Hồ sơ là gì? Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 đầy đủ nhất
Hồ sơ đóng vai trò vô cùng quan trọng với hoạt động sản xuất, cải tiến và kinh doanh của mọi doanh nghiệp đặc biệt là với các doanh nghiệp có áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Việc áp dụng quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc lưu trữ, sử dụng cũng như nâng cao tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp quý bạn đọc có thể hiểu thêm về hồ sơ cũng như quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO.
Hồ sơ là gì?
Hồ sơ là những thông tin tĩnh trong quá khứ của tổ chức cần được lưu trữ để phục vụ cho việc tham khảo trong tương lai nếu cần thiết. Nói dễ hiểu hơn thì hồ sơ là các giấy tờ liên quan tới ai đó, vụ việc nào đó, vấn đề, công tác, … có tập hợp các kết quả, bằng chứng, những việc đã diễn ra,… một cách có hệ thống
Vì mang tính chất quá khứ và không có khả năng ảnh hưởng tới các hoạt động trong tương lai của tổ chức nên hồ sơ thường không yêu cầu được cập nhật và bảo trì như tài liệu. Chính vì vậy mà nhiều doanh nghiệp đã xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO riêng, khác so với quy trình kiểm soát tài liệu.
Với ISO, sau khi hoàn thành công việc thì cần phải thiết lập hồ sơ và lưu trữ do hồ sơ này chứng minh rằng công việc này đã được hoàn thành.
Theo quy định của ISO 9001 bản mới nhất thì các doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 cần lưu trữ các hồ sơ sau:
- Hồ sơ đánh giá và kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của các phòng ban và của cả doanh nghiệp
- Hồ sơ đánh giá nội bộ gồm: kế hoạch đánh giá nội bộ, chương trình đánh giá nội bộ, các ghi nhận trong quá trình đánh giá nội bộ, kết quả đánh giá nội bộ, ghi nhận các hành động khắc phục sau đánh giá
- Hồ sơ hoạch định và xem xét lãnh đạo
- Hồ sơ kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Hồ sơ kết quả xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu các đơn hàng của khách hàng
- Hồ sơ đánh giá, kiểm tra nguyên liệu đầu vào, sản phẩm của các giai đoạn trong sản xuất
- Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định và hiệu chỉnh trang thiết bị
- Hồ sơ kết quả đánh giá nhà cung cấp
- Hồ sơ liên quan tới quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng,…
- Hồ sơ liên quan tới năng lực, quá trình tuyển dụng và đào tạo của nhân viên như hồ sơ, bằng cấp liên quan của ứng viên, kế hoạch đào tạo, đánh giá kế hoạch đào tạo, hồ sơ về kinh nghiệm làm việc của nhân viên, …
- Hồ sơ liên quan tới thiết kế sản phẩm hàng hóa, xác nhận giá trị sử dụng của sản phẩm
- Hồ sơ liên quan tới đánh giá của khách hàng
Ngoài những hồ sơ trên, tùy vào quy mô và đặc thù mà doanh nghiệp sẽ có thể cần lưu trữ nhiều hồ sơ hơn để phục vụ cho việc đánh giá chứng nhận.
Việc chuẩn bị những hồ sơ trên thường gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp đang muốn chứng nhận ISO 9001 đặc biệt là các doanh nghiệp chưa xây dựng quy trình một cách hoàn chỉnh. Hiểu được trăn trở trên của doanh nghiệp, iRTC luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn ISO. Với sự hỗ trợ từ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm của iRTC, doanh nghiệp sẽ có thể chuẩn bị các hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Vì sao cần lưu trữ hồ sơ theo quy trình ISO 9001?
Với doanh nghiệp thì việc lưu trữ hồ sơ có tác dụng điển hình như:
- Cung cấp bằng chứng để chứng minh hoạt động của doanh nghiệp
- Cung cấp cơ sở báo cáo
- Cung cấp dữ liệu cho việc thống kê
- Cung cấp cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu
- Cung cấp thông tin khi đánh giá nội bộ hoặc các buổi đánh giá nhà cung cấp của đối tác
- Làm nguồn tài liệu để đào tạo nhân viên mới
- Cung cấp thông tin và số liệu cho các dự án cải tiến của doanh nghiệp
Với ISO 9001, việc lưu trữ hồ sơ có mục đích chính đó chứng minh sự phù hợp của hệ thống kiểm soát chất lượng (QMS) và là cơ sở để xác định các cơ hội cải tiến.
Xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ – tài liệu được coi như thủ tục bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng.
Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001
Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 bao gồm các bước như sau: Thu thập hồ sơ, hệ thống và sắp xếp hồ sơ, xác định thời gian lưu trữ, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, sử dụng hồ sơ, hủy bỏ hồ sơ. Việc tuân theo quy trình này sẽ giúp công tác lưu trữ hồ sơ đạt hiệu quả cũng như thể hiện chất lượng quản lý của doanh nghệp.
Thu thập hồ sơ
Hồ sơ sẽ được tạo ra khi áp dụng các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc hay các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Lượng hồ sơ này sẽ được thu thập bởi một nhân viên được bổ nhiệm bởi trưởng phòng.
Tùy vào tình hình, quy mô và đặc thù của từng phòng ban mà hồ sơ sẽ được thu thập theo ngày, tuần, tháng, quý hay năm. Thông thường thì hồ sơ sẽ được thu thập theo ngày hoặc theo tuần. Ngoài ra, với một số trường hợp nhất định thì hồ sơ có thể được thu thập theo nội dung công việc, yêu cầu của khách hàng hoặc của các cấp quản lý.
