Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp và cơ quan, tổ chức

Rất nhiều cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay vẫn đang gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi số, họ chưa xác định được đâu là giải pháp phù hợp với mô hình tổ chức của mình. Vậy đâu là giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp, cơ quan và các tổ chức? Hãy cùng FSI tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?

Mỗi doanh nghiệp có một hình thức tổ chức khác nhau, rất khó để đưa ra một khái niệm đúng nhất với tất cả. Hiểu một cách đơn giản nhất, chuyển đổi số (digital transformation) là hình thức áp dụng các công nghệ kỹ thuật số làm thay đổi các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, tận dụng các lợi thế vốn có để tạo nên khoảng cách và động lực, tác động vào mô hình kinh doanh, làm việc của doanh nghiệp.

Chuyển đổi số là một xu thế của cả thế giới, khi áp dụng chuyển đổi số trong doanh nghiệp, ngoài việc tác động lên bộ máy vận hành, các công ty còn có thể thay đổi tư duy làm việc, văn hoá, môi trường làm việc của mình một cách tích cực.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một quá trình nằm trong định hướng phát triển lâu dài và chiến lược của mỗi công ty, vì vậy cần có những định hướng đúng đắn và phù hợp.

Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

Công nghệ trên thế giới thay đổi từng ngày và mang lại nhiều tiềm năng, lợi ích to lớn. IDC ước tính rằng chi tiêu trên toàn thế giới cho các công nghệ và giải pháp chuyển đổi số sẽ đạt gần 2 nghìn tỷ đô la vào năm 2022. Để luôn đứng vững hoặc tạo ra bước đột phá, doanh nghiệp cần phải không ngừng đổi mới để phù hợp với xu thế phát triển chung.

Bên cạnh đó, trên thị trường, đối thủ cạnh tranh cũng đã thay đổi, ngày càng mạnh lên, sở hữu nền tảng số hóa cho phép họ có thể triển khai vận hành hiệu quả nhanh hơn, tiết kiệm hơn, chất lượng hơn. Điều này khiến mức độ cạnh tranh ngày càng khốc liệt, vì vậy việc chuyển đổi  kỹ thuật số là bắt buộc với các doanh nghiệp.

Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0. Các doanh nghiệp cần hiểu rõ và có chiến lược cụ thể cùng sự đầu tư tương xứng mới có thể tồn tại và phát triển bền vững.

6 mức độ chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp được chia thành các cấp độ cụ thể như sau:

1. Mức 0 – Chưa chuyển đổi số: Doanh nghiệp hầu như chưa có hoạt động nào hoặc có nhưng không đáng kể các hoạt động chuyển đổi số;

2. Mức 1 – Khởi động: Doanh nghiệp đã có một số hoạt động ở mức độ khởi động việc chuyển đổi số của doanh nghiệp;

3. Mức 2 – Bắt đầu: Doanh nghiệp đã nhận thức được sự quan trọng của chuyển đổi số theo các trụ cột và bắt đầu có các hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp trong từng trụ cột của chuyển đổi số. Chuyển đổi số bắt đầu đem lại lợi ích trong hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng;

4. Mức 3 – Hình thành: Việc chuyển đổi số doanh nghiệp đã cơ bản được hình thành theo các trụ cột ở các bộ phận, đem lại lợi ích và hiệu quả thiết thực cho các hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng. Doanh nghiệp đạt chuyển đổi số mức 3 là bắt đầu hình thành doanh nghiệp số;

5. Mức 4 – Nâng cao: Chuyển đổi số của doanh nghiệp được nâng cao một bước. Nền tảng số, công nghệ số, dữ liệu số giúp tối ưu nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trải nghiệm khách hàng. Doanh nghiệp đạt chuyển đổi số mức 4 cơ bản trở thành doanh nghiệp số với một số mô thức kinh doanh chính dựa trên nền tảng số và dữ liệu số;

6. Mức 5 – Dẫn dắt: Chuyển đổi số doanh nghiệp đạt mức độ tiệm cận hoàn thiện, doanh nghiệp thực sự trở thành doanh nghiệp số với hầu hết phương thức kinh doanh, mô hình kinh doanh chủ yếu dựa trên và được dẫn dắt bởi nền tảng số và dữ liệu số. Doanh nghiệp có khả năng dẫn dắt chuyển đổi số, tạo lập hệ sinh thái doanh nghiệp số vệ tinh.

Giải pháp chuyển đổi số mang lại điều gì cho cho doanh nghiệp?

Trải nghiệm khách hàng: Người tiêu dùng ngày nay có nhiều sự lựa chọn hơn bao giờ hết. Do đó doanh nghiệp cần các giải pháp hoặc tư vấn chuyển đổi số để cung cấp các sản phẩm, dịch vụ sáng tạo. Đồng thời mang lại những tương tác và trải nghiệm có ý nghĩa làm hài lòng khách hàng. 

