Giải pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp đang được các tổ chức & công ty hướng tới như một chiến lược chính để cải tổ, định hình hoạt động công ty trong thời đại mới. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều đang chật vật tìm đường chuyển đổi số. Vậy đâu là giải pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ tối ưu nhất?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Mỗi doanh nghiệp có một hình thức tổ chức khác nhau, rất khó để đưa ra một khái niệm đúng nhất với tất cả. Hiểu một cách đơn giản nhất, chuyển đổi số (digital transformation) là hình thức áp dụng các công nghệ kỹ thuật số làm thay đổi các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, tận dụng các lợi thế vốn có để tạo nên khoảng cách và động lực, tác động vào mô hình kinh doanh, làm việc của doanh nghiệp.

Chuyển đổi số là một xu thế của cả thế giới, khi áp dụng chuyển đổi số trong doanh nghiệp, ngoài việc tác động lên bộ máy vận hành, các công ty còn có thể thay đổi tư duy làm việc, văn hoá, môi trường làm việc của mình một cách tích cực.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một quá trình nằm trong định hướng phát triển lâu dài và chiến lược của mỗi công ty, vì vậy cần có những định hướng đúng đắn và phù hợp.

Chuyển đổi số doanh nghiệp là một xu hướng không thể bỏ qua>>>>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất

6 mức độ chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp được chia thành các cấp độ cụ thể như sau:

1. Mức 0 – Chưa chuyển đổi số: Doanh nghiệp hầu như chưa có hoạt động nào hoặc có nhưng không đáng kể các hoạt động chuyển đổi số;

2. Mức 1 – Khởi động: Doanh nghiệp đã có một số hoạt động ở mức độ khởi động việc chuyển đổi số của doanh nghiệp;

3. Mức 2 – Bắt đầu: Doanh nghiệp đã nhận thức được sự quan trọng của chuyển đổi số theo các trụ cột và bắt đầu có các hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp trong từng trụ cột của chuyển đổi số. Chuyển đổi số bắt đầu đem lại lợi ích trong hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng;

4. Mức 3 – Hình thành: Việc chuyển đổi số doanh nghiệp đã cơ bản được hình thành theo các trụ cột ở các bộ phận, đem lại lợi ích và hiệu quả thiết thực cho các hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng. Doanh nghiệp đạt chuyển đổi số mức 3 là bắt đầu hình thành doanh nghiệp số;

5. Mức 4 – Nâng cao: Chuyển đổi số của doanh nghiệp được nâng cao một bước. Nền tảng số, công nghệ số, dữ liệu số giúp tối ưu nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trải nghiệm khách hàng. Doanh nghiệp đạt chuyển đổi số mức 4 cơ bản trở thành doanh nghiệp số với một số mô thức kinh doanh chính dựa trên nền tảng số và dữ liệu số;

6. Mức 5 – Dẫn dắt: Chuyển đổi số doanh nghiệp đạt mức độ tiệm cận hoàn thiện, doanh nghiệp thực sự trở thành doanh nghiệp số với hầu hết phương thức kinh doanh, mô hình kinh doanh chủ yếu dựa trên và được dẫn dắt bởi nền tảng số và dữ liệu số. Doanh nghiệp có khả năng dẫn dắt chuyển đổi số, tạo lập hệ sinh thái doanh nghiệp số vệ tinh.

Lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Không cần nghĩ quá nhiều cũng biết được chuyển đổi số doanh nghiệp là một quá trình mang lại nhiều lợi ích như nào cho doanh nghiệp. Chúng ta đang sống ở thời đại số 4.0, có thể nhận thấy sự tác động sâu rộng của công nghệ lên mọi mặt của đời sống con người. Đây là một quá trình tuân theo quy luật sự phát triển tất yếu của công nghệ và thời đại, vì vậy nó phù hợp với những giá trị tân tiến mà con người đang dày công nghiên cứu và phát triển. 

