Cơ cấu tổ chức công ty: các loại hình cơ bản và cách thức xây dựng chi tiết – Kiến thức của những nhà quản trị

Xây dựng cơ cấu tổ chức công ty hiệu quả và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng ổn định bộ máy, thực thi chiến lược thành công đồng thời duy trì, phát huy lợi thế cạnh tranh vốn có của mình. Và bài viết dưới đây sẽ cung cấp tất cả thông tin cần thiết cho bạn để hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức cũng như cách xây dựng cơ cấu vững mạnh cho doanh nghiệp.

1. Cơ cấu tổ chức công ty

1.1. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì? 

Cơ cấu tổ chức được hiểu là một hệ thống dùng để biểu thị mối quan hệ về trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận (cá nhân) trong doanh nghiệp. Và mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa theo nhiệm vụ, công việc nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản trị, vận hành và phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?

Thông thường, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp gồm 2 đặc trưng cơ bản:

+ Tính tập trung: quyền lực của tổ chức tập trung vào một số cá nhân hay một nhóm bộ phận. 

+ Tính tiêu chuẩn hóa: các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp hoạt động phải tuân theo nội quy, quy chế của doanh nghiệp. 

Cơ cấu tổ chức ra sao sẽ phụ thuộc trực tiếp vào mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp đó. Ví dụ, trong một cơ cấu tổ chức tập trung quyền hành, tầng lớp quản lý cấp cao sở hữu hầu hết quyền lực về việc ra quyết định và kiểm soát chặt chẽ các phòng ban, bộ phận. Ngược lại, trong cơ cấu tổ chức phân quyền, quyền quyết định sẽ được phân bổ cho nhiều bộ phận theo từng mức độ khác nhau. 

Trên thực tế, cơ cấu tổ chức không chỉ được ứng dụng mạnh mẽ trong doanh nghiệp mà còn bắt gặp tại bất cứ đơn vị nào như các cơ quan chính phủ, cơ sở giáo dục, …nhằm hỗ trợ các hoạt động diễn ra trôi chảy và giúp đạt được các mục tiêu lâu dài.  

1.2. Vai trò của cơ cấu tổ chức đối với doanh nghiệp 

• Đảm bảo dòng chảy công việc diễn ra theo đúng trình tự, thống nhất từ trên xuống và từ dưới lên để nhanh chóng đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. 

• Phân công nhân sự một cách đúng đắn, phù hợp với năng lực và vị trí công việc. Từ đó, giúp nhân sự phát huy tối đa khả năng, sức sáng tạo trong công việc, thúc đẩy năng suất của toàn doanh nghiệp đi lên. 

• Tính tập trung của cơ cấu doanh nghiệp còn là điều kiện tạo nên trật tự trong tổ chức. Góp phần tạo dựng một môi trường làm việc lề lối, đồng nhất và văn hóa doanh nghiệp có hiệu quả

  .

2. Các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Bản thân cơ cấu tổ chức vốn không phải là bất biến, nó chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhóm yếu tố khác nhau từ cả bên trong và ngoài doanh nghiệp. Khi các yếu tố này thay đổi bắt buộc tổ chức phải tự điều chỉnh sao cho phù hợp và tinh giản bộ máy nhất có thể để đảm bảo sự linh hoạt khi hoạt động.

Các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

2.1. Nhóm các yếu tố khách quan

Nhóm yếu tố khách quan là các yếu tố mà tổ chức không thể thay đổi hay kiểm soát, bao gồm: 

• Những quy định của pháp luật Nhà nước về cơ cấu tổ chức tại mỗi loại hình doanh nghiệp.

• Sự biến động của môi trường như thiên tai, dịch bệnh.

• Địa điểm hoạt động và môi trường hoạt động.

Mặc dù các yếu tố khách quan là không thể thay đổi hay kiểm soát nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể chấp nhận nó, linh hoạt thích nghi, nhằm tối đa hiệu quả. 