Trải nghiệm của nhân viên: Đây không chỉ là việc cung cấp cho lực lượng lao động những ứng dụng và thiết bị mới nhất mà còn là việc tạo ra một trải nghiệm đơn giản, hiện đại, trọn vẹn hơn nhân viên. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các công ty đầu tư vào trải nghiệm của nhân viên có lực lượng lao động năng suất và gắn bó hơn, dẫn đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Các giải pháp chuyển đổi số có thể giúp các tổ chức không chỉ cung cấp các công cụ mà mọi người cần mà còn có thể truy cập tức thì mọi lúc, mọi nơi.

Tối ưu hóa quy trình: Việc ứng dụng giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp sẽ thay đổi phương thức hoạt động của tổ chức từ truyền thống sang tự động hóa. Điều này giúp cho các quy trình diễn ra nhanh chóng, trôi chảy, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Số hóa sản phẩm: Điều này đề cập đến việc sử dụng công nghệ để nâng cao sản phẩm hoặc dịch vụ. Các ứng dụng chuyển đổi số không chỉ giúp các công ty luôn đi trước công nghệ tiên tiến mà còn tạo ra một cơ sở hạ tầng nhanh nhạy cần thiết để liên tục đổi mới và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng và nhu cầu của người tiêu dùng.

Chuyển đổi số trong cơ quan, tổ chức

Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước, tổ chức thường được phân chia tách biệt là chính phủ điện tử và chính phủ số, vậy tại sao cần phân biệt khái niệm chính phủ điện tử và chính phủ số?

Chính phủ điện tử là gì?

Chính phủ điện tử là chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động, phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn. Hay nói một cách khác, đây là quá trình tin học hóa các hoạt động của chính phủ.

Chính phủ điện tử, hiểu một cách đơn giản, là “bốn Không”, có khả năng họp không gặp mặt, xử lý văn bản không giấy, giải quyết thủ tục hành chính không tiếp xúc và thanh toán không dùng tiền mặt.

Chính phủ số là gì?

Chính phủ số là chính phủ có toàn bộ hoạt động an toàn trên môi trường số, có mô hình hoạt động được thiết kế lại và vận hành dựa trên dữ liệu và công nghệ số, để có khả năng cung cấp dịch vụ chất lượng hơn, đưa ra quyết định kịp thời hơn, ban hành chính sách tốt hơn, sử dụng nguồn lực tối ưu hơn, kiến tạo phát triển, dẫn dắt chuyển đổi số quốc gia, giải quyết hiệu quả những vấn đề lớn trong phát triển và quản lý kinh tế – xã hội. Hay nói một cách khác, đây là quá trình chuyển đổi số của chính phủ.

Chính phủ số là chính phủ điện tử, thêm “bốn Có”, có toàn bộ hoạt động an toàn trên môi trường số, có khả năng cung cấp dịch vụ mới nhanh chóng, có khả năng sử dụng nguồn lực tối ưu và có khả năng kiến tạo phát triển, dẫn dắt chuyển đổi số quốc gia, giải quyết hiệu quả những vấn đề lớn trong phát triển và quản lý kinh tế – xã hội.

Tại sao cần phân biệt khái niệm chính phủ điện tử và chính phủ số?

Có phân biệt khái niệm tường minh thì mới có nhận thức đúng đắn, có nhận thức đúng đắn thì mới có hành động đúng đắn. Việc phân biệt ra các mức độ phát triển, là chính phủ điện tử và chính phủ số, không có nghĩa là làm tuần tự, làm xong chính phủ điện tử rồi mới làm chính phủ số.

Quá trình phát triển chính phủ điện tử đã diễn ra từ nhiều năm nay, và sẽ cơ bản được hoàn thành vào năm 2021-2022 với mục tiêu 100% dịch vụ công của các bộ, ngành, địa phương đủ điều kiện được đưa lên mức độ 4. Với việc ban hành Chiến lược phát triển chính phủ điện tử, hướng tới chính phủ số giai đoạn 2021-2025 định hướng đến năm 2030, Việt Nam đã bắt đầu khởi động quá trình phát triển chính phủ số, thực hiện song song với quá trình phát triển chính phủ điện tử.

Phát triển chính phủ số là sự thay đổi nhận thức, từ đó thay đổi cách làm. Trước đây làm chính phủ điện tử thì chỉ nghĩ đến việc tin học hóa, cung cấp dịch vụ hành chính công trực tuyến. Hiện nay làm chính phủ số thì phải nghĩ đến đưa mọi hoạt động của chính phủ, ví dụ hoạt động thanh tra, lên môi trường số. Trước đây làm chính phủ điện tử thì chỉ nghĩ đến việc đầu tư hệ thống thông tin, số hóa từng quy trình, 10 năm mới đưa được 10% dịch vụ công trực tuyến lên mức độ 4. Hiện nay làm chính phủ số thì nghĩ đến việc sử dụng nền tảng, số hóa toàn bộ, trong 3 tháng đưa 100% dịch vụ công trực tuyến lên mức độ 4 với chi phí thấp hơn.

Thách thức lớn nhất trong phát triển chính phủ số là gì?

Chính phủ số xử lý văn bản không giấy, họp không gặp mặt, xử lý thủ tục hành chính không tiếp xúc và thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là sự thay đổi.

