Hóa đơn đỏ VAT là gì? Điều kiện được phép xuất hóa đơn đỏ?

Về hóa đơn, chứng từ thì hóa đơn, chứng từ là những bằng chứng mang tính chất pháp lý phản ánh ghi nhận các quan hệ xã hội phát sinh giữa các chủ thể liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ thuế giá trị giá tăng. Vì vậy, bản thân chúng có ý nghĩa, vai trò hết sức quan trọng và điều này được thể hiện ở các phương diện cơ bản. 

Luật sư tư vấn pháp luật về xuất hóa đơn đỏ (VAT Invoice): 1900.6568

Pháp luật hiện hành quy định về vấn đề hóa đơn đỏ như thế nào? Các điều kiện để được phép xuất hóa đơn đỏ? Dưới đây là các quy định của pháp luật hiện hành về hóa đơn đỏ theo Luật thuế giá trị gia tăng năm 2008 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ là tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn VAT do Bộ Tài chính phát hành hay do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu cho cơ quan thuế, do bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ xuất, được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước. Xuất phát từ màu sắc là màu đỏ hoặc màu hồng của liên giao cho khách hàng hoặc người tiêu dùng, vì hóa đơn đỏ có 3 liên nên hóa đơn giá trị gia tăng người ta hay gọi là hóa đơn đỏ là lý do như vậy.

– Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ phải có hóa đơn. Việc lập hóa đơn là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn là căn cứ kê khai tính thuế giá trị gia tăng đầu ra và hạch toán doanh thu.

– Người mua có trách nhiệm lưu giữ hóa đơn, đây là căn cứ để kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh. Ngoài ra hóa đơn còn dùng để thanh quyết toán tài chính cho cơ quan, còn là bằng chứng về mua bán hàng hóa dịch vụ. Đối với mối quan hệ giữa cơ quan thuế và doanh nghiệp thì hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ cơ sở ban đầu dùng để kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán chi phí thực tế phát sinh, hoàn thuế và xác định chi phí hợp lệ khi tính thuế.

Hiện nay, doanh nghiệp được phép tự in hoặc đặt in hóa đơn và tự thực hiện việc phát hành hóa đơn, cơ quan thuế chỉ phát hành hóa đơn lẻ, biên lai thu phí, lệ phí theo luật định và có vai trò quản lý việc phát sinh và sử dụng hóa đơn của đơn vị.

Hóa đơn đỏ tiếng Anh là: VAT invoice

2. Các điều kiện để được phép xuất hóa đơn đỏ:

Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tên riêng được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp rồi đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập có thể tự nguyện đăng ký phương pháp khấu trừ thuế nếu thỏa mãn một trong các điều kiện sau:

– Doanh nghiệp đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.

– Doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được in hóa đơn giá trị gia tăng nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Nếu được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn điều kiện đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật.

– Trường hợp doanh nghiệp đang đăng ký phương pháp khấu trừ thuế theo phương pháp trực tiếp thì phải thông báo áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế nơi doanh nghiệp chịu sự quản lý. Trong thông báo ghi rõ tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ, nghề nghiệp/ lĩnh vực hoạt động/ ngành nghề kinh doanh chính. Trình bày lý do và kiến nghị cơ quan thuế: Hiện nay, công ty đang thực hiện tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, do điều kiện của cơ sở kinh doanh công ty thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ và qua xem xét các điều kiện tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế được áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

Ghi rõ thời gian đề nghị được áp dụng trong thời gian nào. Công ty phải cam kết thực hiện tính thuế, khai thuế và nộp thuế theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật quản lý thuế và các pháp luật thuế có liên quan. Nếu có vi phạm luật thuế và các chế độ quy định, sẽ chịu xử lý theo pháp luật.

Doanh nghiệp sau khi đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo cách được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế hoặc thành lập hợp pháp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao. Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trong trường hợp đặt in hóa đơn nếu tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt trừ trường hợp được dùng hóa đơn, chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế giá trị gia tăng.

