Hiểu thế nào là công việc giao dịch viên bưu điện cho đúng?

1. Thế nào là giao dịch viên bưu điện? Nhiệm vụ cơ bản của công việc giao dịch viên bưu điện

1.1. Thế nào là giao dịch viên bưu điện?

Giao dịch viên bưu điện được hiểu là những người nhân viên của một bưu điện thực hiện các nhiệm vụ tại các quầy giao dịch thuộc một bưu điện nào đó. Giao dịch viên đang là một ngành nghề hot trong tất cả mọi lĩnh vực. Một giao dịch viên bưu điện sẽ đảm nhận những nhiệm vụ là giải quyết các nhu cầu của khách hàng như: Ủy nhiệm quyền thu hộ, chi hộ hàng hóa, rút tiền, nộp tiền, vận chuyển hàng hóa, hạch toán cho các giao dịch của bưu điện để chúng trở nên cụ thể hơn.

Thế nào là giao dịch viên bưu điện?

Công việc giao dịch viên bưu điện không chỉ là giải quyết các yêu cầu cá nhân mà nó còn là giải quyết các nhu cầu của khách hàng tổ chức có quy mô nhỏ hay lớn khác nhau.

Tham khảo: tìm hiểu về điểm chuẩn học viện bưu chính viễn thông tp hcm

1.2. Nhiệm vụ cơ bản của công việc giao dịch viên bưu điện

Giao dịch viên bưu điện là những người làm việc ở vị trí tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để từ đó hiểu rõ nhu cầu của khách hàng qua đó có sự tư vấn các dịch vụ phù hợp với khách hàng đó. Công việc này đòi hỏi nhân viên cho công việc giao dịch viên bưu điện phải có một sự chuyên nghiệp nhất định, nắm bắt được tâm lý của khách hàng, luôn luôn giữ thái độ niềm nở khi phục vụ khách hàng và đảm bảo chính xác tuyệt đối cho mọi công việc được giao. Công việc của một giao dịch viên bưu điện được trình bày cụ thể như sau:

Nhiệm vụ cơ bản của công việc giao dịch viên bưu điện

– Đảm nhận vị trí ở quầy làm việc, thực hiện các giao dịch được yêu cầu từ khách hàng tại quầy, cung cấp các thông tin về sản phẩm, dịch vụ của bưu điện mà nó phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của bưu điện để khách hàng có thể hiểu rõ được các đặc điểm cũng như tính chất về sản phẩm, dịch vụ mà bưu điện cung cấp.

– Trợ giúp khách hàng trong việc thực hiện thủ tục cần thiết để khách hàng có thể đăng ký sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của bưu điện một cách dễ dàng nhất, đem đến cho khách hàng trải nghiệm hài lòng nhất. Đồng thời, qua đó tạo tệp dữ liệu của các khách hàng tiềm năng, cập nhật dữ liệu thu thập được vào phần mềm của bưu điện để có thể dễ dàng quản lý và theo dõi. 

– Thực hiện các thao tác, thủ tục liên quan trực tiếp tới việc đóng chuyển các thư từ, hàng hóa, bưu phẩm chuyển phát bên cạnh đó là công tác bàn giao cho các bên có liên quan để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, chính xác.

Ghi chép các loại số liệu một cách chủ động

– Nhiệm vụ tiếp theo mà một giao dịch viên bưu điện cần thực hiện đó chính là: Ghi chép các loại số liệu một cách chủ động, ghi chép các thông tin liên quan vào sổ kế toán để hoàn tất cho công việc làm các báo cáo và thống kê theo quy định của cấp trên về quá trình, tình hình thực hiện.

– Liên hệ, chăm sóc khách hàng để có thể chăm sóc họ với các dịch vụ đúng với nhu cầu của họ nhất. Đồng thời thu nhận các phản hồi về các sản phẩm, dịch vụ mà bưu điện đã cung cấp để có thể tiếp tục phát huy những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu còn tồn tại giúp bưu điện phát triển một cách bền vững nhất. Tiếp nhận các thông tin phản hồi cũng là cách để có thể kịp thời giải quyết những điều khách hàng chưa hài lòng và báo cáo với cấp trên khi sự việc vượt ra ngoài nghĩa vụ của giao dịch viên bưu điện.

– Ngoài ra, công việc giao dịch viên bưu điện còn bao gồm thực hiện các công việc, nghĩa vụ khác khi cấp trên giao phó.

Có thể thấy các nhiệm vụ mà một giao dịch viên bưu điện cần thực hiện là không có khó khăn. Tuy nhiên, để thực hiện những nhiệm vụ trên một cách tỉ mỉ, lấy được 100% sự hài lòng của khách hàng thì cũng không hề đơn giản. Nó đòi hỏi các giao dịch viên bưu điện luôn phải có tinh thần chủ động học hỏi, không ngừng nỗ lực, cố gắng.

