Công Việc Của Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Gì? – VinaTrain Việt Nam

4.6

/

5

(

11

bình chọn

)

Bạn đang quan tâm vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn là người mới chưa có kinh nghiệm và chưa được hướng dẫn các đầu mục nhân viên chứng từ, mua hàng xuất nhập khẩu cần phải làm gồm những gì, yêu cầu nào cho công việc này như thế nào. Cùng VinaTrain tìm hiểu ro hơn công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải làm những gì tai đây.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì

Nhân viên chứng từ hay còn gọi là Document staff là vị trí được nhiều công ty tuyển dụng nhiều các tên gọi vi trí nhân viên chứng từ là chung nhưng khi làm việc bạn sẽ thấy chia ra nhiều mảng khác nhau như:

• Chứng từ hàng sea xuất
• Chứng từ hàng sea nhập
• Chứng từ hàng air xuất – nhập khẩu
• Nhân viên chứng từ khai báo hải quan
• Chứng từ bộ phận cước – logistics
• Chứng từ vị trí thanh toán quốc tế
• Chứng từ bộ phận thủ tục hải quan giấy phép…

Đó là những vị trí các công ty kinh doanh dich vụ xuất nhập khẩu – logistics như: Coloader , Forwarder,  Carriers  thường tuyển dụng.

Ngoài ra vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng  được xem là vị trí nhân viên mua hàng – Purschasing Staff – vị trí này các công ty sản xuất thương mại sẽ cần tuyển rất nhiều.

Như vậy vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu được chia thành 2 mảng: Chứng từ làm việc trong các công ty dich vụ cước, logisticis  và vị trí nhân viên chứng từ làm việc trong các công ty có nhu cầu mua bán xuất nhập khẩu.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải làm những gì ?

Tùy từng vị trí và quy mô doanh nghiệp mà nhân viên chứng từ sẽ làm việc ở mức độ nào nhưng các nghiệp vụ cơ bản bạn cần phải làm đươc như sau:

• Có kỹ năng đàm phán thương mại quốc tế, xử lý phát sinh xảy ra với lô hàng thực tế
• Có khả năng giao tiếp tiếng anh mức độ cơ bản: viết mail, gọi điện, đọc tài liệu tiếng anh
• Lên được giá thành xuất nhập kho cho sản phẩm
• Chuẩn bị chứng từ cần thiết liên quan tới hàng: giấy phép thủ tục  như: bộ chứng từ xin cấp C/O, bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu, hồ sơ xin cấp phép (đối với hàng yêu cầu phải có giấy phép), hồ sơ xin đăng ký chất lượng (đối với một số mặt hàng), các công văn tờ trình cho các bên có liên quan…
• Giao dịch với các bên dịch vụ liên quan: hãng tàu  công ty,dịch vụ Forwader, care tiến độ hàng đi về đảm bảo không phát sinh thêm chi phí và rủi do .
• Cập nhật thông tin văn bản pháp luật liên quan đến dịch vụ hàng hóa
• Lưu trữ hồ sơ đặt hàng, mua hàng, như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu
• Biết làm các nghiệp vụ thanh toán quốc tế:L/C, T/T, DA …
• Hoàn thiện các  yêu cầu khác theo phân công và đặc thù của từng doanh nghiệp.

Về cơ bản công việc của nhân viên chứng từ phải làm như vậy, nhưng bạn yên tâm sẽ không phải làm hết đâu và còn tùy vào vị trí bạn làm nữa nên về cơ bản mình sẽ thể hiện những yêu cầu khi bạn làm trong từng vị trí nhân viên chứng từ như sau:

Nhân viên chứng từ mua hàng xuất nhập khẩu phải làm những gì

Đây là vị trí được nhiều bạn trẻ quan tâm nhưng trước khi ứng tuyển bạn cần bổ sung các kỹ năng cần thiết sau để làm được việc nhé:

