Cơ cấu tổ chức hiệu quả - Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam

Cơ cấu tổ chức giúp bạn xác định cách thức đạt mục tiêu kinh doanh

Cơ cấu tổ chức là một nhóm các quy tắc, vai trò, mối quan hệ và trách nhiệm vạch ra cách thức các hoạt động của công ty bạn được định hướng để đạt được các mục tiêu của nó.
Có tám loại cơ cấu tổ chức, mỗi loại đều là tập trung hoặc phân cấp về người có quyền lực.
Mỗi cấu trúc đều có những ưu và nhược điểm mà bạn nên cân nhắc khi lựa chọn một cấu trúc cho công ty của mình.
Bài viết này dành cho các chủ doanh nghiệp có nhân viên và đang tìm cách quyết định cơ cấu tổ chức phù hợp cho công ty của mình

Điều hành một doanh nghiệp có nghĩa là giao nhiệm vụ thành công giữa các nhân viên của bạn. Điều đó cũng có nghĩa là toàn công ty. Cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp của bạn có thể giúp bạn hiểu trách nhiệm của công ty bạn nằm ở đâu và với ai, và bạn có rất nhiều loại để lựa chọn.
Cơ cấu tổ chức là gì?
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các quy tắc, vai trò, mối quan hệ và trách nhiệm xác định cách thức các hoạt động của công ty phải được định hướng để đạt được mục tiêu của nó. Nó cũng điều chỉnh luồng thông tin qua các cấp của công ty và phác thảo mối quan hệ báo cáo giữa nhân viên cấp trung, quản lý cấp cao, giám đốc điều hành và chủ sở hữu. Nó thực sự là một hệ thống phân cấp cho một công ty, mặc dù có 1 số tổ chức dường như không đầy đủ.

Bài học kinh nghiệm: Cơ cấu tổ chức xác định cách thông tin, trách nhiệm và chuỗi kết nối công việc trong công ty.
Có bao nhiêu loại cơ cấu tổ chức?
Trong nghiên cứu của thế giới, có nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau, các bạn có thể đọc rằng có hai loại cơ cấu tổ chức: tập trung và phi tập trung. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng hai cách phân loại này cho mọi cấu trúc nhóm là quá rộng. Đó là lý do tại sao các chuyên gia đã đưa ra tám loại cơ cấu tổ chức, mỗi loại đều có bao hàm ý nghĩa tập trung hoặc phi tập trung:

Cấu trúc phân cấp
Cơ cấu chức năng
Cấu trúc phân chia
Cấu trúc phẳng (còn được gọi là cấu trúc ngang hoặc phẳng)
Cấu trúc ma trận
Cấu trúc nhóm
Cấu trúc mạng
Cấu trúc Projectized structure

Nó xác định rõ mối quan hệ báo cáo, tổ chức dự án và phân chia quyền hạn.
Nó trình bày chi tiết cấp bậc của công ty và cấu trúc hoạt động.
Nó giúp chuyên môn hóa công việc của từng nhân viên.
Nó thúc đẩy mối quan hệ bền chặt hơn giữa các nhân viên trong một nhóm.

Cũng có một số hạn chế của việc chọn cấu trúc phân cấp:

Các rào cản quan liêu có thể trì hoãn việc hoàn thành dự án và không khuyến khích nhân viên chấp nhận rủi ro.
Nó có thể khuyến khích nhân viên ưu tiên bộ phận riêng của họ và người giám sát trực tiếp thay vì toàn bộ công ty.
Nó có thể khiến nhân viên cảm thấy như họ không có tiếng nói trong công ty.

2. Cơ cấu chức năng
Cấu trúc chức năng là cấu trúc tập trung trùng lặp nhiều với cấu trúc phân cấp. Tuy nhiên, thay vào đó, vai trò của một giám đốc nhân viên thuộc về từng trưởng bộ phận – nói cách khác, mỗi bộ phận có giám đốc nhân viên của riêng mình, người này sẽ báo cáo cho CEO. So sánh mẫu cấu trúc chức năng này với mẫu cấu trúc phân cấp để hiểu sự khác biệt cụ thể giữa hai cấu trúc tổ chức này.
Một số ưu điểm của cấu trúc chức năng:

Nó giúp nhân viên phát triển các vai trò cụ thể, chuyên biệt.
Nó thúc đẩy sự tự túc và đổi mới của từng bộ phận và nhân viên.
Nó dễ dàng mở rộng để làm việc cho các công ty thuộc mọi quy mô.

Một số nhược điểm của cấu trúc chức năng:

Nó không khuyến khích giao tiếp và tương tác giữa các bộ phận khác nhau.
Nó che giấu các chi tiết chính của các quy trình và chiến lược của bộ phận khỏi các nhân viên bên ngoài bộ phận đó.

3. Cơ cấu phân chia bộ phận
Cơ cấu tập trung, được gọi là tổ chức bộ phận, phổ biến hơn ở các công ty xí nghiệp có nhiều phòng ban, thị trường hoặc lãnh thổ lớn. Ví dụ, một tập đoàn thực phẩm có thể hoạt động theo cơ cấu bộ phận để mỗi ngành hàng và sản phẩm của nó có thể có toàn quyền tự chủ. Trong cấu trúc bộ phận, mỗi bộ phận có giám đốc điều hành riêng, như được thấy trong mẫu cấu trúc bộ phận này .
Những ưu điểm chính của tổ chức bộ phận:

Các phòng ban khác nhau có một số linh hoạt để hoạt động tách biệt với công ty nói chung.
Nó thích ứng hơn với nhu cầu của khách hàng.
Các bộ phận riêng lẻ có nhiều quyền tự chủ hơn và có nhiều cơ hội cho sự đổi mới.

Một số nhược điểm của cấu trúc phân chia:

Nó có nguy cơ trùng lặp ngẫu nhiên các nguồn lực trong tổ chức.
Nó khuyến khích giao tiếp kém và tương tác thấp giữa các bộ phận khác nhau.
Nó khuyến khích cạnh tranh nội bộ giữa các phòng ban hơn là đoàn kết công ty với các đối thủ bên ngoài.

4. Cấu trúc phẳng
Cơ cấu phẳng là cơ cấu tổ chức phi tập trung, trong đó hầu hết tất cả các nhân viên đều có quyền lực ngang nhau. Nhiều nhất, giám đốc điều hành có thể chỉ có nhiều quyền hơn nhân viên một chút, như được thấy trong mẫu cấu trúc phẳng này . Cơ cấu tổ chức này thường gặp ở các công ty khởi nghiệp áp dụng cách tiếp cận hiện đại để làm việc hoặc chưa có đủ nhân viên để chia thành các phòng ban.
Một số ưu điểm của cấu trúc phẳng:

Nhân viên có trách nhiệm và độc lập hơn.
Nó cải thiện giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên.
Việc triển khai các thực hành hoặc ý tưởng mới sẽ nhanh hơn, ít rủi ro sai sót hơn.

Những nhược điểm chính của cấu trúc phẳng:

Nhân viên thiếu sự giám sát.
Có thể có sự nhầm lẫn xung quanh các thủ tục báo cáo. Không phân cấp rõ ràng
Nhân viên thiếu hoặc không phát triển các kỹ năng chuyên biệt.
Nó có khả năng mở rộng kém khi công ty phát triển. Bởi không có vai trò lãnh đạo rõ nét.

5. Cấu trúc ma trận
Cấu trúc ma trận là một dạng linh hoạt của cấu trúc phân cấp cổ điển. Cấu trúc tổ chức tập trung này cho phép nhân viên di chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác khi cần thiết, như các đường ngang trong mẫu tổ chức ma trận này chỉ ra.
Những ưu điểm chính của tổ chức ma trận:

Người giám sát có thể linh hoạt để chọn những nhân viên tốt nhất cho một dự án.
Nó cho phép một biểu đồ tổ chức động với các trách nhiệm khác nhau cho nhân viên.
Nhân viên có cơ hội học hỏi và bồi dưỡng các kỹ năng ngoài vai trò chính của họ.

