Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì và cách viết năm 2023

Để có thể nhận được một công việc với mức lương và môi trường làm việc tốt bước đầu người lao động cần một hồ sơ xin việc ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy, cách để tạo một bộ hồ sơ xin việc như thế nào và hồ sơ xin việc gồm những gì?

Một bộ hồ sơ xin việc chuẩn sẽ gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ xin việc hay hồ sơ ứng tuyển (còn được gọi bằng các tên phương Tây như résumé, Curriculum Vitae hay CV) là một tập văn bản, tài liệu tóm tắt về bản thân, quá trình được giáo dục, đào tạo và liệt kê các kinh nghiệm làm việc dùng để xin việc làm. Trong đó, phần sơ yếu lý lịch thường được nhà tuyển dụng quan tâm đầu tiên khi nhận hồ sơ của người xin việc vì nó đóng vai trò cung cấp thông tin quan trọng cho người sử dụng lao động.

2. Hồ sơ xin việc gồm những gì?

Để trả lời cho câu hỏi “hồ sơ xin việc cần những gì?” thì hiện nay, người lao động khi tham gia ứng tuyển công việc tại Việt Nam, thường sẽ mang theo một bộ hồ sơ xin việc bên trong gồm 07 loại giấy tờ sau:

1. 01 sơ yếu lý lịch tự thuật (có dấu kèm chữ ký xác nhận của địa phương nơi đăng ký hộ khẩu)

2. 01 mẫu đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)

3. 01 Bản CV xin việc – bản này ứng viên có thể gửi qua mail cho nhà tuyển dụng trước

4. Bản sao các giấy tờ cá nhân CMND/ thẻ CCCD, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu (có công chứng)

5. Các loại bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến công việc ứng tuyển (bản sao có công chứng)

6. 01 Giấy khám sức khoẻ (còn thời hạn trong vòng 6 tháng)

7. 04 ảnh 4×6 (ảnh hồ sơ rõ mặt và không trang điểm)

Một bộ hồ sơ xin việc sẽ gồm những giấy tờ gì 2022?

(1) Sơ yếu lý lịch tự thuật

Sơ yếu lý lịch tự thuật là bản tóm tắt những thông tin cá nhân của ứng viên. Sơ yếu lý lịch gồm các thông tin về cá nhân, quá trình lao động học tập của cá nhân và lịch sử gia đình giúp nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên.

Tại Việt Nam, hồ sơ lý lịch tự thuật của một cá nhân thường có mẫu in sẵn và được bán kèm theo bộ hồ sơ xin việc, người làm hồ sơ có thể mua tại các cửa hàng văn phòng phẩm, hiệu sách hoặc cửa hàng photocopy.

Hiện nay hầu hết các nhà tuyển dụng đều yêu cầu hồ sơ lý lịch của người ứng tuyển phải được công chứng và có đóng dấu chứng nhận kèm chữ ký của UBND phường/xã hoặc của Văn phòng công chứng có thẩm quyền.

(2) Đơn xin việc

Đơn xin việc có thể được viết tay hoặc đánh máy, thể hiện sự mong muốn được được làm công việc mà mình đang ứng tuyển đồng thời cho nhà tuyển dụng thấy mình là một ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp/ đơn vị câng cần tuyển dụng.

Trong một số trường hợp nét chữ đẹp có thể là một điểm cộng của ứng viên đối với nhà tuyển dụng nhất là các công việc có liên quan đến nghệ thuật hoặc yêu cầu tính cẩn thận của ứng viên. Còn người ứng tuyển có nét chữ không quá nổi bật thì có thể tham khảo một số mẫu đơn xin việc trên mạng tải về dạng file word để điền các thông tin cần thiết trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.

(3) Hồ sơ năng lực (CV)

Hồ sơ năng lực hay CV xin việc là bản trình bày một cách ngắn gọn và tổng quan nhất về các công việc của ứng viên đã làm, thể hiện được trình độ, kinh nghiệm, năng lực của ứng viên phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp/ đơn vị đang tuyển dụng.

Trong một bản CV ứng viên nên dùng các “từ khóa” mà nhà tuyển dụng có thể đang tìm kiếm có liên quan đến công việc mà bạn ứng tuyển, từ ngữ có xu hướng PR thêm cho ứng viên hoặc từ ngữ thể hiện sự nhiệt huyết và tích cực.

Hiện nay, các để trình bày một bản CV sao cho ấn tượng ứng viên có thể tự thiết kế trên word, powerpoint hoặc các công cụ chỉnh sửa của Adobe mục tiêu vẫn để tạo ra một bản CV ngắn gọn và gây ấn tượng mạnh cho nhà tuyển dụng ngay từ những giây đầu tiên.

Ứng viên cũng có thể tham khảo hoặc sử dụng các mẫu CV có sẵn trên các website về tuyển dụng phù hợp với từng lĩnh vực và công việc mà ứng viên đang ứng tuyển như: Vietnamwork hoặc TopCV…

CV ứng tuyển hiện nay nói chung là ngắn gọn thường từ một hoặc hai trang A4, chỉ chứa các kinh nghiệm làm việc trực tiếp liên quan đến công việc ứng tuyển.