• Kỹ năng đàm phán tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài: để làm được điều này đòi hỏi nhân viên mua hàng cần biết ngoại ngữ: tiếng Anh, Trung, Hàn, Nhật càng nhiều tiếng lương càng cao và có thể không cần kinh nghiệm bạn vẫn được tuyển vào.
• Cần nắm chắc kiến thức nghiệp vụ về thương mại quốc tế: Đàm phán mua hàng theo các điều khoản trong incoterm, quản trị rủi do thương mại có thể phát sinh, làm hợp đồng ngoại thương và lựa chọn các phương thức thanh toán quốc tế
•  Kỹ năng làm việc với các bên dịch vụ có liên quan: vận tải, forwarder, Carries, check giá, làm việc với nhà cung cấp, hải quan
• Tư duy tốt và hiểu được quy trình làm hàng cơ bản, tính được giá thành nhập – xuất làm báo cáo gửi cấp trên: Bạn cần phải tư duy được  khi nhập hàng ví dụ nhâp 1 lô hàng  thiết bị y tế cần làm những việc gì: Tìm nhà cung cấp, đàm phán hình thức thanh toán, chuẩn bị tiền, làm hợp đồng, thuê vận chuyển về Việt Nam, hoàn thiện giấy phép nhập khẩu, kiểm tra giấy phép bên bán gửi. Hoàn thiện thủ tục nộp thuế, nhập kho, lưu chứng từ. Hoàn thiện công nợ vs các bên liên quan và tất nhiên không quên đòi nợ khách hàng. Guồng quay công việc sẽ diễn ra theo trình tự như vậy vì doanh nghiệp liên tục nhập khẩu  mua bán với sản phẩm mới nên bạn phải thường xuyên cập nhật chính sách pháp luật liên quan.
• Biết các kỹ năng cứng về sách: soạn thảo chứng từ chuyên nghành: sale contract, Invocie, Packinglist, check Bill, Lên tờ khai hải quan, Khai VGM, xin  giấy phép, phát hành Debitnote, làm báo cáo quyết toán cuối năm… những nghiệp vu này bạn biết càng nhiều thì lương càng cao. 🙂
•  Về cơ bản là những đầu việc như vậy còn làm thêm gì bạn sẽ thực hiện theo phân công của cấp trên.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tại các công ty Forwader phải làm những gì

Tùy vào vị trí bạn làm nhưng ở công ty forwarder thì nhân viên chứng từ sẽ thực  hiện theo yêu cầu của khách hàng.

• Với khách cần dich vụ xuất – nhập khẩu ủy thác thì họ sẽ thay nhân viên mua hàng thực hiện những nghiệp vụ mình đã nêu trên.
• Thực hiện làm giá với hãng tàu, các bên vận tải, dich vụ liên quan,theo dõi tiến độ hàng
• Chuẩn bị các chứng từ gửi cho khách hàng: Bill of Lading,  khai Manifest, phát hành A/N, Lấy lệnh giao hàng D/O, khai báo hải quan , hỗ trợ xử lý sau thông quan
• Làm việc với hàng tàu: bookings lịch, hỏi giá cước, điều phối  vận tải
• Tư vấn dịch vụ  xuất nhập khẩu cho khách hàng .
• Phối hợp cùng các phòng ban liên quan đảm bảo làm hàng kịp tiến độ: sale , Ops,  Logistis …
• Tìm kiếm thêm Agents mới cho dịch vụ của doanh nghiệp …

Lương nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có cao không

Mặt bằng chung lương nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu trên thị trường tại Hà Nội từ: 5-8 triệu. Tại HCM: 6tr – 8tr. Người mới đi làm hoặc có kinh nghiệm dưới 1 năm. Nếu biết ngoại ngữ thì lương sẽ tăng thêm từ 2-4 triệu tùy vào vị trí ứng tuyển và khả năng đàm phán lương của bạn nữa.

Để biết chi tiết bạn có thể tham khảo bảng lương tại các  vị trí tuyển dụng hiện tại. Mình gặp nhiều trường hợp học viên  tham gia khóa học xuất nhập khẩu thực tế tai VinaTrain chưa kết thúc khóa học nhưng đã xin được vị trí nhân viên chứng từ  với mức lương  9 -10 triệu vì các bạn ấy có ngoại ngữ tốt. Nên bạn đồng ý bán mình với mức bao nhiêu quyết định ở chính bạn chứ không phải do thị trường ngả giá.

Nhìn chung, nếu bạn chọn vị trí nhân viên mua hàng  thì lương sẽ cao hơn vị trí nhân viên  chứng từ tại các công ty dịch vu xuất nhập khẩu vì có thể được thêm nhiều khoản thu nhập khác ngoài lương theo tiến độ hàng, hợp đồng. Nghiệp vụ mới không phát sinh quá nhiều trừ khi doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng mới thì phải liên tục  kiểm tra thủ tục chính sách.

Còn nếu bạn muốn học hỏi kinh nghiệm, có kiến thức, có kỹ năng và chấp nhận đánh đổi thì lời khuyên là nên xin vào các vị trí nhân viên chứng từ tại công ty Logistis vì ở môi trường này được tiếp xúc với nhiều loại hàng, nhiều loại hình  doanh nghiệp và liên tục phải xử lý trouble phát sinh theo lô hàng, thử nghĩ mà xem làm việc trong môi trường ấy không muốn tiến bộ cũng khó.

Người Chưa có kinh nghiệm thì ứng tuyển vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có khó không

Rất nhiều bạn hỏi mình câu này khi đứng lớp hướng dẫn nghiệp vụ:

1. “ cô ơi/ chị ơi, em chưa có kinh nghiệm mới đi học ở trung tâm mình sợ không xin được việc vì họ tuyển người có kinh nghiệm tối thiểu cũng phải 6 tháng?”

2. Hoặc “ em không biết họ hỏi những câu nào em run lắm sợ không làm được việc “ 

3. Hay “ có phải tiếng anh yêu cầu cao lắm không ạ, em thấy các vị trí đều tuyển người có kinh nghiệm chắc em xin học viêc, thực tập không lương một thời gian cho chắc rồi mới đi làm đã “.

