhất. Qua đó mà góp phần phát triển hoạt động ngày càng hoàn chỉnh, hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.

–         Các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra, thiết lập vật tư, hàng hóa, tiền vốn đều thông qua việc quản lý tủ hồ sơ, tài liệu của nhân viên.

–         Ngoài ra, việc xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tiền lương, tiêu chuẩn và định mức cũng cần sự góp sức của tài liệu, hồ sơ lưu trữ.

–         Những nhà lãnh đạo doanh nghiệp đặc biệt cần tới một vài chiếc tủ tài liệu dù lớn hay nhỏ. Việc thống nhất chỉ đạo về mặt nhân sự, kỹ thuật, kinh doanh nhằm giúp hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi và mục đích đều cần sự trợ giúp của tài liệu văn phòng. Các bộ phận, phòng ban cũng từ đó mà nắm được thành phần, số lượng, thực trạng của bộ phận mình để có phương hướng lãnh đạo hợp lý.

–         Hồ sơ, tài liệu là minh chứng xác thực, đối chiếu chính xác trong các trường hợp cần thiết.

Chọn tủ sắt đựng tài liệu văn phòng loại nào hợp lý?

   Nắm bắt được tầm quan trọng của những tài sản này rồi, bạn đừng nghĩ việc lưu trữ chúng trong từng file hay tủ nhỏ có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được. Chắc chắn tủ file nhỏ không thể tiết kiệm được bằng việc bạn sử dụng tủ đựng tài liệu lớn đâu. Vậy nên, tốt nhất là:

–         Chọn tủ hồ sơ di động có nhiều ngăn: với tủ nhiều ngăn có thể chứa được mọi hồ sơ với mọi kích thước khác nhau, nhân viên văn phòng cũng dễ dàng quản lý, phân loại, tìm kiếm bằng cách dán giấy bên ngoài. Việc nhìn trực quan sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

–         Chọn tủ treo tường: nếu bạn lo lắng vì diện tích lưu trữ nhỏ, chúng ta nên dùng tủ treo tài liệu. Loại tủ này vừa tiết kiệm diện tích lại có giá thành khá rẻ, giải quyết được nhiều hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ. Hoặc bạn có thể tận dụng diện tích bằng cách ghép nhiều tủ file nhỏ thành chiếc tủ lớn.

Xem thêm: Tủ sắt hòa phát 3 buồng đa năng kết hợp tủ tài liệu và tủ quần áo

Hướng dẫn 3 Bước lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong tủ sắt

Bước 1: Phân loại tài liệu, hồ sơ khoa học

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực.Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ. 

Về cơ bản có thể phân loại theo:

6 loại hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp nào cũng có

1. Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, bao gồm:

– Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp… (hồ sơ nguyên tắc).

– Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.

– Các công văn, giấy tờ “đi” và “đến” hàng năm.

– Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa…

– Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.

– Các loại giấy tờ, văn bản khác.

2. Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

– Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).

– Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.

– Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.

– Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .

– Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động…

– Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…).

3. Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

– Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

– Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.

– Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm…

– Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

4. Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

– Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.

– Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ…

– Các tài liệu khác có liên quan.

5. Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

– Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.

– Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.

– Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.

– Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.

– Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…

6. Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:

–     Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.

–     Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.

–     Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…

Bước 3: Lập danh mục quản lý

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

–     Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và đưa sơ đồ đó vào máy tính.

    +  Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

    +  Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.

–     Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

Công việc sắp xếp, quản lý những tủ tài liệu, tủ hồ sơ tưởng như đơn giản nhưng lại rất khó khăn. Việc nhận thức đúng đắn giá trị của hồ sơ, tài liệu văn phòng để quản lý, khái thác và sử dụng phù hợp sẽ góp phần tích cực thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường khốc liệt ngày nay.