Học excel cơ bản 2010 tổng quan về excel

Trong chuỗi bài về chuyên đề học excel cơ bản 2010, Excel Thục Hành sẽ chia sẻ  với bạn những kiến thức cơ bản và cần thiết nhất đối với bạn về  phần mềm nổi tiếng và được áp dụng phổ biến trong công việc này, làm chủ được phiên bản Excel 2010 bạn hoàn toàn có thể áp dụng nó sang các phiên bản mới hơn (hoặc các phiên bản cũ hơn).

1. Giới thiệu tổng quan về Excel và các thành phần của nó

     Ứng dụng Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

+ Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

+ Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

+ Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

+ Vẽ đồ thị và các sơ đồ

+ Tự động hóa các công việc bằng các macro

+ Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.

Các thành phần của ứng dụng Microsoft Excel gồm:

+ Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.

+ Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).

+ Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.

+ Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.

Hình 1: Các thành phần của một workbook

     Phần mềm Microsoft Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”, bên cạnh đó chuẩn. XLSX sẽ có độ bảo mật tốt hơn so với các chuẩn file excel trước đó. Một khi bạn đã đặt mật khẩu cho file excel có phần mở rộng .XLSX thì khó có phần mềm phá mật khẩu nào phá được, trong khi các đàn em của .XLXS thì không đủ mạnh để thực hiện bảo mật tốt như vậy.

Hình 2: Màn hình làm việc chính của Microsoft Excel 2010

+ Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước.

+ Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất.

Hình 3: Các lệnh trong menu Office

+ Bằng cách kích chuột vào biểu tượng hình mũi tên đi xuống (như mục 1 ở hình dưới) để mở danh mục các lệnh và tích chọn các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.

Hình 4: Màn hình lựa chọn bổ sung thêm các lệnh cho cửa sổ làm việc

     Để bổ sung các nút lệnh cho thanh công cụ bạn tiến hành kích chuột vào nút Office  => Kích chuột vào lựa chọn Excel Option => Kích chọn Customise Ribbon => Chọn kiểu lệnh ở khung bên trái => Tích chọn các nút lệnh cần thiết ở khung cửa sổ bên tay phải => Cuối cùng nhấn nút OK để hoàn thành.

Hình 5: Màn hình bổ sung thêm nút lệnh cho thanh công cụ

1.1. Giải thích các thuật ngữ hay sử dụng

+ Ribbon:

      Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Hình 6: Thanh công cụ Ribbon

+ Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

+ Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …

+ Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

+ Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

+ Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

+ Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.

+ View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …

+ Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office =>Excel Options =>Popular =>Chọn Show Developer tab in the Ribbon.

+ Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung…

1.2. Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

     Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.

Hình 7: Thực đơn ngữ cảnh

2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ

2.1. Khởi động phần mềm (mở) Excel

Bạn cần thực hiện theo các thao tác sau đây:

+ Bước 1: Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái

+ Bước 2: Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại.

+ Bước 3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel.

2.2. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel

+ Thu nhỏ cửa sổ Excel

      Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang mở to Nhấp chuột chuột vào nút dấu – (như nút thu nhỏ ở hình trên) ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu gọn lại thành một biểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start.

+ Phóng to cửa sổ Excel

– Bằng cách kích vào biểu tượng Phóng to như hình trên thì cửa sổ excel sẽ được phóng to ra.

– Trường hợp Excel đang thu nhỏ dưới thanh startbar (thanh công cụ ở đáy màn hình) thì bạn kích vào biểu tượng Excel ở đáy màn hình là nó sẽ được phóng to ra.

+ Đóng file excel đang mở

+ Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng dấu X ở góc trên bên phải màn hình như hình trên.

+ Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Office => Close.

2.3. Thoát khỏi ứng dụng microsoft excel

+ Cách 1: Nhấp chuột vào nút – ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel.

+ Cách 2: Kích chuột vào nút Office =>chọn Exit Excel.

Đang xử lý tiếp!