2.2. Các yếu tố chủ quan 

Các yếu tố chủ quan hầu như xuất phát từ nội tại của tổ chức. Đây là những yếu tố có tác động mạnh mẽ tới cơ cấu tổ chức công ty và lãnh đạo doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh và thay đổi theo ý muốn. Các yếu tố này bao gồm: 

• Trình độ của người lao động và cấp quản lý.

• Ảnh hưởng của mô hình cơ cấu tổ chức cũ.

• Trình độ, năng lực của nhân sự ở bộ phận tham mưu tổ chức.

• Văn hóa doanh nghiệp

• Phong cách lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp hiện tại.

• Mục tiêu, phương hướng của tổ chức trong tương lai.

3. Các loại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thường gặp 

Như đã đề cập, doanh nghiệp có thể lựa chọn bất cứ mô hình cơ cấu tổ chức nào sao cho đảm bảo phù hợp với mục tiêu, chiến lược cũng như hoàn cảnh thực tại. Các mô hình cơ cấu tổ chức công ty gồm 4 loại sau đây: 

3.1. Cơ cấu tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)

Đây là loại hình cơ cấu tổ chức đơn giản và lâu đời nhất hiện nay. Đặc điểm của cơ cấu phân quyền là: các yêu cầu được ban hành từ cấp cao nhất xuống quản lý cấp trung rồi đến cấp nhân viên. Nếu nhân viên muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ gửi đề xuất đó lên quản lý trực tiếp. Sau khi phê duyệt, đề xuất lại này được chuyển tiếp lên quản lý cấp cao. Kết quả sau đó sẽ được trả về với nhân viên theo trình tự ngược lại.

Cơ cấu tổ chức phân quyền

Tổ chức phân quyền trước kia được áp dụng đối với hầu hết các loại hình doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề. Tuy nhiên, khi môi trường kinh tế đang ngày càng linh hoạt, đòi hỏi các doanh nghiệp đã nỗ lực thay đổi, cải thiện mô hình tốt hơn nhằm tạo được sự liên kết giữa các nhà quản lý và nhân viên.

Ưu điểm: 

• Trách nhiệm, thẩm quyền được cố định và thống nhất tại mỗi cấp làm việc. Do đó mỗi cá nhân đều biết mình cần phải báo cáo cho ai và ai là người chịu trách nhiệm về việc làm của mình. 

• Nhân sự có thể nhìn thấy lộ trình thăng tiến rõ ràng thông qua các cấp độ.

• Nhờ việc phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn giúp hạn chế được sự chồng chéo trách nhiệm, công việc trong bộ máy nhân sự.,

Nhược điểm: 

• Tốn rất nhiều thời gian để thực hiện các quyết định vì chuỗi mệnh lệnh phải được xử lý, phụ thuộc vào nhiều cấp độ lãnh độ khác nhau. 

• Tạo khoảng cách trong giao tiếp đặc biệt là giữa nhân viên với lãnh đạo cấp cao. 

• Khó để thống nhất mục tiêu chung.

• Thiếu sự phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban, dẫn đến sự rời rạc trong nội bộ. Các bộ phận có xu hướng chỉ quan tâm tới kết quả của mình mà quên đi mục tiêu chung của tổ chức. 

• Kém linh hoạt, phản ứng chậm với sự biến đổi từ môi trường.

3.2. Cơ cấu theo chức năng (Functional Organizational Structure)

Cơ cấu tổ chức công ty dựa trên chức năng là loại hình cơ cấu trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng cho một bộ phận cụ thể đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là trưởng bộ phận chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành tạo tất cả các nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. 

Cơ cấu theo chức năng

Ưu điểm:

• Cố định trách nhiệm của nhân sự và các bộ phận trong đó, giúp họ có trách nhiệm hơn với các quyết định và hành động của mình.

