Giải pháp ERP là gì? Tìm hiểu phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Mục lục

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Vậy, Hệ thống ERP (ERP System) là gì? Giải pháp phần mềm quản lý ERP giúp các CEO quản trị doanh nghiệp của mình như thế nào? Hãy cùng Intech Group tìm hiểu về ERP trong bài viết này nhé!

erp

là viết tắt của Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Vậy,(ERP System) là gì? Giải phápgiúp các CEO quản trị doanh nghiệp của mình như thế nào? Hãy cùng Intech Group tìm hiểu về ERP trong bài viết này nhé!

Nội Dung Chính

ERP là gì?

ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Vậy ý nghĩa của 3 từ ERP là gì?

E: Enterprise (Doanh nghiệp): Mục đích cuối cùng của hệ thống chính là doanh nghiệp. Vì thế, để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý của từng bộ phận, phòng ban thì ERP chính là giải pháp tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất.
R: Resource (Tài nguyên): Tài nguyên ở đây chính là các phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng hệ thống ERP vào quản trị đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên.
P: Planning (Hoạch định): Việc lập kế hoạch trong kinh doanh là điều phải thực hiện. Vậy ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra sao? ERP sẽ giúp doanh nghiệp tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh.

Hệ thống ERP (ERP System) là gì?

ERP ra đời từ năm 1990 nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM) và phát triển một cách toàn diện thành hệ thống ERP.

Theo cách quản trị truyền thống, việc quản lý thường rất cồng kềnh. Mỗi phòng ban sẽ sử dụng một loại phần mềm khác nhau để quản lý. Vì thế, việc kết nối dữ liệu giữa các phòng ban là rất khó khăn. Đặc biệt là khi khối lượng dữ liệu lớn, hoặc các phần mềm của các phòng ban không tương thích 100% với nhau thì việc quản lý, phối hợp giửa các bộ phận sẽ rất khó khăn và tốn thời gian.

Khi ứng dụng hệ thống ERP vào quản lý thì toàn bộ thông tin của tất cả các phòng ban sẽ được tích hợp trên một hệ thống duy nhất. Các phòng ban có thể sử dụng riêng lẻ nhu cầu của mình trên một hệ thống dữ liệu của cả công ty.

Việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản trị các công ty con với nhiều lĩnh vực khác nhau một cách đơn giản. Vì ERP có thể kết nối dữ liệu của nhiều công ty chứ không chỉ đơn thuần là một hệ thống độc lập của một công ty.

Xem thêm: Hệ thống MES là gì? Lợi ích của MES trong sản xuất công nghiệp

Các chức năng của hệ thống ERP

Như đã nói ở trên, hệ thống ERP sẽ thực hiện đầy đủ các chức năng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là các mô đun từng thành phần chức năng của hệ thống ERP:

Quản lý dịch vụ:

Theo dõi và giám sát dịch vụ cho các sản phẩm
Bảo hành
Hợp đồng dịch vụ
Product Lifetime Costing đã trở thành chức năng tiêu chuẩn trong các giải pháp ERP hiện tại.

Kế toán và tài chính:

General Ledger
Tài khoản phải trả
Những tài khoản có thể nhận được
Tạp chí chung
Số dư dùng thử và Báo cáo tài chính
Điều chỉnh ngân hàng
Quản lý tiền mặt và dự báo
Ngân sách

Bán hàng:

Tạo đơn đặt hàng
Xử lý đơn đặt hàng
Xử lý đơn đặt hàng
Bán hàng trực tuyến

Sản xuất và phân phối:

Mua, theo dõi và bán hàng, lô hàng tồn kho
Theo dõi bởi số Lot và Serial
Theo dõi kiểm tra chất lượng
Chức năng quản lý kho
Theo dõi giao hàng, điều phối giao hàng
Theo dõi lao động, chi phí đầu tư và chi phí sản xuất khác
Cung cấp tổng chi phí sản xuất

ERP có thể giúp các công ty như thế nào?

Hệ thống ERP có thể giúp cho doanh nghiệp được những gì?

Kiểm soát thông tin khách hàng: ngay cả CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua sản phẩm gì ở đâu và bao nhiêu tiền. Thậm chí là mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau.
Kiểm soát thông tin tài chính: Tất nhiên rồi, mọi thông tin tài chính của công ty sẽ được tổng hợp trên một hệ thống, giúp nhà quản lý có đánh giá và cái nhìn tổng quan nhất. ERP cũng còn có thể xuất bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP hoặc theo tiêu chuẩn của Việt Nam.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa một phần hoặc toàn phần quy trình sản xuất. Từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Kiểm soát lượng tồn kho: Việc kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Điều này giúp người quản lý dễ dàng tính toán chiến lược nhập hàng, bán hàng, chiến lược tài chính,… để tránh những chi tiêu không cần thiết, tránh lãng phí.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: ERP giúp bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP giúp cho sự tương tác của các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. Các nhân của công ty có thể giao tiếp với một hoặc nhiều nhân viên rất nhanh chóng, việc trao đổi thông tin qua lại lẫn nhau giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên đồng bộ hơn.

Thế nào là hệ thống ERP tiêu chuẩn?

Được thiết kế theo từng modul: Ứng với từng nhu cầu sẽ có chức năng tương ứng.
Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp thông tin của toàn bộ công ty và giữa các module là điều quan trọng.
Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP phải phân tích được các dữ liệu quản trị nhằm đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Phải có tính mở: Đó là Tính mở là khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau trong hệ thống.

Top 9 phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

Dưới đây là 9 phần mềm ERP phổ biến nhất hiện nay:

Triển khai một dự án ERP sẽ mất bao lâu?

Việc thay đổi phương thức hoạt động của toàn bộ công ty sẽ ít nhiều ảnh hưởng đến năng suất, lợi nhuận trong khoảng thời gian nhất định. Vì thế bạn cần phải trả lời được câu hỏi: Tại sao bạn cần giải pháp ERP?

Thời gian triển khai còn phụ thuộc vào quy mô hệ thống của công ty, nhưng thường thì chỉ tính theo tuần. Vì thời gian triển khai lâu sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến kế hoạch và chiến lược của công ty.

Hơn nữa, ERP không cần phải được cài đặt giống như các ứng dụng, phần mềm truyền thống nên thời gian triển khai có thể được rút ngắn một cách đáng kể.

Xem thêm: