Giải đáp thắc mắc: Hồ sơ nhân sự lưu trữ bao lâu?

Cùng với quản trị nhân sự, quản lý & lưu trữ hồ sơ nhân viên cũng là công việc quan trọng đối với mọi tổ chức. Vậy theo quy định chung thì hồ sơ nhân sự lưu trữ bao lâu trong doanh nghiệp? Để có câu trả lời chính xác nhất, mời bạn tham khảo bài viết dưới đây.

Để quản trị nguồn nhân sự thì lưu trữ hồ sơ cũng là một trong những việc cần phải được thực hiện đầy đủ ở mỗi doanh nghiệp.

Có 2 cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự phổ biến nhất là lưu trữ bằng bản cứng (tại kho hồ sơ hoặc văn phòng) và lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm trong máy tính. Ngoài ra còn một hình thức mới đang được một số doanh nghiệp áp dụng chính là lưu hồ sơ của nhân sự trong ứng dụng, phần mềm trên điện thoại.

Giải đáp: Hồ sơ nhân sự lưu trữ bao lâu?

Hồ sơ nhân sự lưu trữ bao lâu hay thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự kéo dài đến khi nào? Theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ nêu rõ về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu:

– Hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

– Hợp đồng lao động vụ việc có thời hạn bảo quản 5 năm sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Đối với quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử:

– Khoản 3, Điều 13 Luật Lưu trữ quy định, tất cả tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế đối với tài liệu được số hóa.

– Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Bên cạnh đó, các đơn vị không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hoá. (theo Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định).

Có thể thấy rằng lưu trữ hồ sơ nhân viên bản gốc là việc cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã số hóa hồ sơ nhân viên thành hồ sơ điện tử, quản lý file trên phần mềm thì vẫn phải lưu trữ hồ sơ giấy đồng thời không được phép hủy hồ sơ khi chưa hết thời hạn bảo quản.

Để biết cách lưu hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất năm 2022 thì bạn hãy đọc qua bài viết sau nhé: https://news.acheckin.vn/huong-dan-cach-luu-ho-so-nhan-su-hieu-qua-nhat-2022/

Xu hướng lưu trữ hồ sơ nhân sự trong thời đại mới

Công nghệ 4.0 bùng nổ kéo theo sự phát triển của rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực, tổ chức. Trong đó không thể thiếu mảng quản lý nhân sự. Những ứng dụng, phần mềm hiện đại nhanh chóng ra đời đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong bối cảnh mới đồng thời khắc phục hạn chế của cách thức lưu trữ hồ sơ truyền thống: kém an toàn, hư hỏng, rách nát, khó kiểm soát, khó tra cứu & cập nhật…..

Các ứng dụng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân sự theo hướng khoa học, hiệu quả mà còn giúp họ tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý. Hơn tất cả, có thể lưu trữ vô thời hạn, lưu trữ an toàn bảo mật các nguồn dữ liệu khổng lồ mà không lo bị mất bởi vì mọi dữ liệu sẽ được lưu trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây (Cloud Computing).

Điện toán đám mây hay Cloud Computing là điện toán máy chủ ảo cung cấp công nghệ, tài nguyên máy tính liên kết với mạng Internet. Với mô hình điện toán đám mây này, người dùng sẽ tiếp cận các tài nguyên công nghệ, năng lượng điện toán, lưu trữ cơ sở dữ liệu từ các nhà cung cấp. Có thể bạn chưa biết rằng Google, Microsoft, Facebook…. đều sử dụng công nghệ Cloud Computing. Các ứng dụng như Gmail, Dropbox, Google Docs, Google Calender… mà bạn vẫn đang dùng, chúng được dựa trên nền tảng Cloud Computing.

Bởi vậy cho nên ứng dụng, phần mềm trên điện thoại giúp doanh nghiệp số hóa, quản lý, lưu trữ hồ sơ đảm bảo an toàn, khoa học, lâu dài mà không bị phá hủy hay dò rỉ thông tin dữ liệu ra bên ngoài. Hình thức này đang dần trở nên phổ biến hơn và được nhiều doanh nghiệp đánh giá rằng sẽ trở thành xu hướng trong năm 2022.

>>> Bạn có thể đăng ký dùng thử ứng dụng quản lý hồ sơ nhân sự số mới nhất tại đây

Thông qua bài viết trên đây, chúng tôi hi vọng sẽ giải đáp được câu hỏi: Hồ sơ nhân sự lưu trữ bao lâu của độc giả. Hơn nữa bạn đọc sẽ biết được cách thức lưu trữ hiệu quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.

Có thể bạn muốn tham khảo thêm: