Giải pháp cải tiến quy trình mua hàng cho doanh nghiệp

Một quy trình mua hàng hoàn thiện, cải tiến và thuận tiện sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mua hàng, từ đó gia tăng lợi nhuận và giá trị sản phẩm. Thế nhưng để thiết lập một quy trình mua hàng chuẩn lại là vấn đề của nhiều doanh nghiệp. Trong bài viết này, Atalink sẽ cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng về quy trình mua hàng, những vấn đề thường gặp khi mua hàng và việc số hóa hoạt động mua hàng. 

1. Đôi nét về mua hàng và quy trình mua hàng

Trong mỗi doanh nghiệp, mua hàng là khâu đầu tiên trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Đây cũng là một trong những khâu quan trọng nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu thiết yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh các sản phẩm. 

Khi mua hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến một vài thông tin và danh mục công việc mua hàng. Những yêu cầu chung này được cô đọng lại và được gọi là “năm đúng”: mua đúng chất lượng nguyên liệu, đúng lúc, đúng số lượng, đúng giá và đúng nguồn. 

Những điều trên nhằm mang lại hiệu quả và sự cải tiến không ngừng cho nguồn hàng cũng như chất lượng sản phẩm và chất lượng thương hiệu, cụ thể: 

• Cung cấp cho doanh nghiệp dùng nguyên liệu thích hợp và dịch vụ chất lượng để đáp ứng được các nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp. 

• Đảm bảo sự liên tục trong việc cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp. Điều này được thực hiện bằng cách duy trì mối quan hệ tốt với các nguồn hàng hiện có và phát triển thêm các nguồn cung cấp hàng khác. Đây sẽ là những lựa chọn thay thế hoặc đáp ứng các nhu cầu mới hoặc các kế hoạch mới của doanh nghiệp. 

• Mua hàng một cách có hiệu quả và khôn ngoan, sử dụng chính đạo đức nghề nghiệp để mua hàng nhằm mang lại các mặt hàng đa dạng, chất lượng và giảm thiểu tối đa chi phí. 

• Duy trì sự kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Luôn cập nhật thông tin kịp thời, nhanh chóng để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu quả.

• Không ngừng đo lường, phân tích và nhận định hiệu quả, giá trị công việc, sản phẩm của doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến sản phẩm sao cho chất lượng và phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. 

Những nội dung thuộc phạm vi mua hàng trên giúp doanh nghiệp quản lý tốt các rủi ro liên quan đến vấn đề mua hàng bao gồm: tính bền vững, nhân công lao động, sự đa dạng, đổi mới,…

2. Quy trình mua hàng tiêu chuẩn doanh nghiệp

Ngoài vấn đề mua hàng, doanh nghiệp cũng cần quan tâm và quản lý tốt quy trình mua hàng. Đây là quy trình thiết lập các công việc liên quan đến mua sắm hàng hóa nhằm tối ưu hóa các mặt như: giá trị hàng hóa, chi phí và hiệu quả mua hàng. Vậy nên, ATALINK sẽ dành phần này để nói rõ về quy trình mua hàng và đưa ra gợi ý về một quy trình chuẩn, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

2.1. Lập kế hoạch mua hàng

Bước đầu tiên trong chu trình mua hàng chính là lập kế hoạch mua hàng hay xác định nhu cầu mua hàng. Tại bước này, doanh nghiệp cần hoàn tất việc xác định các danh mục hàng hóa hoặc các dịch vụ cần mua nhằm giải quyết một vấn đề hay nhu cầu cần thiết. Chẳng hạn, khi công ty muốn thay đổi nội thất văn phòng thì mặt hàng cần mua sẽ bao gồm: bàn ghế, cây cảnh,… 

Khi đã xác định được các sản phẩm cần mua, người kế toán cần lập danh sách để thống kê toàn bộ những nhu cầu mua hàng và đưa ra đề xuất hợp lý nhất. Điều này được đánh giá bằng những tiêu chí cụ thể sau:

• Xem xét những điểm bất hợp lý về thông số, đặc điểm sản phẩm sắp mua để tránh mua nhầm hàng hoặc những dịch vụ, mặt hàng không cần thiết. 

• Đề xuất ra những sản phẩm thay thế có chất lượng tốt hơn sản phẩm hiện tại hoặc có mức giá thấp hơn.

