Hướng dẫn cách lưu trữ tài liệu và tổ chức thư mục hiệu quả

Trong công việc Hành chính – nhân sự, chúng ta phải làm việc với rất nhiều loại tài liệu: tài liệu trên giấy, trên file, tài liệu theo nhóm việc, theo năm… vì vậy công tác lưu trữ và tổ chức quản lý tài liệu rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về một số quy tắc, cách lưu trữ tài liệu và tổ chức thư mục hiệu quả nhé:

Những quy tắc về đặt tên thư mục

Chúng ta có thể tạo ra 1 thư mục, đặt tên cho thư mục đó, đổi tên thư mục nếu muốn. Việc đặt tên thư mục tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả tổ chức quản lý. Khi đặt tên thư mục cần lưu ý một số nội dung sau:

• Hạn chế sử dụng tiếng việt có dấu. Bởi trong một số chương trình hay phần mềm làm việc với thư mục của máy tính có thể gặp lỗi khi tương tác với thư mục sử dụng tiếng việt có dấu.
• Tên thư mục càng ngắn gọn càng tốt. Có quy định về độ dài tối đa của đường dẫn kèm tên file (một số hệ điều hành hạn chế ở 260 ký tự). Nếu vượt quá độ dài tối đa, chúng ta có thể gặp lỗi khi sửa/xóa/di chuyển cả thư mục đó.
• Đặt tên sao cho có thể sắp xếp thứ tự các thư mục 1 cách nhanh chóng. Việc này giúp khi mở tới thư mục có thể tìm thấy ngay vị trí thư mục cần tìm dựa vào đặc điểm tên thư mục. Thường sử dụng các số theo thứ tự 1-2-3-4… phía trước tên của thư mục đó.

Những quy tắc tổ chức thư mục

Bởi công việc của chúng ta không chỉ có những thứ liên quan tới công việc hàng ngày, mà còn nhiều việc khác nữa: việc riêng cá nhân, học tập… Chúng ta nên tổ chức rõ ràng các file tài liệu có liên quan trong từng thư mục để tránh nhầm lẫn, dễ tìm kiếm lại khi cần.

Một số lưu ý khi tổ chức thư mục:

• Tổ chức theo năm: để khi kết thúc mỗi năm chúng ta có thể đóng gói (nén), lưu trữ toàn bộ những tài liệu phát sinh của năm trước ra bộ nhớ riêng, tránh mất mát và giải phóng bộ nhớ làm việc của máy tính. Việc này giống với hồ sơ giấy, chúng ta cũng phải dọn tủ khi hết mỗi năm để có chỗ cho tài liệu mới.
• Phân chia thành nhóm các công việc liên quan trong mỗi năm. Trong mỗi nhóm việc lại bao gồm các đầu việc. Trong các đầu việc sẽ bao gồm các tài liệu liên quan tới việc đó. Thường chỉ bao gồm từ 4-5 cấp, tránh phân cấp quá sâu gây mất thời gian khi tìm, mở thư mục.
• Thay đổi Icon của thư mục để tạo điểm nhấn, gây chú ý với những thư mục quan trọng.
• Khóa bảo vệ thư mục quan trọng bằng cách đặt mật khẩu, đặt chế độ Read Only

Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết về công việc quản lý công văn, giấy tờ của bộ phận Hành chính nhân sự:

Hướng dẫn cách quản lý công văn, hợp đồng hiệu quả trên Excel

Hướng dẫn lập Sơ đồ quy trình quản lý công văn đến trên Excel

Hướng dẫn cách quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng trên Excel

Hướng dẫn cách theo dõi số ngày phép còn lại trong năm trên Excel