Đối với mỗi cơ quan, tổ chức, sự thay đổi chỉ có thể bắt đầu từ người đứng đầu. Thách thức lớn nhất cho cơ quan nhà nước là nhận thức và sự vào cuộc thực sự của người đứng đầu, là chuyện dám làm hay không dám làm.

Đối với mỗi người dân, sự thay đổi đòi hỏi thay đổi kỹ năng và thói quen. Thách thức lớn nhất cho xã hội trước mắt là kỹ năng số của người dân, sau đó là thói quen và văn hóa sống trong môi trường số.

Đối với mỗi doanh nghiệp, sự thay đổi đòi hỏi phải triển khai các giải pháp công nghệ số, có những việc hoàn toàn mới, chưa có tiền lệ. Thách thức lớn nhất cho doanh nghiệp là môi trường pháp lý để triển khai.

Các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức

Xuất phát từ thực trạng chuyển đổi số tại Việt Nam, FSI đã xây dựng bộ ba giải pháp chuyển đổi số toàn diện, tạo ra một hệ sinh thái số cho phép doanh nghiệp xây dựng và ứng dụng chuyển đổi số nhanh chóng.

Phần mềm số hóa tài liệu D-IONE

D-IONE là một trong những phần mềm công nghệ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp triển khai hoạt động số hóa nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Với D-IONE các đơn vị, tổ chức có thể triển khai xử lý, tạo lập cơ sở dữ liệu lớn, chất lượng cao trong thời gian ngắn với chi phí tiết kiệm. Đồng thời, là hệ thống quản lý thông tin, số liệu giúp các đơn vị, tổ chức nâng cao nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí vận hành và gia tăng năng lực cạnh tranh. 

Phần mềm D-IONE bao gồm nhiều mô đun, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về số hóa như:  quy trình số hóa tổng thể theo từng bước; quét tài liệu, nhận dạng trích xuất thông tin; chuẩn hóa dữ liệu, tạo lập dữ liệu và CSDL; xử lý logic dữ liệu. Đây là giải pháp chuyển đổi số

• Áp dụng linh hoạt tạo lập cơ sở dữ liệu lớn.
• Hệ thống có khả năng phân loại tài liệu phức tạp với nhiều loại tài liệu trong cùng một tệp (tích hợp công nghệ OCR).
• Khai thác nội dung văn bản được dễ dàng, nhanh chóng và có thể mở rộng phạm vi sử dụng nguồn tài nguyên.

Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE

WEONE là giải pháp phục vụ chuyển đổi số của doanh nghiệp chuyên nghiệp. Hệ thống giúp quản lý hoạch định nguồn tài nguyên của doanh nghiệp như Nhân sự, Khách hàng, Kinh doanh, Truyền thông, Tài chính, Dự án….Đồng thời chuẩn hoá và số hoá mọi quy trình, nghiệp vụ của tổ chức thành một khối thống nhất. Với giải pháp chuyển đổi số WEONE, doanh nghiệp sẽ quản lý và thực hiện công tác điều hành nội bộ khoa học, hiệu quả hơn. 

Với WEONE, hiệu suất của kinh doanh và sản xuất sẽ được nâng cao đáng kể nhờ vào việc số hóa các quy trình, thủ tục, công việc, tài liệu, … được quản trị đồng bộ trên 1 hệ thống online, giúp xử lý linh hoạt công việc mọi lúc mọi nơi. 

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể cắt giảm 30% chi phí vận hành, công việc được quản lý chủ động 24/7, cập nhật tiến độ liên tục, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng, chính xác và nâng cao cơ hội kinh doanh. 

Phần mềm quản lý, lưu trữ hồ sơ DocEye

DocEye được đánh giá cao bởi các tính năng thiết thực với nhu cầu thực tế như: Quản lý tìm kiếm chia sẻ tài liệu, dữ liệu không giới hạn không gian, thời gian, khoảng cách; Tạo lập quy trình làm việc dễ dàng theo thực tế hoạt động của khách hàng; Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin IONE.  FSI cũng đã triển khai ký số các văn bản điện tử với kết quả hiện tại là 95% văn bản trong công ty lưu hành qua hình thức điện tử.

Với kinh nghiệm 13 năm hoạt động trọng lĩnh vực chuyển đổi số, các phần mềm trên đều được FSI tư vấn và cung cấp theo quy trình, rõ ràng qua 7 bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng

Bước 2: Tiến hành khảo sát sơ bộ, đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

Bước 3: Lên phương án tổng thể, thuyết trình kế hoạch và báo giá

Bước 4: Ký kết hợp đồng và triển khai các hạng mục

Bước 5: Đào tạo và chuyển giao

Bước 6: Nghiệm thu

Bước 7: Hỗ trợ bảo hành

Có thể nói, chuyển đổi số không còn là câu chuyện tương lai mà nó đã và đang hiện hữu tại các doanh nghiệp, thúc đẩy họ nhanh chóng áp dụng các giải pháp chuyển đổi số để có thể sống sót trước làn sóng mạnh mẽ 4.0. FSI hy vọng sẽ là người bạn đồng hành, cung cấp giải pháp chuyển đối số tốt nhất, hỗ trợ các doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số.