(4) Bản sao công chứng CMT/CCCD, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh  

Các giấy tờ cá nhân gồm: CMT/CCCD, Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu đều nhằm mục đích xác minh nhân thân. Ứng viên nộp bản sao kèm công chứng của cơ quan có thẩm quyền để kèm trong hồ sơ ứng tuyển theo quy định.

Trong trường hợp được ứng viên trúng tuyển các giấy tờ này sẽ được dùng làm căn cứ để lập hồ sơ người lao động.

(5) Bản sao công chứng bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan

Trong hồ sơ xin việc cần phải có các bản sao công chứng của bằng cấp, chứng chỉ tương ứng liên quan như: bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học,…

Các giấy tờ trên là bắt buộc bổ sung khi làm hồ sơ ứng tuyển để chứng chứng minh những thông tin ứng viên đã kê khai trên là đúng sự thật.

(6) Giấy khám sức khỏe

Ngoài các giấy tờ liên quan đến thông tin nhân thân, năng lực bản thân thì trong hồ sơ ứng tuyển không thể thiếu giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế cấp. Giấy khám sức khỏe có hiệu lực trong vòng 06 tháng, nhằm xác định ứng viên đảm bảo sức khỏe đáp ứng được công việc trong trường hợp được tuyển dụng. 

Giấy khám sức khỏe xin việc có 2 loại là giấy A4 và giấy A3 gấp đôi. Đối với mỗi vị trí công việc khác nhau doanh nghiệp/ đơn vị sẽ yêu cầu loại giấy khám sức khỏe khác nhau. 

(7) Ảnh thẻ

Ứng viên chuẩn bị tối thiểu 04 ảnh thẻ chân dung kèm trong bộ hồ sơ. Ngoài ảnh thẻ 4×6 dán ngoài bìa hồ và ảnh dán trên bản sơ yếu lý lịch thì ứng viên cần bổ sung 2 hoặc 3 ảnh thẻ khác (kích cỡ 3×4 hoặc 4×6).

Đối với một số vị trí cần ngoại hình thì ảnh thẻ vô cùng quan trọng, giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá sơ bộ ứng viên phù hợp hay không. Từ ảnh thẻ ứng viên cũng có thể gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng. 

Lưu ý: Hiện nay, nhiều doanh nghiệp/ đơn vị không yêu cầu công chứng thành phần hồ sơ ứng tuyển mà chỉ cần công chứng sau khi đã được tuyển dụng. Điều này nhằm loại bỏ các thủ tục phiền phức, tiết kiệm chi phí cho người lao động. Theo đó, trước khi đến phỏng vấn ứng viên có thể hỏi nhà tuyển dụng về các giấy tờ cần thiết phải để chuẩn bị hồ sơ hợp lý giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị và các chi phí in ấn xin dấu…

Có thể bạn quan tâm: Hợp đồng lao động chuẩn

3. Cách để tạo một bộ hồ sơ xin việc chuyên nghiệp

Cách viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp ứng viên có thể tham khảo thêm tại các website chuyên về tuyển dụng, ở đó sẽ có những mẫu hồ sơ xin việc đa dạng, phù hợp với từng loại hình công việc từ kinh doanh, marketing, kỹ thuật, quản lý… để bạn tham khảo.

Dưới đây là một số lưu ý nhỏ trong hồ sơ ứng tuyển đối với ứng viên khi đi ứng tuyển công việc mới như sau:

5 lưu ý nhỏ giúp hồ sơ xin việc của bạn chuyên nghiệp hơn

1. Ngoài “Đơn xin việc” thì các giấy tờ như Hồ sơ năng lực, Sơ yếu lý lịch tự thuật nên được đánh máy;

2. Rà soát kỹ, đảm bảo các giấy tờ trong hồ sơ không có lỗi sai chính tả;

3. Hồ sơ sử dụng ngôn ngữ hành chính chuẩn mực; không sử dụng các từ ngữ địa phương;

4. Do nhà tuyển dụng sẽ không dùng quá nhiều thời gian để xem hết toàn bộ hồ sơ. Do đó bạn cần ưu tiên những thông tin nổi bật lên trước. Cách sắp xếp thành phần hồ sơ theo trật tự hợp lý nhất sẽ như sau: đầu tiên là Đơn xin việc sau đó => Hồ sơ năng lực => Bản photo văn bằng/chứng chỉ/ giấy khen bằng khen liên quan => Sơ yếu lý lịch =>  Bản photo CMT/CCCD, sổ hộ khẩu => Giấy khám sức khỏe;

5. Hồ sơ nộp cho nhà tuyển dụng cần sạch sẽ, không bị bẩn loang lổ, không tẩy xóa;

Để tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng ngay từ đầu, ứng viên cần lưu ý tạo cho mình hồ sơ xin việc ấn tượng và chỉn chu. Nếu là học sinh, sinh viên mới ra trường lần đầu tiên đi xin việc chưa có nhiều kinh nghiệm làm hồ sơ thì hãy tham khảo kinh nghiệm của những anh chị đi trước để gây ấn tượng và thành công được tuyển dụng.

Như vậy, trong bài viết trên đây bảo hiểm xã hội điện tử eBH đã gửi đến bạn đọc những thông tin cơ bản và cần thiết nhất về hồ sơ xin việc năm 2023. Mong rằng với những chia sẻ trên có thể mang lại cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất.