Hệ thống quản lý doanh nghiệp: Khái niệm, vai trò và các bước tối ưu

Với hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể giảm bớt sự lãng phí và tập trung vào các hoạt động mang lại nhiều giá trị hơn. Tuy nhiên, không phải người đứng đầu nào cũng hiểu được định nghĩa, vai trò và lợi ích của hệ thống quản lý. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giúp bạn làm rõ những thông tin này, đồng thời cung cấp thêm hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện nhất. 

I. Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì? 

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là bộ công cụ hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp. Nó hỗ trợ người lãnh đạo hiện thực hóa các chiến lược, chính sách, quy tắc, hướng dẫn, quy trình, thủ tục. Nó được sử dụng trong tất cả các khâu triển khai, thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh cùng những nghiệp vụ quản lý liên quan khác.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ được hoạch định khác nhau dựa trên từng phương pháp quản lý cụ thể như: 

• Hệ thống quản lý chất lượng theo chứng chỉ ISO

  : Mục tiêu là đảm bảo hệ thống đạt tiêu chuẩn, duy trì chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định. 

• Hệ thống kiểm soát nội bộ

  : Doanh nghiệp chú trọng giảm thiểu nguy cơ, rủi ro ngay từ giai đoạn vận hành, sản xuất đến khi hoàn thiện sản phẩm/dịch vụ.

• Hệ thống sản xuất tinh gọn

  : Hệ thống giúp tăng năng suất, tăng sản lượng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian sản xuất. 

• Hệ thống hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp (hệ thống ERP)

  : Đây là hệ thống quản trị toàn diện, có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh. 

Hiện nay, áp dụng hệ thống ERP là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bằng cách quản trị, phân bổ và liên kết nguồn lực hiệu quả, hệ thống ERP sẽ tạo ra nền tảng hoạt động kinh doanh vững chắc cho doanh nghiệp. 

II. Các lợi ích hệ thống quản lý ERP mang lại cho doanh nghiệp 

1. Gia tăng lợi thế cạnh tranh

Thực tế cho thấy triển khai ERP đòi hỏi một khoản đầu tư lớn. Thế nhưng, về lâu dài doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh và nâng cao khả năng cạnh tranh của mình. 

Trong khi một số đơn vị giữ nguyên cách thức làm việc lạc hậu thì những công ty hiện đại đang bắt đầu tìm kiếm thêm giải pháp công nghệ. Với lợi thế hoạch định nguồn lực tối ưu do phần mềm cung cấp, hiệu suất làm việc được cải thiện rõ rệt. 

Hệ thống quản lý này giúp doanh nghiệp nổi bật hơn trước đối thủ cạnh tranh, giảm bớt tỷ lệ sai sót. 

2. Nâng cao hiệu quả quy trình làm việc cũ

Nền tảng ERP loại bỏ hầu hết các luồng công việc lặp lại, hạn chế tối đa thao tác chuyển giao thông tin thủ công. Từ đó doanh nghiệp có thể cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày bằng cách hợp lý hóa quy trình. 

Tất cả nhân viên đều dễ dàng tiếp cận dữ liệu, kết nối với đầu mối tại phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ. ERP lúc này giống như một trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tối giản chi tiết và luôn đi đúng định hướng mong muốn. 

3. Dự báo chính xác về thị trường

Hệ thống quản lý hoạch định nguồn lực cung cấp nhiều báo cáo tổng hợp thời gian thực về số lượng khách hàng, số lượng hàng bán ra hay các giai đoạn cao điểm… Điều này giúp phần mềm và cả doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường để đưa ra dự báo tiếp theo. 

Từ giai đoạn lập kế hoạch, dự trữ hàng tồn kho cho đến chiến lược tài chính, dịch vụ khách hàng, người lãnh đạo đều dựa vào các dự báo này. Dự báo càng chính xác, doanh nghiệp càng tiết kiệm vốn hiệu quả, giảm chi phí kinh doanh cũng như quản lý đội ngũ chủ động. 

4. Tạo nên sự hợp tác chặt chẽ trong nội bộ

Sự tương tác giữa các bộ phận đóng vai trò gắn kết giúp doanh nghiệp vận hành mạnh mẽ. Nếu doanh nghiệp có cách thức làm việc đơn lẻ thì rất dễ dẫn đến thất bại.