Hệ thống và sắp xếp hồ sơ
Với những hồ sơ được thu thập ngắn hạn theo ngày hoặc theo tuần:
- Hồ sơ được phân loại và sắp xếp vào một trang bìa theo thứ tự sớm đặt trước. Ngoài mỗi bìa sẽ có dán nhãn bằng ký hiệu nhận diện, ngày tháng hoặc tên gọi hồ sơ.
- Cuối mỗi tháng hoặc quý, nhân viên lưu trữ hồ sơ sẽ tiến hành hệ thống lại hồ sơ, kiểm tra số lượng, sắp xếp và cho vào bìa hộp (Box file) với sự phân chia rõ ràng giữa các tháng.
Với những hồ sơ được thu thập dài hạn theo tháng, quý, năm:
- Có thể lưu hồ sơ trực tiếp vào bìa hộp (Box file) với sự phân chia giữa các tháng, quý hoặc năm theo thứ tự.
Với các trường hợp hồ sơ được thu thập theo công việc, yêu cầu của khách hàng hoặc quản lý:
- Lưu hồ sơ trực tiếp vào bìa hộp theo trình tự thời gian. Giữa các nhóm hồ sơ cần được phân chia rõ ràng.
Xác định thời gian lưu trữ
Tùy vào từng loại mà hồ sơ sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau nhưng tối thiểu là một năm (để phục vụ cho việc đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận, tái đánh giá chứng nhận,..).
Ngoài ra thì thời gian lưu trữ hồ sơ còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác như mục đích doanh nghiệp, yêu cầu của khách hàng/ đối tác, yêu cầu của pháp luật,…
Tham khảo thêm tại đây.
Lưu trữ và bảo quản hồ sơ
Với hồ sơ bằng giấy:
- Hồ sơ cần được bảo quản trong vật chứa tốt để đảm bảo tính nguyên vẹn, an toàn và bảo mật (bìa còng, bìa cứng, hòm đựng hồ sơ, tủ đựng hồ sơ,…).
- Nơi lưu trữ phải được kiểm soát, an toàn, tiện lợi và dễ dàng tiếp cận khi có nhu cầu.
- Cần lập danh mục hồ sơ lưu và có quy định rõ vị trí hồ sơ để thuận tiện cho việc trích lục tìm kiếm. Văn bản này cần thường xuyên được cập nhập, in ra và bố trí ở nơi dễ thấy nhất.
- Các hồ sơ mật (quan trọng) thì cần được bố trí ở một vị trí riêng, có khóa hoặc biện pháp bảo mật
Với hồ sơ ở dạng dữ liệu:
- Hồ sơ trên máy tính cũng cần được sắp xếp, đặt tên và phân chia thư mục rõ ràng.
- Cần có file hướng dẫn “danh mục hồ sơ lưu”.
- Với các hồ sơ mật (quan trọng) thì cần được đặt mật khẩu (Password) hoặc phương pháp mã hóa đảm bảo.
Sử dụng hồ sơ
Để sử dụng hồ sơ, người sử dụng cần báo với trưởng phòng hoặc người được ủy quyền, nếu khác phòng ban thì cần lập “phiếu yêu cầu hồ sơ”. Việc sử dụng hồ sơ có thể rơi vào các trường hợp sau:
- Nếu mượn và trả ngay: người sử dụng hồ sơ có thể ngồi tại chỗ để tham khảo hồ sơ.
- Nếu cần nghiên cứu thời gian lâu: người sử dụng có thể ký mượn với trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.
- Nếu cần dùng để theo dõi công việc: người sử dụng có thể đề nghỉ trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền cho photo hồ sơ để sử dụng.
- Nếu cần chuyển hồ sơ ra ngoài công ty: người sử dụng cần xin ý kiến của trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.
- Để tiếp cận với những hồ sơ quan trọng, được bảo mật: người sử dụng cần xin ý kiến của ban ISO, Giám Đốc hoặc các cấp có thẩm quyền.
Trong quá trình sử dụng hồ sơ, người sử dụng phải có trách nhiệm giữ an toàn cho hồ sơ, bảo mật cho các hồ sơ mật, đảm bảo tính nguyên vẹn của hồ sơ. Sau khi hoàn thành sử dụng, cần hoàn trả lại cho trưởng phòng ban hoặc người được ủy nhiệm.
Hủy bỏ hồ sơ
Khi hồ sơ hết hạn lưu trữ, các trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy hồ sơ theo 2 trường hợp:
- Với hồ sơ bình thường: trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy bỏ
- Với hồ sơ mật: trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ làm “phiếu yêu cầu hồ sơ” để trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt. Nếu được phê duyệt thì trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy.
Cách hủy hồ sơ:
- Với hồ sơ mật: xé nhỏ, dùng máy cắt hồ sơ, đốt
- Với hồ sơ bình thường: xé nhỏ, dùng máy cắt, đốt, gạch bỏ,…
Có thể thấy rằng việc lưu trữ hồ sơ theo ISO không đơn giản chỉ là dồn vào một chiếc hộp rồi khóa lại hay bỏ đại vào kệ. Những bước đầu khi triển khai quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO sẽ có thể gặp nhiều khó khăn, gây khó chịu nhưng hiệu quả lâu dài mà nó đem lại sẽ không hề nhỏ.
Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi của iRTC về chủ đề hồ sơ và quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO đã cung cấp cho quý đọc giả những thông tin hữu ích. Để được hỗ trợ tư vấn thêm về khóa học ISO 9001 cùng chương trình tư vấn ISO, quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline 0902 419 079 hoặc để lại lời nhắn theo form bên dưới.
Họ và tên (bắt buộc)
Mail liên hệ (bắt buộc)
Số điện thoại (bắt buộc)
Công Ty
Lời nhắn