Đọc thêm: [Định hướng nghề]: Học ngành kỹ thuật điện tử viễn thông ra làm gì ?

2. Yêu cầu, kỹ năng cần phải có của một giao dịch viên bưu điện

Giao dịch viên bưu điện là một vị trí ngành nghề thuộc lĩnh vực dịch vụ. Đặc điểm của lĩnh vực này là luôn đặt thái độ lên trên, thái độ là một trong những yêu cầu đầu tiên mà người làm công việc giao dịch viên bưu điện cần phải có. Giao dịch viên bưu điện là những người trực tiếp trao đổi với khách hàng và họ phải làm công việc này mỗi ngày. Phần lớn thời gian làm việc của bạn đều là để trao đổi với khách hàng. Chất lượng phục vụ có thu hút hay giữ chân được khách hàng không là do chính các giao dịch viên quyết định. Có thể nói giao dịch viên bưu điện chính là bộ mặt của bưu điện. Vì vậy, khi tuyển chọn đội ngũ giao dịch viên cho bưu điện, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu những yếu tố sau:

Yêu cầu, kỹ năng cần phải có của một giao dịch viên bưu điện

– Luôn luôn cởi mở, vui vẻ, hòa nhã trong giao tiếp: Giao tiếp với khách hàng luôn cần sử dụng thái độ hòa nhã, vui vẻ nhất dù trong bất kỳ trường hợp nào đi chăng nữa.

– Có kiến thức chuyên môn: Để thực hoàn thành bát kỳ công việc nào thì cũng đều cần phải có kiến thức chuyên môn. Kiến thức chuyên môn luôn được cho là thước đo để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn được một ứng viên phù hợp. Đồng thời, kiến thức chuyên môn cũng đóng vai trò như yếu tố để nhà tuyển dụng xác định được thái độ của bạn với khách hàng. Vì vậy, hãy chủ động trong quá trình tìm hiểu, học tập kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng mềm.

– Hiểu khách hàng và nắm bắt tâm lý của họ: Những trường hợp phát sinh, sự cố là không thể tránh khỏi trong ngành nghề dịch vụ. Khi đó, nếu bạn có thể hiểu được khách hàng đang nghĩ gì, vấn đề của họ là gì thì bạn có thể đưa ra hướng giải quyết nhanh chóng và phù hợp nhất và khiến cho khách hàng hài lòng, chiếm được lòng tin của họ. 

Hiểu khách hàng và nắm bắt tâm lý của họ

Sự chuyên nghiệp của đội ngũ giao dịch viên bưu điện sẽ được thể hiện thông qua các kỹ năng mà họ áp dụng thực tế trong giải quyết các khúc mắc mà khách hàng gặp phải chứ không chỉ thể hiện qua vẻ bề ngoài. Mỗi cá nhân giao dịch viên bưu điện sẽ cần phải biết vai trò của bản thân mình là gì, thông qua đó hãy cố gắng đem đến cho khách hàng sự hài lòng mà họ mong muốn.

Xem thêm: Danh sách việc làm bưu chính viên thông mới nhất

3. Tìm việc vị trí giao dịch viên bưu điện có dễ dàng không?

Việc ứng tuyển vào vị trí công việc giao dịch viên bưu điện không khó, tuy nhiên nó cũng không hề dễ dàng. Nhân viên giao dịch viên bưu điện không yêu cầu có kỹ năng cao siêu hay trình độ đặc biệt nhưng nó đòi hỏi cao ở sự chăm chỉ, tập trung, khả năng thích nghi, học hỏi với quy trình xử lý các công việc. 

Vì vậy nên nói việc trở thành một giao dịch viên bưu điện không khó nhưng cũng không hề dễ dàng. Thêm một lý do nữa khiến việc trở thành nhân viên vị trí giao dịch viên bưu điện trở nên khó khăn đó là số lượng tuyển dụng của vị trí này rất ít, mà đa phần những nhân viên đã làm việc ở bưu điện lại gắn bó rất lâu dài nên tạo cho người mới rất ít cơ hội.

Tìm việc vị trí giao dịch viên bưu điện có dễ dàng không?

Muốn làm công việc giao dịch viên bưu điện có lẽ bạn phải chờ thời cơ thích hợp. Tuy nhiên, bạn có thể ứng tuyển vào các vị trí khác trong bưu điện sẽ dễ dàng hơn rất nhiều ví dụ như nhân viên kinh doanh, nhân viên bưu cục – đây là các vị trí được tuyển thường xuyên.

Qua những gì mà vieclam88.vn vừa truyền tải tới quý bạn đọc, có thể thấy để có thể trở thành người làm công việc giao dịch viên bưu điện chúng ta cũng cần phải trải quá quá trình rèn rũa ở rất nhiều mặt. Đây là một công việc yêu cầu khả năng giao tiếp, sự cẩn thận tỉ mỉ cao.