Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ, tài liệu khoa học, dễ quản lý
Hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp cần được bảo quản theo thời gian quy định của Pháp luật. Có những giấy tờ chỉ cần lưu khi hết hiệu lực, có những giấy tờ phải lưu 5 – 10 – 15 – 20 năm hoặc thậm chí là vĩnh viễn đối với nhiều tài liệu bắt buộc.
Thời gian lưu trữ lâu cùng với số lượng tài liệu bổ sung thêm mới mỗi năm khiến cho các nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng “ngập ngụa” trong giấy tờ.
Nếu không có cách lưu trữ hồ sơ phù hợp, việc quản lý và truy vấn thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn sau này.
Cùng ALS tham khảo một số hướng dẫn lưu trữ hồ sơ, cách sắp xếp hồ sơ dành riêng cho doanh nghiệp thông qua bài viết sau.
1. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng dành cho doanh nghiệp?
Trước khi đi sâu chi tiết về quy trình, cách sắp xếp hồ sơ lưu trữ một cách chi tiết, chúng ta nên hiểu 3 quy tắc chính. Để giấy tờ quản lý được quản lý, một cách khoa học, bài bản, thuận tiện cho bảo quản, tra cứu và truy vấn sau này, mỗi doanh nghiệp cần:
– Phân loại danh mục tài liệu một cách phù hợp: phân loại theo nhóm tài liệu (có thể tham khảo cách chia nhóm tài liệu mà pháp luật quy định), tiếp đó xác định mức độ ưu tiên và tần suất sử dụng để có thể xây dựng phương án bố trí, sắp xếp phù hợp nhất.
– Đảm bảo hệ thống lưu trữ phù hợp: các tài liệu cần được để tại những khay, giá kệ tiêu chuẩn, có thể dễ dàng lấy ra và cất vào, hay lấy từng văn bản trong đó một cách dễ dàng. Việc đảm bảo cho công tác truy xuất và sử dụng tài liệu trong thời gian dài. Ngoài ra, công việc này cũng giấy tài liệu có thể lưu trữ với một chất lượng lâu hơn.
– Hoạt động quản lý, chỉnh lý tài liệu phù hợp: đây là “sợi dây” đảm bảo tính mới, khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng. Đảm bảo việc sử dụng tài liệu một cách khoa học trong thời gian dài.
2. Lựa chọn những vật tư phù hợp để lưu trữ tài liệu nội bộ?
Những vật tư lưu trữ tài liệu có thể kể đến như:
Xem thêm: Dịch vụ kho tài liệu ALS
– Tủ đụng tài liệu, hộp lưu trữ tài liệu: Với số lượng tài liệu tăng dần theo mỗi năm, chúng ta nên hạn chế sử dụng các loại cặp, túi nhỏ để đựng tài liệu. Cách lưu trữ hồ sơ hợp lý nhất là doanh nghiệp sử dụng tủ đựng hồ sơ nhiều ngăn chứa, với nhiều kích thước khác nhau (để lưu các tài liệu khác nhau). Mỗi ngăn chứa nên phân loại thành nơi để vị trí của các nhóm tài liệu thích hợp.
– Kệ sắt lưu trữ, hệ thống giá kệ cố định hay di động: tùy theo diện tích kho lưu trữ, đơn vị nên bố trí các giá kệ cố định/di động phù hợp. Trong quá trình sắp xếp cũng cần chừa không gian để di chuyển giữa các giá kệ (ít nhất 50cm) và vận hành khai thác. Đối với những kho lớn hơn, diện tích không gian giữa các giá kệ có thể trên 2m để đảm bảo xe nâng hạ có thể di chuyển dễ dàng để xuất/nhập tài liệu.
3. Phân nhóm danh mục tài liệu lưu trữ?
Sau khi chuẩn bị tốt về hạ tầng lưu trữ, chúng ta cần phân nhóm các danh mục tài liệu một cách hợp lý để chuyển vào hệ thống nói trên. Việc phân loại nhóm danh mục tài liệu nhằm mục đích:
– Những tài liệu cần được dán nhãn, đánh số, sắp xếp các nhóm tài liệu cùng loại với nhau.
– Nhóm tài liệu, tài liệu nào hay được sử dụng cần được để ở vị trí thuận tiện, dễ dàng cho việc xuất/nhập sau này. Những tài liệu ít sử dụng hơn có thể ở bên trên hoặc phía trong khi sắp xếp.
– Các tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và từ ngoài vào trong.
– Rà soát các tài liệu hết giá trị lưu trữ để tiến hành tiêu hủy, giải phóng bớt diện tích kho lưu trữ (công việc này đòi hỏi thực hiện thường xuyên)
4. Hoạt động chỉnh lý tài liệu trong doanh nghiệp?
Hoạt động chỉnh lý tài liệu đảm bảo quá trình tài liệu được phân loại, sắp xếp phù hợp, đây là quá trình được thực hiện sau khi các tài liệu đã được định hướng phân chia danh mục rõ ràng.
Quá trình này đưa ra những hướng dẫn lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, hoàn thiện, cập nhật bổ sung thông tin tài liệu, hệ thống hóa chúng.
Quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Quốc gia theo TCVN ISO 9001: 2000.
Các khâu chỉnh lý tài liệu bao gồm:
– Giao nhận tài liệu
– Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý
– Vệ sinh tài liệu
– Biên soạn các văn bản
– Phân loại tài liệu theo định hướng (đã đề cập ở mục phân nhóm danh mục lưu trữ)
– Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
– Biên mục tài liệu
– Kiểm tra, chỉnh sửa
– Hệ thống hóa phiếu tin và hồ sơ
– Biên mục hồ sơ
– Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục
– Đánh số hồ sơ
– Vệ sinh tài liệu, đưa hồ sơ vào lưu trữ
– Giao nhận tài liệu chỉnh lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu lưu trữ
– Sắp xếp hồ sơ lên hệ thống giá kệ (đã nói ở phần 1 của bài viết)
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn phần nào về cách lưu trữ hồ sơ, cách quản lý, phân loại hồ sơ văn phòng của doanh nghiệp để đảm bảo cho việc sử dụng lâu dài. Nếu bạn cần tư vấn thêm về các dịch vụ lưu trữ hồ sơ cho đơn vị, đừng ngần ngại liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Chia sẻ bài viết này