Với hệ thống ERP, dữ liệu được tập trung nhất quán trên một nền tảng, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin, cộng tác mọi lúc mọi nơi. Như vậy dù ở chi nhánh hay địa điểm nào, đội ngũ nhân sự cũng duy trì việc giao tiếp, phối hợp xử lý công việc tức thì. 

>> Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp – Quy trình và phương pháp quản lý hiệu quả  

5. Mở rộng nguồn tài nguyên của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP hỗ trợ người dùng bổ sung thêm chức năng mới để phát triển giải pháp ban đầu. Dù quy mô lớn hay nhỏ, doanh nghiệp cũng có thể thu hút khách hàng mới, mở rộng vòng dữ liệu khi cần thiết. 

Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc tăng thêm số lượng người sử dụng phần mềm. Người lãnh đạo chỉ cần chắc chắn giải pháp mới được đội ngũ đón nhận và triển khai đồng bộ. 

6. Sắp xếp quy trình hợp lý 

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sở hữu hệ thống quy trình, thủ tục công việc. Tuy nhiên, quy trình tại doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ khá đơn giản, chỉ cần mô tả qua hình thức truyền miệng. Vì vậy, doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thường ưu tiên các phần mềm tối ưu từng nghiệp vụ. 

Ngược lại, khi doanh nghiệp phát triển sẽ kéo theo nhiều quy trình phức tạp, rắc rối hơn. Doanh nghiệp lúc này cần chú trọng thay đổi bộ máy, chuyên nghiệp hóa quy trình nhằm tìm kiếm cơ hội mới. 

Vì vậy, những doanh nghiệp vừa và lớn luôn cần hệ thống ERP thông minh để trực quan hóa quy trình, ngăn chặn sự lãng phí và cải thiện chức năng sản xuất, bán hàng.

7. Đảm bảo sự tuân thủ quy định

Một trong những lợi ích nổi bật của phần mềm ERP là khả năng theo dõi, giám sát, đảm bảo nhân sự tuân thủ quy định chung. Các nền tảng ERP được thiết kế để theo dõi những thay đổi, vi phạm xảy ra khi làm việc. Nhờ đó, nó thúc đẩy mọi người hoạt động theo đúng quy định, quy trình nội bộ. 

III. Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP

Thông qua ERP, các doanh nghiệp có thể xây dựng bộ máy quản trị toàn diện, ứng dụng thành tựu công nghệ phù hợp. Cùng với đó, vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp còn được thể hiện qua những khía cạnh dưới đây: 

• Doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách áp dụng ERP theo nhu cầu, đặc thù hoạt động riêng. Nền tảng này thích ứng tốt dù doanh nghiệp đang thay đổi liên tục để phát triển. 

• ERP cung cấp nguồn dữ liệu đáng tin cậy, cấp quyền truy cập từ các vị trí khác nhau và thông qua nhiều thiết bị cho người dùng. Nó cải thiện độ chính xác, nhất quán dữ liệu cũng như bảo mật tài nguyên thông tin an toàn trước nguy cơ rò rỉ hay bị đánh cắp dữ liệu.

>> Đọc ngay: Top 10 loại phần mềm cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay 

IV. 6 bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp 

Bước 1: Ban lãnh đạo thống nhất hướng triển khai 

Để thực thi hệ thống quản lý doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần đạt được sự đồng thuận. Họ phải thống nhất mục tiêu, ban hành chiến lược hành động và truyền thông đến từng thành viên. 

Người lãnh đạo sẽ chia nhỏ mục tiêu theo giai đoạn để phân chia công việc hợp lý. Trong khi đó, đội ngũ nhân sự nắm được vị trí của mình trên bức tranh tổng quan và tập trung hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.  

Bước 2: Lựa chọn đơn vị tư vấn hoặc nhà cung cấp giải pháp ERP

Nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống quản lý diễn ra suôn sẻ. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp tìm ra nhà cung cấp, tư vấn phù hợp? 

Khi tìm hiểu về các lựa chọn trên thị trường, doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên một số tiêu chuẩn sau: 

• Giải pháp mới làm nổi bật lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp như thế nào? 

• Giải pháp này giúp khắc phục khó khăn hiện tại của doanh nghiệp như thế nào? 

• Giải pháp có phù hợp với văn hóa và mô hình hoạt động của doanh nghiệp không? 

• Kinh nghiệm và mức độ uy tín của nhà cung cấp so với các đơn vị khác?

