Hồ sơ xin việc PDF là gì? Có vai trò quan trọng thế nào?

PDF là một kiểu định dạng lưu trữ ưu việt nên được lựa chọn để lưu trữ nhiều file tài liệu trong đó có hồ sơ xin việc. Vậy thì hồ sơ xin việc PDF mang đến cho ứng viên những lợi ích thiết thực nào? Hãy cùng vieclam123.vn khám phá về kiểu định dạng này để có thêm một sự lựa chọn phù hợp trong quá trình làm hồ sơ xin việc.

1. Hồ sơ xin việc PDF là gì?

Hiểu đơn giản thì hồ sơ xin việc PDF là hồ sơ được lưu trữ bằng định dạng PDF. Đây là một kiểu định dạng ngày càng phổ biến, thông dụng trong việc lưu trữ và gửi file giấy tờ nói chung mà không chỉ được sử dụng riêng cho hồ sơ xin việc. 

Bạn biết gì về hồ sơ ứng tuyển file PDF

Hồ sơ PDF được đánh giá là định dạng có khả năng tối ưu nhiều nhất về hình thức xuất hiện của các văn bản, giấy tờ bên trong hồ sơ xin việc. Những lợi ích mà kiểu định dạng này mang lại cho ứng viên là rất nhiều. Tìm hiểu sâu hơn về vai trò và các vấn đề xoay quanh việc lưu hồ sơ xin việc bằng định dạng pdf sẽ cần thiết để hồ sơ xin việc của bạn đạt được chất lượng tốt nhất. 

2.  Khi nào nên sử dụng hồ sơ ứng tuyển bằng file PDF?

Thông thường, chúng ta chắc chắn về việc sử dụng file PDF để lưu trữ hồ sơ xin việc khi được nhà tuyển dụng chỉ định, yêu cầu rõ ràng trong mô tả của tin tuyển dụng. Đó cũng là mong muốn phổ biến của bất cứ nhà tuyển dụng nào vì nó dễ dàng hơn khi nhà tuyển dụng tải về máy và xem hồ sơ xin việc, tránh được hoàn toàn các dấu hiệu bị lỗi, định dạng chuẩn vô tình bị “bay màu”.

Sử dụng hồ sơ PDF xin việc khi nào?

Ngay cả khi nhà tuyển dụng không đưa yêu cầu cụ thể về việc bạn phải gửi hồ sơ xin việc ở dạng nào thì bạn cũng hãy cân nhắc ưu tiên sử dụng định dạng PDF. Trong rất nhiều kiểu định dạng lưu trữ file thì PDF vẫn luôn được khuyến khích sử dụng như vậy cũng bởi vì nó mang lại một vài lợi ích được đánh giá là tốt hơn so với các định dạng cơ bản như word. Những lợi ích đó là gì? 

3. Vì sao nên lưu hồ sơ xin việc bằng định dạng PDF?

3.1. Hồ sơ xin việc bằng PDF không bị lỗi font

Nếu cung cấp một bộ hồ sơ ứng tuyển ở dạng PDF, đó là một cách làm tuyệt vời có thể giúp giữ nguyên mọi thứ như những gì bạn đã dày công tạo ra cho hồ sơ của mình. Có nghĩa là không có lỗi định dạng xảy ra. Việc nhà tuyển dụng tải hồ sơ của bạn từ email về máy thông thường rất dễ bị lỗi font khiến mất đi nội dung, các con chữ bị sắp xếp lộn xộn, cấu trúc bên trong văn bản bị đảo lộn. 

Vì sao nên sử dụng Định dạng PDF để lưu hồ sơ?

Một khi đã không thể đọc được nội dung trong hồ sơ thì đương nhiên bạn không thể nào vượt qua được vòng sơ loại đúng không nào. Trong khi đó, PDF hoàn toàn có thể ngăn chặn điều đó xảy ra vì khi tải file hồ sơ về, mọi thứ vẫn được giữ nguyên vẹn.

3.2. Định dạng PDF cho hồ sơ xin việc giúp bạn thỏa sức sáng tạo

Với việc tạo hồ sơ bằng PDF, bạn có thể tạo thông qua nhiều phần mềm chẳng hạn chư inDesign hoặc Photoshop. Điều này khá lợi thế vì cho phép bạn được tự do thiết kế đồ họa hoặc là bố trí bố cục đồ họa tùy theo ý tưởng sáng tạo của riêng mình. 

Ngoài việc tận dụng lợi ích lớn về việc đảm bảo không bị xảy ra lỗi định dạng thì ứng viên lựa chọn file PDF còn nhằm mục đích thỏa sức sáng tạo. Khi một ứng viên có khả năng thiết kế thì hẳn PDF sẽ giúp ích được nhiều hơn cho họ vì nhờ nó, họ có thể tạo ra những kiểu thiết kế lạ mắt hơn. 