• Đảm bảo được chất lượng sản phẩm sẽ mua, bao gồm tính thẩm mỹ, độ bền bỉ.

Những tiêu chí này nhằm gia tăng hiệu quả và giá trị hàng hóa sẽ mua, đồng thời giúp giảm thiểu sự lãng phí không cần thiết về tính năng, chất lượng và chi phí khi mua hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thiết lập thêm bản mô tả cho các mặt hàng sẽ mua, bao gồm:

• Thông số kỹ thuật, thông tin sản phẩm

• Thỏa thuận mức dịch vụ

• Các điều khoản hợp đồng quy định quyền và nghĩa vụ của bên mua và bên bán.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết về kế hoạch mua hàng để biết thêm thông tin chi tiết.

2.2. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp hay khảo sát thị trường là bước quan trọng, đặc biệt là sau sự gián đoạn nguồn cung do đại dịch Covid-19. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp. Hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm các bước sau:

• Tìm kiếm nhà cung cấp:

  Bước này nhằm tìm ra những nhà cung cấp tiềm năng, có thể cung cấp cho doanh nghiệp những sản phẩm chất lượng, giá thành hợp lý và đúng số lượng. Để tìm được đơn vị cung cấp phù hợp, người mua cần chú ý theo dõi thị trường cung ứng bằng cách tìm kiếm trên các diễn đàn, website nhà cung cấp, tham dự các buổi triển lãm thương mại,…. Từ đó tìm chọn ra những nhà cung cấp uy tín, chất lượng nhất. 

• Đánh giá nhà cung cấp:

  Mục đích của việc đánh giá, thẩm định nhà cung cấp là để đảm bảo rằng nhà cung cấp tiềm năng đó có khả năng thực hiện bất cứ hợp đồng hoặc hồ sơ dự thầu nào theo yêu cầu của doanh nghiệp với mức giá phải chăng và chất lượng hàng hóa, dịch vụ đảm bảo. Đồng thời, việc này cũng giúp doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian, chi phí, công sức và những vấn đề phát sinh khi làm hợp đồng trao đổi.

• Yêu cầu báo giá / đấu thầu

  : Khi đã xem xét và tìm ra những nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức đấu thầu hoặc đấu thầu cạnh tranh. Việc này giúp đảm bảo sự công bằng và cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà cung cấp. Đồng thời nó cũng đảm bảo việc doanh nghiệp có thể quyết định mua hàng dựa trên mức kinh phí hợp lý cùng giá trị hàng hóa chất lượng.

• Phân tích báo giá và lựa chọn nhà cung cấp:

  Khi một đơn vị cung cấp hàng hóa đấu thầu thành công (đơn vị có tổng chi phí đưa ra thấp hơn hoặc đơn vị đấu thầu có lợi thế về kinh tế nhất) thì nhà cung cấp đó sẽ được lựa chọn để tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng. Điều này được xem xét bởi những tiêu chí, cơ chế của riêng doanh nghiệp hoặc của toàn thị trường khi đánh giá một đơn vị cung cấp. 

Khi tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ dần dần sàng lọc được những đơn vị cung cấp uy tín, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Đây cũng chính là bước nền tảng quan trọng trong quy trình mua hàng.

2.3. Thương thảo & Lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi đã tìm được những đơn vị cung ứng nguyên liệu phù hợp, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chuyển sang bước thương thảo và lựa chọn nhà cung cấp. Đây là yếu tố quyết định nguồn hàng doanh nghiệp chất lượng đến đâu và sản phẩm cho ra thị trường có đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng hay không. Bước thương thảo và lựa chọn nhà cung cấp sẽ diễn ra như sau:

• Thương thảo:

  Trong thương thảo, hai bên sẽ tiến hành đàm phán để có thể hiểu sâu và rõ ràng hơn về các yêu cầu, cam kết trong việc mua bán hàng hóa và dịch vụ, từ đó đạt được sự thống nhất trong các điều khoản hợp đồng. 

• Ký hợp đồng:

  Khi kết thúc cuộc thương thảo, doanh nghiệp cùng nhà cung cấp sẽ cùng ký hợp đồng để tạo nên sự ràng buộc về mặt pháp lý. 