4. Có bạn còn  tự ti tới mức “ Em học cho biết thôi chứ không biết có làm được không vì thấy mơ hồ quá .”

Với những câu hỏi đó tôi đều rất ngại nói thật cho các bạn hiểu rõ điểm yếu lớn nhất các bạn đang gặp phải không phải thiếu kiến thức, thiếu kinh nghiệm mà là đang cho mình là hàng giảm giá, hết dat, cho không chả ai lấy.

Bạn nghĩ đi học việc 1 thời gian (chấp nhận làm không lương ) để có kinh nghiệm thì mới tự tin đi làm nhưng trên cương vị nhà tuyển dụng thì họ không thích nhận một người học việc vì không trả lương cho bạn đồng nghĩa họ chằng có gì ràng buộc với bạn, nên bạn có thể thích thì tới, làm sai thì bỏ vậy ai chịu trách nhiệm cho  họ.. . đó là lý do hầu như các công ty đều không tuyển học việc không lương trừ khi là người nhà có sự hỗ trợ nên bỏ suy nghĩ học rồi đi xin việc không lương học lại cống hiến một thời gian có kinh nghiệm đi nha.
Tiếp thep bạn sợ mình chưa có kinh nghiệm thì không so sánh được với người đi làm rồi. Đúng là như vậy nhưng còn tùy vào yêu cầu công việc đó như thế nào và người gọi là có kinh nghiệm họ đã làm những gì,và lương bạn đề xuất là bao nhiêu ,khả năng thái độ của bạn với công việc ra sao nữa.  Khi tuyển dụng nhân viên chứng từ có kinh nghiệm 1 năm mình vẫn chọn các bạn sinh viên mới ra trường nếu hỏi nghiệp vụ các bạn đó biết và có tư duy tốt trong nghề khi làm tốt các phần phỏng vấn chắc nghiệm, vì những bạn này chỉ cần 2 tuần đào tạo là sẽ quen việc và có thể làm tốt  gần như 1 người có kinh nghiệm rồi.

Hơn nữa, nhiều công ty không thích tuyển người có kinh nghiệm rồi vì họ bảo thủ nghĩ là làm như vậy mới đúng ở công ty cũ nhưng khi qua doanh nghiệp mới cách làm đó không phù hợp thường dữ lại phong cách làm việc của mình mât thời gian lâu để thay đổi thành ra lại là trở ngại trong quá trình làm việc.  Thực tế khi tuyển dụng vi trí chứng từ sea xuất – nhập cho  1 công ty Logsitics mình đã thấy vị trí này tuyển 2 người  1 bạn mới chưa có kinh nghiệm được đào tạo khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu cơ bản và 1 người đã có 3 năm kinh nghiệm khi vào môi trường mới chỉ sau 2 tuần bạn chưa có kinh nghiệm làm tốt hơn về quy trình mặc dù hơi chậm hơn 1 chút vì bạn ấy luôn cố gắng học hỏi và ghi nhớ cẩn thận những gì được hướng dẫn, còn người có kinh nghiệm rồi thì thường xuyên sai xót khi làm hoặc  không nhận góp ý từ đồng nghiệp vì nghĩ không cần thiết và cho rằng k làm được ở đây thì qua chỗ khác làm nên họ không cố gắng hết mình và nếu phải chọn nhận ai thì bạn biết rồi đó.

Trường hợp nhận người mới làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu doanh nghiệp sẽ được nhiều hơn mất: trả lương thấp hơn, sự cảm kích từ  nhân viên đó nên chắc chắn thời gian gắn bó ở công ty họ sẽ làm hết mình, hiêu xuất lao động cao hơn rất nhiều đây là thế mạnh của người mới bạn có thể đưa ra để thuyết phục nhà tuyển dụng khi phỏng vấn. ” Nói phải củ cải cũng nghe” nên bạn yên tâm là sẽ xin được việc nếu tự tin về khả năng của mình.

Hy vọng bài viết này sẽ tạo thêm động lực cho các bạn mới chuyển nghề xuất nhập khẩu, nếu bạn là lính mới thì nên tự học xuất nhập khẩu cơ bản trước, học nghiệp vụ có nhiều cách tự học, học online, nhờ người chỉ giúp hoặc tham gia các khóa nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế cho người mới băt đầu tại VinaTrain, chúng tôi cam kết là  nơi đào tạo học xong ra nghề  nói được – làm được chỉ cần bạn chăm chỉ và có thái độ tốt với quyết định đi học đừng học kiểu bỏ tiền rồi nghỉ học  thường xuyên thì không nơi nào có thể giúp bạn thành tài được !

Bạn đọc có thể tham khảo tin tuyển dụng nhân viên chứng từ cơ bản các công ty đăng tuyển dưới đây

Nhân Viên Chứng Từ – Tuyển Dụng

Tới VinaTrain – Học Để Phát Triển.

Chúc bạn thành công !