Một số nhược điểm của tổ chức ma trận:

Có thể có xung đột lợi ích giữa nhu cầu tổ chức dự án và tổ chức bộ phận.
Sơ đồ tổ chức dễ bị thay đổi thường xuyên.

6. Cơ cấu đội nhóm
Cơ cấu nhóm là một cơ cấu phân quyền nhưng chính thức cho phép các trưởng bộ phận cộng tác với nhân viên từ các bộ phận khác khi cần thiết. Nó tương tự như cấu trúc ma trận, nhưng như mẫu cấu trúc nhóm này cho thấy, sự tập trung ít hơn vào tính linh hoạt của nhân viên hơn là tính linh hoạt của người giám sát, dẫn đến một cấu trúc chức năng phi tập trung.
Những ưu điểm của cấu trúc nhóm:

Việc thiếu lao động được phân chia thành từng phần thúc đẩy năng suất, tăng trưởng và tính minh bạch.
Nó ưu tiên kinh nghiệm của nhân viên hơn thâm niên.
Nó giảm thiểu các nhiệm vụ quản lý nhân viên.

Một số nhược điểm của cấu trúc nhóm:

Nó có thể gây nhầm lẫn cho nhân viên, vì tiềm năng phá vỡ các vai trò điều hành truyền thống và cấp dưới.
Nó không có cấp bậc của công ty và có thể khiến nhân viên không muốn làm việc chăm chỉ hơn để được thăng chức. Bởi vì không có nhiều cấp bậc.

7. Cấu trúc mạng lưới
Cấu trúc mạng đặc biệt phù hợp với một công ty lớn, nhiều thành phố hoặc thậm chí quốc tế đang hoạt động trong thời kỳ hiện đại. Nó tổ chức không chỉ mối quan hệ giữa các phòng ban tại một địa điểm văn phòng mà còn là mối quan hệ giữa các địa điểm khác nhau của từng địa điểm, các công ty bên thứ ba mà một số nhiệm vụ nhất định được thuê ngoài và hơn thế nữa. nhưng mẫu cấu trúc mạng này cho thấy cấu trúc phi tập trung này có thể hữu ích như thế nào, đặc biệt là để hiểu được nguồn nhân lực mà công ty bạn có trong tay.
Đây là những lợi thế tiềm năng của cấu trúc mạng:

Nó cải thiện hiểu biết về cách các vai trò chức năng được phân bổ giữa các nhân viên tại chỗ, nhân viên bên ngoài, người làm nghề tự do và các bên thứ ba được thuê ngoài.
Nó tăng tính linh hoạt cho một bộ phận hoặc vị trí để ủy quyền nhiệm vụ cho bộ phận khác.
Nó thúc đẩy sự giao tiếp, cộng tác và đổi mới của nhân viên.
Nó phác thảo rõ ràng quy trình làm việc và chuỗi lệnh trong các doanh nghiệp lớn.

Đây là những nhược điểm có thể có của cấu trúc mạng:

Nó phức tạp, đặc biệt là đối với các quy trình ngoài văn phòng.
Không rõ ràng về việc nhân viên, bộ phận hoặc văn phòng nào nên đưa ra quyết định cuối cùng.

8. Cấu trúc Projectized structure

Trong một cấu trúc dự kiến, trọng tâm là vào một dự án tại một thời điểm. Trong cơ cấu tổ chức tập trung này, người quản lý dự án đóng vai trò là người giám sát, không chỉ là người phân bổ nguồn lực và người ra quyết định. Không giống như các loại cấu trúc khác, cấu trúc này liên quan đến việc phá vỡ các đội và nguồn lực khi hoàn thành dự án. Nhưng nó giống như các kiểu cấu trúc tổ chức khác ở chỗ tồn tại một hệ thống phân cấp rõ ràng, như các bạn có thể thấy trong mẫu cấu trúc này .
Đây là một số ưu điểm của cấu trúc này:

Nó thúc đẩy việc ra quyết định và giao tiếp hiệu quả hơn.
Có tính khẩn cấp về việc hoàn thành dự án làm tăng sự hợp tác của nhân viên.
Nó làm tăng tính linh hoạt trong công việc và tính linh hoạt của nhân viên.

Đây là một số nhược điểm của cấu trúc này:

Thời hạn nghiêm ngặt có thể làm tăng căng thẳng cho người lao động.
Quyền lực có thể tập trung quá mạnh với người quản lý dự án.
Nó thiếu cơ hội phát triển kỹ năng lâu dài giữa các nhân viên.
Hạn chế phát triển tổ chức vì nó sớm tan rã

Tất cả những thứ này đều tập trung ngoại trừ cấu trúc mạng phẳng, dựa trên nhóm và cấu trúc mạng. Trong một cấu trúc tập trung, quyền lực chảy theo chuỗi lệnh cho những người điều hành và chủ sở hữu, trong khi cấu trúc tổ chức phi tập trung trao nhiều quyền lực hơn cho những người không điều hành và không phải chủ sở hữu. Chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của nó chỉ trong giây lát.Kết quả chính : Có tám loại cơ cấu tổ chức, mỗi loại là tập trung (người điều hành và chủ sở hữu có quyền lực) hoặc phi tập trung (người không điều hành chia sẻ quyền lực).Các loại cơ cấu tổ chức cần xem xét cho doanh nghiệp của bạnBây giờ bạn đã biết tám loại cấu trúc tổ chức, có thể bạn đang tự hỏi loại nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Câu trả lời, cũng như nhiều vấn đề kinh doanh khác, là sự lựa chọn đúng đắn khác nhau giữa các công ty bởi mục tiêu kinh doanh khác nhau. Dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết những yêu cầu của từng cơ cấu tổ chức để bạn có thể phân biệt mô hình nào phù hợp nhất với thực tiễn kinh doanh hiện tại và nhu cầu kinh doanh trong tương lai của công ty bạn.1. Cấu trúc phân cấpCơ cấu phân cấp, còn được gọi là tổ chức dây chuyền, là kiểu cơ cấu tổ chức phổ biến nhất. Chuỗi chỉ huy của nó là thứ mà bạn có thể nghĩ đến khi nghĩ về bất kỳ công ty nào: Quyền lực chảy từ hội đồng quản trị xuống giám đốc điều hành thông qua phần còn lại của công ty từ trên xuống dưới. Điều này làm cho cấu trúc phân cấp trở thành một cấu trúc tổ chức tập trung.Trong cấu trúc phân cấp, giám đốc nhân viên thường giám sát tất cả các phòng ban và báo cáo cho CEO.Đây là một số ưu điểm của cấu trúc phân cấp:Cũng có một số hạn chế của việc chọn cấu trúc phân cấp:Cấu trúc chức năng là cấu trúc tập trung trùng lặp nhiều với cấu trúc phân cấp. Tuy nhiên, thay vào đó, vai trò của một giám đốc nhân viên thuộc về từng trưởng bộ phận – nói cách khác, mỗi bộ phận có giám đốc nhân viên của riêng mình, người này sẽ báo cáo cho CEO. So sánh mẫu cấu trúc chức năng này với mẫu cấu trúc phân cấp để hiểu sự khác biệt cụ thể giữa hai cấu trúc tổ chức này.Một số ưu điểm của cấu trúc chức năng:Một số nhược điểm của cấu trúc chức năng:Cơ cấu tập trung, được gọi là tổ chức bộ phận, phổ biến hơn ở các công ty xí nghiệp có nhiều phòng ban, thị trường hoặc lãnh thổ lớn. Ví dụ, một tập đoàn thực phẩm có thể hoạt động theo cơ cấu bộ phận để mỗi ngành hàng và sản phẩm của nó có thể có toàn quyền tự chủ. Trong cấu trúc bộ phận, mỗi bộ phận có giám đốc điều hành riêng, như được thấy trong mẫu cấu trúc bộ phận này .Những ưu điểm chính của tổ chức bộ phận:Một số nhược điểm của cấu trúc phân chia:Cơ cấu phẳng là cơ cấu tổ chức phi tập trung, trong đó hầu hết tất cả các nhân viên đều có quyền lực ngang nhau. Nhiều nhất, giám đốc điều hành có thể chỉ có nhiều quyền hơn nhân viên một chút, như được thấy trong mẫu cấu trúc phẳng này . Cơ cấu tổ chức này thường gặp ở các công ty khởi nghiệp áp dụng cách tiếp cận hiện đại để làm việc hoặc chưa có đủ nhân viên để chia thành các phòng ban.Một số ưu điểm của cấu trúc phẳng:Những nhược điểm chính của cấu trúc phẳng:Cấu trúc ma trận là một dạng linh hoạt của cấu trúc phân cấp cổ điển. Cấu trúc tổ chức tập trung này cho phép nhân viên di chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác khi cần thiết, như các đường ngang trong mẫu tổ chức ma trận này chỉ ra.Những ưu điểm chính của tổ chức ma trận:Một số nhược điểm của tổ chức ma trận:Cơ cấu nhóm là một cơ cấu phân quyền nhưng chính thức cho phép các trưởng bộ phận cộng tác với nhân viên từ các bộ phận khác khi cần thiết. Nó tương tự như cấu trúc ma trận, nhưng như mẫu cấu trúc nhóm này cho thấy, sự tập trung ít hơn vào tính linh hoạt của nhân viên hơn là tính linh hoạt của người giám sát, dẫn đến một cấu trúc chức năng phi tập trung.Những ưu điểm của cấu trúc nhóm:Một số nhược điểm của cấu trúc nhóm:Cấu trúc mạng đặc biệt phù hợp với một công ty lớn, nhiều thành phố hoặc thậm chí quốc tế đang hoạt động trong thời kỳ hiện đại. Nó tổ chức không chỉ mối quan hệ giữa các phòng ban tại một địa điểm văn phòng mà còn là mối quan hệ giữa các địa điểm khác nhau của từng địa điểm, các công ty bên thứ ba mà một số nhiệm vụ nhất định được thuê ngoài và hơn thế nữa. nhưng mẫu cấu trúc mạng này cho thấy cấu trúc phi tập trung này có thể hữu ích như thế nào, đặc biệt là để hiểu được nguồn nhân lực mà công ty bạn có trong tay.Đây là những lợi thế tiềm năng của cấu trúc mạng:Đây là những nhược điểm có thể có của cấu trúc mạng:Trong một cấu trúc dự kiến, trọng tâm là vào một dự án tại một thời điểm. Trong cơ cấu tổ chức tập trung này, người quản lý dự án đóng vai trò là người giám sát, không chỉ là người phân bổ nguồn lực và người ra quyết định. Không giống như các loại cấu trúc khác, cấu trúc này liên quan đến việc phá vỡ các đội và nguồn lực khi hoàn thành dự án. Nhưng nó giống như các kiểu cấu trúc tổ chức khác ở chỗ tồn tại một hệ thống phân cấp rõ ràng, như các bạn có thể thấy trong mẫu cấu trúc này .Đây là một số ưu điểm của cấu trúc này:Đây là một số nhược điểm của cấu trúc này:

Bài học kinh nghiệm: Mỗi loại trong số tám loại cơ cấu tổ chức đều có những ưu và nhược điểm riêng có thể giúp bạn quyết định xem cơ cấu đó có phù hợp với công ty của mình hay không.
Cơ cấu tổ chức nào là tốt nhất?
Không có một cơ cấu tổ chức nào là tốt nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Khi xác định điều phù hợp cho công ty của bạn, hãy nghĩ xem bạn muốn trao cho nhân viên bao nhiêu quyền lực, bạn muốn để lại bao nhiêu chỗ để đổi mới, quy mô công ty của bạn và mức độ tương tác giữa các nhân viên quan trọng đối với bạn. Sau khi cân nhắc các yếu tố này, bạn có thể sẽ biết cơ cấu tổ chức nào phù hợp nhất với mình vừa có thể quản lý, điều hành vừa linh hoạt và phù hợp với sự phát triển của tổ chức – và nếu bạn chọn sai, bạn có thể chuyển sang cơ cấu tổ chức khác.

Còn tiếp…