Có cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường. Trình tự quản lý và sử dụng chứng từ, hóa đơn, thuế giá trị gia tăng gắn với nghiệp vụ kinh doanh của chủ thể nộp thuế. Nhà nước thực hiện thu thuế theo kết quả kinh doanh của đối tượng nộp thuế.

Điều này có nghĩa chứng từ hóa đơn là chứng cứ xác định nghĩa vụ thực tế mà chủ thể nộp thuế phải thực hiện đối với Nhà nước. Do đó, trình độ quản lý và sử dụng chứng từ, hóa đơn của chủ thể nộp thuế cũng như các cơ quan quản lý Nhà nước sẽ ảnh hưởng lớn tới việc thực thi pháp luật thuế giá trị gia tăng. Với tư cách là những giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh đã phát sinh và đã hoàn thành, Luật thuế giá trị gia tăng quy định chi tiết về các loại chứng từ hóa đơn, áp dụng cho các đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, phương pháp tính trực tiếp theo phần giá trị tăng thêm theo Điều 14 Luật thuế giá trị gia tăng năm 2008.

Hóa đơn, chứng từ là căn cứ pháp lý cực kỳ quan trọng trong vận hành của thuế giá trị gia tăng và có thể nói sự thành công hay thất bại của quá trình này phụ thuộc rất lớn vào chế độ ghi chép quản lý chứng từ, hóa đơn.

3. Chưa có giấy phép đăng ký kinh doanh thì có được xuất hóa đơn không?

Tóm tắt câu hỏi:

Chào Luật Sư, hiện em đang có câu hỏi thắc mắc liên quan đến thuế xin luật sư tư vấn giúp em. Công ty em mở trung tâm ngoại ngữ chưa làm được thủ tục giấy phép của trung tâm, mà hiện tại bên em có khách hàng là doanh nghiệp cho nhân viên học nên họ yêu cầu xuất hóa đơn. Vậy cho em hỏi nếu bên em xuất hóa đơn thì hóa đơn này có chịu thuế suất không ạ? Nếu chịu thuế suất thì là bao nhiêu % và nội dung ghi trong hóa đơn có được ghi là đào tạo không ạ? Mong luật sư tư vấn sớm giúp em. Em xin cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Điều 2 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định như sau:

“1. Người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, gồm:

a) Tổ chức, hộ, cá nhân Việt Nam kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam hoặc bán ra nước ngoài;

b) Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam hoặc sản xuất kinh doanh ở Việt Nam bán hàng ra nước ngoài;

c) Tổ chức, hộ, cá nhân Việt Nam hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài không kinh doanh nhưng có bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam.

2. Tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn, tổ chức trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử.

3. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

4. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn.”

Như vậy tổ chức cung ứng dịch vụ tại Việt Nam thì thuộc đối tượng xuất hóa đơn cung ứng dịch vụ theo quy định này. Tuy nhiên, trung tâm tiếng anh của bạn trong trường hợp này chưa tiến hành làm thủ tục xin cấp giấy phép đăng ký kinh doanh thì không được xem là một tổ chức cung ứng dịch vụ hợp pháp nên sẽ không được xuất hóa đơn cung ứng dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật.

Chỉ khi trung tâm ngoại ngữ của bạn được đăng ký kinh doanh hợp pháp tại sở kế hoạch và đầu tư địa phương thì mới có thể xuất hóa đơn cho khách hàng.

Khoản 13 Điều 4  Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định đối tượng không chịu thuế GTGT như sau:

“Dạy học, dạy nghề theo quy định của pháp luật bao gồm cả dạy ngoại ngữ, tin học; dạy múa, hát, hội họa, nhạc, kịch, xiếc, thể dục, thể thao; nuôi dạy trẻ và dạy các nghề khác nhằm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, kiến thức chuyên môn nghề nghiệp.

Trường hợp các cơ sở dạy học các cấp từ mầm non đến trung học phổ thông có thu tiền ăn, tiền vận chuyển đưa đón học sinh và các khoản thu khác dưới hình thức thu hộ, chi hộ thì tiền ăn, tiền vận chuyển đưa đón học sinh và các khoản thu hộ, chi hộ này cũng thuộc đối tượng không chịu thuế.”

Theo quy định này, khi xuất hóa đơn thì có thể ghi tên hóa đơn là hóa đơn dịch vụ đào tạo, tuy nhiên mức thuế suất ghi trên hóa đơn sẽ là 0%.

4. Những trường hợp không phải xuất hóa đơn:

Tóm tắt câu hỏi:

Em đăng ký hộ kinh doanh về ngành nghề bán bếp ga, đồ gia dụng, điện tử điện lạnh (nhưng em chưa bán đồ điện tử điện lạnh). Khi nhập hàng có cần lấy hóa đơn đỏ không? Vì em thấy bên thị trường đòi hỏi phải có hóa đơn đỏ để kiểm tra. Khi nhập hàng. Em nhập hàng qua các đại lý khác chỉ có bảng kê bán hàng bình thường thì lấy đâu ra hóa đơn đỏ. Như vậy em muốn hỏi đối với kinh doanh hộ cá thể khi nhập hàng có nhất thiết phải có hóa đơn đỏ không? Anh chị tư vấn giúp em. Em xin cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Căn cứ Điều 16 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về việcBán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn như sau:

“1. Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu nhận hóa đơn.

2. Hàng hóa, dịch vụ bán không phải lập hóa đơn quy định tại khoản 1 Điều này được theo dõi trên bảng kê.

3. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua tại cuống, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tên người mua trong hóa đơn này được ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Như vậy, theo quy định trên, trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ có tổng thanh toán dưới 200.000 đồng/ lần thì không phải xuất hóa đơn trừ trường hợp có yêu cầu, như vậy, đối với trường hợp bán hang hóa, dịch vụ có tổng thanh toán từ 200.000 đồng trở lên thì bắt buộc phải xuất hóa đơn.

Đối chiếu quy định trên vào trường hợp của bạn, bạn đăng ký kinh doanh là hộ kinh doanh với ngành nghề bán bếp ga, đồ gia dụng, điện tử điện lạnh, khi nhập hàng nếu tổng giá trị từ 200.000 đồng trở lên thì phải có hóa đơn. Nếu giá trị dưới 200.000 đồng thì không phải có hóa đơn.

5. Các trường hợp phải xuất hóa đơn:

Tóm tắt câu hỏi:

Xin hỏi: tôi làm kế toán cho trung tâm dạy nghề. Năm 2016 bên tôi có hợp đồng thuê máy móc với 1 trường CĐ trên địa bàn để mở lớp dạy may. Khi thanh toán tôi chỉ ghi phiếu chi cho 1 cá nhân làm việc tại trường CĐ. Thanh tra huyện khi thanh tra đơn vị đã không đồng ý, yêu cầu trường CĐ phải xuất hóa đơn. Như vậy tôi làm đúng hay sai?

Luật sư tư vấn:

Theo như bạn trình bày, bên bạn là trung tâm dạy nghề có con dấu riêng, có mã số thuế. Khi bạn thuê máy của một trường cao đẳng là một tổ chức có con dấu có mã số thuế do đó bạn không thể viết phiếu chi cho một cá nhân làm việc trong trường cao đẳng.

Theo quy định tại Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì khi bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn trong trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. 

Trường hợp của bạn là trung tâm dạy nghề làm hợp đồng thuê máy móc với một trường Cao đẳng trên địa bàn để mở lớp dạy may, vì vậy, trường Cao đẳng phải xuất hóa đơn theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.”

Như vậy, việc thanh tra yêu cầu trường Cao đẳng phải xuất hóa đơn là đúng theo quy định pháp luật.