Cơ cấu tổ chức nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Không có cơ cấu tổ chức nào có thể phù hợp mãi với doanh nghiệp của bạn. Với sự phát triển nhanh chóng, một mô hình cơ cấu đã hoạt động hiệu quả với 20 hay 30 năm nhưng nó sẽ không còn là sự lựa chọn tốt nhất cho tổ chức đó nữa khi mà quy mô đã khác đi nhiều. Vì thế, việc lựa chọn một tổ chức có cơ cấu chặt chẽ và phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp đủ ổn định để thực hiện chiến lược thành công và đảm bảo duy trì lợi thế cạnh trên trên thị trường.

Những loại hình cơ cấu nào được áp dụng rộng rãi? Hãy cùng GapoWork tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Một tổ chức sẽ vận hành hiệu quả nếu nhân viên của doanh nghiệp nắm rõ được quy trình làm việc của công ty cũng như vai trò trách nhiệm của họ. Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và mượt mà hơn rất nhiều.

Xem thêm : Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò gì đối với công ty ?

4 loại cơ cấu tổ chức phổ biến của doanh nghiệp hiện nay

1.Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là loại cơ cấu phổ biến nhất hiện nay trong số các doanh nghiệp. Với loại cơ cấu này, nhân viên và công việc được phân chia dựa truyên chuyên môn và nghiệp vụ. Từng chức năng quản lý được chia tách riêng và do một bộ phận/ phòng ban đảm nhận. Những nhân viên là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi của mình.

Với cơ cấu tổ chức theo chức năng, mỗi quản lý sẽ là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình, các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được tạo thành một đội nhóm/phòng ban thành một đơn vị cơ cấu. Vì vậy chuyên môn hoá hoàn toàn là một phần cơ cấu của tổ chức theo chức năng.

Ưu điểm:

• Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao.
• Khi được phân chia dựa trên kỹ năng, chuyên môn và trách nhiệm, nhân viên có thể phát huy tối đa năng lực để cống hiến cho công việc.
• Chuyên môn hóa cao, tránh sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Điều này giúp cho cải thiện về chất lượng sản phẩm tốt hơn.
• Phù hợp với ngành nghề sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa bởi tính chuyên môn hoá.
• Nhân viên có lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng.
• Giúp các nhóm và phòng ban cảm thấy tự quyết định.
• Dễ dàng mở rộng quy mô khi tổ chức ngày càng phát triển.

Nhược điểm:

• Các nhân viên hầu như chỉ tập trung vào bộ phận của mình, ít phối hợp và giao tiếp với các bộ phận khác.
• Khó thúc đẩy các hoạt động chức năng chéo giữa các bộ phận, phòng ban,
• Quy trình làm việc khó thay đổi, cứng nhắc.
• Khi có vấn đề xảy ra, các cuộc tranh luận và bàn bạc chỉ diễn ra ở cấp quản lý hoặc riêng lẻ từng bộ phận.
• Hạn chế việc phát triển đội ngũ của các nhà quản lý chung.

Frederick Winslow Taylor, cha đẻ của Thuyết quản lý theo khoa học là người đã thiết kế ra cơ cấu tổ chức theo chức năng. Loại hình cơ cấu tổ chức theo chức năng chỉ phát huy hiệu quả tối đa ở những doanh nghiệp khi mà người lãnh đạo là đối tượng ra quyết định chính (tính tập quyền) và giữa các phòng ban chức năng ít có mục tiêu chung. Mô hình này thường được hầu hết nhiều doanh nghiệp sử dụng trong một giai đoạn phát triển cụ thể khi quy mô tổ chức vừa và nhỏ, hoạt động đơn lĩnh vực, sản phẩm và thị trường.

Các công ty khởi nghiệp tập trung vào một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất phù hợp với cơ cấu tổ chức theo chức năng. Đặc biệt nó hoạt động tốt hơn trong một môi trường ổn định khi mà doanh nghiệp không cần thay đổi hay cập nhật nhiều.

2. Cơ cấu theo địa lý

Cơ cấu tổ chức theo địa lý là cơ cấu khi mà những hoạt động trong một khu vực nhất định hợp thành nhóm và giao cho một nhà quản lý. Các tổ chức thường sử dụng mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư khi tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau. Nhiều cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, toà án, bưu điện,… áp dụng hình thức này nhằm cung cấp những dịch vụ giống nhau, đồng thời ở mọi nơi trong cả nước.

Ưu điểm:

• Tập trung chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt.
• Các đề xuất đổi mới, cải tiến công nghệ dễ được quan tâm.
• Tận dụng được lợi thế ở các địa phương khác nhau.
• Có được thông tin tốt hơn về thị trường và có khả năng chuyển đổi  khi khách hàng đưa ra được quyết định.
• Thích hợp với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường và nhu cầu về sản phẩm dịch vụ.

Nhược điểm:

• Công việc có thể bị trùng lặp.
• Xuất hiện sự tranh giành quyền lực giữa các tuyến dẫn đến phản hiệu quả.
• Cần nhiều người có năng lực quản lý chung.
• Nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất.
• Sử dụng không hiệu quả các kỹ năng và nguồn lực của tổ chức.
• Hạn chế sự thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang thực hiện.

3. Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Cơ cấu tổ chức theo ma trận là sự kết hợp giữa nhiều cơ cấu tổ chức bộ phận khác nhau. Với cơ cấu tổ chức này, các nhà quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Những người này chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có quyền ra quyết định thuộc về lĩnh vực, chuyên mục mà họ phụ trách.

Cơ cấu tổ chức ma trận hoạt động và vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin được truyền đạt và luân chuyển theo chiều dọc (chức năng hoạt động) và chiều ngang (sản phẩm hay cơ sở hoạt động). Cơ cấu tổ chức ma trận thường được sử dụng trong quản lý dự án.

Ưu điểm:

• Rút ngắn quá trình ra quyết định, định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng.
• Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức, luồng thông tin trao đổi diễn ra xuyên suốt.
• Cho phép nhân viên sử dụng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau.
• Tăng sự tương tác và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.
• Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng ban, kết hợp năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia trong những lĩnh vực khác .
• Đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường.

Nhược điểm:

• Xuất hiện hiện tượng “song trùng lãnh đạo” – khi hai quản lý/lãnh đạo cùng tham gia dự án chung dẫn đến việc không thể thống nhất được mệnh lệnh. Đôi khi, điều này có thể gây ra đấu tranh quyền lực và xung đột do mâu thuẫn lợi ích.
• Quyền hạn và trách nhiệm của các cấp quản lý có thể trùng lặp tạo ra một số xung đột nội bộ.
• Một nhân viên làm việc dưới quyền của nhiều quản lý, điều này có thể làm giảm hiệu quả của nhân viên và khiến họ mơ hồ khi có quá nhiều nhiệm vụ từ những người quản lý của họ.
• Cơ cấu phức tạp và không bền vững, nhân viên mất nhiều thời gian để quen với cấu trúc vận hành.
• Khó đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên.
• Gây tốn kém bởi loại hình này có thể phát sinh một số chi phí không lường trước.

Cơ cấu tổ chức theo thiết kế ma trận xuất hiện đầu tiên trong ngành hàng không của các tập đoàn lớn như: Lockheed, General Dynamics. Trước đó, những công ty này vẫn đang sử dụng mô hình tổ chức phân cấp duy nhất. Những công ty hàng không xây dựng cơ cấu tổ chức này vì mỗi nhiệm vụ, dự án quan trọng có yêu cầu tình huống và kỹ thuật riêng, các cách thức tổ chức đơn thuần theo phòng ban không thể giải quyết được hiệu quả công việc.

Điểm đặc biệt của cấu trúc tổ chức là nó cung cấp tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn bởi có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ có một. Khi thực hiện một dự án, sẽ được giám sát bởi nhiều ngành kinh doanh tạo cơ hội cho các bộ phận trong tổ chức chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn.

Hiện nay có nhiều tập đoàn lớn, công ty nổi tiếng ứng dụng cơ cấu tổ chức theo dạng ma trận, chẳng hạn như General Electric, Bechtech, Citibank, Dow Chemical, Shell Oil, Texas Instruments, TRW,…

4. Cơ cấu tổ chức phẳng

Trong quản trị doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức phẳng là loại mô hình cơ cấu tổ chức được áp dụng chủ yếu bởi các doanh nghiệp quy mô nhỏ và công ty khởi nghiệp trong giai đoạn đầu của họ. Với cấu trúc này, nhiều cấp quản lý cấp trung bị loại bỏ, điều này cho phép nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình ra quyết định, giúp việc này diễn ra nhanh chóng và độc lập.

Đối với các công ty lớn với nhiều dự án và nhân viên, gần như không thể sử dụng mô hình này. Với những công ty áp dụng hình thứ cơ cấu tổ chức phẳng thường không có chức danh công việc cụ thể, mọi người đều bình đẳng với nhau. Những doanh nghiệp theo mô hình cơ cấu phẳng còn được gọi là tổ chức tự quản lý.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí: không có nhiều cấp quản lý vì thế công ty không cần phải chi nhiều ngân sách cho vị trí này.
• Nâng cao mức độ trách nhiệm của nhân viên.
• Tinh gọn và tối giản bộ máy, giảm thiểu những lớp quản lý dư thừa.
• Thúc đẩy khả năng giao tiếp giữa các thành viên.
• Rút ngắn thời gian phê duyệt, quá trình đưa ra quyết định độc lập diễn ra nhanh hơn.

Hạn chế:

• Không phù hợp với tập đoàn lớn, khả năng mất kiểm soát cao khi số lượng nhân viên tăng nhanh chóng.
• Người quản lý quá tải công việc bởi chịu trách nhiệm và giám sát nhiều người làm việc dưới quyền.
• Nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc.
• Xuất hiện sự cạnh tranh quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo công việc.
• Khó khăn trong quá trình phê duyệt bởi không có sự rõ ràng về mức độ quyền hạn.
• Xuất hiện khoảng trống quyền lực.
• Ít cơ hội thăng tiến cho nhân viên khiến họ trở thiếu động lực để phát huy hiệu suất cá nhân.

Cơ cấu tổ chức phẳng phù hợp với các công ty nhỏ, start-up và phát huy hiệu quả nhất khi đội ngũ nhân viên của tổ chức có sự gắn kết chặt chẽ. Các nền tảng, công cụ quản lý công việc với chức năng giám sát vận hành, kiểm soát tiến độ rất hữu ích trong các doanh nghiệp áp dụng mô hình tổ chức phẳng.

Với một số ưu điểm và nhược điểm mà GapoWork đã cung cấp có thể sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn để thiết kế được cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp của mình. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năng cạnh tranh của tổ chức.

Với GapoWork – Công cụ giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện, khi sử dụng tính năng Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về cách tổ chức của doanh nghiệp.

Một sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hoàn chỉnh sẽ giúp đội ngũ làm rõ vai trò của mình và hỗ trợ người dùng xem danh sách những người thuộc một nhóm bộ phận cụ thể khi cần tra cứu. Người quản lý cũng nắm rõ các thông tin của từng phòng ban, bộ phận cụ thể. Ngoài ra các thành viên sẽ thấy cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ trong doanh nghiệp mình. Không chỉ vậy, nhân sự mới còn nhìn thấy được tổng quan về phòng ban của mình, gồm có những ai, ai đang là quản lý chính và lộ trình thăng tiến theo sơ đồ nội bộ ra sao…

Bên cạnh đó, GapoWork còn mang đến giải pháp cho các nhà lãnh đạo với công cụ all-in-one thúc đẩy hiệu suất làm việc nhân viên lên tới 89%.

Giao việc thông minh, giúp nâng cao hiệu suất công việc.  

• Giao việc đúng người, đúng thời điểm bằng Minitask.
• Dễ dàng kiểm soát deadlines và quản lý tiến độ công việc.
• Khảo sát, Thăm dò ý kiến của các thành viên trong đội ngũ về kế hoạch của dự án.
• Công cụ Ghi nhận, khen thưởng thành tích giúp đội ngũ có thêm động lực làm việc.

Giao tiếp và kết nối tổ chức hiệu quả.

• Họp trực tuyến hiệu suất cao với tính năng Zoom không giới hạn được tích hợp sẵn trên nền tảng.
• Cung cấp bộ công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: Hệ thống group/chat; lưu trữ gửi file tài liệu lên tới 2GB; gọi điện và nhắn tin miễn phí.
• Hỗ trợ làm việc và quản lý hiệu quả dù ở bất cứ nơi đâu: các chi nhánh cửa hàng, làm việc từ xa.

Ngoài ra, sau cú bắt tay ấn tượng với ứng dụng họp nhóm số một thế giới – Zoom, GapoWork đã tích hợp Zoom thành một tính năng có sẵn trên hệ thống. Hiện nay, GapoWork đang triển khai chương trình: Tài trợ 100% tài khoản GapoWork đã tích hợp tính năng Zoom không giới hạn cho 1000 doanh nghiệp và tổ chức.

                                   Đăng ký tham gia chương trình tại đây!

GapoWork là sản phẩm của công ty Cổ phần Công nghệ Gapo, trực thuộc tập đoàn Công nghệ G-Group. GapoWork đã được hơn 100 doanh nghiệp, tập đoàn lớn tin tưởng sử dụng như: F88, Yody, Beatvn, HSV Group, TechZones, Vitto, …