• Đề cao mức độ chuyên môn hóa tại từng phòng ban dẫn tới sự cải thiện về chất lượng sản phẩm, dịch vụ. 

• Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được năng lực của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức. 

Nhược điểm:  

• Các chức năng, nhiệm vụ được tách riêng cho từng phòng ban nên vô tình sẽ tạo ra những hạn chế về sự trao đổi và giao tiếp của các bộ phận, gây trở ngại nếu cần bất kỳ sự hợp tác nào.

• Khó thể đưa ra quyết định ngay lập tức vì hệ thống phân cấp.

• Nếu quản lý thiếu sót về mặt chuyên môn, tạo ra những lỗ hổng nhất định trong quá trình thực thi.

3.3. Cơ cấu tổ chức ma trận (Matrix Structure)

Cơ cấu tổ chức dạng ma trận là kiểu cơ cấu được xây dựng bằng cách lai ghép nhằm tối ưu hóa điểm mạnh giữa cấu trúc tổ chức theo chức năng và cấu trúc theo dự án.

Cơ cấu tổ chức ma trận

Trong cấu trúc tổ chức ma trận, nhân viên có thể báo cáo cho nhiều sếp khác nhau tùy theo tình huống hoặc dự án. Ví dụ, kỹ sư công trình cho một nhà thầu, nhưng khi tham gia dự án mới có thể phải báo cáo thêm cho chủ đầu tư, hoặc đối tác. 

Ưu điểm: 

• Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong tổ chức.

• Cho phép các cá nhân sử dụng linh hoạt các kỹ năng chuyên môn trong nhiều tình huống, yêu cầu khác nhau.

• Thúc đẩy sự tương tác, phối hợp giữa các phòng ban.

• Rút ngắn quá trình khi đưa ra quyết định.

• Tận dụng được nguồn lực khi triển khai dự án.

Nhược điểm: 

• Các nhân viên đang làm việc dưới quyền của nhiều quản lý đôi lúc gây chồng chéo công việc, 1 việc phải báo cáo nhiều lần. 

• Dễ xảy ra xung đột trong công việc giữa các quản lý cùng dự án khi đưa ra hướng xử lý khác nhau.

• Khó đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên khi họ phải làm việc đồng thời trên nhiều dự án khác nhau.

3.4. Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Structure)

Cơ cấu tổ chức dạng phẳng (hay cơ cấu theo chiều ngang) là dạng cơ cấu thường được sử dụng phổ biến trong các công ty khởi nghiệp hoặc các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Theo đó, mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới hoàn toàn là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ có nhiệm vụ đưa ra những chỉ dẫn và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến. Do không phải ra quyết định trên nhiều cấp độ nên các công ty sử dụng cơ cấu dạng này thường có tốc độ hoạt động cao.

Cơ cấu tổ chức phẳng

Ưu điểm: 

• Tiết kiệm chi phí nhân sự, cho các cấp quản lý và chi phí vận hành doanh nghiệp.

• Đề cao trách nhiệm, khả năng của nhân viên.

• Tinh gọn, tối ưu và linh hoạt bộ máy hoạt động.

• Tăng mức độ giao tiếp giữa quản lý và nhân sự.

• Cơ cấu dạng phẳng thường cho phép người quản lý có quyền đưa ra các quyết định độc lập, điều này dẫn đến quá trình ra quyết định nhanh hơn.

Nhược điểm:

• Khả năng mất kiểm soát cao khi lượng nhân sự lớn và chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.

• Một nhà quản lý có trách nhiệm với quá nhiều người khiến lượng công việc tăng cao và việc giám sát nhân viên dưới quyền trở nên khó khăn hơn.

• Trong doanh nghiệp có cơ cấu phẳng, nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng lúc do đó khiến họ cảm thấy quá tải về lượng công việc lẫn vai trò của mình. 

• Khó khăn trong việc phê duyệt các đề xuất bởi không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn, từ đó hình thành các khoảng trống quyền lực. 