Lợi ích của hồ sơ ứng tuyển PDF

3.3. Hồ sơ PDF giúp tăng cơ hội cạnh tranh

Hiểu đơn giản rằng PDF giúp hồ sơ không bị lỗi bất kỳ điều gì do cơ chế ngăn chặn virut xâm nhập hiệu quả, không có bất kỳ sự thay đổi nào về nội dung bên trong, nói chung mọi thứ được bảo vệ để giữ nguyên vẹn như ban đầu khi bạn mới tạo xong và gửi đi do đó, so với những bộ hồ sơ bẳng bản word gặp rủi ro lỗi font thì chẳng phải hồ sơ của bạn đã tự động vượt qua rất nhiều đối thủ. Đó là lý do vì sao file PDF có khả năng giúp cơ hội cạnh tranh việc làm của bạn được tăng cao.

4. Nếu quyết định sử dụng hồ sơ xin việc PDF, bạn cần lưu ý những gì?

4.1. Trường hợp không nên sử dụng File PDF để gửi hồ sơ xin việc

Nếu biết rằng, hồ sơ của bạn được xử lý bởi hệ thống xử lý ứng viên ATS thì bạn được khuyên rằng không nên dùng định dạng PDF để gửi hồ sơ xin việc vì đơn giản hệ thống này sẽ không thể nhận diện được nội dung trình bày bên trong hồ sơ. Tỷ lệ tìm thấy các từ khóa liên quan là không có nên hồ sơ PDF rất dễ bị loại khỏi vòng sơ tuyển với lý do không phù hợp ngay cả khi bạn đã rất đầu tư nội dung.

Lưu ý khi tạo hồ sơ xin việc bằng PDF

4.2. Luôn tuân thủ theo chỉ dẫn cho hồ sơ PDF

Thường thì các đơn vị tuyển dụng sẽ yêu cầu cụ thể trong mô tả tuyển dụng về việc bạn nên gửi hồ sơ xin việc bằng định dạng nào. Nhưng đôi khi bạn cũng không tìm thấy được yêu cầu đó. Vậy nên nếu không có sự chỉ định cụ thể thì bạn vẫn nên luôn luôn ưu tiên định dạng PDF nhé.

Đồng thời, bạn không nên gửi cả hai dạng file cùng lúc như hồ sơ bằng PDF và hồ sơ bằng word vì nó khiến cho quy trình tuyển dụng thêm gánh nặng. Nhà tuyển dụng quả thực không hài lòng về sự cẩn trọng này của bạn.

5. Hướng dẫn tạo Hồ sơ ứng tuyển bằng PDF

Việc tạo Hồ sơ ứng tuyển bằng PDF thực chất là tạo file PDF cho từng giấy tờ trong hồ sơ xin việc. Vậy bạn có thể lựa chọn cho mình một địa chỉ hỗ trợ uy tín giúp bạn làm điều này như vieclam123.vn chẳng hạn. 

Tạo hồ sơ xin việc bằng file PDF như thế nào?

Tại đây, ứng viên sẽ lựa chọn các mẫu giấy tờ trong hồ sơ xin việc có sẵn, chỉ cần điền hoàn thiện thông tin sau đó chọn lưu ở dạng PDF là hoàn tất. Tuy nhiên vì chúng ta không thể sửa chữa trong mẫu giấy tờ đã được lưu bằng file PDF cho nên trước khi lưu, nhất định bạn cần phải chú ý đọc thật kỹ nội dung để tránh sai sót, viết thiếu – thừa nội dung hoặc mắc lỗi chính tả. 

Khi đã tạo được hoàn thiện các giấy tờ trong hồ sơ xin việc bằng PDF thì bạn gửi chúng qua mail với tiêu đề ghi cụ thể là HỒ SƠ XIN VIỆC/HỒ SƠ ỨNG TUYỂN kèm theo thông tin vị trí cụ thể. Chẳng hạn như cách làm sau:

Hồ sơ xin việc tạo bằng định dạng PDF

Bên trong nội dung email gửi file PDF, bạn viết rõ mục đích của việc gửi mail này và thông báo rằng trong hồ sơ bạn gửi bao gồm những file đính kèm nào. Chú ý gửi tới đúng địa chỉ email để chắc chắn hồ sơ PDF của bạn được đến đúng nơi và có cơ hội được nhà tuyển dụng tải về máy nhé. 

Như vậy, bài viết trên đây đã cung cấp tới bạn thông tin vô cùng hữu ích về hồ sơ xin việc PDF. Rất mong rằng với những chia sẻ này, bạn sẽ tự tin quyết định lựa chọn sử dụng định dạng PDF để hồ sơ xin việc của mình được đến tay nhà tuyển dụng một cách an toàn.