Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Viết mail giao dịch, đàm phán với đối tác quốc tế và nội địa trong các nghiệp vụ thu mua của công ty. Đối với công việc này thường bạn phải sử dụng tiếng anh để viết mail, nói chuyện với đối  tác, dịch tài liệu sản phẩm nên thường họ hay tuyển người có ngoại ngữ và trả lương rất cao cho những người đã có kinh nghiệm và biết ngoại ngữ.

Nhiều doanh nghiệp, khuyến khích chứng từ xuất nhập khâu cũng có thể sale sản phẩm để công ty có thêm doanh thu và lương nhân sự cũng cao hơn vì các bạn ấy là người biết nghiệp vụ hiểu về sản phẩm nên khi tư vấn khách hàng sẽ rất dễ được lòng tin từ khách hàng. Thường những nguồn hàng nhân viên mua hàng- chứng từ xuất nhập khẩu hay sử dụng là: alibaba.com, 1688.com, taobao.com,tradekey.com, ecvn.com…

Chăm sóc khách hàng trong và ngoài nước: Chăm sóc khách hàng thường xuyên bằng cách gọi điện, gửi email, đến công ty thăm hỏi những dịp lễ, tết. Quan sát các mặt hàng khách hàng hay đóng cont, cho đi thị trường nào, giá cả ra sao. Thường xuyên báo giá, cập nhật thông tin giữa hai bên.

Tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận sale tiến hành liên lạc với các bên dịch vụ để làm thủ tục giao hàng  đảm bảo đúng tiến độ, đúng mặt hàng, đúng quy trình và luật định.  Để làm được việc này thì bạn phải hiểu về hàng hóa chính sách thủ tục hải quan áp dụng với mặt hàng này xuất khẩu và nhập khẩu có gì cần biết, xin các loại giấy phép này ơ đâu chi phí ra sao để không bị phát sinh và chậm trễ thì  rất cần nhân sự có kinh nghiệm làm những việc này rồi.

Lên phương án xác nhận giá  thành và chi phí cho sản phẩm để làm báo giá gửi khác hàng, công việc này tưởng đơn giản nhưng lại rất khó vì bạn phải biết rõ về nghiệp vụ xuất nhập khẩu các mảng về: thanh toán quốc tế, giao dịch mua bán theo các điều kiện cơ ban, tính được chi phí tới địa chỉ người chỉ định và xác nhận thuế xuất nhập khẩu cho mặt hàng trên là bao nhiêu, chi phí giấy phép liên quan, chi phí thông quan…. Thường thì các bạn sẽ không thể tự làm được nếu không được đào tạo, trong các khóa học xuất nhập khẩu ngắn hạn tôi thấy các trung tâm đều dạy cái này.

Làm việc với các bên dịch vụ liên quan tới xuất nhập khẩu để hỗ trợ giao hàng, bạn cần phải biết được những điều cơ bản như sau:

Hiểu được cách đóng hàng hiệu quả tiết kiệm chi phí, chưa được nhiều hàng nhất, đảm bảo an toàn cho hàng hóa ví dụ cont 20 đóng được 33 m3 trong khi cont 40 đóng được 67m3 mà trọng lượng chứa hàng của cont 20’ và cont 40’ bằng nhau thì hàng của doanh  nghiệp là hàng nhẹ thì nên dùng loại cont nào hợp lý.

Soạn thảo hợp đồng, PO,invoice, packing list, C/0, C/Q Chuyển bộ chứng từ cho khách hàng để khách hàng hoàn thành thủ tục thanh toán

Điều này rất rủi ro dù bạn là người bán hay mua cũng nên thỏa thuận thật kỹ trước về hình thức thanh toán quốc tế phù hợp là deposit 30%, 50% hoặc TT trả trước 100% hoặc yêu cầu khách mở L/C

Booking chỗ với hãng tàu cần làm các việc liên quan như : Mail đặt chỗ với hàng tàu, nhận bookingnote – tiến hành phản hồi sau đó gửi SI cho hãng tàu / FWD và hãng tàu / Fwd sẽ gửi bạn bản Draft để mình kiểm tra thông tin trên Bill đã khớp chưa. Sau khi hàng lên tàu liên hệ hãng tàu phát hàng Bill gốc / Bill surrender (hoặc switch bill theo yêu cầu… cần lưu ý về thời gian lưu kho bãi trước khi booking chỗ.

Trên góc độ khác nếu bạn là nhân viên chứng từ xuất khẩu bán hàng thì bạn phải chuẩn bị các chứng từ, hoá đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O cho khách . – Khi có C/O gốc, Bill gốc, kèm bộ chứng từ gồm invoice, packing list gửi chuyển phát nhanh cho khách hàng.

Liên hệ với các bên dich vụ forwarder để họ hỗ trợ làm việc cho mình như thông quan xuất nhập khẩu, hỗ trợ vận tải, làm việc với hãng tàu, hãng bay, xử lý các trouble xảy ra trong công việc.

Nhân viên xuất nhập khẩu có thể không cần biết khai báo hải quan điện tử trên phần mềm Ecus nhưng nhất định phải hiểu được quy trình, care được tiến độ và đọc hiểu được bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Thực tế,  làm trong lĩnh vực này tôi thấy, công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu  có thể liệt kê vài gạch đầu dòng nhưng mà áp lực là rất nhiều vì mỗi dòng  hàng làm một quy trình thủ tục khác nhau. Ngoài ra, bạn phải phụ thuộc vào rất nhiều bên liên quan để cùng làm nên luôn phải theo dõi và hỗ trợ partner xử lý phát sinh.

Vì thế bạn phải học cách tự chịu trách nhiệm trong công việc.Báo cáo công việc hàng ngày với trưởng/phó bộ phận.Thực hiện các công việc khác theo sự điều hành của người quản lý trực tiếp.

Nguồn: Đàm Thu Huyền – Chuyên Viên Xuất Nhập Khẩu Công Ty LACCO Logistics