Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp chính là thủ tục xin cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội. Vậy hồ sơ, thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp ra sao? Quy định và trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp như thế nào? Luật Rong Ba sẽ giải đáp cho bạn trong bài viết này.

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

Tham gia bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động. Có 3 nhóm đối tượng sau phải đóng BHXH, bao gồm:

– Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng;

– Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng;

– Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.

Trình tự, thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Bước 1. Làm thủ tục xin cấp mã đơn vị

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin mã đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp qua mạng theo 2 cách sau:

Cách 1: Thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH trên phần mềm kê khai BHXH điện tử và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực. Bạn có thể dễ dàng đăng ký mua chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH từ các nhà cung cấp như VIETTEL, VNPT, BKAV…;

Cách 2: Truy cập website của cơ quan BHXH Việt Nam để thực hiện đăng ký mã đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ (ví dụ tại thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng theo hình thức này).

Về thủ tục xin cấp mã đơn vị trực tiếp tại cơ quan BHXH (hồ sơ giấy), cần có những giấy tờ sau:

Đối với Doanh nghiêp:

– Giấy chứng nhận đăng ký thành lập Doanh nghiệp (bản sao chứng thực)

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS)

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Đối với Người lao động:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03 Quyết định 595/QĐ-BHXH

Thời gian giải quyết hồ sơ: Tối đa 7 ngày làm việc, Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp, tuy nhiên thực tế có thể chỉ mất từ 1-2 ngày.

Lưu ý: Đúng thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu sẽ cần đầy đủ những giấy tờ nêu tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, tuy nhiên, một số cơ quan BHXH linh hoạt cho phép Doanh nghiệp chỉ cần làm tờ khai TK3-TS để cấp mã đơn vị, sau đó thì về làm hồ sơ điện tử. Bời việc làm hồ sơ điện tử sẽ nhanh gọn và đơn giản hơn rất nhiều so với soạn mẫu hồ sơ giấy.

Bước 2: Thực hiện xin cấp Mã bảo hiểm cho người lao động nước ngoài (làm trên phần mềm bảo hiểm)

Sau khi được cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp mã đơn vị theo Bước 1, Doanh nghiệp bạn liên hệ với các Nhà cung cấp phần mềm Bảo hiểm xã hội để mua Phần mềm bảo hiểm kê khai hoặc có thể sử dụng phần mềm Bảo hiểm xã hội của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện thủ tục xin cấp mã bảo hiểm kê khai cho người lao động nước ngoài.

Theo đó, trên hệ thống phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử nói chung sẽ có mục thực hiện đăng ký, bổ sung, ngừng giao dịch điện tử. Việc xin cấp mã cho người nước ngoài sẽ được thực hiện tại mục đăng ký giao dịch điện tử. Nếu như bạn không biết cách làm thì có thể liên hệ nhờ các nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ cấp mã cho người nước ngoài. Các bước thực hiện như sau:

(1) Làm hồ sơ xin cấp mã cho người nước ngoài trên Phần mềm Bảo hiểm xã hội;

(2) Cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ điện tử và xử lý cấp mã;

(3) Cơ quan Bảo hiểm xã hội trả mã Bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài qua hệ thống phần mềm Bảo hiểm xã hội hoặc Email mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Lưu ý: Mã đơn vị Doanh nghiệp xin ở Bước 1 được hiểu như 1 mã định danh để quản lý các Người lao động Việt Nam tại Doanh nghiệp của bạn, còn mã Bảo hiểm xin cấp ở Bước 2 cho Người nước ngoài được hiểu như 1 mã định danh để quản lý các người lao động nước ngoài làm việc ở Doanh nghiệp bạn. Do đó, khi làm thủ tục đóng BHXH cho người Việt Nam thì bạn sẽ sử dụng mã đơn vị ở Bước 1, còn khi làm thủ tục kê khai đóng BHXh cho người nước ngoài sẽ sử dụng mã bảo hiểm được cấp tại Bước 2 này.

Ngoài ra, phần mềm bảo hiểm mua ở các nhà cung cấp sẽ mất phí hằng năm, nếu bạn xin cấp mã cho người nước ngoài này sẽ bị thu thêm 01 lần phí nữa. Còn nếu bạn làm trên trang dịch vụ công (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index) là hoàn toàn miễn phí.

Nếu cần hỗ trợ các thủ tục liên quan đến việc tham gia BHXH lần đầu: từ hồ sơ, thủ tục, tư vấn phương án… Bạn có thể liên hệ số điện thoại zalo: 0977083223 – Đoàn Lan (hỗ trợ tư vấn và làm dịch vụ).

Bước 3: Kê khai lao động là người Việt Nam trên Phần mềm Bảo hiểm xã hội

Hồ sơ điện tử để khai khai lao động tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu là hồ sơ 600. Theo đó, sau khi mua Phần mềm Bảo hiểm xã hội bạn chỉ cần thực hiện:

– Thêm thông tin người lao động cần đóng Bảo hiểm xã hội tại mục Quản lý lao động/Quản trị nhân sự… (tùy từng phần mềm sẽ có tên gọi khác nhau);

– Thực hiện kê khai bảo hiểm tại hồ sơ 600. Trong hồ sơ 600 đảm bảo kê khai đầy đủ mẫu D02-LT; TK01-TS; D01-TS.

– Thực hiện ký hồ sơ điện tử và gửi lên Cơ quan Bảo hiểm xã hội chủ quản

Bước 4: Hồ sơ bảo hiểm điện tử mẫu 600 được cơ quan Bảo hiểm xã hội phê duyệt và gửi thông báo về email đăng ký.

Khi đăng ký phương thức kê khai lao động trên Phần mềm bảo hiểm xã hội, Doanh nghiệp phải đăng ký Số điện thoại và email liên hệ. Do đó, khi kê khai hồ sơ điện tử nếu hồ sơ hợp lệ hoặc hồ sơ bị từ chối thì Bảo hiểm sẽ trả kết quả về số điện thoại và email trên.

Bước 5: Cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị.

Sau khi hồ sơ Bảo hiểm điện tử mẫu 600 có kết quả thì cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ in sổ Bảo hiểm và in thẻ BHYT để gửi về cho đơn vị. Địa chỉ nhận sổ thẻ là địa chỉ mà đơn vị đã đăng ký với Bảo hiểm xã hội trên hệ thống phần mềm bảo hiểm xã hội. Đơn vị sau khi nhận được sổ thẻ thì thực hiện trả sổ Bảo hiểm xã hội và thẻ Bảo hiểm y tế cho người lao động.

Lưu ý doanh nghiệp cần biết khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.

Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mình tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố thì sẽ được cấp một mã đơn vị để cơ quan quản lý BHXH tại nơi đó sẽ theo dõi riêng.

Khi thay đổi địa chỉ khác quận hay khác tỉnh, doanh nghiệp phải phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Và khi qua quận, huyện, tỉnh mới doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Trừ 1 số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì khi nào chuyển tỉnh thì mới làm lại hồ sơ còn trong tỉnh hay trong thành phố thì không cần.

Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH thì sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế, còn nếu mất sổ BHXH thì phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ sau đó hồ sơ báo tăng mới được chấp thuận.

*Từ ngày 1/1/2021, theo Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, mã số thuế doanh nghiệp đồng thời là mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, tuy nhiên thực tế cơ quan BHXH vẫn chưa áp dụng.

Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký BHXH không?

Đăng ký BHXH là trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Doanh nghiệp phải thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.

Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mất bao lâu?

Tổng thời gian là từ 7-8 ngày làm việc. Trong đó, thời gian để cơ quan BHXH cấp mã đơn vị là khoảng 1-2 ngày, thời gian cơ quan BHXH cấp sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế là 5 ngày.

Doanh nghiệp phải đóng BHXH cho ai?

Có 3 nhóm đối tượng mà doanh nghiệp bắt buộc phải đóng BHXH cho họ, bao gồm:

– Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng;

– Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng;

– Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.

Mức đóng BHXH được quy định như thế nào?

Đối với người lao động Việt Nam

*Từ ngày 01/7/2022 – 30/9/2022:

Người sử dụng lao động

Người lao động

BHXH

BHTN

BHYT

BHXH

BHTN

BHYT

HT

ÔĐ-TS

TNLĐ-BNN

HT

ÔĐ-TS

TNLĐ-BNN

14%

3%

0,5%

0%

3%

8%

–

–

1%

1.5%

20,5%

10.5%

Tổng cộng 31%

*Từ ngày 01/10/2022:

Người sử dụng lao động

Người lao động

BHXH

BHTN

BHYT

BHXH

BHTN

BHYT

HT

ÔĐ-TS

TNLĐ-BNN

HT

ÔĐ-TS

TNLĐ-BNN

14%

3%

0,5%

1%

3%

8%

–

–

1%

1.5%

21,5%

10.5%

Tổng cộng 32%

Mức đóng nêu trên không áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và đơn vị sự nghiệp công lập do ngân sách nhà nước bảo đảm chi thường xuyên. Những đối tượng này đóng BHXH theo mức sau:

Người sử dụng lao động

Người lao động

BHXH

BHTN

BHYT

BHXH

BHTN

BHYT

HT

ÔĐ-TS

TNLĐ-BNN

HT

ÔĐ-TS

TNLĐ-BNN

14%

3%

0.5%

1%

3%

8%

–

–

1%

1.5%

21.5%

10.5%

Tổng cộng 32%

Đối với người lao động nước ngoài

Từ ngày 01/7/2022:

Người sử dụng lao động

Người lao động

BHXH

BHTN

BHYT

BHXH

BHTN

BHYT

HT

ÔĐ-TS

TNLĐ-BNN

HT

ÔĐ-TS

TNLĐ-BNN

14%

3%

0,5%

–

3%

8%

–

–

–

1.5%

20,5%

9.5%

Tổng cộng 30%

Riêng đối với doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có nguy cơ cao về TNLĐ-BNN, nếu đủ điều kiện, có văn bản đề nghị và được Bộ LĐ-TB&XH chấp thuận thì được đóng vào quỹ TNLĐ-BNN với mức thấp hơn là (0.3%).

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Rong Ba về đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang gặp khó khăn về nội dung trên, hãy liên hệ ngay với Luật Rong Ba để được tư vấn chi tiết, nhanh chóng.