• Nhân viên ít có cơ hội thăng tiến, thiếu động lực làm việc. 

4. Xây dựng cơ cấu tổ chức công ty chuẩn

Để xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp người ta thường áp dụng 2 phương pháp chính là xây dựng cơ cấu tổ chức tương tự hoặc dựa trên các phân tích theo yếu tố, cụ thể: 

4.1. Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức tương tự

Với phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức tương tự, doanh nghiệp sẽ tạo dựng mô hình tổ chức bằng cách tiến hành lựa chọn các khuôn mẫu tương đồng về đặc điểm, ngành nghề kinh doanh từ đó loại bỏ những yếu tố bất hợp lý, và tạo dựng mô hình riêng cho doanh nghiệp mình. 

Đây là phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức công ty được áp dụng khá phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, nhờ các ưu điểm: dễ thực hiện, kế thừa được nhiều kinh nghiệm quý báu đã được kiểm nghiệm trong quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức từ các doanh nghiệp đi trước, tiết kiệm thời gian, nhân sự, chi phí thiết kế,…

Tuy vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý xem xét thật kỹ doanh nghiệp mẫu và doanh nghiệp của chính mình để tránh sao chép dập khuôn, máy móc; phân tích kỹ lưỡng và cẩn trọng với những chi tiết không hoàn toàn giống nhau.

Xây dựng cơ cấu tổ chức công ty chuẩn

4.2. Phương pháp phân tích theo yếu tố

Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức công ty dựa trên các phân tích được tiến hành theo 3 bước:  

Bước 1: Dựa vào các quy định pháp lý hiện hành, người phụ trách sẽ thiết kế cơ cấu tổng quát để xác định rõ các tính chất cơ bản trong cơ cấu như mục tiêu, nguyên tắc hoạt động, phân hệ chức năng, trách nhiệm quyền hạn của mỗi  bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp…

Bước 2: Phân cấp các thành phần cơ cấu của tổ chức, thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau. 

Bước 3: Xác định rõ các vấn đề như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, số lượng nhân sự tương ứng. Tạo dựng những quy định, quy chế chung để hoạt động doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, đảm bảo tính khoa học trong quá trình vận hành. 

—————————————————

Nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức chuẩn chỉnh, chuẩn hóa quy trình làm việc  Bộ tài liệu CHUẨN HÓA NỘI QUY – QUY CHẾ DOANH NGHIỆP của Sodes cung cấp cho CEO:

• 200+ files hệ thống lưu đồ, sơ đồ tổ chức, dòng chảy công việc kèm hướng dẫn chi tiết giúp CEO dễ dàng nắm bắt và nhanh chóng thiết kế quy trình làm việc tối ưu cho từng bộ phận, phòng ban.

• 180+ file mẫu nội quy – quy chế doanh nghiệp tổng hợp từ các công ty, tập đoàn lớn giúp CEO dễ dàng đưa doanh nghiệp đi vào khuôn khổ.

• 200+ files mô tả công việc cho từng vị trí giúp CEO nhanh chóng lựa chọn và áp dụng sao cho phù hợp với mô hình, ngành nghề của doanh nghiệp.

• Hệ thống các biểu mẫu hợp đồng ( hợp đồng lao động, mua bán, hợp tác làm ăn,…) chi tiết, hợp pháp để CEO học hỏi và áp dụng trực tiếp vào doanh nghiệp của mình.

• Các phương pháp và mô hình cải tiến quy trình làm việc bài bản, hiệu quả như Kaizen, Lean, 5S…nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc toàn công ty.

Từ đó, CEO sẽ có thể sở hữu mô hình doanh nghiệp vững chắc, tạo dựng quy trình làm việc thống nhất, xây dựng phát triển đội ngũ nhân sự ưu tú, gặt hái thành công lớn lao cho tổ chức. 

Tham khảo chi tiết và nhận tư vấn về BỘ TÀI LIỆU TẠI ĐÂY