Ngoài việc trở thành một xu thế bắt buộc, chuyển đổi số trong doanh nghiệp còn mang lại các lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. Những công ty nghiên cứu thị trường lớn như Gartner đã và đang đưa ra các kết luận khả quan về lợi ích của quả trình này, rằng chuyển đổi số trong doanh nghiệp thực sự mang lại rất nhiều lợi ích về mọi mặt hoạt: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh…

Chuyển đổi số đang bao trùm mọi mặt của kinh tế – xã hội

Dễ thấy nhất các lợi ích căn bản của chuyển đổi số doanh nghiệp là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận khách hàng tốt hơn, thủ tục nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên… những điều này giúp tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.

Cơ hội & thách thức chuyển đổi số trong doanh nghiệp ở Việt Nam

Việt Nam là một trong những quốc gia có môi trường thuận lợi cho hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp. Việt Nam là nền kinh tế có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất nhì khu vực, cơ cấu dân số trẻ năng động với khả năng tiếp cận công nghệ cao, Việt Nam được đánh giá có tiềm năng rất lớn trong chuyển đổi số. Đây là những cơ hội tốt để các doanh nghiệp Việt Nam tạo ra sự đột phá trên thị trường nhờ vào chuyển đổi số.

Việt Nam là một môi trường khá thuận lợi cho chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Tuy nhiên, doanh nghiệp Việt cũng đang phải đối mặt với nhiều rào cản tài chính như chi phí đầu tư vào chuyển đổi số còn cao, hạ tầng công nghệ thông tin hiện tại kém phát triển, khó khăn trong việc tiếp cận thông tin về công nghệ số cũng như các giải pháp về rủi ro và an ninh mạng,… Bên cạnh đó, nhiều ngành, nghề có tính chất rất đặc thù, gây khó khăn trong việc chuyển đổi số toàn diện và đồng bộ hoá như ngành Bất động sản, đòi hỏi các doanh nghiệp, các Bộ ban ngành có những chính sách và hướng đi đúng đắn để đảm bảo sự phát triển và tối ưu hóa nguồn lực.

Thực trạng chuyển đổi số trong doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

Với những cơ hội và thách thức kể trên, nhìn vào thực trạng chuyển đổi số trong doanh nghiệp nước ta đang thấy được nhiều tín hiệu trái chiều, cần một động lực lớn để thúc đẩy phát triển công nghệ.

Về các doanh nghiệp SMEs, theo VCCI, tuy chiếm khoảng 97% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam, trình độ khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo của các doanh nghiệp SMEs còn thấp, có 80% đến 90% máy móc sử dụng trong các doanh nghiệp Việt Nam là nhập khẩu, gần 80% là những công nghệ cũ từ thập niên 1980-1990.

Về phía Chính phủ và các doanh nghiệp lớn, Chính phủ Việt Nam sớm đã xác định được tầm quan trọng của chuyển đổi số trong công cuộc xây dựng kinh tế, phát triển đất nước. Trong “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, Việt Nam đặt mục tiêu có kinh tế số chiếm 20% GDP, tỷ trọng kinh tế số ở mỗi ngành tối thiểu 10%, năng suất lao động tăng tối thiểu mỗi năm 7%, thuộc nhóm top 50 quốc gia dẫn đầu về CNTT. Với các mục tiêu cụ thể, Chính phủ đã và đang có những chính sách hỗ trợ, tạo điều kiện cho doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

Chính phủ đã nhận thức về lợi ích của chuyển đổi số và có nhiều chính sách hỗ trợ xu hướng này

Theo báo cáo “Chỉ số phát triển kỹ thuật số của doanh nghiệp vừa và nhỏ khu vực châu Á – Thái Bình Dương” của Cisco được thực hiện trên 1.340 doanh nghiệp tại khu vực nói chung và 50 doanh nghiệp Việt Nam nói riêng: Tại Việt Nam, các doanh nghiệp SMEs đang đối mặt với nhiều rào cản trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số như thiếu kỹ năng số và nhân lực (17%), thiếu nền tảng công nghệ thông tin đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số (16,7%), thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong doanh nghiệp (15,7%) …

Dù vậy báo cáo cũng chỉ ra một số các số liệu khả quan các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam đang bước đầu đầu tư vào công nghệ đám mây (18%), an ninh mạng (12,7%), nâng cấp phần mềm, phần cứng để chuyển đổi số (10,7%).