   

Bước 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và chức năng nghiệp vụ

Ở bước này, nhà lãnh đạo cần phác thảo sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý, làm rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận. 

3.1. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính – kế toán 

Quản trị tài chính bao gồm quản trị nguồn vốn, tài sản, các quan hệ tài chính phát sinh như khoản phải thu – khoản phải trả với mục đích tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ cốt lõi nên doanh nghiệp cần thiết lập ngay sau khi đã xác định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. 

Các cấp quản lý cùng nhân sự chuyên môn của doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn từng bước tạm ứng, thanh quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ…

3.2. Xây dựng dựng hệ thống quản trị nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực của tổ chức là đội ngũ duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định. Do vậy, doanh nghiệp nên thiết lập các hệ thống quản lý chặt chẽ bằng cách củng cố cơ chế tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và tăng cường năng lực làm việc của nhân viên.

3.3. Xây dựng hệ thống quản trị bán hàng

Hoạt động bán hàng tạo ra khoản lợi nhuận chính cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Ban lãnh đạo công ty cần ưu tiên thiết lập các quy trình, hướng dẫn quản lý hoạt động mua hàng, kiểm soát bán hàng, lưu trữ thông tin khách hàng. Đồng thời, doanh nghiệp nên kết hợp quản lý xuất – nhập – tồn kho chi tiết để tránh thất thoát, hư hỏng hàng hóa.

3.4. Xây dựng hệ thống quản lý điều hành

Bước hoàn thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp là ban hành quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý công việc, dự án cùng tài liệu, tài sản của doanh nghiệp.

Bước 4: Kiểm tra hiệu quả vận hành của hệ thống

Nhằm đảm bảo tiến độ công việc, doanh nghiệp phải kiểm tra và đánh giá hệ thống định kỳ. Việc kiểm tra đều đặn giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện những lỗi sai trong quy trình, dự đoán trước vấn đề có thể xảy ra.

Bước 5: Kiểm soát chi phí

Chi phí thực tế của hệ thống ERP thường cao hơn dự tính ban đầu của các tổ chức. Để kiểm soát chi phí tối đa, người lãnh đạo cần hoạch định kế hoạch ngân sách chi tiết và quyết toán thường xuyên. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý dự tính ngân sách từ khi bắt đầu cho đến hai tháng sau khi chiến dịch cải tiến hệ thống kết thúc.

Bước 6: Theo dõi hành trình và kết quả hoàn thành mục tiêu

Khác với thành công về doanh số, rất khó để xác định mức độ thành công của quá trình ứng dụng hệ thống ERP. Bởi lẽ, nó bao gồm nhiều yếu tố vô hình như quản lý sự thay đổi hay sự tuân thủ của đội ngũ. 

Đó là lý do doanh nghiệp cần đặt tiêu chuẩn để đo lường dựa vào mốc thời gian, hiệu suất hoặc kết quả bán hàng… Người lãnh đạo cũng phải kiểm tra báo cáo công việc mỗi ngày để nắm bắt kịp thời các ưu, nhược điểm trong cách thức làm việc mới.

V. MISA AMIS – Hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện nhất hiện nay

Hiện nay, MISA AMIS là hệ thống quản lý doanh nghiệp được hơn 170.000 khách hàng tổ chức sử dụng. MISA AMIS sở hữu nhiều tính năng ưu việt như tích hợp đầy đủ phần mềm quản lý chuyên môn, kết nối liên thông nhiều nghiệp vụ, lưu trữ dữ liệu tập trung trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí đầu tư, hạn chế lãng phí thời gian, nguồn lực mà còn tăng trưởng năng suất vượt bậc.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRẢI NGHIỆM NGAY GÓI TRANG BỊ CHUYỂN ĐỔI SỐ HỢP NHẤT MISA AMIS

VI. Kết luận

Có thể nói, việc tạo dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp không có công thức chung cho tất cả tổ chức. Tuy nhiên, nó là yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp hệ thống lại  quy trình, chuyển từ hình thức quản trị lạc hậu sang tự động hóa. Chỉ cần đầu tư thực hiện một lần, doanh nghiệp sẽ thu được vô số lợi ích lâu dài như nâng cao sức cạnh tranh, mở rộng quy mô và vận hành hiệu quả. 

 1,585 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

0

Trung bình:

0

]