Sau khi ký hợp đồng thành công, chuỗi hoạt động cung ứng giữa doanh nghiệp với đơn vị cung cấp hàng hóa chính thức bắt đầu. Bên cung cấp sẽ tiến hành giao hàng hóa hoặc các dịch vụ trong thời gian đã thỏa thuận. Sau đó, phía doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo nghiệm chất lượng, nhận hàng hóa, nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho đơn vị cung cấp.

2.4. Quản trị hợp đồng, hiệu suất nhà cung ứng

Quản trị hợp đồng, hiệu suất nhà cung ứng (SRM) là cách hiệu quả góp phần tạo ra giá trị gia tăng bằng cách giảm đi các rủi ro khi phía cung cấp nguyên liệu không tuân thủ các điều khoản hợp đồng. Điều này giúp đảm bảo nhà cung ứng cung cấp sản phẩm liên tục, chất lượng. 

Quản trị hợp đồng bao gồm những đầu việc như: xem xét và quản lý các chỉ số hiệu suất công việc (KPI), đánh giá các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). 

3. Một số vấn đề thường gặp trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Trong các bước mua hàng đã nêu, nếu một trong số những bước này không đảm bảo được các điều kiện tiên quyết về mức độ an toàn khi mua hàng, doanh nghiệp rất có thể sẽ phải đối diện với những vấn đề như:

• Thuê ngoài (Outsourcing):

  Là khi doanh nghiệp tìm một nhà cung cấp bên ngoài thay vì thực hiện các công việc nội bộ của doanh nghiệp. Outsourcing mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp như: tiết kiệm chi phí, không tốn thời gian tuyển dụng, gia tăng hiệu quả công việc, giúp doanh nghiệp tập trung được vào những nhiệm vụ cốt lõi. Tuy nhiên, outsouring cũng có những nhược điểm như: rủi ro bảo mật thông tin doanh nghiệp, không chắc chắn về chất lượng, hạn chế quyền kiểm soát so với nội bộ doanh nghiệp, có thể mất nhiều chi phí hơn nếu phát sinh nhiều chi phí tiềm ẩn.. 

• Quản trị chất lượng:

  Quản trị chất lượng hàng hóa nhằm xác định rõ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn chất lượng. Việc này nhằm đáp ứng yêu cầu chung về cung ứng hàng hóa như: đúng chủng loại, đúng số lượng, đúng thời gian, đúng địa điểm và đúng các đặc tính thiết yếu của nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất được vận hành liên tục với mức chi phí thấp nhất có thể. Tuy nhiên, khi quản trị chất lượng không tốt, những sản phẩm không đáp ứng đúng chất lượng được duyệt qua sẽ khiến sản phẩm đưa ra thị trường bị lỗi, gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và thương hiệu. 

• Quản lý hàng tồn kho:

  Hàng tồn kho chiếm 40-50% tỉ trọng trong tổng thể tài sản của doanh nghiệp. Việc giữ hàng tồn kho quá lâu khiến doanh nghiệp tốn kém chi phí, giảm lợi nhuận hàng hóa. Quản trị hàng tồn kho tốt chính là lên kế hoạch đặt hàng khi nào và nắm được lượng hàng cần đặt là bao nhiêu để từ đó phân bổ chi phí cho việc đặt hàng và lưu kho hiệu quả. 

• Yêu cầu về thời gian (Lead time, Time Compression):

  Việc đơn vị cung ứng cung cấp hàng đúng thời hạn và tham gia thảo luận, thống nhất về thời gian thực hiện cùng các bước thực hiện để đảm bảo đạt yêu cầu về thời gian. Từ đó tránh việc lãng phí thời gian trong chuỗi cung ứng hàng hóa. Từ việc tiết kiệm được thời gian sản xuất, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí cho việc sản xuất từng sản phẩm

• Đàm phán:

  Trong quy trình mua hàng, đàm phán chính là một trong những năng lực quan trọng. Khi đàm phán thuận lợi, một hoặc nhiều vấn đề liên quan đến cung ứng hàng hóa sẽ được giải quyết dễ dàng. Đàm phán có thể dựa trên cơ sở một đối một hoặc giữa các nhóm đám phán với nhau nhằm mang lại lợi ích cho chính doanh nghiệp đó. Thời gian cho một cuộc đàm phán có thể là từ vài phút cho đến háng tháng trời.