>>>>> Xem ngay: Top 5 phần mềm quản lý quy trình thủ tục tốt nhất

Hướng đi chuyển đổi số cho doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ

Các số liệu bi quan đã nằm trong quá khứ, việc cần làm của các doanh nghiệp hiện nay là nghiên cứu ra những hướng đi, kế hoạch áp dụng chuyển đổi số của riêng mình. Các công ty với quy mô và tiềm lực khác nhau sẽ có các phương án chuyển đổi số khác nhau.

Chuyển đổi số cho các doanh nghiệp lớn

Các doanh nghiệp lớn với đặc thù là những tập đoàn, công ty có nguồn lực tài chính, nhân sự lớn, dễ dàng thu hút đầu tư, hỗ trợ và nguồn nhân lực chất lượng cao. Với những doanh nghiệp này, Ban Lãnh đạo hoàn toàn có thể hướng tới thành lập riêng một team chuyển đổi số riêng, chuyên nghiên cứu và phát triển các giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp phù hợp và thích ứng cho chính tổ chức đó.

Ngoài ra bên cạnh những doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực công nghệ, kỹ thuật hoàn toàn có thể đủ năng lực để xây dựng nên những nền tảng chuyển đổi số của riêng mình. Tuy nhiên, phương án này có thể có những nhược điểm như hoạt động chuyển đổi có thể vượt ra khỏi tầm kiểm soát nếu như không có những phương án tổ chức hiệu quả, có thể chuyển đổi số không triệt để hoặc theo kịp được tiến bộ công nghệ chung.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số theo hướng nào? 

Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hầu hết là những đơn vị không có tiềm lực mạnh về cả công nghệ, họ thường tìm những nhà phân phối, sản xuất và phát triển công nghệ trên thị trường để cung cấp những giải pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp chuyên nghiệp, đầy đủ và bao quát nhất trong công ty của mình.

Những nhà phân phối được thuê ngoài có đủ sự chuyên môn và kiến thức để giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện và theo nguyện vọng và đặc điểm công ty mình. Từ đó có thể đáp ứng được cả hai nhu cầu: hoàn thành quá trình chuyển đổi số và tiết kiệm chi phí, nguồn lực ít ỏi của mình. Tuy nhiên, nếu không tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy và đảm bảo năng lực, doanh nghiệp hoàn toàn có thể “vứt tiền ra cửa sổ” với những kế hoạch không chi tiết của mình.

>>>>> Bạn có biết: Làm thế nào để quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả?

WEONE – Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Với những hướng đi cụ thể cho từng loại doanh nghiệp, kết hợp cùng với các xu hướng và biện pháp riêng áp dụng vào từng tổ chức, chuyển đổi số trong doanh nghiệp đã có một phương hướng rõ ràng hơn bao giờ hết. Có nhiều giải pháp trên thị trường và một trong số những giải pháp nổi bật nhất chính là phần mềm WEONE của công ty FSI.

Được phát triển bởi FSI – Top 10 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, giải pháp Chuyển đổi số, hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các hoạt động quản trị, tối đa hiệu suất làm việc và giải quyết các bài toán khó trong vận hành công ty.

WEONE có rất nhiều tính năng chuyển đổi số hấp dẫn, hiệu quả

Về nhà phát hành sản phẩm, FSI tự hào là Top 10 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, giải pháp Chuyển đổi số tại Việt Nam. Mang đến cho doanh nghiệp WEONE, FSI mong muốn cung cấp một giải pháp công nghệ cùng lộ trình chuyển đổi số tối ưu, giúp doanh nghiệp liên tục nâng cao hiệu quả quản lý, vận hành, tạo lập nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp vươn tầm Quốc tế.

WEONE có thể được coi là nền tảng làm việc số mang tới cho người quản lý sự thuận tiện trong việc theo dõi, quản trị công việc và quy trình thủ tục. Với ba phân hệ chức năng chính bao quát toàn bộ hoạt động công ty bao gồm:

Quy trình thủ tục

Với phân hệ này, WEONE số hoá mọi quy trình, thủ tục hành chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế những lưu đồ xử lý thủ tục của riêng mình, dễ dàng thiết lập quyền cho cá nhân, phòng ban trong công ty và quản lý thông tin chức vụ nhân sự trong tổ chức để tối ưu hoá thời gian chờ, thời gian làm việc và hiệu suất công việc. Ngoài những lợi ích trên, phân hệ này còn mang tới cho quản lý sự thuận tiện, dễ dàng để tìm kiếm, tra cứu khi cần thiết; bên cạnh đó giảm thiểu sai sót và bảo mật thông tin tuyệt đối trong quá trình xử lý.

Quản lý công việc

Với thực trạng dùng quá nhiều nền tảng để giao việc khiến công việc bị lỡ, bị trôi, bị bỏ sót và chậm trễ deadline, phân hệ quản lý công việc giúp quản lý điều hành công việc tập trung và duy nhất trên một nền tảng; bên cạnh đó còn hỗ trợ giao việc, giám sát, báo cáo một cách tức thì, dễ dàng. Ngoài ra, phân hệ này còn giúp cấp trên tạo lập công việc theo hệ thống, quy trình số hoá hiện đại, giúp lãnh đạo quản lý tiến độ công việc dưới 4 dạng biểu đồ: kanban, bảng biểu, gantt, lịch.

Ngoài những tính năng trên, phân hệ này còn có thể giúp nhân viên báo cáo thống kê chi tiết công việc của cá nhân, phòng ban tham gia, đánh giá xếp hạng chất lượng các công việc giúp minh bạch thông tin, đánh giá nhân sự khách quan dựa trên dữ liệu khách quan chứ không theo cảm tính chủ quan. Quả không sai khi nói phân hệ Quản lý công việc chính là một văn phòng thứ hai, khi nó bao quát mọi hoạt động làm việc của công ty.

Quản lý kho tài liệu

Với phân hệ Quản lý kho tài liệu, tài liệu được quản lý tập trung chỉ trên một hệ thống duy nhất, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm, khai thác sử dụng, ngoài ra còn đảm bảo an ninh tài liệu, bí mật kinh doanh của công ty. Hàng năm, trung bình một doanh nghiệp thất thoát 30% tổng thiệt hại do việc lưu trữ tài liệu thủ công gây ra như mất cắp, hư hỏng, tiền chi phí in ấn, lưu trữ, chưa kể việc cất giữ thủ công tài liệu rất tốn diện tích của công ty. Vì vậy, để tối ưu hoá quản trị công ty, phân hệ này tỏ ra hữu ích trong việc giúp cho việc tìm tài liệu không còn là ác mộng của nhân viên khi đối mặt với một đống sổ sách, giấy tờ nữa.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một trong những xu thế hàng đầu trong lĩnh vực quản trị trong thời kỳ hậu COVID. WEONE là một trong những sản phẩm giải pháp công nghệ chuyển đổi số trong doanh nghiệp hàng đầu thị trường hiện nay. Với kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn cùng đội ngũ nhân viên chất lượng, FSI tin rằng có thể giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công trên con đường chuyển đổi số, tiến tới tiếp cận những công nghệ chất lượng cao, đáp ứng đẳng cấp thế giới của mình.