• Giá và tổng chi phí sở hữu:

  Trong quy trình mua hàng, việc xem xét cách xác định giá cả cũng như chi phí trong thời gian ngắn và dài hạn sẽ quyết định lợi nhuận thu được của doanh nghiệp. Việc này thường bị chi phối bởi nhiều yếu tố như: chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, khả năng đáp ứng của bên cung cấp,… Cụ thể hơn, thay vì từ duy từ ngọn chỉ tập trung xem xét giá cả, doanh nghiệp cần có tư duy gốc từ gốc đến ngọn, cần tập trung xem xét các yếu tố khác nhau ảnh hưởng tới đến quyết định định giá và chi phí.

Khi nhìn thấy những vấn đề thường gặp trong quy trình mua hàng, doanh nghiệp cần nhận thức được cách khắc phục để từ đó mang lại nguồn hàng chất lượng và cho ra thị trường những sản phẩm tốt, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.

4. Số hóa hoạt động mua hàng doanh nghiệp

Khi các quy trình mua sắm truyền thống quá thủ công và kém hiệu quả, 2/3 quy trình vẫn dựa vào nguồn lực thủ công như: tìm nguồn cung ứng, quản lý hợp đồng,… Thêm vào đó, các doanh nghiệp đang dần chuyển mình tái cơ cấu quy trình mua hàng sau đại dịch Covid-19 vừa rồi. Việc só hóa hoạt động mua hàng của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp cải thiện việc quản lý rủi ro, đổi mới và tiết kiệm chi phí trong tổng chi phí sở hữu.

Thêm vào đó, thời đại công nghiệp 4.0 với những công nghệ tiên tiến như số hóa, phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân áo AI được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực mua sắm nói chung và trong quy trình mua hàng nói riêng sẽ đáp ứng được các mục tiêu lớn của doanh nghiệp về tốc độ, tính linh hoạt và đổi mới. Từ đó giúp các công ty giảm chi phí mua hàng và chi phí mua lại bằng cách sử dụng các kết nối điện tử, số hóa. Những khía cạnh trong việc số hóa hoạt động mua hàng chính là:

• E-sourcing:

  Số hóa trong việc tìm kiếm và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp.

• E-procurement

  : Số hóa trong lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, duy trì hoạt động mua hàng.

• E-payment:

  thanh toán điện tử.

Thuận theo sự phát triển không ngừng trong thời đại 4.0, các sản thương mại điện tử đã ra đời với mục đích tạo sự thuận tiện trong việc mua hàng của các doanh nghiệp. Đơn cử chính là ATALINK – Sàn thương mại điện tử giúp doanh nghiệp tiếp cận với hàng nghìn nhà cung cấp với số lượng sản phẩm không giới hạn và tiết kiệm một lượng lớn chi phí trong các khâu tìm kiếm nhà phân phối, khảo sát nguồn hàng,… Bên cạnh đó, người mua, người bán cùng sản phẩm luôn được xác thực chặt chẽ, đảm bảo sự yên tâm trong mọi giao dịch.

5. Tổng kết

Hy vọng những thông tin trên đã giúp doanh nghiệp nắm được những nội dung quan trọng trong quy trình mua hàng. Đồng thời, thông qua bài viết này doanh nghiệp cũng biết được những vấn đề thường gặp trong việc mua hàng và việc số hóa trong hoạt động mua hàng. Trong giai đoạn công nghệ hóa, hiện đại hóa như hiện nay, cải tiến các khâu trong quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp hòa nhập với xu thế chung của toàn cầu và tiết kiệm tối đa chi phí khi mua hàng, từ đó nâng cao năng suất, gia tăng lợi nhuận. 

Một trong những giải pháp hiện đại nhất cho việc mua hàng của công ty chính là sản thương mại điện tử ATALINK – hệ thống quản lý, giao dịch trực tuyến giữa khách hành, nhà cung cấp, nhà phân phối. Với các sản phẩm, dịch vụ và giao dịch được quản lý và lưu giữ trực tuyến giúp người dùng thuận tiện làm việc, theo dõi hoạt động mua bán hàng hóa ở bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào. 

Để biết thêm thông tin chi tiết, xin vui lòng để lại thông tin liên lạc hoặc kết nối ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.